海南大学机关办事流程.docx
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海南大学机关办事流程
党委办公室公文行文流程
部门拟稿，并填写发文稿纸
部门负责人核稿、签字
退拟文部门
否
党办主任审核
以党委名义发
党办主任签发
以党办名义发
党委领导签发
党委办公室文秘人员复核，并进行发文登记
印刷、装订
用印
分发
存档
重要的文件由主管党办工作的常务副书记签发
（本流程由党办负责解释）
各单位向党办呈文处理流程
呈文单位拟稿，主要责任人签字，并加盖印章
主管部门或有关部、处、室负责人审核并提出拟办意见
党办主任审核并提出拟办意见
退回呈文单位
领导审批
可
批复或告呈文单位结果
党办留存
请示
报告
（本流程由党办负责解释）
党委办公室对上级公文的处理流程
上级来文
党办主任批（拟）办
分管校领导阅示
校各职能部门处理
反馈
党委办公室
留存、归档
反馈
督办
（本流程由党办负责解释）
海南大学处级干部外出请假流程
填写处级干部外出请示报告单
学院审核
分管校领导审批
3天以上
党群干部
行政干部
3天以内
常务副书记审批
校长审批
领导批示同意后方可外出并将报告单交党办备案
外出返校后，应在2天内向党办销假
（本流程由党办负责解释）
海南大学党委常委会会议流程
特殊或情况紧急拟直接上会议题
校长办公会、校领导通气会讨论后需经党委常会会讨论议题
会议主持人审批
会议主持人审定议题，秘书科征集议题材料，组织会务工作
会议研究讨论
印发会议纪要以及督办会议决议、决定的执行
办结反馈
（本流程由党办负责解释）
海南大学财务审计流程
根据上级部署和学校情况制定年度审计工作计划，报学校领导审批。
根据审计工作计划或学校领导指示，确定被审计单位。
审计处选派审计人员组成审计组，编制审计方案，向被审单位发出审计通知书。
实施审计
审计组在对审计事项审计后提出审计报告
审计组就审计报告征求被审单位意见
审计处审定审计报告，报学校领导审批。
被审单位对审计报告如有异议，可在十日内向审计处或学校领导提出书面申诉，审计处复议后报学校领导裁决。
被审单位和有关单位对审计报告的决定必须执行，并如期将落实情况报送审计处。
检查被审单位执行审计报告的情况，审计项目结束建立审计档案。
年终总结报学校领导和上级有关部门。
（本流程由审计处负责解释）
海南大学基建、修缮、设备采购审计办事流程
送审计单位持需审计项目，材料齐全后送审
送审项目应包括以下材料
项目立项依据，即项目使用单位最初申请项目的报告
包括：
使用资金的出处，由谁负责，
给单位（部门）主管领导的认可签章
主管校领导的批示；
并配备校审计处审计文件阅批卡，见下载区
材料设备具体规格型号、单价
审计处根据材料登记分类审理
审查项目
1、由财政性经费支付的招投标项目；
2、拟定立的合同文本；
3、委托造价公司编制的工程预算结算书
备案项目
单项工程造价2万元以下，5千元以上，设备维修单项金额1万元以下，5千元以上的项目。
需提供材料原件及复印件一份。
审计项目
1．单项工程造价在2万元（含2万元）以上的装饰、安装、修缮以及设备采购项目；
2、涉及学校基础设施建设、园林工程及其他单项金额在2万元（含2万元）以上的事项）；
3、学校领导要求审计的其他工程事项。
实施审计、审查、备案
审计处在对审计事项审计后提出审计意见
审计组对审查事项审查后提出审查意见
审计处备份留底
（本流程由审计处负责解释）
海南大学党员组织关系转入流程
（一）党员个人办理组织关系转入流程
由校组织部代开海南省委教育工委党组织关系介绍信
省外转接：
组织关系介绍信抬头为“中共海南省委教育工作委员会”
