公路建设项目工程竣工文件归档范围及编制办法.docx
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公路建设项目工程竣工文件归档范围及编制办法
公路建设项目工程竣工文件
编制及归档管理办法
宁强县交通局
二〇一〇年四月
第一章总则••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••1
第二章档案管理机制与职责••••••••••••••••••••••••••••••1
第三章文件材料归档范围及质量要求•••••••••••••••••••••••2
第四章文件材料收集、整理、组卷••••••••••••••••••••••••4
第五章档案案卷构成及质量要求••••••••••••••••••••••••••5
第六章公路建设项目档案验收•••••••••••••••••••••••••••10
第七章项目档案归档责任及报送交接时间••••••••••••••••••12
附件公路工程竣工档案目录•••••••••••••••••••••••••••14
公路建设项目工程竣工文件
编制及归档管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范我县公路建设项目文件材料立卷归档工作，确保公路建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》及《公路工程竣（交）工验收办法》，制定本办法。
第二条 本办法所称公路建设项目档案，是指整个建设项目的提出、立项、审批、设计、施工、竣工的全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第三条 本办法适用于我县新建和改建的一级、二级公路建设项目档案管理，三级、四级公路建设项目档案管理工作，参照执行。
第四条 公路建设项目应按本办法进行档案验收。
第二章档案管理机制与职责
第五条 依据交通部《关于发布农村公路建设质量管理办法（试行）的通知》，省、市交通主管部门为辖区内公路建设项目质量管理的指导，贯彻落实农村公路建设质量管理政策和工程技术政策，明确本地区农村公路建设的各方责任、权利和义务，全面指导农村公路的建设管理，确保工程顺利实施。
县级交通主管部门负责辖区内农村公路建设质量管理与监督，为建设单位。
国家、部重点公路工程项目、省内路网改造项目、农村公路、县乡公路、乡村公路等项目，由各级交通主管部门按照项目管理权限，在权限内负责档案验收。
据此，我县农村公路建设项目档案工作，由我县交通局主管。
国家档案局、陕西省档案局及地方档案部门参加各级相关档案验收。
第六条 公路建设单位、设计单位、施工单位和监理单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。
第七条 档案资料的汇总管理
（一）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。
档案验收时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
（二）凡由建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总、整理并负总责。
第三章文件材料归档范围及质量要求
第八条 建设项目文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。
建设项目文件材料的具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。
第九条 归档文件的质量要求
（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。
（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。
（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。
若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。
（四）归档的建设项目文件必须做到审查、签字、盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。
1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。
2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。
（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。
（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。
（八）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，但必须标明变更修改依据。
（九）凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
