行文处理办法.docx

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行文处理办法

附件1：

公司行文处理办法

第一章总则

第一条　为进一步做好公司内部行文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院和安徽省相关文件，同时结合我公司实际，特制定本实施细则。

第二条本实施细则适用于公司各部门及各子公司。

第三条行文处理工作，应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行保密规定，确保国家秘密安全。

　　第四条　行政部是公文行文处理的管理机构，主管公司的行文处理工作并指导公司各部门的行文处理工作。

第二章公文种类

第六条　公文种类及其适用范围，按《国家行政机关公文处理办法》第九条执行。

公司内常用的是通知、通报、请示、报告、办法及函等。

（一）规范性文件

规定：

规定是企业机关或部门对于某项工作或活动作出原则性的规范或约束的一种常用文体。

规定是一种法规性文件，用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施。

办法：

办法是国家机关、社会团体、企事业单位用于对某项工作或活动的进行作出具体规定的文件。

其目的明确，要求具体，具有较强的行政约束力。

（二）领导指导性文件

命令（令）：

用于依照有关法律规定发布行政规章和制度；宣布实施重大强制性措施；奖惩有关人员；撤销下级单位不适当的决定。

决定：

决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。

决定除会议作出外，也可以由领导机关制发。

指示：

用于对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复：

用于答复下级单位的请示事项。

（三）公布性文件

公告：

公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

通告：

用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通报：

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

通知：

用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；人员的任免和聘用。

（四）陈述呈请性文件

请示：

请示适用于向上级机关请求指导、批准。

请示属上行文。

请示的作用在于请示工作要求上级批复。

报告：

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告：

用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（五）商洽性文件

函：

用于不相隶属单位之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（六）会议文件

会议纪要：

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

（一）报批件

采用“请示”文种，用于向领导请求指示或批准。

一是超出本人职责权限，请求上级领导批准的事项；二是在工作中遇到新情况、新问题，请求上级领导解决或协助解决困难；三是对有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级领导指示或予以明确。

请示的种类主要有：

请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性问题的请示和请求指示性的请示。

（二）呈阅件

采用“报告”文种，用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。

报告的种类主要有：

工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。

第三章公文格式

第八条公文格式包括版式和体式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份号，份号标注在发文机关标识左上角。

（二）紧急公文应在发文机关标识的右上角分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（三）发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识使用小标宋体字居中套红印在公文首页上端。

字号最大不能等于或大于22mm×15mm。

几个机关联合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用几个机关名称作为发文机关标识，但应将主办机关排列在前。

“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。

（四）发文字号由机关代字、年份和序号组成。

几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下（空2行）、横线上方居中，上行文标注在横线上方左侧；只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧。

机关代字应保持稳定，不宜经常变动。

年份应用全称并加六角括号“〔〕”，年份和序号一律使用阿拉伯数字，并用3号仿宋体字排布。

序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。

正确发文字号如：

“司字〔2010〕1号”。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（五）上行文应注明签发人姓名。

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

签发人姓名标在发文机关标识之下、红色反线以上右侧位置，同时，发文字号移至横线左侧。

联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，同时下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容且标题不宜过长，一般由行文机关名称、公文内容和文种名称组成。

已有发文机关标识时可以省去行文机关名称。

转发上级、同级机关文件时，在被转发机关文件标题上加“转发”二字，除发布和批转的行政规章规范性文件可加书名号外，标题中一般不要出现标点符号。

公文标题在红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

副标题第一层为3号黑体字，第二层为3号楷体字。

（七）除“公告”、“通告”外，其他文种的公文都应标明主送机关。

“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。

主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，使用3号仿宋体字顶格标识在标题之下（空1行）、正文的上行，其中“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（八）正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。

正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字，位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行或分开。

公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

行政规章规范性文体，可根据实际需要，采用章、节、条、款、项、目等标明层次。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（九）公文如有附件，应在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称（如“附件：

1.×××”），附件名称后不加标点符号。

附件与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识3号黑体字“附件”，有序号的标识序号（如附件1：

）序号前后应一致。

（十）成文日期以领导人签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。

几个机关联合发文，以最后一个机关领导签发的日期为准；会议讨论通过的决议，以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。

（十一）公文除会议纪要、电报外，一律加盖印章。

1.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字。

加盖印章应上距正文2mm至4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

2.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。

主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。

印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（十二）公文如有附注，如“内部文件注意保密”等，应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