本人持外单位开具的党组织关系介绍信到校组织部办理转接
省内转接：
组织关系介绍信抬头为“中共海南大学委员会组织部”
认真查验，无问题后填写回执并开具准确、规范的校内党组织关系介绍信。
校组织部开具组织关系介绍信到基层党委（党总支）
由基层党委（党总支）编入相应党支部
（本流程由党委组织部负责解释）
（二）新生党员组织关系集中办理转入流程
审查组织关系介绍信填写是否齐全，正确，新生党员材料是否真实、齐全、规范、无误后予以接受并填写回执。
本人到所属学院党委（党总支）填写转入信息表，并上交组织关系介绍信
学院党委（党总支）汇总组织关系介绍信和转入信息登记表
由校组织部代开海南省委教育工委党组织关系介绍信
省外转接：
组织关系介绍信抬头为“中共海南省委教育工作委员会”
校组织部开具组织关系介绍信道学院党委（党总支）
省内转接：
组织关系介绍信抬头为“中共海南大学委员会组织部”
由学院党委（党总支）编入相应党支部
（本流程由党委组织部负责解释）
海南大学党员组织关系转出办理流程
（一）党员个人办理组织关系转出流程
本人或委托人（党员）
组织关系介绍信抬头名称为“中共海南大学委员会组织部”，预备党员材料密封后由党员本人自带，正式党员档案归入个人人事档案
基层党委（党总支）开具组织关系介绍信
按规定到介绍信抬头填写的单位办理转接
校组织部开具党组织关系介绍信
省内转移：
校组织部开具党组织关系介绍信
省外转移：
校组织部开具党组织关系介绍信，抬头为“中共海南省委教育工作委员会”
由校组织部代开海南省委教育工委党组织关系介绍信
（本流程由党委组织部负责解释）
（二）应届毕业生集中办理党员组织关系转出流程
本人在所属党支部登记组织关系转接信息
学院党委（党总支）汇总组织关系介绍信并填写转出登记表
学院党委（党总支）发放组织关系介绍信到本人
校组织部开具党组织关系介绍信
审查登记的组织关系介绍信抬头名称与接收组织关系基层党组织名称是否正确，预备党员材料密封后由党员本人自带，正式党员档案归入个人人事档案。
省内转移：
校组织部开具党组织关系介绍信
省外转移：
校组织部开具党组织关系介绍信，抬头为“中共海南省委教育工作委员会”
由校组织部代开海南省委教育工委党组织关系介绍信
按规定到介绍信抬头填写的单位办理转接
（本流程由党委组织部负责解释）
海南大学处级干部因私出国（境）审批流程
本人填写《海南大学因私出国（境）申报表》一式两份
（组织部网站“下载中心”）
出具有关材料（如邀请信函、证明对方身份与申请人关系说明、出入境证件使用情况等材料），报所在单位党委（党总支）审查同意。
按有关规定办理因私出国（境）保留（停止）党籍手续
相关材料到学校党委组织部办理审批手续。
《海南大学职工因私出国申报表》一式两份交由党委组织部存档。
是否党员因私出国超过半年
是
否
（本流程由党委组织部负责解释）
（本流程由党委组织部负责解释）
海南大学校内各单位申请悬挂横幅和摆放展板流程
单位撰写申请（一式两份），内容包括横幅、展板的内容、悬挂或摆放时间、地点等
单位主管领导签署意见，加盖单位公章
（学生社团组织须盖校团委公章）
退回申请单位
党委宣传部审核
党委宣传部签署意见并加盖公章
未经批准，任何单位和个人不得在校园内悬挂横幅、摆放展板
申请单位按照要求自行悬挂、维护，并按时拆除，确保校园整洁
（本流程由党委宣传部负责解释）
海南大学校内各单位申请发布校园网新闻稿流程
申请单位撰写新闻稿
申请单位主管领导审核并加盖单位公章
退回申请单位
学校党委宣传部审核
可
学校党委宣传部修改、发布
（校级新闻稿由宣传部统一负责采写发布）
（本流程由党委宣传部负责解释）
海南大学各类活动新闻报道流程图
