办公室会议筹备总结共11篇汇总.docx

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办公室会议筹备总结共11篇汇总

　　第1篇大型会议筹备总结

　　大型会议筹备总结

　　暖湿的空气夹杂着内心的无奈和疲惫，我这是怎么了，怎么状态那么差，下午竟然还犯下这种愚蠢低级的错误，真的该反省一下自己了。

　　最近几天总是晚上三点才能稍有睡意，没睡多久，七点的闹铃吵醒刚睡安稳的我，无奈的起来刷牙洗脸，拖着沉重的脚步走向办公室，平时也来的早的同事见到我，依旧还是那句话，“佩智，你怎么总是那么早就到办公窒来了，你这班主任当得可真敬业”，我微微一笑，“习惯了，你也一样啊”。

工作的时候，自己确实是习惯了早起，可是最近几天，自己的状态真的很糟糕。

到了办公室，哈欠连天，我真的怕这种状态会影响学生，想到要走进教室查看考勤，内心都在颤抖。

休息不够，暖湿的气候，再加上感情上的那么一点点失意，真的感觉很无奈、很疲惫。

在身体感官机能面前，所有的理性都显得那么的苍白无力。

我很想控制自己不去想那些乱七八糟的东西，集中注意力，专心的把精力投入到工作中来，可是大脑有时真的不听使唤，思维有时会发生跳跃。

　　要想思维不发生短路现象，最好的办法就是把自己想说的话，要交代的事情写在发言稿上，就像备课一样，这样就可以防止低级错误的发生。

本来是今天晚上要参加晚自修值班教师会议，明天下午第四节课参加语文科组教研会，学生明天不用上第四节课的，可是因为自己没有把这些要交代给学生的事情写在发言稿上，因为自己的精神状态不好，所以在通知学生的时候，竟然说成是今天下午不用上第四节课，最终犯下这种愚蠢低级的错误。

