浅谈怎样写好事务性公文.docx

浅谈怎样写好事务性公文.docx

《浅谈怎样写好事务性公文.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅谈怎样写好事务性公文.docx（6页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

浅谈怎样写好事务性公文

怎样写好事务性公文

从机关公文的分类情况看，事务性文体算不上是正式公文，行文上也不像正式公文具有很强的约束性和规范性。

但在实际工作中，由于事务性公文具有很强的实用性、通用性和较为灵活的应用体式等特点，被我们在机关公务活动中广泛使用。

可以说，事务性文体是一种非常大众化的日常性应用文体，它比一般的正式公文使用的频率更高，覆盖的范围也更广。

我们在工作中经常接触到的计划、总结、调查报告、简报等，都属于事务性文体，这类文体在机关和单位的公务活动中发挥着相当重要的作用。

一项计划、一篇总结搞得好不好，质量高不高，不仅反映行政工作效能，而且能够直接体现出一个单位的整体形象和工作水平。

如果一个单位的工作计划或总结报告内容错乱，文不从、字不顺，读来费劲，给人的印象就是这个单位的工作质量和整体素质不高。

因此，学习掌握好撰写此类文体的基本要领也很重要。

一、事务类公文的文种特征、结构模式及制写要点

第一类：

计划。

计划是一种必须具有较强预见性、可行性和一定约束力的具体的、条理化的书面文书。

单位的任何一项具体的管理活动都离不开决策、计划、组织和控制四个层面，计划是决策的扩展和延伸，是决策目标的具体分析和总体设计，同时，计划又是决策展开的组织方法和落实环节，是协调推动决策施行的前置依据，是阶段工作总结的目标。

我们平常提到的规划、安排、打算等都属于计划。

具体讲，规划是指时间跨度长、涉及范围广、内容较为概括的计划；而方案是政策性更强、内容更完整的计划；安排和打算则是时间相对较短、内容更为具体的计划。

概括起来讲，

计划的结构模式。

撰写计划都要明确：

计划的依据、目的、措施和步骤等方面内容，措施和步骤是计划中的主要部分。

其中，措施又包括采取的手段、现有的条件、需要注意的问题及分工协作等方面内容，必要时还可明确有关奖惩及具体的限制性规定。

计划的写作格式归纳起来有三种式样：

条款式、表格式、综合式，其主要结构都包括标题、正文、落款三部分。

计划的标题通常有四项式（单位名称+适用时限+计划内容+文种）、三项式和二项式，标题中具体用那几项可根据需要来选用。

正文是计划的主要部分。

正文通常包括前言、主体、结尾三块内容。

前言是计划的总括，全文的统率，通常较为简短。

主体是计划的核心部分，这部分要着重表述：

计划的具体目标要求、办法步骤措施、执行部门以及工作时限等内容，如果需要，对实施计划的主要相关事项也要写明，如：

检查评比、牵头及协作分工等。

一般计划在形式上都要有这些内容，但详略侧重可不同。

计划的结尾部分可根据情况决定写还是不写。

通常在结尾处可点明任务的重点、主要环节、注意事项或分析实施计划中可能出现的问题，也可提出号召或希望。

另外，与计划有关的一些材料，如在正文里感到表述不方便，可在最后附表或是附图加以说明。

最后，单位名称必须注明。

如果单位的名称放在计划的标题里显得太长，可将单位名称放在标题下或落款处。

还有一点就是，计划如需以文件的形式下发，应加盖公章。

从撰写计划要把握的主要环节看：

一是要围绕计划的预期作用来定位，注意把握政策性和指导性、可行性及时效性；二是对任务的提出、指标的确定，一定要体现整体性、科学性和灵活性原则，使计划能够合理的配置人力、物力资源，发挥激励约束、组织检查的导向作用；三是要注意把握好计划主体的前后逻辑要求。

