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档案工作实务考试大纲

第一章文件管理

第一节文件一、文件的概念与属性

（一）文件的概念

王健主编的《文书学》（21世纪档案学系列教材）中对文件定义作了如此表述:

文件是

指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是:

国

家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。

（二）公务文件的特点

1（公文由法定作者制发

2（公文具有法定的权威性和现行效用

3（公文具有规范的体式和特定的处理程序

二、文件的种类

（一）通用公文

通用公文一般是指党政机关的规范性文件。

1、命令（令）

2、公报、公告和通告

3、决定和决议

4、指示

5、意见、条例和规定

6、议案和报告

7、请示和批复

8、通知和通报

9、会议纪要

10、函

（二）事务文件

事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，

总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。

1、计划

2、总结

3、简报

4、工作要点

5、汇报提纲

第二节文件的形成与处理一（文件的拟写

（一）文件拟写的基础

1（领会意图，明确目的

2（调查研究，获取材料

3（总体构思，拟写提纲4（起草初稿，认真修改

（二）文件拟写的相关规范1（行文规范

2（结构规范

二、文书处理程序文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，

包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。

（一）收文处理

1（签收

2（登记

3（审核

4（分送

5（传阅

6（拟办

7（批办

8（承办

9（催办

10（注办

11（归档（销毁）

（二）发文处理

1（拟稿

2（核稿

3（签发

4（编号

5（缮印

6（校对

7（用印

8（登记

9（分发

第三节文件整理与归档

一、立卷

（一）立卷基础

1（立卷的概念和含义文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联

系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2、立卷特征及其运用

（二）立卷环节的选择1（部门立卷

2（文件处理部门与机关档案室结合立卷

（二）立卷的准备工作1（立卷工作会议

2（立卷业务培训

3（文件材料的收集和清理

4（机关档案室在立卷工作中的作用

（三）拟订（或修订）立卷类目

1、立卷类目的概念

2、立卷类目的拟制（修订）

3、立卷类目的结构和内容

（四）平时归卷

1（平时归卷的概念

2（平时归卷的目的

3（平时归卷的主要措施

（五）卷内文件的排列与编目

1（排列卷内文件

2（编页（件）号

3（填写卷内文件目录

4（填写卷内备考表

5（拟写案卷题名

6（填写案卷封面

7（装订案卷

（六）案卷的排列与编目

1（排列案卷

2（编制案卷号

3（编制案卷目录

二（组件

（一）组件的意义

1（有利于提高和控制档案的质量

2（有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率

3（便于深化档案信息资源的开发、利用和管理

4（更适应现代化的计算机管理

（二）组件的方法步骤

1（装订

2（分类

3（排列

4（编号

5（编目

6（装盒

三、归档

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围

（二）归档时间

（三）归档要求

（四）归档工作内容和步骤

第二章档案管理

第一节档案收集一、档案收集的内容和要求

档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

（一）档案收集的内容

1（档案室接收本单位需要归档的文件材料。

2（档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。

3（档案馆接收撤销机关的全部档案。

4（档案馆征集散存在社会上的档案。

5（档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。

（二）档案收集的要求

1（科学组织。

2（信息完整。

（结构优化。

4（标准控制。

二、档案室的收集

（一）加强对归档制度的宣传

（二）对文件形成的超前控制

（三）对文件积累、归档的监督和指导

（四）全面检查归档的质量

（五）加强平时收集工作

三、档案馆的收集

（一）档案馆的收集范围

1（各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围2（各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围3（中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围

（二）接收要求和手续

1.接收要求

2.交接文据

（三）现行机关档案的接收

1（接收期限

2（接收方法

（四）撤销机关档案的接收

（五）重大活动档案的接收

（六）社会散存档案的征集

第二节档案整理

一、档案整理概述

档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，

使之有序化的过程。

（一）档案整理的类型

1（系统排列和编目

2（局部调整

3（全过程整理

（二）档案整理的内容和步骤

1（区分全宗。

2（全宗内档案的分类。

3（立卷（组件）。

4（案卷（件）的排列。

5（档号的编制。

（三）档案整理的原则

1（保持文件之间的历史联系

2（充分利用原有的整理基础

3（便于档案的保管和利用

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

全宗的基本含义

（二）立档单位及其构成条件

（三）立档单位变化对全宗划分的影响1.政权更迭的全宗处理

2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理3.立档单位其他变化情况的全宗处理（四）全宗的补充形式