主办单位提出活动新闻报道申请，内容包括活动时间、地点、内容、拟邀请的媒体等。
单位主管领导审核并签署意见
学校党委宣传部审批
活动主办单位按党委宣传部要求邀请媒体，并负责审查媒体报道稿（校级活动由党委宣传部直接邀请媒体并负责相关报道和审查工作）
媒体进行报道
（任何单位和个人未经学校党委宣传部同意，不得私自邀请媒体来校报道或接受媒体采访）
（本流程由党委宣传部负责解释）
海南大学教育工会评选推荐先进模范工作流程
文件通知
基层工会组织
宣传发动
按通知向学校工会报送材料
（电子材料、书面材料）
学校工会组织评选，
并向分管校领导汇报评选结果
学校审批
向上级单位推荐（或表彰）
（本流程由教育工会负责解释）
海南大学共青团员组织关系转接流程
共青团员
团组织关系转入
由新生所在学院团委统一收齐入团志愿书、介绍信和团员证
入团志愿书和团员证二者兼备者办理团籍转接及注册，由所在学院团委负责盖章
入团志愿书和团员证不齐者暂不进行团籍转接及注册，该团员应及时回原入团单位补办，补齐后再办理转接及注册；但该团员仍有团员的资格，团情统计时仍应统计在内，并注明缺失材料
各学院团委做好团情统计工作，团员的入团志愿书由各学院团委负责存入团员本人档案，团员证发回给团员本人，定期注册
团组织关系转出
若注册，在团员证上统一填写“团关系转出”栏后，由院团委加盖团关系转出章
学院团委检查团员证是否注册，注明团费交至时间。
团员证遗失者到原入团单位进行补办
学生由于退学、转学、毕业等原因要离开学校，需办理团组织关系转出
若未注册，则说明原因，由院团委根据团章规定给予补办注册，然后办理团组织关系转出
（本流程由校团委负责解释）
海南大学组织校园文化活动工作流程
报学校团委审批
活动策划
必要时报上级党委审批
校级学生组织、学生社团
报学院团委审批
下发通知
学院内部
活动开展
（报保卫处协助维持秩序）
活动筹备、宣传
（条幅报党委宣传部审批）
总结、媒体报道
（本流程由校团委负责解释）
海南大学大学生暑期“三下乡”社会实践工作流程
各学院团委、学生组织
确定主题，下发文件通知
学生选择组队方式
团队实践
分
散
实
践
项目申报
评审，确定重点资助团队
团队实践
参加实践活动
出征仪式
总结评比
大会表彰
（本流程由校团委负责解释）
海南大学大学生志愿服务中西部计划工作流程
签订协议、发录取通知
下发文件通知
笔试、面试
网上报名
宣传发动
资格审查
报名阶段
集中体检
学院盖章
打印报名表及
成绩单
向学校团委上交报名表及
成绩单
录取公示
报到
（本流程由校团委负责解释）
海南大学共青团“五四总结表彰”工作流程
基层团组织
校团委组织评选，并向分管校领导汇报
宣传发动
基层初选
校级学生组织
文件通知
学生组织初选
按通知向校团委报送材料
按通知向校团委报送材料
张榜公示
全校大会表彰
（本流程由校团委负责解释）
海南大学“挑战杯”大学生课外学术科技作品竞赛及大学生创业计划竞赛工作流程
推荐参加全国评审
填写报名表
前期宣传
学校审核，确定科研项目
报名阶段
院内初评，向校团委报送
作品摘要
准备科研作品
向学校团委上报材料
学校评审，确定省赛作品
优化作品
填写申报书
制作实物
（本流程由校团委负责解释）
海南大学学生申诉流程
违纪学生自接到处分决定之日起，五个工作日内提出书面申诉申请
校学生申诉处理委员会
决定受理申诉申请并启动申诉处理程序
决定不予受理申诉申请
申诉处理委员会对申诉进行调查核实
书面通知申诉人并说明理由
申诉处理委员会对调查结果进行评议
申诉处理委员会作出处理决定
申诉人对处理决定
有异议
自接到处理决定之日起，15个工作日内二次提出书面申诉申请
省申诉处理委员会
省申诉处理委员会在15个工作日内作出最终处理决定
