清河街道档案综合管理制度.docx
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清河街道档案综合管理制度
清河街道档案综合管理制度
清河街道档案室
二○一七年七月
目 录
档案工作领导小组组织机构、任务
一、组织机构：
为加强对档案工作的统一领导，街道成立由办事处主任为组长，街道办公室主任为副组长，街道工委办公室主任、民政科长、居民科长、财务科长和专兼职档案工作人员组成的街道档案工作领导小组。
具体人员如下：
组长：
米 佳（街道党工委书记）
副组长：
贾晓峰（街道办公室主任）
成员：
程 莉（工委办公室主任）
关颖（民政科科长）
王英环（社区建设科科长）
隋耀卫（财务科科长）
王 华（专职档案员）
杨 玲（兼职档案员）
潘 静（兼职档案员）
李俊岩（兼职档案员）
刘 瑞（兼职档案员）
二、领导小组任务：
认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》。
对街道档案工作实行统一领导，将档案工作纳入年度工作计划，工委扩大会、主任办公会会议日程，综合管理、组织协调、监督指导。
三、专、兼职档案工作人员任务
1．街道专职档案工作人员负责对机关以及社区居委会的档案工作进行指导与监督，负责机关综合档案室的业务建设和管理工作。
2．街道机关各科室及设立的临时性机构，其文书档案工作，要指定专人负责，要接受办事处办公室的指导，并做好文件的起草、印发、收集、整理，在每年四月之前，送交档案室审核归档。
3．社区建设科负责指导社区居委会的兼职档案工作人员，对每年产生的文书、科技、设备、声像档案材料进行收集、整理、归档、保管。
4．街道财务科负责对机关、便民服务中心、社区服务中心、城市运行服务中心财务档案的整理和指导。
分管档案工作领导岗位职责
1．街道办事处主任直管档案工作，兼街道档案工作领导小组组长。
2．加强对档案工作的领导，了解听取档案工作情况汇报，负责与工委沟通和协调解决档案工作中的各种问题，使档案工作同机关各项工作同步发展。
3．认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》，不断提高全员的档案意识，加快依法治档的步伐，使档案工作逐步达到制度化、规范化、科学化、标准化。
4．领导综合档案室工作干部，有计划的组织专职档案人员开展培训，不断提高他们的政治、业务水平，使他们成为街道档案工作的骨干力量。
5．关心档案工作人员的工作和生活，帮助解决实际问题，充分调动他们做好各项工作的积极性。
主管档案工作领导岗位职责
1．街道办公室主任主抓街道档案管理工作，兼街道档案工作领导小组副组长。
2．定期召开档案领导小组会，制定计划并研究解决档案工作中的问题，组织档案人员学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，不断提高专兼职档案人员的档案意识。
3．协调各科室及各社区居委会的档案工作，加强和深化各科室与档案室的相互联系，充分发挥档案管理的网络作用，不断提高档案工作水平。
4．定期向主管领导汇报档案工作情况，遇到重要问题随时请示、汇报。
5．督促档案工作人员做好档案室的建设、规划及对各部门的监督指导。
机关综合档案室职责
1．对单位各种门类和载体的档案及档案信息实行集中统一管理。
2．接收和保管本机关交来的档案材料，进行必要的鉴定、整理、统计、编目和研究。
3．积极主动地搞好档案的开发利用，热情为每一位来访者服务，全面熟悉掌握档案业务，开展目录交流、电话代查、复制文件、开据证明、送卷上门、提供咨询等项服务。
4．按区档案局要求，定期将永久和长期保存价值的档案向区档案馆移交。
5．认真抓好培训工作，对机关各部门及各社区居委会的档案工作进行业务指导、监督和检查，对兼职档案人员进行档案业务培训及业务工作考核。
专职档案工作人员岗位职责
1、认真学习政治理论和国家的法律、法规。
坚持学习《中华人民共和国档案法》及有关的法律规定，认真履行自己的工作职责。
2、树立全心全意为人民服务的思想，具有不为名、不为利、埋头苦干，甘当“老黄牛”自我献身精神，积极主动、诚恳热情的服务态度。
3、具有坚定的事业心、耐心细致的工作作风和主人翁的实干精神。
真正做到踏踏实实、埋头苦干。
4、努力学习科学文化知识和档案专业知识，不断提高自己的工作水平。
努力学习档案管理理论，掌握现代档案管理的技能和方法。
5、档案人员必须遵守纪律，严格按照《档案法》的各项规定，认真做好档案收集、整理、立卷、归档的每一环节的工作。
坚持执行集中统一管理档案的原则，自觉执行和维护正常的档案管理秩序。
6、档案人员应具有高度的政治责任感，严格的保密观念和保密习惯，为确保档案绝对安全做出积极的努力。
7、档案专职人员负责定期或不定期组织科室及所属事业单位、社区居委会的兼职档案人员学习档案业务知识和保密知识。
负责布置档案保密工作任务并监督各科室按档案保密制度执行。