1.联合全宗

2.汇集全宗

3.档案汇集

（五）判定档案所属全宗

三、全宗内档案的分类

（一）分类的基本要求

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异

同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。

分类应遵循以下基本要求:

1.客观性。

2.逻辑性。

3.可操作性。

（二）分类方法

档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原

则”或“分类特征”。

1.年度分类法

2.组织机构分类法

3.问题分类法

4.门类分类法

5（职能分类法

（三）分类方案的编制

所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称

“分类大纲”。

1.机关全宗分类方案的编制

2.企业全宗分类方案的编制

四、档号和目录的编制

（一）档号编制原则

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档

号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

档号的编制应遵循以下原则:

1.唯一性原则。

2.合理性原则。

3.稳定性原则。

4.扩充性原则。

5.简单性原则。

（二）档号的结构

根据《档号编制规则》（DA/T13—94）的规定，档号结构分为三种。

《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了两种新的档号结构。

（三）档号的编制方法

1.全宗号的编制方法

2.案卷目录号的编制方法

3.类别号的编制方法

4.项目号的编制方法

5.案卷号的编制方法

6.件号的编制方法

7.页（张）号的编制方法

（四）目录的编制

第三节档案鉴定一、档案鉴定概述

（一）档案鉴定的内容

档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。

（二）档案价值鉴定的原则

1.从国家和人民的整体利益出发

2.全面的观点

3.历史的观点

4.发展的观点

（三）档案价值鉴定的标准

1.自身属性标准

2.社会需求标准

3.相对价值标准

二、档案保管期限表

档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的

一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

（一）档案保管期限表的类型

1.通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）2.专门档案保管期限表

3.同系统机关档案保管期限表

4.同类型机关档案保管期限表

5.机关档案保管期限表

（二）档案保管期限表的结构

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中

条款和保管期限是最基本的项目。

（三）档案保管期限的划分

档案保管期限是指对档案划定的存留年限。

根据国家现行规定，文书档案的保管期限分

永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。

三、档案鉴定的组织和方法

（一）档案鉴定的组织

（二）档案鉴定的方法

（三）档案销毁

档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

1.销毁清册

2.销毁方式

第四节档案保管与保护

一、档案保管的内容和要求

（一）档案保管的内容

档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行

科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。

1.档案库房管理

2.档案流动过程中的保护

3.保护档案的专门措施

（二）档案保管的基本要求

1.以防为主，防治结合

2.加强重点，照顾一般

二、档案保管的基本条件

（一）档案馆（室）建筑

1.档案馆建设规模和构成

2.档案馆的选址

3.档案馆的建筑设计

4.档案室用房

（二）其他保管条件

1.档案装具

2.档案保管设备

3.档案包装材料

三、档案库房管理

（一）档案装具的排列编号

（二）档案存放

（三）档案管理的应急处置

四、档案保护

档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。

（一）库房温、湿度的控制

《档案馆建筑设计规范》对于档案库房以及各类技术用房的温、湿度标准作出规定。

库房温、湿度的控制，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温、湿度控制在标准范围内。

（二）库房的“八防”措施

库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。

1.防火

2.防光

3.档案虫霉的防治

（三）档案修复

档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。

纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。

五、全宗卷

（一）全宗卷的编制原则和内容

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

（二）全宗卷的整理

整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

卷内文件材料按问题--时间进行系统排列，在此基础上编制卷内目录。

（三）全宗卷的管理

第五节档案检索

一、档案检索概述

（一）档案检索的内容

档案检索就是存储和查找档案信息的过程。

1.存储阶段的主要内容

档案检索存储阶段的主要内容包括两方面:

