发文管理系统的设计与实现.docx

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发文管理系统的设计与实现

合肥学院

2012届毕业设计（论文）

设计（论文）题目

发文管理系统的设计与实现

院系名称

计算机科学与技术系

专业（班级）

计算机科学与技术

2008级本科2班

姓名（学号）

（0804012002）

指导教师

刘登胜

系负责人

袁暋

二O年一二年三月十四日

摘要

随着信息技术的蓬勃发展，尤其是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术、数据库技术及自动化技术的日新月异，为办公自动化的发展提供了广阔的空间。

传统的办公模式中公文流转速度较慢，安全性不够，对公文信息的处理、统计、分析较烦琐，在沟通、协作和控制等方面存在不足。

办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门的办公质量和办公效率，提高决策的科学性和正确性，提高领导者的管理水平，推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。

论文首先介绍了办公自动化、发文管理系统的定义，OA中发文管理的发展现状和发展趋势，通过分析发文管理化系统的功能需求，结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比，确定本以系统的最佳开发和运行平台为B/S的ASP.NET和SQL的发文管理系统。

机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势、并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。

把日常办公所需要处理的事务尽可能多地放到计算机里，用一种相对简洁的方式来处理，计算机会自动记录下与处理过程、处理结果相关的数据和文字，在需要时候呈现也来，主要是实现一个集成的办公环境，让所有的工作人员能够利用网络实现协同工作和信息管理。

关键字：

B/S架构,ASP.NET,发文管理系统

Abstract

WiththeflourishingdevelopmentofIT,thesuddentransformationofcomputer,network,multimediaandautomaticcreatescapaciousroomforOA.Asweallknow,thefluxionofthefileisdeficientanddonotbearsecurityinconventionalmode.Inaddition,dealingwithfile,makingstatisticanddoingsomeanalysisforfileareveryfussy.Thedeficiencyinaspectsofcommunication,co-operationandcontrolisobviousaswell.Asaresult,OAwillplaysaimportroleinimprovingtheefficiencyingovernmentandenterprisedailyaffair,enhancingprescienceinmakingdecision,developingthelevelofmanagementandpromotingtheconstruction.

Firstly,thethesisexplainsthedefinition,describestheactualityandforeseesthetrendofOAandfile-sendingmanagement.Secondly,thebestmodefordevelopmentisconfirmedwhichisbasedonB/SarchitecturewithASP.NETandSQL.

ThedemandforOAingovernmentandenterpriseisincreasinglyaskedforsothatbuildinguptheplatformbearingtheadvanceofnetworkbecomesexigent.ThisplatformwillofferakindofinformationnetworkonwhichOAcanoperate.IncourseofOAowingtocomputer,thedailyaffairisdealtwithbycomputerinabetterwayasmanyaspossible.Computercanrecordthedataincourseofprocessing.Therealizationofcircumstanceinhandlingofficialbusinesswillworkinorderthatallstaffcanco-operateandmanageinformationbymeansofnetwork.

Keywords:

B/SArchitecture,ASP.NET,SendingFileManagementSystem

第一章绪论

本章主要讲述了该系统的概述、研究的意义及其本论文的主要工作。

1.1概述

本系统强调的是发文办理这块，但是发文管理系统又是基于办公自动化中的一个子系统，所以在介绍时必须先了解什么是办公自动化。

办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）于20世纪50年代提出，在80年代至90年代得到了飞速的发展。

办公自动化是以先进的科学技术、信息、技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。

通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。

通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

发文管理系统主要围绕公文管理与用户管理以及他们之间的互动进行操作的。

系统力求急时发布公文信息，让用户及管理员及时、迅速的了解最新的公文发布。

实现操作能及时的看到需要通知的文件办理的详细信息，并可以让领导者审核。

通过ASP.NET实现页面设计，ADO.NET驱动实现数据库的连接，根据用户所进行的操作对数据库进行相应的操作，完成对文件信息、用户信息或其他信息的浏览，文件信息的维护或用户信息的维护等。

本论文的选题源自实际的工作需要。

多年以来,办公自动化的发展没有取得预期的成就,既有外部客观条件的不成熟。

首先,应用办公自动化产品的多数用户单位的计算机基础设施建设尚不完善,仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理,或者利用网络进行简单的邮件交换,这并不能大幅度提高用户的工作效率;其次,开发的软件功能过于单一,长期以来成熟的办公自动化软件产品还主要是以文字,表格处理为主,没有将用户其它方面,尤其是业务处理的需求结合在办公自动化系统中;第三,用户在计算机应用方面的基础较差,积极性不高,也是制约办公自动化普及的重要原因之一;第四,对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区,过于片面强调办公过程的自动化,如前一时期非常盛行的"无纸化办公",使办公自动化产品出现了偏差,总在幻想办公过程的智能化,偏离了用户的实际需求。