如请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。

联系人一般以本单位经办处室负责人为宜。

（十三）公文应标引主题词。

标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映公文内容的词，除类别词外，最多不超过５个，词目之间空1字。

上行文，应使用上级机关制定的公文主题词表中词目。

主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方，“主题词”３字用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字。

（十四）公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。

同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织排列。

（十五）公文一般应有印制版记。

印制版记列于抄送栏之下（无抄送机关时印制版记列于主题词之下），用3号仿宋体字。

左侧注明印发（翻印）机关全称或规范化简称，右侧注明印发日期，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

右下角注明印发份数。

第九条　公文用字一律从左至右横写、横排。

如未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。

用纸一般采用国标标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ）。

第十条　公文中各组成部分的标识规划，除本细则已作规定外，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章行文规则

第十一条　上行文是指向上级单位（38所、市政府）行文。

一般用“请示”、“报告”两种文体。

请示与报告要严格分开。

报告中不得夹带请示问题，也不得要求“请予批复”。

请示应一文一事。

除上级领导直接交办和过问的事项外，请示不要直接送领导者个人。

请示一般应逐级上送，不得越级行文。

请示只主送一个机关，不得多头请示。

受双重领导的机关向上级机关的请示，应根据请示内容写明一个主送机关，抄报另一机关，请主送机关负责处理。

第十二条平行文是指不相隶属工作部门之间相互行文。

文种一律用“函”。

第十三条下行文是指向公司内各部门或子公司行文；如果涉及下级单位工作的统筹安排，可以以通知、通报或函主送下级单位；下行重要文件，应当同时抄送直接上级单位。

我公司可与驻38所军事代表室联合行文；可转发上级单位文件原件；除秘密文件或注明不得翻印的文件外，可将上级机关文件直接翻印下发。

第五章　发文办理

第十四条　发文办理是指制发公文的全部过程。

包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

　　第十五条　草拟。

对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

（一）符合国家的法律和行政法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，应加以说明。

（二）情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，标点要准确，篇幅要力求简短。

切忌表达不准，交待不清，模棱两可，词义含混。

（三）用词要准确、规范，不要滥用简称。

叙及需要简化的事物名称时，第一次要用全称，注明简称以后可用简称。

机关简称要规范化。

（四）对人名、地名、数字、引文要核对准确，书写要规范。

（五）引用文件时，应写明发文机关、时间、发文字号、标题。

引用年月日时，应详写某年某月某日，不要用“明年”、“上月”、“前日”等语。

年度应当写全，不要把“二〇××年”简写成“××年”。

（六）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。

在同一公文中，数字的使用应前后一致（数字字体选择为“TimesNewRoman”）。

涉及计量单位时，要使用国家法定的计量单位。

（七）起草公文必须填写统一的“发文拟稿纸”。

“发文拟稿纸”应按公文格式和处理的责任需要，划分签发、会签、核稿、拟稿单位、拟稿人、标题、发文字号、印发时间等各栏，并须一一填写清楚。

拟发涉密文件时必须填写纸质“发文拟稿纸”，拟发非涉密文件时采用电子办公协同平台。

（八）起草公文的依据文件、重要参考资料，必须附在文稿之后，以便审核和存档。

　　第十六条　审核。

公文文稿由办文部门领导初审后，应当由行政部进行审核，再送公司相关负责人签发。

审核要点：

一是应不应行文，应由哪级机关行文；二是内容是否符合国家的法律、行政法规及党和国家的方针、政策的有关规定；三是提出的意见和办法是否切实可行；四是需要同有关部门协商的事项，是否已经协商一致；五是文内涉及的人名和事件是否准确属实；六是文字表述、文种使用、公文格式和处理程序是否合乎公文处理有关规定。

　　第十六条　签发。

公文由公司相关负责人签发。

签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。

公文文稿内容涉及有关部门工作范围和职权的，要经过会签后行文。

　　第十七条　复核。

经负责人签发后的文稿，正式印制前，应当由办文部门进行复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新审核、签发。

　　第十八条　登记。

经复核后的文稿，行政部应及时登记、编号、标引主题词，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理，再造单送印。

　　第十九条　缮印。

非涉密文件由行政部缮印，涉密文件由保密办公室缮印。

缮印要讲求时效，急件、特急件应按时限要求承印。

缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。

　　第二十条　用印。

用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。

用印要求上不压正文，下骑年盖月。

　　第二十一条　分发。

缮印好的公文，由行政部统一分发。

第六章　附则

第二十二条　本处理办法自2012年6月1日起施行，公司内施行的其他行文规范类文件同时废止。