（十）同一建设项目中重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
（十一）竣工图、表的编号办法，可参照原设计图纸，并按实际竣工图纸的数量重新编写图号和页号。
（十二）竣工图所用图例、比例和图幅应与原设计图一致。
（十三）竣工图应逐张加盖竣工图章、竣工图章的基本内容应包括：
××公路××段××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、现场监理、总监。
第四章文件材料收集、整理、组卷
第十条 公路建设项目文件材料在归档前，必须按文件材料形成的先后顺序或公路建设项目完成进展情况，及时收集、整理、组卷。
组卷应遵循公路建设项目文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。
第十一条 公路建设项目文件材料分别由建设、设计、施工、监理等单位，按照交通部“公路工程竣工档案目录”的内容收集、整理、组卷。
其中第一、二、五部分由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；第三、四部分分别由各监理、施工单位分类整理组卷。
第五章档案案卷构成及质量要求
第十二条 卷内文件材料按以下要求进行排列
（一）管理性文件按问题或重要程度排列。
（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。
（三）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。
（四）竣工图按里程、专业、图号排列。
（五）卷内文件材料一般文字材料在前、图样在后。
第十三条 案卷应由案卷封面、卷脊、软封面、扉页、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。
（一）案卷封面（即档案盒封面）编制
1．案卷题名：
应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，案卷题名应能简明、准确地反映案卷的基本内容。
如：
陕西××高速（一级、二级、三、四级）公路××标段××工程竣工图第×册共×册第×分册共×分册。
2．编制单位：
是指案卷形成单位。
3．编制日期：
是指卷内文件材料形成的起止日期。
4．保管期限：
分永久、长期、短期三种，具体见附件1划定的各项档案的保管期限。
5．档号：
包括分类号和案卷顺序号，案卷编制单位用计算机打印分类号，用铅笔填写案卷顺序号；由建设单位汇总整理全部档案时，统一正式编制填写案卷顺序号。
（1）分类号的编制方法：
分类号由六级类目组成。
①其中一级、二级类目固定不变，为：
GL5.1，表示公路工程（道路）；
②三级类目分为国道G、国道主干线GZ、省道S、县道X，后加线路表注；
③四级类目以拼音字母表示××公路；
④五、六级类目为基本类目，表示项目档案目录，五级类目分为：
1、综合文件；2、决算和审计文件；3、监理资料；4、施工资料；5、科研、新技术资料；
⑤六级类目标注项目档案目录中五级类目下一级目录。
（2）案卷顺序号：
每个案卷编制单位均从“1”开始依次编写。
案卷顺序号与分类号之间以“—”号分隔。
各单位也可在分类号与案卷顺序号之间增加标段标注号，以“—”号分隔。
档号示例：
GL5.1.G108.BC.1.2—1，表示公路工程（道路）、国道108线、褒成公路、综合文件、单项工程验收文件、案卷流水号1；GL5.1.G108.NQ.4.3—2—15，表示公路工程（道路）、国道108线、宁棋公路、施工资料、施工质量控制文件、2标段、案卷顺序号15。
6．档案馆号：
不填写。
7．缩微号：
不填写。
（二）卷脊面填写内容：
填写档号和案卷题名两项，填写内容与封面两项内容相一致。
1．档号内容分两行横排打印，第一行打印分类号，第二行打印案卷顺序号。
2．案卷题名自右至左竖写，首行空两字。
桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。
档案盒上封面与卷脊内容均要求打印在80克以上白色纸上，贴在对应位置。
（三）软封面内容及要求
1．内容包括：
注明道路线路标号，×段高速（一级、二级）公路，“竣工资料”字样，××工程（分部、分项），第×册共×册，第×分册共×分册，建设单位、监理单位、施工单位名称，开、竣工日期。
2．用150克彩色提纹纸（同一建设项目须用同一颜色纸张）做封面封底，大小同A4纸。
（四）应在卷内目录前加扉页（A4白纸），内容与软封面基本相同，但建设单位、监理单位、施工单位名称上须加盖公章，并增加项目负责人、总监理工程师签名。
如：
建设单位：
××
监理单位：
××
施工单位：
××
项目负责人：
×× 总监理工程师：
××
（五）卷内目录的编制
1．序号：
填写卷内文件材料或图表排列的顺序号，按“件”用阿拉伯数字从1起依次填写。
2．文件编号：
发文机关文书部门的发文号或图样的图号。
若文件材料上有则填上，没有就空着。
3．责任者：
填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。
4．文件题名：
亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。