事实上,办公自动化中对于文挡管理的重要性远远大于文字处理和表格处理。

现如今信息化步伐的进一步加快。

需要将电子政务的范围延伸到领域的呼声越来越高,因此迫切需要有一套系统不仅能够将电子公文直接在网上传送领域,还能够实现单位与单位、及部门与部门之间信息交流,发文服务系统就是在这样一个背景下产生的。

综上所述，发文管理系统从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。

知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。

知识是企业网络上传递的最有价值的信息。

对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。

第三代OA帮助企业从HowTo的过程转变到KnowHow的过程，即将其于办公自动化系统的发文管理系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。

1.2研究意义

应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。

在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：

一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；三是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。

随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。

发文管理系统可以规范工作管理，提高整体效率,解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。

同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。

整合信息资源，实现知识管理。

打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。

办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。

随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。

通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。

通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效率。

1.3本论文的主要工作

发文管理系统是针对办公管理中的文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便、工作中出现的脱节、延误、错办等问题，开发的一套使用于办公管理中的自动化系统，它实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，在此基础上更为文件收发处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向企业现有知识学习、交流。

使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的地程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。

本论文首先介绍了发文管理系统的概要，通过分析发文管理系统的功能需求，确定本系统的开发平台，之后结合发文管理系统设计思想和需求分析划分系统的功能模块并逐一描述每个子模块在系统办公网络中各个方面的实现过程和实际应用。

同时针对发文管理系统的界面、操作、安全的设计和实现都采用了图文并貌的形式进行了详细的描述。

最后就该系统的测试、运行、维护进行了追踪观察和总结分析。

第二章系统分析

本章主要针对开发本系统进行分析，包括可行性分析、需求分析、平台选择、UML用例分析，其中简单介绍了UML用例图简介；根据UML用例分析图画出本系统的数据流图。

2.1可行性分析

发文管理系统是基于C#平台

开发被广泛应用于数据库开发和操作的一套成熟的软件平台，而且它对于一个小型的数据库处理具有不可比拟的优点和简单方便，所以操作可行性方面是可行的。

开发出来的界面也是十分容易使用的，具有简单、容易上手的特点。

管理系统把文件和用户角色的信息贮存在数据库里，然后经过对数据访问控件设计，使数据显示在需要的窗口内。

数据访问控件（ADODataSet、ADOQuery、ADOTable）协调操作完全可以实现本系统要求达到的各种功能。

发文管理系统是一个不会直接产生经济效益的投资，但是能够节省人员资源的消耗和浪费，从而节约成本，提高效率。

从成本效益角度来观察，这个系统的开发成本不是很高，在使用后，能够起到的作用也是十分可观的。

这种方式以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，提供良好的办公操作环境。

完成了办公信息载体从原始纸介质方式向比特方式的飞跃。

本设计的系统是针对企业、机关办公中存在的住处不畅、效率低下、操作不规范等一系列问题，用信息化手段和新一代的管理思想，提供了强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念、知识化管理的思想带入办公生活，帮助工作单位实现信息化程度的全面提升。

2.2需求分析

面对激烈的市场竞争，企业需要采用以网络为中心的信息技术，跨越组织模式、地理空间的限制，实现不同部门间的协同工作，解决组织内部协作困难、效率低下，资源得不到有效利用等问题。

发文管理系统是整个企业办公系统（OA）的重要组成部分,发文管理系统是企业办公系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，主要围绕公文管理与用户管理以及他们之间的互动进行操作的。

系统力求急时发布公文信息，让用户及管理员及时、迅速的了解最新的公文发布。

实现操作能及时的看到需要通知的文件办理的详细信息，并可以让领导者审核。

通过ASP.NET实现页面设计，ADO.NET驱动实现数据库的连接，根据用户所进行的操作对数据库进行相应的操作，完成对文件信息、用户信息或其他信息的浏览，文件信息的维护或用户信息的维护等。

为了提高了公司整体办公效率，需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。

随着计算机技术、网络技术的迅速发展以及系统科学、管理科学的引进，在现有的公司内部网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统己成为可能，这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。

该管理系统的系统目标如下：

1.用户界面。

系统采用统一简洁的用户界面，并根据使用者身份，动态显示相应操作界面。

使用者可通过每个模块界面上的操作、查看、查询3类功能，方便快捷地完成所需工作。

2.办公流程。

在公文流转中，使用者根据不同文件可以自行定义文件的传递流程；在文件的流转过程中可以根据文件的批阅情况调整文件的流程，与用户自定义表单结合使用以提高系统适应企业实际情况的灵活性、可扩充性及可维护性。