校团委处将结果通报学院、告知学生并存档
申诉人对处理决定无异议
15个工作日
（本流程由校团委负责解释）
留校察看
记过
严重警告
违纪学生所在学院学工办听取学生或其代理人的陈述或申辩
学生违纪事实
警告
开除学籍
海南大学学生违纪处理流程
违纪学生所在学院学生工作领导小组依据《海南大学学生违纪处分规定》提出处理意见，提交校学生工作处
校学生工作处研究审核后提交校学生工作委员会讨论，并作出意见
校学生工作处研究审核后提交校学生工作委员会决定
校学生工作处处务讨论决定
校长会议讨论决定定
报送省教育厅
将处分文件送达本人
学生本人对处分有异议
学生本人对处分无异议
在接到处分文件之日起5个工作日内向校学生申诉处理委员会提出书面申诉
校学生工作处予以公布、备案、存档
（本流程由学生处负责解释）
与学生家长或在海南的亲属取得联系
学院主管学生工作领导
接待学生家长或亲属
校学生工作处
校保卫处
事件处理结果
学院主管学生工作领导
校党办、校办
上级主管部门
海南大学学生突发事件处理流程
学院学工办发现学生失踪、意外事故等突发事件发生
组织同学寻找、援助、或送医院就诊
公安机关
主管校领导
学生家长或亲属
（本流程由学生处负责解释）
海南大学国家助学贷款工作流程
学院将申请贷款人数提交校学生工作处
校学生工作处整理汇总贷款学生各项信息
校学生工作处贷款额度申报
经办银行为贷款学生办理贷款储蓄卡和存折，并将当年贷款划拨至学校账户
校学生工作处及各学院组织学生办里签订贷款合同、借款凭证等手续
校学生工作处将贷款人提交经办银行审批
学院对贷款人资格、条件进行初审，何个经公示后提交校学生工作处审核、汇总
校学生工作处分配贷款额度
经办银行作计划、下达贷款额度
省教育厅备案、审核
国家助学贷款管理中心备案
校财务处扣除贷款学生所欠学校各项费用。
（本流程由学生处负责解释）
海南大学勤工助学流程图
3.学生工作处发布岗位立项公告，并通知用工单位立项情况
2.学校学生工作处审批
4.学生工作处组织现场招聘会，并通知用工单位参加
10.每月1-5日报送上月学生上岗酬金发放表
11.学生工作处进行核准
8.用工单位与学生达成一致意见后报学生工作处审核、备案
7.召开校园勤工助学现场招聘会
12.财务处将岗酬打入学生银行帐号。
5.学生向所在学院申请参加招聘会
6.学生所在学院对学生申请资格进行审核并确定参加招聘会学生名单
1.校内外用工单位或个人申请设立岗位
9.安排学生上岗
流程说明
1、校内单位（或个人）需组织、聘用学生参加勤工助学活动，由用工单位（或个人）到学生工作处网站上下载《海南大学勤工助学活动申请表
（一）》，填写并经设岗单位领导同意后报学校学生工作处审批；校外单位需要聘用学生参加勤工助学活动，直接与学生工作处联系。
任何单位或个人未经学校学生资助管理中心许可，不得在校园范围内招聘学生参加勤工助学活动或以勤工助学名义进行各种经营性活动。
2、学生工作处会同人事处等有关职能部门审核批准设立勤工助学项目后向用工单位回复；
3、学生工作处在学生工作处网页上发布立项情况公告；
4、学生处负责组织落实校园现场招聘会。
5、符合条件的学生填写《海南大学学生勤工助学申请表》后向所在学院报名参加；
6、学生所在学院对本学院申请参加勤工助学招聘会的学生进行审核，并最终确定参会名单；
7、召开校园勤工助学现场招聘会，通过公开面试，公平竞争、择优录用的原则选用学生参加勤工助学上岗；
8、经过面试，用工单位与学生达成一致意见后报学生工作处审核、备案；
9、学生处对上岗学生进行相应的上岗前培训后安排学生上岗；
10.每月月底由用工单位根据学生上岗情况向学生处报送学生上岗酬金表；
11.学生工作处审核后，制定汇总表报财务处。
