诚信管理制度.docx
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诚信管理制度
制定:
日期
审查:
日期
核准:
日期
分发部门及份数:
办公室
1
财务部
1
质量部
1
国内销售部
1
国际贸易部
1
采购部
1
生产部
1
品牌信息部
1
设备保障部
1
物流部
1
文件来源及保密性质：
（以■标识）
文件来源:
□外来文件■内部文件□其它文件
保密性质:
□绝密文件□机密文件■其它文件
文件变更记录：
制度编号
修订版次
制修订页码
生效日期
变更简述
ALL
1
全页码
2014-4-18
NEW
简介
为适应公司发展，减少公司审批流程，提高工作效率，结合员工诚信意识的教育和培养，特制定诚信管理制度，即发票不签字管理制度。
主要包含：
预算管理、员工申请银行付款承诺书、员工费用报销承诺书、财务核查机制、采购比价降耗制度、员工诚信档案机制、报销说明及签字机制、公示机制。
目录
序号
制度名称
编号
版次
页码
1
发票不签字管理制度
01
2
财务核查制度
01
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
发票不签字管理制度
1.目的:
为了强化员工自我管理及法律意识，减少审批流程，避免资金沉淀及浪费，加快公司工作效率，特制定本制度。
2.范围:
本制度的适用范围为上海天阳钢管有限公司及下属公司全体员工在采购发票报销、日常差旅费报销、公司费用报销付款等过程中的相关事务。
3.职责:
3.1.办公室：
负责制度大纲的建立和监督执行，并建立员工诚信档案。
3.2.财务部：
负责实施发票不签字制度，负责员工承诺书的签署和存档，负责预算及抽查机制的实施。
3.3.各职能部门：
负责宣传教育各部门员工进行比价降耗，维护公司利益，执行公司制度。
4.定义:
无
5.内容
5.1.不签字报销流程：
5.1.1.员工在产生公司采购、差旅费、业务招待费、公司行政类、管理类等一切因公费用后，保留相关收据、凭证、合同等证实性材料。
5.1.2.员工在申请原材料采购前，高层领导要对采购计划单或合同签字确认，而发票则无需签字。
5.1.3.员工在申请辅料或其他物资采购前，由部门经理及证明人在《采购及入库单》、《承诺书》上签字确认，而发票则无需签字。
5.1.4.员工办理设备类采购，货款大于5000元；或承担项目金额大于10000元，需使用《项目资金预算》。
5.1.5.高层领导只需对《项目资金预算》进行事前审批确认，而发票则无需重复签字。
5.1.6.员工将承诺书连同发票（发票只需员工签字）及相关单据一同上交给财务工作人员安排报销付款。
5.1.7.员工应在按照财务规定的时间内进行报销付款，如发票持有时间超过30天的视公司低级错误处理。
5.1.8.凡是业务已发生，货款未结算，由业务员每月登记《各部门采购挂账》Excel清单，交各部门领导审核，由各部门领导每月30号统一发送至财务部副经理及副总处。
5.1.9.会计应当根据审核无误的原始凭证（发票）及时登记应付账款明细账，《各部门采购挂账》清单作为日后财务计划付款，供资金筹措、调度的参考依据。
5.1.10.单据齐全后，财务工作人员可给与报销安排付款。
5.2.员工报销承诺及说明：
5.2.1.员工每次报销付款前，都应确保所采购的价格已经三方比价，并将比价情况填写在《员工费用报销承诺书》、《员工申请银行付款承诺书》上。
5.2.2.员工应认真阅读《员工费用报销承诺书》、《员工申请银行付款承诺书》内容，了解自我诚信意义及法律责任。
5.3.员工诚信档案的建立
5.3.1.由办公室负责建立《员工诚信档案汇总表》并进行记录和存档。
5.3.2.财务人员发现员工诚信问题时，应及时向办公室汇报，由办公室进行记录《员工诚信记录卡》和处理。