8、专职档案人员负责及时指导和督促兼职档案人员各类档案的收集、整理、立卷、归档任务。
9、专职档案人员都应积极参加档案工作会议和各项活动。
档案管理部门负责将参加情况和任务完成情况列入机关考核制度。
对认真或不认真执行档案管理制度的档案人员，报请主管领导或档案工作管理小组对其给予表彰或批评。
兼职档案工作人员职责
1．兼职档案工作人员应熟悉本部门业务和工作职责，深入理解归档范围，基本掌握文书档案的归档方法。
2．按照街道档案工作要求和文书档案（件）归档整理办法，及时收集整理本科室的归档文件材料及其它载体的档案材料，做好科室大事记录。
3．在归档工作中，要积极主动、认真负责、保质保量，并按时向档案室移交归档文件，做好每年的归档工作。
4．积极参加档案业务培训、档案工作评比和有关会议。
清河街道档案工作目标考核及表彰制度
为了进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法及实施办法》，不断提高我街道档案综合管理水平，做好档案管理工作，实现档案工作规范化、制度化、科学化，制定以下考核制度：
一、考核办法：
１．全面检查。
街道档案工作领导小组档案室每年七月份对上一年机关各科室立卷归档工作进行检查，合格后方能参加年终评比。
２．重点检查。
根据街道实际情况，对档案人员调整的科室进行重点检查，通过检查发现问题，加强业务指导培训，保证案卷质量。
３．每年召开一次档案评比表彰大会，对在档案工作中做出成绩的先进科室、先进个人进行表彰。
4．不定期召开专兼职档案人员业务工作交流大会，进行技能技巧竞赛、《档案法》知识有奖竞赛等。
二、考核内容：
１．各科室（含临时设置的办公室）文件材料是否按时归档、门类是否齐全及归档质量是否符合要求。
2．是否认真贯彻执行了档案工作的有关规章制度。
3．档案人员是否熟悉掌握了本部门的工作职责、归档范围及保管期限。
4．档案人员是否能够根据本部门的工作情况及时调整和补充归档范围，以保证归档范围的完整和全面。
5．档案工作人员是否参加了档案业务培训、业务工作交流会。
三、先进科室、先进个人评比条件
１．重视关心档案工作，认真执行国家《档案法》，为街道档案工作做出成绩。
２．落实科（室）兼职档案工作人员，保持相对稳定，积极协助档案工作人员开展工作，按时完成任务。
3．熟悉本科（室）文书档案归档范围，积极收集材料，挖掘素材，做到资料齐、素材多、归档及时、保质保量。
4．保证档案材料完整无损，做到无丢失、无霉烂、无损坏。
5．专（兼）职档案人员，一年以上者方可参加评比。
清河街道档案工作目标考核表
序号
科室
档案员
考核项目
考
核
得
分
按时归档
门类齐全
案卷质量
培训学习
1
党工委办公室
2
人民武装部
3
组织部
4
纪检监察办公室
5
宣传部
6
工青妇
7
综合治理工作部
8
安全生产办公室
9
办事处办公室（信访办公室）
10
财务科
11
人口与计划生育办公室
12
城市管理科
13
城市服务管理指挥分中心
14
劳动保障科
15
社区建设科
16
民政科
17
公共事业管理科
18
便民服务中心
19
社区服务中心
20
城市运行服务中心
21
司法所
22
统计所
档案借阅制度
一、档案室人员要熟悉室藏，了解和掌握利用需要，积极主动地开展档案资料的提供利用，同时保证室藏档案资料的绝对安全。
二、本机关人员查阅档案，要在阅览室进行，一般不外借，需要外借或查阅重要及需保密的档案，必须经主管领导批准，外借档案需按期归还。
对归还的档案，工作人员要进行检查，确保档案的整洁、完整。
对查阅重要及保密档案的人员，需经办事处办公室主任同意后并视查阅内容报请主要领导后方可查阅。
三、外单位人员利用档案，需持单位介绍信，并经本单位或部门领导批准，只限在阅览室查阅，不允许带出，
四、利用者要爱护档案，不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠，不得抽拆文件、私自带走文件，如发现上述情况，要按《档案法》规定追究责任。
五、利用者未经档案人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制，如需出具证明，由档案人员办理。
六、凡利用档案者，均需履行借阅手续，各科查、借阅档案时，科员须经科长签字，科长须经主管领导签字，并填写借阅登记表，借阅时要填写利用目的及效果，事后，利用者应及时将利用效果反馈档案室。
七、档案室要做好档案利用统计工作。
档案保密制度
一、档案工作人员必须有严格的保密观念、认真执行《档案法》和《保密法》，严守党和国家的机密，保证档案的绝对安全。
二、档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求，钥匙由专人管理，出库及时锁门。
三、非档案室人员未经允许，不得进入档案库房。
四、根据上级有关规定，要及时划分、调整档案密级，严格执行档案借阅制度；利用档案者必须履行借阅档案的批准手续，正确处理利用和保密的关系；档案工作人员不得擅自向当事人提供档案内容。