12.财务处于每个月中旬将上个月学生岗酬打入学生的银行帐号。
（本流程由学生处负责解释）
海南大学贫困生申请资助流程
学生出具乡以上政府或民政部门的贫困证明，向学院学工办提出书面申请
学院经审核并经公示确认名单
报学生工作处审批、建档
下达资助方式、额度或指标
学院向贫困生发放补助
（本流程由学生处负责解释）
海南大学毕业生办理档案流程
毕业生办理档案
本人亲自办理
委托他人代办
2005届
2001、2002届
2000届以前（含2000）届）
2006届以后
2003届已全部清回生源地
2004届
1、本人亲自办理需提交的材料
2、委托书
温馨提示：
1、2项传真在同一张纸上给代理人
04届凭毕业时签的暂存协议
凭毕业时发的择业通知书
海大就业办开具办理报到证明
海南省就业局换报到证
海南省大中专毕业生指导中心办理报到证
提交材料
1、报到证复印件
2、身份证复印件
提交材料
1、暂存协议
2、身份证复印件
提交材料
1、报到证下联原件、复印件
2、身份证复印件
3、暂存协议
提交材料
1、报到证下联原件、复印件
2、身份证复印件
提交材料
1、身份证复印件
2、用人单位调函或证明
提交材料
1、将相关材料传真在同一张纸上
2、代理人身份证复印件
学生档案室
（本流程由档案馆负责解释）
海南大学家庭经济困难学生认定流程
学生出具家庭所在地乡镇或街道民政部门出具的家庭经济困难证明，向所在学院提出申请
填写《海南大学家庭经济困难学生认定申请表》
班主任签名
学院认定工作小组进行审核。
审核通过后，以适当方式、在适当范围内公示5个工作日
审核通过
学生工作处进行汇总及审定
申请奖、助学金等资助
建立海南大学家庭经济困难学生信息档案库
（本流程由学生处负责解释）
海南大学生源地信用助学贷款流程
（一）新生生源地助学贷款办理程序：
学生携带申请表
村委会（居委会）审核盖章
是否符合申请条件
申请终止
否
是
乡镇、街道民政部门审核盖章
是否符合申请条件
申请终止
否
是
市（县、区）教育局教助中心提出申请
是否符合申请条件
否
申请终止
是
借款学生、共同借款人与市（县、区）教育局资助中心签订《国家开发银行生源地信用助学贷款合同》、《借款补充协议》和划款授权委托书
到当地贷款指定金融机构开立个人账户作为以后划款手续费并将个人账户告知教育局资助中心
贷款学生持贷款合同到高校报到，并于20日内将《合同书》内学校盖章确认的合同回执以邮寄或其他有效方式送达市（县、区）教育局资助中心
收到回执后上报国家开发银行审批，审批通过后发放贷款
贷款申请结束
（本流程由学生处负责解释）
（二）老生生源地助学贷款办理程序：
学生向所在学院提出贷款申请
学院审核贷款资格并确认
学生工作处审核
是否办理过国家助学贷款
申请终止
是
否
学院出具该生在校学习证明，内容应包括学生个人信息、学籍信息、在校表现、是否办理过助学贷款等信息
学校学生处出具在校学习证明，内容应包括学生个人信息、学籍信息、在校表现、是否办理过助学贷款等信息
学生持身份证、学生证及学校开具的证明返回生源地办理贷款
参照新生申请生源地助学贷款手续
（本流程由学生处负责解释）
海南大学资助性质奖、助学金申请流程
学生工作处下达奖、助学金申请通知
学院学工办召开班主任（或班长）会议，组织奖、助学金的申请条件和评定细则
各班召开班会，推荐符合条件的学生
学生本人申请，并填写相应表格
学院学工办进行初核
进行公示
若无异议，将相应材料提交学生处
若有异议，调查属实，需重新确定名单并公示
待学生处审批
办理相应奖、助学金发放
（本流程由学生处负责解释）
海南大学儋州校区毕业生办理户口、档案迁移及相关手续流程