没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加［］表示。
5．日期：
指文件材料的形成日期。
6．页次：
填写每份文件材料的首页号，最终件文件材料填写起止页号，中间用“—”号连接。
如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内目录页次中填写册数，并在备注中注明该册文件材料的页数。
7．卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，必须使用计算机，采用Excel97以上软件制表打印。
（六）卷内文件材料页号的编制
1．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2．页号编写位置：
以A4纸文件材料纵向为准，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，在外侧编写页号，即正面在右下角，背面在左下角编写页号。
3．页号统一用页码机打印。
4．案卷软封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。
（七）卷内备考表的编制
1．填写卷内文件材料的件数、页数，其中须标明文字材料×张、图样×张、照片×张。
2．立卷人签名，标明立卷日期。
3．审核人在检查档案时签名（由建设单位负责），签注审核日期。
4．说明组卷和案卷使用过程中需说明的问题。
5．卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，装订时与案卷装订在一起。
第十四条 案卷厚度必须控制在10、20、30、40mm，以便保管与查找利用。
第十五条 案卷装订要求
1．案卷在装订之前，必须认真检查卷内文件材料是否还有缺页、重页、塑料制品、金属物。
有缺页者补上，重页文件材料、塑料制品及金属物一律剔除和取掉。
2．装订时，表头要求在上或在左，左侧装订。
3．对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对原件有破碎或纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠（16K纸可原件装订）。
4．蓝图可不装订，但每份需加盖档号章，档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次，以手风琴式折叠成A4纸大小，用软封面纸包住即可装盒。
5．案卷采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐，保证切边整齐。
6．软封面封底不用线装，以胶装于案卷外，包住案卷装订线后成册装盒。
第十六条 公路建设项目档案统一使用无酸牛皮纸制作的档案盒。
其外表尺寸为310mm*220mm，厚度尺寸分别为10、20、30、40mm四种。
第十七条 案卷装盒的时候，必须根据案卷的厚度，选用同等厚度的档案盒。
第十八条 案卷装盒后，各归档单位应编制案卷目录。
案卷目录的内容为：
序号、档号、案卷题名、编制单位、卷内件数、卷内页数、保管期限、备注。
第六章公路建设项目档案验收
第十九条 为了把好公路建设项目档案的完整、准确、系统关，确保档案案卷质量，公路建设项目档案验收必须按照交通部《公路工程竣（交）工验收办法》，做好公路建设项目档案验收工作。
第二十条 公路建设项目档案验收工作，由交通主管部门根据建设项目管理权限负责组织有关档案管理项目的建设、设计、施工、监理、接管单位的档案人员参加验收工作。
第二十一条 档案验收应根据工程验收的交工验收和竣工验收两个阶段提前或同步进行，重点应放在交工验收阶段，分为档案初验收和档案终验收两个阶段。
1．档案初验收：
在建设项目（工程）交工验收前或验收时做档案初验收，由项目法人负责组织设计、施工、监理等单位参加。
2．档案终验收：
在建设项目（工程）竣工验收前做档案终验收，由交通主管部门负责组织，有关档案管理部门、建设、设计、施工、监理、接管等单位参加。
未经过档案终验收或验收不合格，不得进行建设项目（工程）竣工验收。
第二十二条 建设项目（工程）交工验收前，建设单位应组织有关单位完成“公路工程竣工档案目录”中第三、四、五部分的文件编制工作，进行档案的自检工作，并做出档案自检报告。
第二十三条 建设项目（工程）档案初验收时，在建设单位组织下，档案部门着重抽查项目档案的归档情况。
工程规模大，档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项目档案；工程规模小，档案案卷在1000卷以下的，抽查30%的项目档案。
验收组评价档案资料的完整、准确、系统性及案卷质量情况以后，写出初验收意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。
建设、设计、施工、监理单位按交工验收的改进意见在竣工验收前加以改进，并由建设单位填写《建设项目档案初验收表》报送项目主管部门。