对工作的整体设计必须环节清晰、措施具体、目标明确，特别是对计划中涉及时间、数量、质量及预期成效等方面的内容更要表述确切、前后一致，使计划易于理解、便于操作。

第二类：

总结。

在事务类公文中，总结是很重要的一种。

总结有的是向上级汇报工作，有的是向下报告工作。

但不管对上还是对下，总结都是对阶段工作的检查、分析和研究，是一种有一定理性认识高度的概括经验教训的书面材料。

总结都应具有高度的概括性、结论性和针对性，应当是对工作实践的真实反映和浓缩；总结必须以具体事实说话，而且反映的对象也应有各自的独特性。

同时，总结又是肯定成绩、反思过去、总结教训、提高认识、改进工作的重要方法。

其实质是：

反映规律回头看，推动工作向前干。

总结只有具备了以上特质的才可能发挥其应有的作用。

从内容上划分，总结可分为综合性总结、专题性总结2种。

综合性总结包括的内容比较宽泛，这类总结既要反映工作概况、取得的成绩、存在的问题和缺点，也要写明经验教训及今后改进的意见。

而专题性总结只是对单项工作或某方面问题进行专门总结，一般只选择工作中的主要成绩，并突出某类典型经验或带有普遍意义的问题。

总结一经上报或下发，就成为我们汇报工作、交流经验和相互促进的重要工具。

总结的标题分为陈述式、论断式、概括式三种：

陈述式标题由“单位名称+工作时限+内容范围+总结种类”构成，其中，单位名称、工作时限可根据需要选择省略，但总结的内容范围和种类必须在标题中写明。

论断式标题仅适用于专题性总结，这类标题一般都有正副标题。

正标题通常用鲜明的短句来概括总结内容，副标题则标明单位、范围和总结种类。

概括式标题是根据内容概括题目，类似文学类文章标题的写法，概括式标题只适用于经验类总结。

在结构上，总结并没有什么固定的格式，撰写的方法也多种多样，较为灵活，但不管用什么样的写法，其基本内容不外乎工作情况（工作回顾）、经验体会、存在问题、今后打算和结尾几块内容。

