档案办法.doc

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工银办发〔2006〕191号

关于印发《国际结算及国际贸易融资业务

档案管理办法》的通知

各一级分行、直属分行，三峡、苏州分行，各直属学院，各直属机构，各内审分局：

为进一步规范国际结算及国际贸易融资业务的档案管理，总行制定了《国际结算及国际贸易融资业务管理办法》，现印发给你们，请认真遵照执行。

执行过程中如遇问题，请及时向总行反映。

特此通知。

二○○六年四月十日

（此件发至二级分行）

中国工商银行国际结算及

国际贸易融资业务档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范国际结算及国际贸易融资业务档案管理，保证国际结算及国际贸易融资业务档案的安全和完整，依据《中国工商银行档案工作规定》（工银办发[2001]142号）、《中国工商银行法人客户信贷业务档案管理办法》（工银办发[2003]712号）以及我行国际结算及国际贸易融资业务相关管理规定，特制定本办法。

本办法是对《中国工商银行法人客户信贷业务档案管理办法》的补充。

第二条本办法所指国际结算业务包括：

出口信用证、进口代收、出口托收和外汇保函通知等业务。

国际贸易融资业务包括：

进口信用证、提货担保、进口信用证/进口代收/汇出汇款项下押汇、出口信用证/出口托收项下押汇和贴现、福费廷、出口双保理、非买断型出口单保理、出口发票融资、进口保理和外汇保函（包括我行开出的外汇保函、备用信用证及我行接受境外机构委托，转开给境内受益人的外汇保函和备用信用证）等业务。

第三条本办法所称国际结算及国际贸易融资业务档案，是指在办理国际结算及国际贸易融资业务过程中形成的具有保存价值的各类文件资料，主要包括客户的基本资料、业务办理过程中形成的要件资料等。

按照存储介质的不同，分成纸质和电子两类。

第四条国际结算及国际贸易融资业务档案是我行档案资源的重要组成部分，各行必须按照档案集中统一管理的原则进行规范化管理。

各行国际业务部门负责国际结算业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效保密等负责。

国际贸易融资业务经办部门负责国际贸易融资业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。

档案管理部门负责国际结算及贸易融资业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并负责其移交后的安全管理、提供利用、销毁整理和保密等。

第五条国际结算及国际贸易融资业务档案原则上应集中到二级分行（含一级分行营业部，下同）的档案管理部门统一管理。

由一级（直属）分行（含三峡、苏州分行，下同）直接操作的业务，所形成的档案可由一级（直属）分行综合档案部门或二级分行综合档案部门保存。

国际贸易融资业务档案作为法人客户信贷业务档案的一部分，应纳入《法人客户信贷业务档案管理办法》的框架体系。

总行国际结算单证中心不承担档案的收集、整理等工作。

第二章归档范围

第六条国际结算业务档案根据内容不同分为管理类和要件类。

其中，管理类档案主要包括客户首次办理国际结算业务时提供的企业营业执照和有效授权印鉴卡等；要件类档案主要包括客户办理每笔国际结算业务时提供的业务资料以及在业务办理过程中形成的有关材料。

（一）国际结算业务管理类档案归档范围包括（但不仅限于）：

1.申请人的企业营业执照副本或有效复印件（首次来我行办理国际结算业务）；

2.有效授权印鉴卡及各签样和印章业务授权范围的具体说明文件。

授权印鉴必须由法人代表签署并加盖企业公章。

企业改组、法人代表或被授权人变更时应重新更换授权印鉴；

3.其他应归档材料。

（二）国际结算业务要件类档案归档范围包括（但不仅限于）：

1.出口信用证业务。

（1）出口信用证通知。

境外来证副本或复印件；来证通知面函；来证修改复印件（如有）；来证修改通知面函（如有）；印押验证材料（如需）；往来函电（如有）；我行要求的其他资料。

（2）出口信用证交单。

境外来证副本或复印件；来证通知面函；来证修改复印件（如有）；来证修改通知面函（如有）；印押验证材料（如需）；往来函电（如有）；客户交单委托书；审单记录；商业发票、提单或其他运输单据等主要单据的复印件；出口商对不符点的书面确认（如单据有不符点）及/或其他有效书面意见；收汇和收费记录；我行要求的其他资料。