5.3.3.诚信档案不仅限于财务报销及采购问题，还包括员工行政类诚信问题，如：
谎报加班工时、隐瞒工作失误、知情不报等各类涉及到员工诚信的作风问题。
5.3.4.员工诚信档案将记录在员工退工单上，在接受外单位背景调查时，公司将如实禀报。
5.3.5.办公室有权对于犯有两次以上诚信问题，或单次诚信涉及金额大于1000元的员工作除名处理。
5.4.报销公示
5.4.1.财务部门应在述职会时汇报财务报销情况，办公室应汇报员工诚信档案情况
5.4.2.由财务部门负责对员工报销的发票、单价进行公示。
5.4.3.员工对于公示内容有疑义的，可向办公室举报，由办公室负责受理，财务部配合参与调查。
5.5.财务预算及核查机制
5.5.1.财务部及各部门应做好全面预算管理，具体参见《全面预算管理机制》
5.5.2.财务部应建立核查机制，具体参见《财务核查制度》。
5.6.联合机制
5.6.1.公司工会应确保员工不受威胁或强迫。
5.6.2.公司党支部、团委负责监督公司及员工双方的执行情况。
5.6.3.公司党工团妇组织应积极协调和辅助双方工作的开展，对员工进行诚信教育。
6.参考文件:
无
7.附件:
无
8.附表:
8.1.员工费用报销承诺书
8.2.员工申请银行付款承诺书
8.3.员工诚信记录卡
8.4.员工诚信档案汇总表
8.5.发票不签字管理清单
8.6.各部门采购挂账
附表一：
员工费用报销承诺书
付款日期：
姓名
部门
身份证号
付款单位
请购日期
发票号
付款用途
发票金额
报销金额
请购部门
比价
上期采购价
确认付款
备注
发票总金额
报销总金额
差额
财务部审批
出纳
本人承诺：
1.以上情况属实，未虚假报销，并已充分比价，为公司节能降耗
2.若由公司证明以上情况不符，无论是否在职，都将承担公司损失的原价赔偿责任
3.若涉案金额大于1000元，愿意接受公司除名或其它方式处理
4.证明人负有第二赔偿责任
员工签字
证明人签字
员工申请银行付款承诺书
姓名
部门
身份证号
付款单位
请款日期
采购单号
付款银行
付款方式
付款性质
发票号
摘要
币种
金额（小写）
金额（大写）
核准金额
收款资料
发票签收
收款单位
用途
收款开户
备注
收款账号
财务部审批
出纳
比价明细
报价
历史最高
历史最低
上期采购价
第一家
第二家
第三家
本人承诺
1.以上情况属实，未虚假报销，并已充分比价，为公司节能降耗
2.若由公司证明以上情况不符，无论是否在职，都将承担公司损失的原价赔偿责任
3.若涉案金额大于1000元，愿意接受公司除名或其它方式处理
4.证明人负有第二赔偿责任
员工签字
证明人签字
附表二：
员工诚信记录卡
姓名：
时间：
身份证号：
诚信发票：
诚信金额：
员工诚信问题描述：
证据清单：
核查结果：
处理结果：
核查人：
证明人：
总经理：
工会：
（此记录卡记录后进入员工档案）
附表三：
员工诚信档案
姓名
工号
身份证号
诚信问题一
诚信问题二
诚信问题三
时间：
时间：
时间：
金额：
金额：
金额：
处理结果：
处理结果：
处理结果：
时间：
时间：
时间：
金额：
金额：
金额：
处理结果：
处理结果：
处理结果：
时间：
时间：
时间：
金额：
金额：
金额：
处理结果：
处理结果：
处理结果：
时间：
时间：
时间：
金额：
金额：
金额：
处理结果：
处理结果：
处理结果：
时间：
时间：
时间：
金额：
金额：
金额：
处理结果：
处理结果：
处理结果：
附表五：
发票不签字管理清单
★注：
以下为常规项目，如遇不常规项目需报总经理或董事长或财务副总！
★注：
原材料采购计划单或合同，需高层审批！
承诺书及发票只需部门经理审批即可！
★注：
其他物资采购，证明人及部门经理在采购及入库单、承诺书上签字审批，发票上不用签字！