一是著录标引。

二是组织检索工具。

2.查找阶段的主要内容

档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节:

一是确定查找内容。

二是转换成检索标识。

（二）档案检索效率

检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。

1.查全率

2.查准率

二、档案著录

档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

（一）著录项目

档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。

根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）的规定，包括7个著录项目。

著录项目分为必要项目和选择项目。

其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类

号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。

其余为选择项目。

（二）标识符

标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。

1.著录用标识符

2.著录用标识符的使用规则

（三）著录条目格式

著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

1（段落符号式条目格式

2（表格式条目格式

（四）必要项目著录细则

1.正题名

2.责任者

3.时间项

4.分类号

5.档号

6.电子文档号

7（缩微号

8.主题词或关键词

三、档案标引

档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。

（一）分类标引

档案分类标引是对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。

根据《档案分类标引规则》（GB/T15418-1994），档案分类标引一般有以下程序:

1.研读分类法。

2.档案主题分析。

3.判定类别。

4.标引分类号。

5.审校。

（二）主题标引

主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。

根据《档案主题标引规

则》（DA/T19-1999），主题标引的步骤和方法有以下几方面:

1.审读档案

2.主题分析和主题概念的选定

3.选词标引

四、档案检索工具

档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、

指南等的统称。

（一）档案检索工具的种类

1.按体例分

2.按功能分

3.按载体形式分

（二）常用档案检索工具的编制

1.案卷文件目录

2.分类目录

3（主题目录

4（专题目录

5.人名目录

6.文号索引

7.全宗指南

8.档案馆指南

第六节档案统计

一、档案统计的内容和要求

（一）档案统计的内容

档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活

动。

档案统计工作的内容主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。

（二）档案统计的基本要求

1、准确性。

2、科学性。

3、时效性。

二、档案登记

档案登记是指登录档案和档案管理有关数据的过程。

档案登记是档案统计的基础，分为

档案数量与状况登记和档案利用登记两个方面。

（一）档案数量与状况登记

2.总登记簿

3.档案移交（接收）登记簿

4..全宗名册

5.全宗单

（二）档案利用登记

1.借阅档案登记簿

2.档案利用效果登记簿（表）

三、档案统计的步骤与方法

档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。

（一）档案统计设计

档案统计设计的主要内容有:

1（明确统计调查目的和指标。

2（确定统计调查的对象和观察单位。

3（确定统计调查的方法。

4（统计调查方式。

5（调查项目和调查表设计。

（二）档案统计调查

档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。

1.统计表报。

统计表报是各级档案行政管理部门和档案馆（室）按照一定和规定自上而

下地向同级和上级档案行政管理部门定期报送的统计材料。

2.专门调查。

专门调查是为了认识和解决某一专门问题而临时组织的调查。

（三）档案统计整理

档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。

统计整理的基本方法是统计分组。

（四）档案统计分析

档案统计分析是对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。

统计分析的方法包括以下几种:

1.对比分析。

2.相关分析与因果分析。

3.静态分析和动态分析。

4.综合分析。

5.系统分析。

第七节科技档案管理

一、科技档案的概念、特点和种类

（一）科技档案的概念

1980年，经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二条规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）将科技档案定义为“反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案”。

（二）科技档案的特点

1.专业性。

2.成套性。

3.现实性。

4.效益性。

（三）科技档案的种类

1.按产生领域分，可以分为基本建设档案、科学技术研究档案、产品档案、设备仪器档案等;

2.按行业分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等;

3.按记录形式和载体形态分，可分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像科技档案、电子科技档案、样品实物档案等。