五、严格执行档案鉴定销毁制度，销毁档案时，要有专人负责，并在指定地点销毁。
六、任何人不得擅自将档案带出档案室，严禁在公共场所谈论需保密的档案内容，做到不失密、不泄密。
档案保管制度
档案是党和国家的宝贵财富。
为了做好档案保管工作，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全，特制定如下保管制度：
一、设置档案专用库房，库房内配备适用的装具，有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。
二、库房内的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类编号，做到柜架排列有序，分门类、载体、并按档号顺序存放。
三、档案库房要定期清扫，不得存放与档案无关的物品，保持清洁卫生。
四、库房内各种电器闸门要安全可靠，下班时要关闭所有电器，库房周围要断绝火源，库内严禁吸烟。
五、要坚持档案库房温湿度记录，努力控制库房内温湿度，力争达到标准温湿度要求（温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。
六、要定期检查档案保管情况，核对归档及案卷目录，对破坏或字迹褪变的档案要及时补修、复制或做其它技术处理。
对空缺的档案及时查找和催还。
七、档案管理人员调阅、搬运档案资料，要轻拿轻放，严禁搓揉、撕裂，以减少档案的机械磨损。
归还档案后，要及时放回原处。
八、建立健全全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记统计工作。
九、有效地改善保管工作，配置足够的装具、用具，加强档案的安全保护，按照国家档案局的规定，使用合格的纸、笔、墨、卷皮、卷页、卷盒等。
档案鉴定销毁制度
一、根据本单位制定的各种档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
二、档案的鉴定工作，应在本单位主管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门人员共同组成鉴定小组，并按规定进行。
三、鉴定小组按规定，对已过期的档案进行鉴定，要贯彻“审查从细、留存从宽”的原则确定销毁的档案，要编制销毁清册，写出鉴定报告，报本单位主管领导批准。
四、销毁档案时，应有两人以上进行监送和监销，在指定地点销毁。
五、档案销毁后，监销人应在销毁清册上签名，写清日期。
档案人员要在案卷目录上注明“已销毁”字样，并将批准销毁的鉴定报告、销毁清册审批表、销毁清册，一并归入全宗卷。
档案室防火制度
为进一步保证档案库房的安全，特制定如下防火制度：
一、档案库房必须配备灭火栓及灭火设施，对灭火设备要定期进行检查更换，确保安全有效。
二、定期在全机关进行防火教育，提高全体人员的防火意识，对机关内存在的隐患及时进行处理，保证档案库房安全。
三、档案室内严禁吸烟。
四、库房管理人员严禁将钥匙外借，遇有特殊情况，请示领导批准后进行移交。
五、定期开展防火检查工作，节假日前，由街道办公室统一组织检查。
档案统计制度
一、准确记录档案的收进、整理、鉴定、保管、移出等情况。
二、及时编制归档目录、案卷目录、专题目录等检索工具。
三、做好档案的统计及各种登记，包括室藏情况统计、利用情况统计、档案移交登记、档案室藏登记、档案销毁登记和借阅史料登记等。
四、专职档案人员要了解掌握档案工作基本情况、认真做好统计年报并及时报送上级机关，为有关部门和领导提供可靠的数字、数据资料。
五、积极拓展档案的信息资源，开展多种形式的档案利用服务，主要包括：
档案查阅、外借使用、编辑档案史料、电话查询、上门服务交流、出具证明等。
外出学习开会人员带回材料归档制度
一、为了保证我街道档案材料的齐全完整，各级领导及科室人员外出开会、学习、考察所带回的文件材料要及时收集、整理。
二、科室负责人及科员外出开会、学习、考察所带回的文件材料交科室兼职档案人员统一保管；工委、办事处领导外出开会、学习、考察所带回的文件材料，交于所涉及的科室兼职档案人员；如文件所涉及的内容为综合性、全局性工作，交党工委办公室或办事处办公室档案人员。
三、外出人员所带回的文件材料应在开会、学习、考察结束后两周内交给档案人员。
如文件材料为指导工作所常用的，且不涉及保密事项，可将复印件留用，及时将原件交档案人员。
四、档案人员要及时催要外出人员带回的文件材料。
各科室建立“外出开会、学习、考察带回文件材料登记本”，并使用专用文件夹保管上述文件。
次年初，按照归档要求，整理、移交档案室保存。
电子文件归档制度
为了加强街道电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，根据市、区档案局对电子文件的管理规定，结合我街道的实际情况，制定本制度。