我原本在宿舍休息，听见年级组长的哨声，当时还感觉很诧异，突然回想一下，才知道自己好像在发布通知的时候出了差错。

于是自己匆匆地跑回教室，把还没走尽的学生安稳下来。

虽然年级组长没批评我什么，可是自己感觉更难受。

真的该从这件事情上吸取教训，好好反省一下自己。

首先要尽快调整自己这种疲惫的精神状态，晚上和中午好好休息，充足的睡眠是保证一天良好的精神状态的基础。

其次是要全身心地投入到教学中来，不要胡思乱想，感情上的事先放一放，一切顺其自然。

最后是要把自己要讲的东西以书面的形式形成文字，“照本宣科”就不会再次发生这类愚蠢低级的错误。

　　以上就是自己就这次失误所做的反省，“前车之辙，后车之师”，哪里跌倒就哪里爬起来，我一定会做的更好的。

相信自己，我能行。

　　第2篇会议筹备

　　2016年公司年终晚会策划方案

　　一、活动目的

　　1、加强管理者和员工之间的沟通﹑理解、信任，增强团队合作精神。

提高企业内部员工的向心力﹑凝聚力；提升员工对企业的认同感和归属感。

　　2、对2016年企业的发展成绩进行总结，并制定2017年各部门的总体规划，明确2017年度工作方向和目标。

　　3、表彰业绩优秀的员工，分享工作的经验和忠告，有效激励全体人员对2017年，新的梦想开始起航。

　　二、晚会主题事业梦想远航

　　三、内容、时间、地点

　　年终总结大会时间2017年1月19日下午1400点（地址***）；

　　年夜饭时间2014年1月19日1700（地址***）；文艺晚会时间2014年1月19日1900（地址**）；

　　四、参加人员公司全体员工

　　六、晚会组织由公司总经办统一组织、执行。

　　七、年终总结大会流程

　　1、进场播放2016年公司活动及员工短片（14点之前）

　　2、主持人开场白，介绍晚会流程。

　　3、董事长致辞，宣布2016年年终总结大会正式开始

　　4、各部门总结2016年展望2017年每月业绩目标

　　5、2016年优秀员工表彰（优秀党员、优秀员工）

　　6、结束

　　2016年年终晚会策划方案二

　　活动目的通过本次文艺晚会丰富员工的业余文化生活，活跃假前氛围；加强部门管理者和员工之间的团队合作精神；提高员工对企业的认同感和归属感。

为明年打下一个良好的精神基础，也为来年的生活和工作创个良好的精神环境。

为此，我公司将通过举办年终晚会，大家共聚一堂，表达对公司的美好祝福，并激励所有员工迈好新生活的第一步。

晚会的主题是“事业、梦想、远航”，着重突出一个“爱”字。

借这个晚会让全体员工再次感受公司大家庭的温暖以及美好回忆。

　　一、内容、时间、地点

　　1、年夜饭时间2014年1月19日1700（地址**）；年夜饭（准备就餐场地、播放歌曲、预算就餐费用***）

　　2、文艺晚会时间2016年1月19日1900（地址**）；

　　二、参加人员公司全体员工

　　三、活动具体实施

　　1、拟定责任人***

　　每次活动都必须有相应的一个负责人，对于此次的活动来说，人员较多，必须要统筹好所有的事情，所以在各个方面都要先拟定好负责人，这样有利于活动的正常开展。

　　2、宣传阶段***

　　给每位公司成员都发布这次活动的消息，并积极对此次活动进行宣传。

组织大家都报名参加此次活动，为活动更加热闹的展开，奠定一个人气基础。

　　3、节目准备工作

　　A、节目的收集，大力督促同事们参加此次活动。

每位员工都必须要参与其中。

　　B、为了让晚会更加精彩，每个部门必须2个以上节目，其中一个节目必须团队全体人员参与；

　　C、为了使晚会更加的丰富，在晚会的进行过程中会穿插入几个分段活动。

D、各个成员的活动都必须进行登记、安排。

并对每个节目都要跟踪、落实，以防现场出现演出事故。

　　E、晚会举办的前一个星期，节目策划小组要定出晚会的节目单，包括互动环节的节目，并模拟出晚会的情景。

主持稿，也要发给主持人，邀请嘉宾也要邀请好。

　　F、总结彩排，修改细节，同时现场布置方案也要出来

　　4、物品准备工作

　　a、道具、音箱和表演中的表演工具都要转备好；准备好舞台布置和其他一些效果装饰物（包括幕布奖品等）。

　　b、会场布置

　　（气球、彩带、礼品、抽奖箱的堆放、游戏所需的道具的摆放、餐桌排列、摆放评委牌、节目单、评分卡、水笔、计算器、统计表、卫生清理）c、花生、水果、红酒

　　四、活动流程

（1）、开场舞（勇往直前）

（2）、主持人开场，主持人**介绍特邀嘉宾评委**计分**摄影**节目奖金

　　一等奖1000元（1个）

　　二等奖800元（1个）

　　三等奖600元（1个）

　　优胜奖300元（3个）参与奖（礼品）

　　中途三轮游戏有礼品、嘉宾有礼品；（3）、董事长宣布晚会开始。

　　（4）、按照节目的流程，正式现场演出及现场活动。

（5）、表演结束后，评比团队前三名；优胜节目3个；（6）、发放年终奖金、宣布晚会结束，并对到场的各位嘉宾及同仁表示最衷心的感谢和祝福。

　　（7）、主持人安排负责清洁的人员留下，清理现场。

　　XXXXXXXXXX有限公司

　　2013年春节联欢晚会策划方案

　　第3篇会议筹备

　　会议筹备

　　会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排

　　会议议程制定

（1）列出参与者，明确目标

（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式

　　日程编制

（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定

（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式

　　议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。

会议地点选择要求

（1）交通便利

（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理

　　考虑因素

（1）会议目的形态

（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括

（1）所在地区情况

（2）会场环境（3）会议地点设施

　　对会议地点的检查有

（1）检查考虑中的会议场地

（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施

　　中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置常见排法有横排法竖排法左右排列法

　　传递方式当面告知电话传真书面形式电子邮件分发过程准备登记附清退目录装封发出方法提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序收集筛选加工审核发布