在开头部分，都要写一段导语（或是叫引言），这一块有时可能只有几句话，但它非常重要。

开头的引言一般都以鲜明扼要的语句概括基本情况，或介绍总结的缘由、依据、涉及的时间、地点、工作概况及相关条件。

另外，对工作中的主要成绩和不足如能在此总括提出，为后面的行文做个铺垫也很好。

接下来是总结的主体部分：

包括全面总结成绩和经验体会，指出问题及教训，提出改进工作的打算、设想等内容。

其中，“工作情况”与“经验体会”是最核心的内容，占据大部分篇幅。

而“今后努力的方向”、“下一部工作打算、设想”等内容虽然也是总结里经常要写到的，但表述都很简约。

而且，由于撰写总结的角度不同，这部分的具体内容和结构样式往往会有很大的差别。

在综合性总结中以上几个方面的内容都应该反映，而专题性总结主要侧重提炼经验体会，在撰写的具体处理方法上也有不同要求。

总结的主体部分通常有以下五种写法：

一种是通用式。

表述时要求按“情况－成绩－经验－问题－意见的顺序展开叙述，有主有次，有详有略。

这种写法忌平均条块内容，适用于各类总结。

二是条文式。

就是根据总结内容按性质和主次轻重，用序号分层排列。

在同一条里把成绩经验、方法措施、问题教训融合起来表述。

三是标题式。

这种写法是用小标题把相关联的内容分类组织表述，小标题之间可以是并列关系，也可以是因果、递进关系。

其特点是提纲挈领、重点突出，适用于各类大型综合性总结。

四是贯通式。

按时间或工作进展顺序来叙写，这也是最为常见的一种总结模式，但要写出新意难度很大，这种写法适合搞个人总结和工作小结。

五是比较式。

这种写法通常采用标准比较或纵横比较来对照总结，通过全方位比较来发现问题，提出改进意见。

最后是结尾和落款。

总结的结尾应力求简洁有力、切实自然，一般用3-5行话来概括全文主要内容、提出努力方向或表明决心。

落款包括具名和日期。

单位总结的具名一般不放在落款处，应放在标题中或标题下方。

只有个人总结的署名写在正文的右下方。

计划总结什么，计划怎么总结，同等重要。

撰写总结总体上要把握以下几点：

第一，要量体裁衣、突出主干。

具体讲就是要条理段落清楚，主体层次分明，资料运用翔实，反映问题详略得当，使人看了一目了然，听了一清二楚。

第二，总结的语言叙述要简练、准确。

表现在用词恰如其分，语言检点明了，干净利落。

把握这一点，要力争使文中的每句话、每个字都遵循“必要”和“适度”的原则，坚决摒弃不必要的说明和解释，多用直笔和概括性、陈述性语言及缩略语，少用“换言之”、”就是说”等诸如此类的解释说明性语句。

另外，由于总结只能使用第一人称，在表述上也不宜追求文采和文学性，因而以群众式语言来表述较适宜，而运用对照、排比、引用等修辞方法时则要适度。

再就是要避免堆砌材料、讲套话。

堆砌材料是总结的常见病，其表现就是对材料不加取舍，事无巨细、报流水帐，既不提炼观点、也不归纳分析，通篇只讲本单位做了那些事情。

讲“套话”的具体表现一是喜欢讲“形势”：

一国内二省内，一直讲到本单位，形势是越讲越明，意义也越说越大。

二是避实就虚，“八股”气息十足。

常以文件精神和领导的论述来代替对本单位情况的分析，不论什么工作都要“在上级的关怀指引下，在本级的正确指挥下，在同志们的共同努力下，取得了多么大的成绩，最后离上级要求还是相差很远”。

这类总结模式往往是“一份总结常年用、框架格局不变，标题改头换面”，貌似结构流畅，实则空洞无物。

第三类：

调查报告。

调查报告又称调研报告，顾名思义，它一定是在展开调查和研究的基础上形成的，具有一定感性和理性认识的书面报告。

调查报告是一种适应性较强的文体，它是因特定的工作需要或是领导交待，针对某事、某人或某类问题展开调研，通过掌握第一手材料，将所得到的材料和结论加以整理后形成的书面报告；调查报告也是一种说理性很强的文体。

它区别于工作总结，一般采用第三人称表述，而且侧重于分析与提炼，具有很强的专题性、研讨性，常以提供决策依据，扶持新生事物，传播典型经验，揭示事实真相，回答焦点问题，推动工作创新的角度，通过集中于某一点来揭示事物本质和内在规律，提出解决问题的办法。