★注：
对于设备类采购货款大于5000元或承担项目金额大于1万的费用，请使用项目资金预算，并经总经理或董事长审批！
办公室
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
招待费
▲
证明人、部门经理
2
差旅费
▲
证明人、部门经理
3
认证费、年审费、监督审核费
▲
证明人、部门经理
4
邮寄托运费用
▲
证明人、部门经理
5
节假日加班就餐费用
▲
证明人、部门经理
6
食堂费用
▲
证明人、部门经理
7
过磅费
▲
证明人、部门经理
8
饲料
▲
证明人、部门经理
9
人事工资
▲
办公室主任、财务副总、销售副总、各部门经理
10
人事保险
▲
证明人、部门经理
11
办公设备维修
▲
证明人、部门经理
12
新员工的服装补贴
▲
证明人、部门经理
13
各部门图书的采购费用统一交行政部
▲
证明人、部门经理
14
电信费
▲
证明人、部门经理
15
农村职称评审费
▲
证明人、部门经理
16
律师费
▲
证明人、部门经理
17
消防器材
▲
证明人、部门经理
18
喷码机油卡冲费
▲
证明人、部门经理
19
印名片、铭牌费用
▲
证明人、部门经理
20
办公用品、办公设备
▲
证明人、部门经理
21
食品及礼品
▲
证明人、部门经理
22
土木及园艺工具
▲
证明人、部门经理
23
预算内培训费用
▲
证明人、部门经理
24
公司活动经费
▲
证明人、部门经理
25
质量协会的会费（区1万、市2000）
▲
证明人、部门经理
26
土地费1年1次（10年5.8万，11年62400,12年68900）
▲
证明人、部门经理
27
治安费1年1次（1万）2013年起2万
▲
证明人、部门经理
28
老年人骑车队1年1次（6000）
▲
证明人、部门经理
29
（镇1万、村2000）蓝天下一日捐1年1次
▲
证明人、部门经理
30
工商联合会（2000）
▲
证明人、部门经理
31
私营企业协会1年1次（2万）
▲
证明人、部门经理
32
办公室费用（企业短信、钢结构协会年费、月结的餐费
▲
证明人、部门经理
33
献血费4000
▲
证明人、部门经理
34
卫生费3000
▲
证明人、部门经理
35
科技企业联合会会费1年1次（1000）
▲
证明人、部门经理
36
上海钢管协会会费1年1次（10000）
▲
证明人、部门经理
37
中国钢铁协会钢管分会1年1次（5000）
▲
证明人、部门经理
38
工会会费1年1次（5500）
▲
证明人、部门经理
39
进出口商会会费1年1次（3500）
▲
证明人、部门经理
40
一枝花土地费2亩2012年3300/年
▲
证明人、部门经理
41
综合治安整理费（1000元/年，如无安全事故奖励1000）
▲
证明人、部门经理
42
青村镇维稳费2000/年
▲
证明人、部门经理
43
环保卫生
▲
证明人、部门经理
44
消防器材
▲
证明人、部门经理
45
车辆费用
▲
证明人、部门经理
46
新张村慈善捐款30000/年
▲
证明人、部门经理
品牌信息部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
国内展会相关费用
▲
证明人、部门经理
2
样本印刷
▲
证明人、部门经理
3
杂志推广费
▲
证明人、部门经理
4
网络推广费
▲
证明人、部门经理
5
媒体推广费
▲
证明人、部门经理
6
视频监控
▲
证明人、部门经理
7
广告宣传、宣传片
▲
证明人、部门经理
8
其它广告印刷类制作费
▲
证明人、部门经理
9
信息化学会费
▲
证明人、部门经理
10
商标代理费
▲
证明人、部门经理
采购部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