一、电子档案是经过鉴定，具有保存和利用价值的归档电子文件，必须按规定定期由档案部门收集、整理、集中管理，任何个人不得据为己有。
二、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，各科室在电子文件产生时就应由兼职档案人员注意收集，妥善管理，以确保其不失散、不损毁、不失真、不磁化。
三、电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发和利用等工作，由办事处办公室负责。
四、电子档案的归档范围及保管期限
归档范围：
运用电子计算机进行公文处理、行政管理所形成的文字材料及表格文件。
保管期限：
电子文件的保管期限按海淀区及本街道制定的文件材料保管期限的有关规定执行。
五、电子文件的形成部门，应在每年三月底前将上年度办理完毕的电子文件向档案部门移交归档，移交时应做到数据完整、内容准确、编目规范，并移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
文书文件材料归档制度
为更好地贯彻国务院实行的关于《国家行政机关公文处理办法》和《海淀区文书文件归档工作要求》，使我街道文书档案归档和档案管理工作规范化、标准化，特制定如下制度：
一、机关档案工作设在办事处办公室，负责对机关各科室兼职档案人员的业务知识培训，提高档案人员的业务素质。
二、机关各科室的档案管理工作由内勤人员担任，应熟悉本科室的各项工作情况，基本掌握文书档案的归档、整理、立卷方法。
三、按街道档案工作的要求和标准，兼职档案人员应及时准确地收集整理本科室的文件材料及大事记录。
四、街道各级领导和机关工作人员在平时工作中，要注意积累工作中形成的文件材料，每年年底集中交到兼职档案人员处，便于兼职档案人员的收集、整理、归档。
五、外出开会、学习、考察带回的文件材料要按照《清河街道外出学习开会人员带回材料归档制度》的要求，及时交到兼职档案人员处。
六、各科室兼职档案人员在每年四月份之前，临时工作机构的兼职档案人员在该项工作结束后，应将产生的档案材料收集、整理并送交档案室审核归档。
七、各科室的档案工作列入本科室的年度计划内，科长应积极支持配合内勤人员完成本科的档案工作。
八、兼职档案人员应按要求参加档案培训和有关会议，不断提高自身的业务水平。
九、文件材料必须用A4纸，如有些表格不规范的，可以粘贴在A4纸上，保持文件的整齐。
存档文件必须是打印件，复印件不能存档。
如文件需手工书写要用蓝黑墨水或碳素墨水，以保持字迹的永久性。
大事记范围及要求
一、范围：
1．作用大、影响大，有历史价值的机构变化、职权变更、地址迁移及其它变化情况。
2．机关上下隶属关系的变化及所辖指导单位的变化情况。
3．机关召开各种重要会议的日期、参加人数、中心议题及决议、工作报告、总结。
4．机关所组织的重大活动，根据上级指示所制定的方针、政策、所取得的成绩、参加的主要成员及其重要意义，
5．机关有关工作的重要指标、规划、决定、决议。
6．在所属地区内，大的工程定项、规模作用，发生灾害、受灾的程度及解决的情况。
7．对重大事件的处理情况和结果。
8．政治运动中的基本情况和解决的主要问题。
二、要求
大事记文字记录要准确、求实、内容齐全，按要求写明时间、地点、性质、负责人、参加人、事情经过、填报单位。
大事记会议记录要求写明名称、时间、地点、参加人、主持人、议题、备注、记录人以及会议中决定的重要事项、重要人事变动等。
文书档案（件）归档整理办法
1．范围
1.1文书档案归档整理的原则和方法。
1.2本办法适用于各机关、团体、企业、事业和其他社会组织。
2．定义
2.1归档文件
各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（其他载体和门类的档案管理，仍依照国家或行业有关标准执行）
2．2件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原文与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件，报表、名册、图片等一册（本）为一件。
2.3归档文件整理
将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程.。
2.4件号
盒内文件排列顺序号。
每件文件都应赋予独立的顺序号。
2.5页数
每件文件编制页号的总数。
正文与定稿、正件与附件、转发件与被转发件、发文稿纸及文件处理单与被处理文件、报表、名册及图册均应统一编制页数。
3．整理原则
遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。
4．整理方法
4.1分类
将文件按某些特征分别分类归档。
归档文件一般可以采用年度、机构、问题或保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。