（此流程适用于户口、档案保留在学校和需要办理改派的毕业生）
办理时所需材料及相关说明
毕业生
本人办理：
持本人身份证
委托办理：
委托人身份证+委托书一式三份
（委托书需附委托人的身份证复印件）
办理改派：
需提供相关改派证明材料，
如：
协议书、接收函、劳动合同等
学校毕业生就业指导中心办公室
（开具介绍信和户口、档案迁移证明）
（
海南省大中专毕业生就业指导中心
（办理报到证/介绍信）
所需材料：
学校毕业生就业中心开具介绍信+身份证或委托书，相关改派证明材料
派出所
办理<户口迁移证>
所需材料：
报到证和就业办开具的证明
学生档案室
办理档案迁移手续
请带上报到证的副联（白联）
所需材料：
报到证和就业办开具的证明
持《报到证》、《户口迁移证》、《毕业证》到报到地址报到，办理落户手续。
（本流程由毕业生就业指导中心负责解释）
海南大学用人单位来校招聘毕业生工作流程
审核单位资格，商谈招聘事宜
确定招聘时间、地点及其它招聘事宜
发布招聘信息，组织毕业生应聘
举行招聘会
收集整理招聘情况，了解签约情况
跟踪了解毕业生工作情况
（本流程由毕业生就业指导中心负责解释）
海南大学毕业生就业方案编制工作流程
学校毕业生就业指导中心制定毕业生就业方案格式与要求，下发各学院
学院制定毕业生就业方案，整理证明材料和就业率统计，上报就业指导中心
就业指导中心初次审核相关材料，提出修改与整理意见，发回学院修改
学院修改方案直至准确无误，整理材料符合要求后，上报就业指导中心
就业指导中心再次审核材料，汇总编制毕业生就业方案，进行系统软件规范性审核
学院核对毕业生就业方案，就业指导中心完善毕业生就业方案并汇总上报省就业局
毕业生就业指导中心将省就业局审核的就业方案反馈给学院
（本流程由毕业生就业指导中心负责解释）
海南大学毕业生就业工作指导、管理、检查、评估工作流程
学校毕业生就业指导中心于学年初（9月）制定学年工作计划
各学院上交本学院学年就业工作计划
检查工作计划落实情况，每月召开一次就业工作会议，听取学院就业工作进展
次年6月学院对本院一学年来工作进行总结和自评，并提出下学年工作计划
每年9-10月中心对各学院进行就业工作评估
10月召开就业工作总结表彰大会
（本流程由毕业生就业指导中心负责解释）
海南大学毕业生毕业派遣流程
毕业生
学院对毕业生进行资格审查
取得毕业资格
学院根据毕业生就业情况编制就业派遣计划上报学校
学校根据毕业生落实单位情况编入就业派遣计划
落实就业单位并签订就业协议书的（截止时间：
6月15日）
未落实单位或落实单位未签订协议书的
（截止时间：
6月15日）
按就业单位列入派遣计划
一律按生源地列入派遣计划
此类毕业生一般可做如下选择：
省外就业发《就业报到证》、省内就业发《就业介绍信》
未落实就业单位或落实单位但尚未签就业协议的毕业生，可将档案、户口暂留学校，领取报到证件后应妥善保存好，作为今后派遣依据
回生源地就业的毕业生
用人单位具备人事档案管理条件的，按派遣计划将档案、户口、党团关系迁往就业单位
单位不具备人事档案管理条件的，可凭报到证件到当地人才服务管理机构办理人事代理，将户口、档案、党团关系等转至人才管理机构
两年内落实单位后凭原报到证件和协议书（或劳动合同）到海南省人力资源开发局毕业生就业科换发新的报到证
离校前到校保卫处办理户口迁出手续
凭报到证到生源地毕业生就业主管部门报到，并办理相关落户手续
如两年内仍未落实就业单位，需回生源地报到的，如报到期限已过期，可到海南省人力资源开发局换发就业报到证，并将档案、户口迁回生源地
学生持报到证或介绍信到单位报到
海南大学毕业生就业改派手续流程
具有全日制普通高等教育资格毕业生经就业派遣后，需变更原派遣计划的，根据以
升级会员 