招待费
▲
证明人、部门经理
2
差旅费
▲
证明人、部门经理
3
钢管类采购费
▲
部门经理（计划单、合同高层领导）
5
钢管运费（公司/人）
▲
部门经理
物流部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
招待费
▲
证明人、部门经理
2
差旅费
▲
证明人、部门经理
3
常用衡器及仪表
▲
证明人、部门经理
4
打包机
▲
证明人、部门经理
5
备货物资
▲
证明人、部门经理
6
包装物资
▲
证明人、部门经理
7
本部门发生质量成本费用
▲
证明人、部门经理
财务部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
凭证纸
▲
证明人、部门经理
2
财务账册
▲
证明人、部门经理
3
财务封面纸
▲
证明人、部门经理
4
财务包角纸
▲
证明人、部门经理
5
防伪发票及清单
▲
证明人、部门经理
6
防伪开票系统年费
▲
证明人、部门经理
7
印制出口专用发票
▲
证明人、部门经理
8
本部门办公用品
▲
证明人、部门经理
9
差旅费
▲
证明人、部门经理
10
印制财务单据费用
▲
证明人、部门经理
11
印花税
▲
证明人、部门经理
12
排污费
▲
证明人、部门经理
13
水费、电费
▲
证明人、部门经理
14
评估费
▲
证明人、部门经理
15
咨询费
▲
证明人、部门经理
16
担保费
▲
证明人、部门经理
销售部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
快递费（邮费）
▲
证明人、部门经理
2
印刷品邮费
▲
证明人、部门经理
3
进仓费
▲
证明人、部门经理
4
运输费用
▲
证明人、部门经理
5
外雇车辆
▲
证明人、部门经理
6
差旅费
▲
证明人、部门经理
7
住宿费
▲
证明人、部门经理
8
印刷品邮费
▲
证明人、部门经理
9
招待费
▲
证明人、部门经理
10
给客户送礼（钢管类、非钢管类）
▲
证明人、部门经理
11
退款
▲
证明人、部门经理
12
本部门发生质量成本费用
▲
证明人、部门经理
13
海运费
▲
证明人、部门经理
14
保险费
▲
证明人、部门经理
15
空运费
▲
证明人、部门经理
16
人民币操作费
▲
证明人、部门经理
17
拖车费
▲
证明人、部门经理
18
内陆运费
▲
证明人、部门经理
19
进仓费
▲
证明人、部门经理
20
查验费
▲
证明人、部门经理
21
改单费
▲
证明人、部门经理
22
报检费
▲
证明人、部门经理
23
核销费
▲
证明人、部门经理
24
中储检验费
▲
证明人、部门经理
25
产地证费
▲
证明人、部门经理
26
电子口岸卡充值费
▲
证明人、部门经理
27
快递费（国际TNT）、邮寄费
▲
证明人、部门经理
28
国外展会费用
▲
证明人、部门经理
生产部
1
电动工具
▲
证明人、部门经理
2
切削工具
▲
证明人、部门经理
3
生产用品（B类物资）封闭剂、防锈水
▲
证明人、部门经理
4
劳防清洗用品
▲
证明人、部门经理
5
钢管清洗用品
▲
证明人、部门经理
6
探伤机用品
▲
证明人、部门经理
7
喷码机用品
▲
证明人、部门经理
9
冷拔车间的模具（内、外模）
▲
证明人、部门经理
10
本部门发生质量成本费用
▲
证明人、部门经理
设备保障部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
设备电器费用
▲
证明人、部门经理
2
设备配件外加工费用
▲
证明人、部门经理
3
设备保养维修费用
▲
证明人、部门经理
4
喷码设备维修保养
▲
证明人、部门经理
5
设备年检费用
▲
证明人、部门经理
6
招待费
▲