2.进口代收业务。

（1）收行寄单面函；

（2）经进口单位签署意见的《进口代收到单通知书》（ISEE系统打印）；

（3）进口单位签收的《进口代收签收单据联》（ISEE系统打印）；

（4）商业发票、提单或其他运输单据等主要单据复印件；

（5）进口付汇备案表（如需）；

（6）进口付汇核销单银行联；

（7）付款电文；

（8）承兑电文（D/A项下）；

（9）退单面函（如需退单）；

（10）收费记录；

（11）其他往来函电；

（12）我行要求的其他资料。

3.出口托收业务。

（1）出口商托收委托书；

（2）寄单面函；

（3）往来函电（如有）；

（4）收汇和收费记录；

（5）我行要求的其他资料。

4.外汇保函通知。

（1）保函副本；

（2）保函通知书；

（3）业务面函；

（4）我行要求的其他资料。

第七条国际贸易融资业务档案按照法人客户信贷业务档案的分类方法进行分类，除《法人客户信贷业务档案管理办法》规定的五类档案（权证、要件、管理、保全、综合）内容外，各项国际贸易融资业务要件类档案中还应包括（但不仅限于）：

（一）进口信用证业务

1.开证申请书；

2.开立不可撤销跟单信用证协议（单笔）；

3.进口合同；

4.进口开证业务审查审批表；

5.进口批文（如需）；

6.进口付汇备案表（如需）；

7.进口付汇核销单（代申报单）正本或复印件，分期付款的要逐笔留存；

8.代理进口协议（如需）；

9.信用证修改申请书（如有）；

10.纸质准贷证；

11.开出信用证/修改电文；

12.寄单行寄单面函及汇票；

13.提单、商业发票等主要商业单据的复印件；

14.经开证申请人签署意见的《进口信用证到单通知书》（ISEE系统打印）；

15.经开证申请人签收的《进口信用证签收单据联》（ISEE系统打印）；

16.承兑电文（远期信用证项下）；

17.付款电文；

18.拒付电文（如发生拒付）；

19.收费记录；

20.其他往来函电；

21.退单面函（如发生退单）；

22.我行要求的其他资料。

如开立买方远期信用证，还须包括：

23.《开立买方远期信用证协议书》；

24.《买方远期信用证付款通知书》。

（二）提货担保业务

1.提货担保申请书；

2.进口信用证项下商业发票、正本提单的复印件或传真件；

3.承运公司的到货通知（如有）；

4.提货担保业务审批表；

5.承运公司退还的正本提货担保书；

6.纸质准贷证；

7.我行要求的其他资料。

（三）信用证项下进口押汇业务

1.信用证报文复印件；

2.信用证修改报文复印件（如有）；

3.寄单行寄单面函复印件；

4.开证申请书复印件；

5.经开证申请人签署意见的《进口信用证到单通知书》副本（ISEE系统打印）；

6.经开证申请人签收的《进口信用证签收单据联》副本（ISEE系统打印）；

7.进口押汇申请书；

8.进口押汇协议；

9.信托收据；

10.保证金收账凭证复印件及/或其他抵押担保合同（单笔）；

11.进口押汇业务审批表；

12.进口押汇展期申请书（如需展期）；

13.进口押汇业务纸质准贷证；

14.付汇报文；

15.我行要求的其他资料。

（四）进口代收项下押汇业务

1.进口押汇申请书；

2.进口合同复印件；

3.代理进口协议（如需）复印件；

4.信托收据；

5.进口押汇协议；

6.担保合同（单笔）；

7.寄单行寄单面函复印件；

8.经进口单位签署意见的《进口代收到单通知书》（ISEE系统打印）；

9.经进口单位签收的《进口代收签收单据联》；

10.进口押汇业务审批表；

11.进口押汇展期申请书（如需展期）；

12.纸质准贷证；

13.付汇报文；