调查报告总体上分为：

综合性调查报告和专题性调查报告两大类。

调查报告的格式和总结十分接近。

但调查报告的正文部分主要是提问题、摆事实、作分析、下结论，最常使用的方法是分析与综合。

其开头有三种写法：

一种是交待背景并扼要点明文章的基本观点，写明报告内容的重要意义。

再一种是概括全文的主要内容及要阐明的主要问题。

还有一种是揭示主要矛盾，引起上级领导和群众关注。

但不论采用那种开头，都有一个共同的要求：

就是开门见山，尽快触及实质性问题。

正文的写法也有三种：

一种是阶段式。

就是按照事物产生、发展、变化的过程或时间顺序来写。

使用这种写法应注意两点：

一是要将时序过程分为几个阶段，逐个去叙述说明、综合分析，归纳提炼。

二是重点部分要有典型事例作重点阐述，不要写成流水帐。

第二种是平铺式。

即根据内容和矛盾的性质，把主体内容分为几块，将材料排列进去，分别叙述，最后总括主题思想。

这种写法比较适于涉及面广、过程较复杂的选材。

使用这一写法也要注意两点：

一是各部分之间既要相对独立，又要注意保持一定的内在联系，而且每个部分都要服务于全文的中心。

二要注意各部分的逻辑关系顺序。

还有一种是融合以上两种写法，同时具有阶段式和平铺式的结构特点。

这种写法的长处是不论运用对比手法、分点规类还是顺序铺开，都适于结构安排，表意也较自如。

调查报告的结尾灵活不拘，较常见的有自然式结尾、强调结论式结尾、引发启示性结尾或以警示语结尾。

写好调查报告，首要的是有新意，选材具有鲜明的时代感和敏锐性，要能抓住热点、疑点，及时回答那些迫切需要研究和解决的问题。

再就是有说服力，能以事实为依据，靠事实和规律说话。

调查报告不仅要报告事实，更重要的是分析概括、探究本质、阐明方向，通过充分确凿的事实来揭示规律性的东西，从而得出正确的结论。

同时，调查要迅速，报告要及时，要能服务于现实工作需要。

另外，撰写调查报告讲求叙议结合、沟通感觉、启发思考。

潜词方面要注意使用严谨庄重、简明扼要的书面语言，叙述事实应朴素准确，用词确切，不可渲染、夸张、虚构。

相对于总结，调查报告可广泛使用口头语言以增强文体色彩，有时也可视情用说明及少量的描写和抒情方式来表述。

还有一类事务性公文是简报和按语类，其撰写的基本要求是把握“简、快、新、准”四个字，在表述上做到简约明确、不松散；直白扼要、不走调即可。

二、撰写事务类公文应注意的几个问题

1、标题的拟制问题

标题在各类公文的写作中都占有特别重要的地位，因为标题既是材料的框架，又是文章的点睛之笔，而且领导审视文章也习惯首先看标题。

因此，在写好标题上多花些功夫常会起到事半功倍的效果。

一组好的标题既要准确概括和支撑所要反映的内容，又要照应总题、言约意丰、简洁有力，在此基础上，标题还应兼顾逻辑得体、醒目美观。

标题的拟定主要有三种形式：

一是对仗式。

讲求字数的对称整齐。

二是排比式。

通过使用介词作提示语来统领语势，增强标题表现力。

三是提取式。

就是用段落中概括性的“原句”。

大家在具体实务中注意总结领悟。

2、怎样合理把握文章的结构

从实务角度看，一篇文章结构设计水平的高低、形式新颖与否会直接影响文稿的质量和气势。

设计文章结构，首要的是把握文章内容的前后逻辑性和连贯性，对主要想写些什么，那些问题要重点强调，手头可以使用的材料有那些都要做到心中有数，只有把握了问题的主次，才能合理布局，准确使用各类素材。