3.查询。

系统不仅提供Notes自身支持的全文检索功能，同时增加了能满足各自不同条件查询的通用查询能力，可以方便查找满足条件的文档。

4.安全机制。

在办公网络的安全性管理中，除硬件、网络、操作系统的安全性外，系统提供LotusDomino/Note自身的7层安全机制，包括身份验证、ROX加密、权限控制等。

2.3使用UML用例图描述发文管理系统的需求

UML是一种基于面向对象的可视化建模语言。

它提供了丰富的用图形符号表示的模型元素，这些标准的图形符号隐含了UML的语法，而由这些图形符号组成的各种模型，则给出了UML的语义。

它的简单、一致、通用的定义，使开发者能在语义上取得一致，消除了因人而异的表达式方法所造成的影响。

用例图用来描述系统与用户之间的相互作用,也可以说它是从用户角度出发对如何使用系统的描述,下面简单介绍关于用例图的有关概念.

1．角色

角色代表了某一事件发生的参与者,用一个小人表示。

在通常的系统项目中,角色常被用来代表使用系统的用户（管理员,用户等）,但角色的作用并不局限于此,它也可以用来代表与系统交互的其他实体。

2．用例

用例代表系统可以实现的功能,通常一个用例代表一组功能,它实质上规定了系统实现功能的范围。

在实际项目开发过程中,一个项目中往往涉及很多个用例,此时需要将其他解成若干个子系统实现,以便于理解.在UML中,用例用一个椭圆表示。

3．用例图

当角色与用例发生某种关系时,就可以用一个图将它们关联起来,这就是用例图,如图2-1所示:

图2-1

从图中可以看到,角色与用例之间使用一个带箭头的实现连接,箭头方向代表使用者与被使用者关系。

2.4用例分析

前面已简单介绍过有关用例的概念，现在针对该系统进行详细的用例分析。

发文管理系统允许用户有两种身份，用户与管理员，两种身份操作起来也很方便，快捷。

用户注册再登录后，就可以修改个人资料，建立发文，和查询待发文的详细资料，发文的任何人或管理员都可以看到。

这些用户和文件的基本信息都由超级管理员对其统一管理。

发文系统的用例图如图2-2所示：

用例图建立完成后，下面是编写用例描述，用例描述也就是对系统各个功能进行描述。

1．用户管理

如果用户需要发送文件，或有条件的查询文件的详细信息，就必须先注册成为本系统的用户，此模块就是专门针对用户登记而设计的。

成为超级管理员后就可以通过此模块添加，删除，更新，查看用户的详细信息。

用户的信息会显示在前台页面中。

2．文件管理

此功能必须在用户成功登录后才能使用，用于自己发布本单位或部门的文件，发布的文件信息会显示在前台页面中。

3．角色管理

此模块只有管理员才允许使用，用来对角色的信息进行维护，包括添加，删除，更新，查看用户的操作权限，角色的权限信息会显示在前台页面中。

4．工作计划管理

此功能必须在用户成功登录后才能使用，用户可以通过此模块有条件的查询其日常工作计划的详细信息，并且可以修改和添加当前日期之后的工作计划内容。

日志计划的详细信息会显示在前台页面中。

5．系统日志管理

此功能必须在用户成功登录后才能使用，用户可以通过此模块有条件的查询其登录数据库和登录系统时的错误提示的详细信息。

日志的信息会显示在前台页面中。

图2-2发文系统用例分析图

2.5数据流分析图

根据以上分析，得也本系统的数据流DFD图如2-3所示：

图　2-3发文系统DFD图

2.6数据字典

用户＝登录名＋用户编号＋真实姓名＋密码＋所在部门编号＋角色编号；

部门＝部门编号＋部门名称；

角色＝角色编号＋角色名称；

公文＝公文编号＋公文标题＋公文内容＋来源用户登录名＋送达用户名＋附件文件名＋公文状态编号；

公文状态＝状态编号＋状态描述；

工作计划=计划编号+用户登录名+计划日期+计划内容；

菜单树=节点编号+父节点编号+节点文字+节点URL+节点对应权限。

第三章系统概要设计

在本章中，主要针对该系统的模块划分以及前、后台功能模块介绍，得出前、后台功能结构图；由前、后台功能结构图，得出本系统的整体流程图。

在数据库设计中，详细介绍了如何创建数据库、数据表、以及E-R图；在整个设计中，最主要是如何连接数据库，在本设计中，采用的是ADO.NET是统一的数据访问模型，以此来连接数据库，实现对数据库的操作。