证明人、部门经理
7
差旅费
▲
证明人、部门经理
8
金属类
▲
证明人、部门经理
9
紧固件
▲
证明人、部门经理
10
传动件
▲
证明人、部门经理
11
橡胶及石棉制品
▲
证明人、部门经理
12
焊接及喷漆器材
▲
证明人、部门经理
13
机床附件及润滑器
▲
证明人、部门经理
14
水泵
▲
证明人、部门经理
15
常用手工具
▲
证明人、部门经理
16
钳工工具
▲
证明人、部门经理
17
起重及液压工具
▲
证明人、部门经理
18
钉类、板网、窗纱及玻璃
▲
证明人、部门经理
19
管件及阀门
▲
证明人、部门经理
20
外协加工
▲
证明人、部门经理
21
门窗及家具配件
▲
证明人、部门经理
22
生产设备及附件采购
▲
证明人、部门经理
23
检测设备的采购及改进
▲
证明人、部门经理
24
钢管用附件
▲
证明人、部门经理
25
矫直机附件
▲
证明人、部门经理
26
光亮炉配件
▲
证明人、部门经理
27
电器及附件
▲
证明人、部门经理
质检部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
检测设备的维修费用
▲
证明人、部门经理
2
计量器具的检定费用
▲
证明人、部门经理
3
差旅费
▲
证明人、部门经理
4
招待费
▲
证明人、部门经理
5
专利相关费用
▲
证明人、部门经理
6
第三方的检验费用
▲
证明人、部门经理
7
本部门发生质量成本费用
▲
证明人、部门经理
事业部
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
防锈油所有配方类物资
▲
证明人、表面处理事业部经理、采购部经理
2
其他物资
▲
证明人、事业部经理、财务副总判定其他审批人
上海天阳党团工
编号
费用名称
采购人/经办人
审批人
1
党支部所有物资请购
▲
证明人、部门经理
2
团支部所有物资请购
▲
证明人、部门经理
3
工会所有物资请购
▲
证明人、部门经理
董事长、总经理发票签字清单
1
工伤赔款（护理费、营养费、交通费等）
2
副总及以上各类报销（签字期2个月）
3
网站类建设
4
项目资金预算表
5
原材料采购计划单或合同
6
非常规项财务副总判定类
附表六：
各部门采购挂账
部门
经办人
日期
采购物资、服务等
支付方式
供应商
金额
计划付款期
确认
财务核查制度
1.目的：
随着公司的发展，财务付款发票也采用了不签字制度，为了保证制度的顺利进行，同时起到监督职责，特制订本制度。
2.范围
本制度适用于公司内全体被核查员工。
2.1.核查部门：
主要由核查小组担任核查，小组人员：
董事长、总经理、董事长秘书、财务副总、办公室主任、销售副总、财务部副经理。
过程中根据需要被邀请人员：
总经济师、廉政委员会委员。
2.2.被查部门：
费用产生的各部门、各经办人及相关人员。
3.职责及义务
3.1.核查部门主要职责：
3.1.1.制定核查机制制度
3.1.2.监督各个请款人相关费用的实施情况
3.1.3.复核核查后财务信息的纰漏
3.1.4.要求被核查部门及人员提供相关文件和资料，进行查阅或复制
3.1.5.要求被检查部门及人员对相关事情提出的问题作出说明
3.1.6.核查中发现的问题计入《员工诚信档案》
3.1.7.针对核查中发现的、需查处的重大或紧急事项直接向公司董事会报告
3.1.8.针对核查费用产生严重问题的，召开问题研讨会
3.1.9.核查事中对违反《会计法》和国家统一的会计制度规定的会计事项，有权拒绝办理或者按照职权予以纠正
3.1.10.款项及有关资料不相符的，按照国家统一的会计制度的规定有权自行处理的，及时处理；无
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