其次就是要重视对素材进行概括提炼、梳理加工，搞好素材归类、重点提炼，对在行文中详略层次、收放观点很有帮助。

再次，行文中应注意灵活使用一些调整结构的技巧，最为常见的包括：

抓两头带中间、点面与点线结合、解剖正反典型等。

对有事实根据的内容可以用例子和例证、统计数据以及引用专家意见等方式加以论述。

统计数据是工作事实的数字化体现，一定要有可证实性，使用时要十分小心，绝不能编造数字。

而且使用例子和数据一定要适量，事实上，几个重要数据比一大堆统计数据要有效的多；引用一个事例可以说清楚的问题，就不要用2个。

同时，要注意反映的情况必须是最新的，包括统计的数字、取得的成绩、存在的问题、有关政策规定及解决具体问题的办法措施等。

再就是比较和对比，比较不但使观点更清楚，而且使之更生动。

比较表明相似之处，对比强调不同之处，比较和比对应选用具有共同体验的内容。

要引用既能阐述问题又能使文稿显得生动的素材。

一般来讲，历史结论和专家的权威观点较适合引用，而对理论文章和文件的引用则要慎重对待。

3、怎样使文章重点突出

首先，要重视主题句，花时间研究主题句很必要，因为文章每个段落的主题越清楚，我们接下来选择、构思和表述要点就越容易。

主题句一定要能概括文章或段落的主要观点，反过来，主要观点就是完整的主题句，主题句是材料的基石，是通篇浏览后我们可以记住的观点。

如果开始动笔时觉得文章组织很困难，可以试用主题聚类法，通过把手头掌握的同主题有关的素材以主题句为中心分类写下来，看看文稿的主题内容是否突出，主要素材是否充分。

其次，可以通过安排和排序来突出重点，安排和排序就是以一定的方式建立段落，使最重要的内容或语句在全文或段落的最后出现。

通常情况下，人们总认为最后出现的是最重要的，也更容易记住最后被强调的内容。

如果一篇文章最后的内容微不足道，就会给人虎头蛇尾的感觉，为顺应这一阅读倾向，注意从最不重要到最重要的顺序来强调重点，既很实际，也很实用。

再次是话题顺序，话题顺序就是组织或分类，用于给要点排序。

我们在分析看待问题、形成理性认识的过程中，都会习惯性的去遵循一定的顺序，比如：

按时间顺序、空间顺序、推理顺序等，这种顺序感也是组织和调整文章结构时需要遵循的一个原则。

另外，通过安排有效的重复也可突出重点，但这里的从复是指以不同的词语和句式反映相同的思想，而非词句的简单重复。

4、怎样设置文章的过渡和照应

行文中的过渡是指层次、段落间的衔接与转换。

过渡既可以是表明相关词语、短语或句子之间关系的词组、短语或句子，也可以是连接文稿中主要部分的完整段落。

过渡是概括前面的，提示接下来要讲的，这些过渡语或过渡段就像向导，可以起到总结强调、理清思路，巩固文体结构的作用。

从具体情况看，当需要添加材料时常用“也、和、同样、再、而且”等这样一些词语来过渡；在添加结果或是概括结论时，常用“因而、并且、因此、最终、总体上说、总起来讲”等这样一些词语来引导；要显示观点的变化或是反回到前面的观点时常会用到“但是、然而、虽然、不过、另一方面、毫无疑问”等过渡词；还有是用“为此、特此”来表述理由的因果过渡，或以“现将、现就”等词进行连续过渡，表明内容或时间关联时用“因、由于、既然”；解释或限制时贯用“即使、从实际情况看、具体来讲”等等，虽然，以上列举的都是行文中经常会用到的过渡词，但在实际操作中要注意恰当选用。

还有段落过渡。

段落过渡是文章中各主要部分间的完整自然段，用以阐明前后文结构层面的变动、意思的强调、观点的转移，处理过渡段时，应尽可能使段与段的长度有所不同，如果过渡段落与前后段都很长，就会使内容连成一片，令人困惑，因此，段落要尽量短，特别是过渡段落，一般不宜超过9行。

照应很容易理解，一般情况下，只要注意前后呼应、支脉相承、因果关联就即可，常见的如题文照应、首尾照应、逻辑照应等。

5、如何准确精练使用词句

搞文字工作，词句的使用问题既是一个抽象问题，也是一个难点问题，咬文嚼字谁都头痛，但准确精练用词却是提高写作能力的必经之路。

因为具体形象、准确简洁的词汇可以使语句清晰。

要做到潜词造句准确严密，首先必须增强用词的针对性、贴切性、庄重性，减少语句中令人迷惑的成分，使语句清楚有力，文法便于阅读和理解。

这方面常见的错误一是句法不全，二是潜词不当。

那么，如何准确的使用词汇，做到既正确又精确呢。

首先要坚决删除杂乱的词，语句的杂乱主要包括那些不相关的词语、不必要的句式反转、重复性的修饰语和空洞的形容词。

这些杂乱的词不仅使句子的意思混乱，还使句式结构变得松散。

去除文中杂乱的词语有以下4种方法：

一要删除句中没有加强作用的重复；二是删除没有给句子增加新意的修饰语和可有可无的字、词。

使句式结构简洁、不罗嗦；三要尽可能把长句子分成直截了当的短句，使句子的长度在20-30个字词上下，用短句能清楚表述的绝不要用长句；四是要合并句子或是简化那些包涵相同观点的从句。