　　餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人

　　邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点

　　会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热

　　会议通用礼仪文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度

　　剔除的方法

（1）看来源

（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍标题一般反映信息内容与价值

　　信息分类要求

（1）科学性

（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性

　　分类方法

（1）字母分类法

（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法分类的依据是信息的特征

　　归类原则是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性准确性认定真实性

　　校核要求

（1）溯源法

（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法核对法依据最权威资料进行对照分析

　　逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析数理统计法对信息中的数据定性分析判断方法

（1）核对

（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理信息传递方向内向传递外向传递

　　内向传递形式

（1）信件

（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物外向传递形式

（1）信件

（2）新闻稿（3）发布会（4）声明信息传递要素

（1）信源

（2）信道（3）信宿

　　信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法

　　备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少沟通慢不便于交换看法报告针对特定利用者

　　通知是使用最广泛，频率最高具有很强的时间性

　　内部刊物介绍公司动态，业务进展沟通上下联系员工桥梁

　　信息传递方法

（1）语言传递

（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。

语言传递简洁直接快速及时受场地限制小但获取信息零乱较难存储

　　图表分柱状图用于统计数字比较饼状图多用于展示信息折线图用于比较性及趋势信息信息存储载体纸质载体磁性载体纸质载体使用最多方便阅读记载标准化

　　磁性载体

（1）软盘

（2）硬盘最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品存储系统

（1）集中管理系统

（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统集中管理系统具有便于实现科学化现代化具有整体性的特点存储程序

（1）登记

（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管信息编码由字母和数字组成基本编码

　　编码分为

（1）顺序编码法

（2）分组编码法采用十进位阿拉伯数字排列方法

（1）时间排列

（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列保存方法

（1）手工

（2）计算机（3）电子化（4）缩微品

　　档案分类是按来源时间内容形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作分类方法

（1）年度分类法

（2）组织机构分类法（3）问题分类法分类要求正确判定所属年度和所属机构

　　文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间

　　分析文档形成单位的情况

（1）单位大小

（2）稳定状况（3）界限清晰程度年度分类法使用最广

　　问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位

　　档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件类型

（1）归档文件目录

（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南档案保管期限

（1）长期16-50年

（2）短期15年以下（3）永久保管期限从文件产生形成后的第二年算起

　　分析档案价值

（1）分析来源

（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素分析档案的重要性独特性时效性价值由内容体现出来

　　纸质档案温度14度-20度相对湿度50%——65%变化在正负2度湿度正负5度档案日常管理

（1）建立制度

（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生会中服务

　　传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用

　　如何做好会议记录

（1）提前抵达会场，安排地方。

（2）迅速绘制座位图（3）提前参阅其他会议记录会议记录要求

（1）快速是基本要求

（2）纪实性是重要特征具体为真实准确突出重点会议简报分为报头报尾报核，标题要求简明醒目准确生动形式灵活

　　简报要求

（1）真实准确是其生命

（2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现（4）生动活泼信息分类按作用分为

（1）与会者信息

（2）指导宣传信息（3）议题性信息（4）主题内容信息（5）记录结果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息按会议信息保密性划分

（1）保密性信息

（2）内部性信息（3）公开性信息按传递方式划分

（1）讲话信息

（2）会议书面信息（3）会议声像信息收集信息要求齐全及时准确有效

　　确定会议信息搜集方法

（1）召集开会

（2）提供书面材料（3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退信息反馈方式口头书面会议反馈

　　会议值班内容电话记录接待记录值班日志

　　会议值班意义

（1）起着沟通内外，协调上下的作用

（2）保证重大事项指令精神的及时传达（3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率值班工作制度

（1）信息处理制度

（2）岗位责任制度（3）交接班制度会议善后

　　需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件

　　立卷归档的意义

（1）是文件转为档案的重要步骤和基础

（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础

　　不需要立卷归档的文件重份文件事务性临时性无查考价值的文件草稿修改稿

　　会议主要文件如领导讲话结论决议报告单独立卷，大会发言按日期立卷书面发言按单位地区立卷通知来往文书按时间立卷

　　大会文件按重要程度和时间排列

　　整理录音的技巧

（1）删除

（2）增加（3）修改（4）送审清理方法收销带存

　　会议文件保管分为长期短期永久三种

　　会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质注意正确区分保管期限办理好移交手续

　　会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件会议纪要的种类

（1）办公会议纪要

（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要拟写要求

（1）实事求是

（2）集中概括提炼归纳（3）条理清楚一目了然

　　会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。

绝密会议纪要只印发与领导

　　会议经费决算

（1）会议拟定开支预算

（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则

　　催办要求准确及时到位不可拖延断章取义搞本位主义

　　业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责综合信不过交叉性工作交由秘书部门联合会议决议由牵头部门负责领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位催办方式