一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法。
街道机关事业单位采用年度——机构——期限分类法。
即首先按年度进行分类；其次在同一年度再按不同机构进行分类；第三根据将要归档文件内容并结合本单位的归档范围及保管期限，确定归档文件的保管期限。
4.2文件排列
4.2.1同一机构的文件按形成的时间顺序结合事由进行排列。
同一事由形成的文件应排列在一起，会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件应集中排列。
4.2.2同一件文件的不同稿本排列时，一般正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后。
4.2.3会议记录以次为单位组卷，一次会议为一件。
4.2.4组织关系介绍信每10人组成一件。
4.3编号
归档文件应依分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置的项目有全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项（见图1）。
4.3.1全宗号：
即区档案馆给定的立档单位的代码，清河街道为036。
4.3.2年度：
文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4.3.3保管期限：
归档文件保管期限的名称：
永久、30年、10年。
4.3.4件号：
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
4.3.4.1室编件号：
文件在盒内的排列序号。
以机构为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。
如：
永久1、2、3......，30年1、2、3......，10年1、2、3......。
4.3.4.2馆编件号：
在档案移交进馆时按进馆要求编制。
4.3.5机构：
作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。
4.3.6页数：
文件以件为单位编制总页数。
文件中有图文的页面为一页。
当归档文件上无页码时，需要编页号。
一般用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角；当文件上有页码时，无需重编。
（文件签发单放在每份文件的首页，不编页码，但填写文件总页数时加上签发单这一页；如归档文件首页上端无法加盖归档章，则可以在归档文件前加一张白纸，在这张白纸上加盖归档章。
同时还应在这张白纸上注明“此页无正文”字样，并加盖单位办公室公章。
并在填写文件总页数时，应加上该页）
4.3.7归档文件以件固定时，应使用不锈钢订书钉或塑封回形正针，同时用三角袋固定。
4.3.8档号章应加盖在归档文件的右上角，如右上角无法加盖，则要盖在归档文件中间。
4.4编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
4.4.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图2）。
4.4.1.1件号：
填室编件号。
4.4.1.2责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.4.1.3文号：
文件的发文字号。
4.4.1.4题名：
文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，并加“[]”号。
4.4.1.5日期：
文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“19990909”。
文件的成文日期不足8位阿拉伯数字时，以“0”补齐。
如：
原文件成文日期为“1999年9月”，归档案文件目录中应写明“19990900”。
几份文件作为一件时，应以装订时的首份文件日期为准。
4.4.1.6页数：
同4.3.6。
4.4.1.7备注：
注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、密级等）。
4.4.2归档文件目录用幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。
4.4.3归档文件目录应编制封面。
归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等项目（见图3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称规范化简称。
4.5
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