3.1设计思想

本系统的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段，依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。

1.合理设定角色，控制每一种角色的使用权限。

让系统可以分辨出超级管理员、经理和普通用户；

2.管理人员可以随时根据实际情况修改数据库中的文件的数据信息资料，使信息的更新及时、准确；

3.文件的资料可以由管理人员添加和删除，普通用户只可以查看，经理只可以审阅、查看文件；

4.登录者的个人资料可以方便地增加、删除和修改。

并且文件信息和人员信息之间可以随意切换；

5.提供直接信息让员工可以一目了然，清楚了解最新文件的办理情况；

6.查找功能方便管理人员了解各个文件的统计和传发，便于统一管理，及时调整。

系统设计了几个通用的接口,供发文系统和其他服务器进行调用。

这些接口都是跨平台的,只要实现接口,就能接入到本网络中进行通信。

系统充分应用了XML、WebService和ASP.NET等技术,提高了系统的工作效率和可扩充性该系统在各项设计确定后，就可以根据这个系统的特点确定系统的开发模式，然后就可以编写代码了。

通过对系统的基本分析后，准备使用ASP.NET+SQLServer的开发模式进行开发。

3.2发文管理系统的功能

1.支持远程办公与异地办公：

OA提供了完善的远程办公解决方案，不仅可以实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可以实现出差领导、人员异地办公。

2.强大的企业信息集成功能：

提供与现有系统数据集成功能，实现与现有业务系统的完美接合，企业的全体员工都可以在这种开放式的系统中通过信息的发布、交流实现知识的获得和积累，成为集成企业各种业务系统和信息系统、进行协同办公的平台，实现企业信息动态交流的内部门户。

3.灵活完备的公文处理流程：

用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。

同时用户还可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。

4.管理简单，易于安装、维护：

办公自动化系统以企事业单位的Intranet/Internet为基础，采用B/S结构，通过Web浏览器，使系统易于安装和维护。

5.提供强大的安全管理支持：

系统针对不同用户，不仅对每个功能操作进行授权管理，还可对操作的进行使用级别授权，通过多级安全控制确保系统安全可靠运行和数据的严格保密。

3.3模块划分

结合第二章的分析，下面我们对发文管理系统的功能模块进行分解。

我们将以面向对象的视角进行功能分解，按此思想把功能分解为两大部分：

3.3.1前台功能模块

综合以上的分析，得出前台功能结构图，如图3-1所示，前台的主要功能模块划分；“用户管理”模块是对用户注册与登录网站时的身份进行验证；“角色权限管理”模块主要是超级管理员对普通用户和经理的个人信息进行管理,如修改和删除变通用户的密码用个人资料；“工作计划管理”功能只有注册用户才能享有，可以有条件的查询自己的工作计划；“公文管理功能”是任何登录用户都具备的功能，可以进行起草，浏览，修改自己权限内的的发文。

图3-1前台功能结构图

3.3.2后台功能模块

•超级管理员登录:

验证超级管理员的身份，提供进入后台的一个入口；

•文件管理功能：

用来管理所有撰发，以及其他用户撰发给自己的文件的信息；

•用户管理功能：

管理会员以及资助者的信息；

•添加计划功能：

添加自己的计划信息；

•查看日志功能：

查看系统日志情况；

•权限管理功能：

管理本网站会员角色信息。

•部门管理功能：

管理部门信息。

综合以上的分析，得出后台功能结构图，如图3-2所示,后台功能主要是管理员对整个系统的管理功能，包括身份验证、文件管理、用户管理、计划管理和部门管理。

身份验证模块可以完成对管理员的身份的检验工作，非用户不允许登录；文件管理主要是对文件的资料进行维护，包括查看，添加，修改和删除操作；用户管理是对已注册用户的信息维护，包括添加与删除操作；计划管理是用来制定和修改当前日及当前日期之后的工作计划信息；日志管理是用户对登录时系统提示的错误信息进行查看操作。

图3-2后台功能结构图

3.4整体流程图

综合以上的前台与后台模块划分以及各个模块的功能分析，将本系统的流程图如图3-3所示，描述如下：

图3-3整体流程图

3.5数据库设计

数据库设计是建立数据库及其应用系统的技术，是信息系统开发和建设中的核心技术，具体说，数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求（信息要求和处理要求）。

3.5.1数据库概念设计

E-R图（Entity-Relationship）是设计数据库的有效工具，这种设计工具可以把E-R模型直接转换