其次，要养成潜词严谨、用句规范的习惯。

这方面也要注意四点：

一是用词要周密，该斟酌的字句一定要斟酌，力求准确无误。

例如：

是用“总体上”还是“基本上”，“主要是”还是“基本是”，是“很好”还是“比较好”，都要认真考虑。

特别要注意仔细区别近义词在含义和用法上的细微差别，避免出现用词不当。

例如，在评价小平同志坎坷经历时见诸媒体报刊最多的词：

“三起三落”，严格意义上讲是不恰当的，有逻辑错误。

二要避免词句、句式出现语法错误，尽量少用行话和不必要专业术语及专业名词。

再就是要避免使用生僻、随意的词语，合理选择带有感情色彩的词语，特别是在批评和提出建议的文字表述里面，对词义的褒贬性和模糊中性词更要注意推敲，避免使用带有冒犯或是容易引起歧义的敏感的语句，确保词句的意图和指向明确、恰当。

四要避免粗制滥造、词不达意，注意修辞及句式的表现力。

不论我们是否能察觉到，那些措辞清楚、生动和恰当的语言能够组织思想，引起一种独特的共鸣，而任何欠考虑的、草率的词句却都会使人精力分散，效率低下。

这是因为清楚的语句有助于人的理解和接受，生动的语句又能使语义具有很强的感染力。

因此说，在文稿的具体处理过程中，我们不仅要正确使用文字，而且要重视措辞和对词语的润色。

怎样有效提高行文和措辞水平呢，下面介绍几类简单有效的手法：

一要避免使用否定性措辞，多用主动动词，原则上就是尽可能使用主动而非被动语态，少用据说、大概、可能这类词语及否定之否定的句式。

二是通过使用你们、我们和我们的这样一些人称代词，来有效发展共同基础、提高影响力。

三是注意形成口语风格，俗话说：

通俗的词语方能传远。

口语通常是言简意赅、通俗亲切，且可以被耳朵迅速理解的语言，口语既能有效表述语境，又可使本意清楚生动，不显拖泥带水。

另外，文中适当运用些比喻句和修辞性的问句，也能增强文章的互动性、参与性，使词句显得生动，内容易于被接受。

四是用好四字格词组。

四字格词组因其富于概括性和表现力，能使语句表达简洁明快、产生较好的修辞表达效果，所以在各类公文写作中被广泛应用。

四字格词组通常适用于表示界定、进行评价、条件规范、提出希望和要求或列举情况、问题等环节。

在具体运用过程中，要注意层次贴切、节奏合韵，避免生拼硬凑、刻意追求，四字格词组如果用的太滥，反会弄巧成拙，给人一种虚张声势、牵强附会的感觉。

按惯例，在连续使用四字格词组时一组不宜超过4个；如在标题中使用一般只用1个。

从一定意义上讲，文字的使用也是一种创造性的活动。

在表面上，词句和词意之间的关系似乎相当清楚，但事实上，词句和词意之间的关系并不那么简单，要使文章有新意，能形成共识，离不开潜词的创意和句式结构的变化，这就需要我们平时注意总结提炼，多从细节处着手，学会用知性去思、去想、去写，不断摸索驾驭素材和使用语句的有效方法，有选择的尝试各类文体的表达方式，努力以新的感受和视角去组织文稿内容，用有新意的句式来整合词句或以旧词新用去替代那些陈腐和平庸的词句，使语句的表述更加准确、清晰、形象、具体。