（1）发文催办

（2）电话催办（3）派员催办

　　电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短

　　派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力对于难办事项可以采用会议催办

　　传达落实要求

（1）迅速果断保证质量

（2）忠于决策不打折扣（3）解放思想有创造性落实浏览景观一般分为人文景观和自然景观娱乐活动分为观看项目和参与项目

　　制定方案时注意

（1）安排好人员

（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社

　　在制定接待计划考虑客人的信仰忌讳身份性别年龄是否带有家属预定餐厅时注意事项确定好时间地点宴请人员桌次座次菜单

　　选择宾馆时考虑

（1）交通便利与否

（2）档次是否合适（3）环境是否优雅

　　正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。

根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由规模确定地点大小

　　撰拟出国申请内容

（1）路线

（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注办理护照的相关证件

（1）任务批件

（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照申办签证的途径

（1）我国大使馆和领事馆

（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆

　　商务旅行制订程序

（1）制订计划

（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证护照黄皮书出境登记卡的手续（5）订购机票

　　准备工作

（1）审查最佳旅程表

（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件相关证件（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料

　　办公室布置要求

（1）优先采用光线通风监督沟通占优的办公室

（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区

　　光线应来自桌子左上方和斜后上方

　　办公室布置三原则

（1）利于沟通

（2）协调舒适（3）便于监督协调要求

（1）连续性

（2）协同性（3）有序和谐

　　内部监督特点

（1）是种日常监督

（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳防止逆流交叉

　　布置程序

（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。

（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议信息保密工作

（1）口头信息

（2）书面信息（3）电子信息

　　保密信息内容

（1）人事信息

（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理印章种类

（1）单位印章

（2）单位印章（3）秘书公章单位印章是对外行使权利的标志

　　印章作用

（1）标志作用

（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用印章使用要求

（1）专人负责

（2）确保安全（3）防止污损

　　印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡

　　用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致印章取回销毁都应该有两人参与

　　上司交办事项

（1）会议通知

（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作公务接洽制度

（1）岗位责任制度

（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度汇报技巧

（1）问明情况及时报告

（2）作好记录避免失误

　　值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况保持工作的联系性有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料

　　电话是值班工作中使用最频繁的工具快汇汇票由秘书认购

　　零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费邮资茶点费停车费和少量办公用品费

　　文书形成程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发

　　上司临时交办事项特点

（1）广泛性

（2）临时性基本特点（3）具体性（4）紧迫性办理原则

（1）积极主动千方百计这是应有态度

（2）符合政策，灵活变通（3）有着落有回音要点记录法用于电话来访会议记录

　　详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议反应问题建议调查领导指示

　　用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类重而不急的，最后做C类，不重不急的

　　上司日志内容

（1）上司接待信息

（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息秘书日志内容

（1）上司所需秘书协助事宜

（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动

　　注意事项

（1）确保保密，只给上司授权的人查阅

（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。

检验办事效率原则

（1）工作质量

（2）工作速度（3）产生影响复命三注意

（1）不失真

（2）不吹嘘（3）不邀利

　　库存卡作用

（1）保证资金不被占用

（2）保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失（5）正确估计

　　库存概念

（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量

（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准订购数量以剩余库存量为基础

　　保管措施

（1）房间柜子上锁

（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大分量重的物品放置最下（5）小物品常用物放在较大物品前面（6）注意通风有良好照明选择供应商时考虑

（1）价格费用

（2）质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性

　　文书拟写

　　简报的特点简快新实

　　简报的类型

（1）会议简报

（2）动态简报（3）工作简报简报结构报头+报核+报核

　　简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字意向书的特点协商性灵活性简略性结构标题+正文+尾部订货单特点协约性严肃性结构标题+正文+尾部

　　商品说明书真实性科学性条理性通俗性

　　设计注意

（1）如实介绍真实可信

（2）抓住特征突出个性（3）语言简洁通俗明了（4）设计新颖美观大方报告特点汇报性陈述性

　　报告与请示的区别

（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复

（2）行文时限不同，请示必须事前。

（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭

　　会议纪录特点真实性资料性商务接待

　　接待规格高规格低规格对等高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层接待计划内容接待规格日程安排经费预算工作人员经费预算由接待规格人员数量活动内容确定接待计划的制订由接待规格制约

　　接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。

　　影响接待规格的因素

（1）双方关系

（2）突然变化（3）上次接待标准座次高低由司机身份决定

　　司机如是专职司机，上座为后排右座话别时间在半小时内为宜

　　接待计划主要项目

（1）陪同人员

（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算制订计划注意

（1）执行规章制度

（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作沟通工作特点

（1）非权利支配性

（2）非职责限定性（3）认同疏导性

　　沟通类型

（1）人与人沟通

（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通

　　网络沟通优势

（1）降低成本提高效率

（2）平等即时性强（3）有安全感制约性

（1）语言存在歧义

（2）