14.我行要求的其他资料。

（五）进口T/T项下融资业务

1.进口T/T融资业务申请书；

2.进口T/T融资协议或进口T/T融资代付协议；

3.担保合同；

4.提单、发票等主要商业单据的复印件（如有）；

5.经核验真实的《进口货物报关单》复印件及报关单核查电子底账复印件；

6.进口付汇核销单（代申报单）复印件；

7.进口付汇备案表复印件（如需）；

8.我行汇出汇款电文副本；

9.纸质准贷证；

10.我行要求的其他资料。

（六）出口信用证项下押汇/贴现业务

1.出口信用证项下押汇/贴现业务申请书；

2.出口押汇/贴现业务审批表；

3.代理行授信额度扣划确认书；

4.纸质准贷证；

5.出口押汇确认书副本（ISEE系统打印）；

6.出口信用证项下押汇/贴现还款记录；

7.我行要求的其他资料。

（七）出口托收项下押汇/贴现业务

1.出口跟单托收项下押汇/贴现业务申请书；

2.出口押汇/贴现业务审批表；

3.纸质准贷证；

4.押汇确认书副本（ISEE系统打印）；

5.出口托收项下押汇/贴现还款记录；

6.我行要求的其他资料。

（八）出口发票融资业务

1.出口发票融资业务申请书；

2.出口合同；

3.提单、发票等主要商业单据的复印件；

4.外汇流动资金借款合同；

5.抵（质）押或担保合同；

6.纸质准贷证；

7.还款记录；

8.我行要求的其他资料。

（九）非买断型出口单保理业务

1.非买断型出口单保理业务申请书；

2.出口合同；

3.提单、发票等主要商业单据的复印件；

4.我行寄单面函；

5.纸质准贷证；

6.我行要求的其他资料。

（十）福费廷业务

1.福费廷业务申请书；

2.信用证款项让渡函；

3.开证行或保兑行的承兑电文复印件；

4.正本信用证及修改（如有）的复印件；

5.信用证项下主要单据复印件；

6.福费廷报价确认函；

7.福费廷业务审批表；

8.代理行授信额度扣划确认书（中介性福费廷除外）；

9.我行要求的其他资料。

（十一）出口双保理业务

1.出口保理业务申请书；

2.出口合同副本；

3.贸易背景情况说明（包括进口商的情况介绍）；

4.进口保理商情况介绍（如有）；

5.出口保理业务审批表；

6.我行要求的其他资料。

（十二）进口保理业务

1.进口保理业务协议；

2.进口合同副本；

3.贸易背景情况说明（包括出口商的情况介绍）；

4.出口保理商情况介绍（如有）；

5.进口保理业务审批表；

6.我行要求的其他资料。

（十三）外汇保函

1.开立保函申请书（附保函／备用证文本）；

2.担保协议；

3.基础合同及其他反映交易背景的资料；

4.信贷业务审查审批表；

5.保函业务调查报告、审查、申请报告；

6.反担保资料；

7.开出保函电文；

8.保函修改申请（如需）；

9.修改电文；

10.国家外汇管理局及有关部门的批复（如有）；

11.审批书；

12.法律意见书；

13.信贷审查委员会会议纪要；

14.纸质准贷证；

15.特别关注客户信息系统查询记录；

16.贷款卡查询记录；

17.索偿通知及赔付电文；

18.往来函电；

19.注销申请书及通知单；

20.收费记录；

21.外汇管理局同意赔付的核准件（如需赔付）；

22.客户同意赔付证明（如需赔付）；

23.申请赔付报告（如需赔付）；

24.进口付汇备案表（如需赔付）；

25.外汇赔付函电（如需赔付）；

26.进口付汇核销单（如需赔付）；

27.我行要求的其他资料。

第三章档案的整理和移交

第八条国际结算及国际贸易融资业务档案移交前的收集、整理、立卷。

（一）国际结算业务在结卷后一年内，