二、科技档案的超前控制

（一）科技文件的形成

科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

1.科学技术研究文件的形成

2.工业产品档案的形成

3（基本建设文件的形成

4.设备仪器文件的形成

（二）科技文件的积累

1.科技文件积累的要求

2.科技文件积累的方法

（三）科技文件的管理措施

1.“三纳入”规定

2.档案部门参加项目验收制度

3.“四同步”管理

4.设备开箱验收制度

5（竣工图的编制规范

（四）科技文件的组卷

1.组卷的基本要求

2.组卷方法

3.案卷内科技文件材料的排列

4.卷内科技文件材料页号的编写

5.案卷封面的编制

6.卷内目录的编制

7.卷内备考表的编制

8、案卷的装订

（五）科技文件的归档

1.归档范围

2.归档时间

3.归档份数

4.归档要求和手续

（六）重大建设项目文件的归档

1.项目文件的整理要求

2.项目文件的归档

3.项目文件的归档审查

三、科技档案的整理

（一）科技档案的分类

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分

成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理

体系。

1.科技档案分类的基本要求

2.科技档案分类的方法

3.科技档案分类方法的实际应用

（二）科技档案案卷的排列

案卷排列应遵循分类排列的原则，即将属于同一类别的科技档案排列在一起，将不同类

别的科技档案分别排列，不同类别的科技档案有不同的排列方法。

（三）科技档案号的编制

科技档案号是档案馆（室）在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案

的一组代码，是存取科技档案的标记，它起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保

管和查阅科技档案的作用。

1.科技档案号的编制要求

2.科技档案号的编制方法

（四）科技档案案卷目录的编制

科技档案案卷目录是科技档案整理工作的成果，是由揭示科技档案特征的条目汇集而成

并按照一定次序编排的科技档案检索工具。

第八节会计档案、人事档案和特殊载体档案管理

一、会计档案管理

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

（一）会计核算材料的归档

1.归档范围

2.归档时间

3.归档要求和手续

（二）会计档案的整理

1.会计档案的分类

2.会计档案的组卷

3.会计档案的编目

（三）会计档案的鉴定与销毁

1.会计档案的鉴定

2.会计档案的销毁

二、人事档案管理

人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。

人事档案可分为干部档案和企业职工档案。

（一）人事档案的内容和分类

根据《干部档案工作条例》的规定，干部档案的内容分为十类。

企业职工档案的内容和分类与此基本相同。

（二）人事档案的收集

在人事管理活动中形成的人事档案材料，应在一个月之内移交到的人事档案室。

干部档案管理部门，接收干部任免、工资变动通知后，要及时将干部职务变动和工资变动的情况登记入档。

职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持职工档案的完整。

（三）人事档案的鉴定

1.价值性鉴定

2.完整性鉴定

3.真实性鉴定

（四）人事档案的整理

1.人事档案的分类排列

2.人事档案的编目

3.人事档案的装订

（五）人事档案的利用

（六）流动人员人事档案的管理

1996年12月，中共中央组织部、国家人事部发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》，对流动人员人事档案的管理作了具体规定。

1.流动人员人事档案的范围

2.流动人员人事档案管理机构

3.流动人员人事档案的转递

三、特殊载体档案管理

特殊载体档案是指除纸质以外的其他载体形式的档案。

（一）照片档案管理

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的规定。

1（照片档案的收集

2（照片档案的整理

3（照片档案的保管

（二）磁性载体档案管理

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。

《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对磁性载体文件的归档、磁性载体档案管理与保护作了具体规定。

1.磁性载体文件的归档

2.磁性载体档案的整理编目

3.磁性载体档案贮存与保护

（三）印章档案管理

印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

印章档案可分为实用印章和艺术印章。

1（印章档案的收集

2（印章档案保管期限的划分

3（印章档案的整理

第三章档案信息资源的开发利用

第一节档案信息资源开发利用概述

一、档案信息资源开发利用的含义

档案信息资源是指通过人类的参与而获取的可利用的档案信息，包括档案原件和各种档案信息开发的成果（如档案目录、档案文献汇编、档案参考资料和档案复制件等）。

档案信息资源开发利用的含义。

二、档案信息资源开发利用的基本原则

（一）服务原则

（二）开放原则

（三）法制原则

（四）效益原则

三、档案信息资源开发利用的主要内容

（一）不断充实档

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