第二十四条 建设项目（工程）竣工验收前，对项目规模较大、较复杂的，应由交通主管部门组织档案终验收，并做出有关档案情况的专题验收报告；工程规模较小的，则应有档案主管部门和相关地方档案行政管理部门参加项目竣工验收，并在验收报告中写明档案的情况，在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价，填写《建设项目档案终验收表》。
第二十五条 档案验收报告应包括以下内容：
1．项目档案资料概况；
2．项目档案工作管理体制；
3．项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；
4．竣工图的编制情况及质量；
5．项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；
6．存在问题及解决措施；
7．档案完整、准确、系统性评价。
第二十六条 建设项目（工程）档案验收中，对项目档案的完整、准确、系统性及案卷质量进行全面综合评定，评定等级划分为优秀（95分以上）、良好（80—95分）、合格（70—85分）、不合格（小于70分）四个等级。
第七章项目档案归档责任及报送交接时间
第二十七条 根据交通部“公路工程竣工档案目录”的内容，建设项目档案资料归档的具体责任、套数如下：
（一）第一部分 综合文件。
由建设单位负责整理归档，应具备两套。
（二）第二部分 决算和审计文件。
由建设单位负责整理归档，应具备两套。
（三）第三部分 监理资料。
由监理单位负责整理归档，应具备三套。
（四）第四部分 施工资料。
由施工单位负责整理归档，应具备三套。
（五）第五部分 科研、新技术资料。
由建设单位负责整理归档，应具备两套。
第二十八条 公路建设项目建成后建设单位、施工单位、监理单位应负责编制工程竣工文件、图表、资料，并装订成册（装盒），其编制费用分别由施工单位、监理单位、建设单位承担。
第二十九条 公路建设项目（工程）档案初验收后，各施工单位、监理单位按“公路工程竣工档案目录”的内容，各自进行档案案卷顺序排列，编制档号（其中案卷顺序号只用铅笔编写），编制档案案卷目录和卷内目录一式三份，在三个月内向建设单位办理有关档案移交手续。
第三十条 建设单位必须在建设项目（工程）竣工验收前，对建设项目的全部档案案卷进行系统整理和排列，编制完整档号，并用号码机正式编写案卷顺序号，编制档案案卷目录和卷内目录一式三份。
第三十一条 建设项目（工程）通过竣工验收后，建设单位在三个月内分别向项目管理法人单位、接管养护单位办理有关档案资料移交手续，其中接管养护单位可接收第三、四部分档案资料。
建设单位在移交档案时应同时移交与案卷目录和卷内目录内容相同的计算机软盘（使用软件版本为Excel97以上）。
第三十二条 收尾工程和后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档。
第三十三条 大修及改善工程形成的文件材料参照本办法有关规定执行。
附件：
公路工程竣工档案目录
附件：
公路工程竣工档案目录
第一部分综合文件
一、竣（交）工验收文件（永久）：
1、竣工验收文件；
2、交工验收文件；
3、各参建单位总结报告。
二、单项工程验收文件（永久）：
1、机电工程验收文件；
2、房建工程验收文件；
3、环保工程验收文件；
4、档案验收文件。
三、建设依据及上级有关指示（永久）：
1、项目建议书及批准文件；
2、工程可行性研究报告及批准文件；
3、行洪评价及批准文件；
4、地质灾害评价及批准文件；
5、地震评价及批准文件；
6、安全评价及批准文件；
7、水土保持批准文件；
8、环境影响评价及批准文件；
9、文物调查、保护等文件；
10、初步设计文件及审批文件；
11、施工图设计文件及审批文件；
12、施工许可批准文件；
13、设计变更文件及批准文件（所有重大变更、较大变更）；
14、设计、施工过程中重大技术问题来往文件、会议纪要；
15、上级单位有关指示。
四、征地拆迁资料（永久）：
1、征地拆迁合同协议；
2、征地批文；
3、征用土地数量一览表；
4、占地图及土地使用证；
5、拆迁数量一览表。
五、工程管理文件（永久或长期）：
1、资格预审文件、招标文及批复（永久）；
2、投标文件、评标报告（永久）；
3、合同书、协议书（永久）；
4、技术文件及补充文件（长期）；
5、建设单位往来文件（长期）；
6、其它文件及资料（长期）。
第二部分决算和审计文件
一、支付报表（永久）
二、财务决算文件（永久）
三、工程决算文件（永久）
四、项目审计文件（永久）
五、其他文件（永久）
第三部分监理资料
一、监理管理文件（长期）
二、工程质量控制文件（长期）：
1、质量控制措施、规定及往来文件；
2、有关质量控制的措施、规定；按单位或分部工程及时间顺序排列；
3、有关质量控制的指令；分标段，按时间顺序排列；
4、交工证书及中间交工证书；分标段，按部位及时间顺序排列；
5、交工验收工程质量评定资料；编制顺序与工作顺序相反，按《标准》工作顺序为：
a、路基压实度按1—3km（一个分项工程）逐段评定（可仅评定路床的数据）；
b、路面各结构层压实度评定；按1—3km（一个分项工程）逐段评定；
c、路面各结构层厚度评定；按1—3km（一个分项工程）逐段评定，沥青面层分总厚和表面层进行；
d、砼强度评定，按单位工程，一个单位工程的同一强度等级的试验结果进行一次评定；
e、砂浆强度评定，按单位工程，一个单位工程的同一强度等级的试验结果进行一次评定；
f、分项工程评定表、分部工程评定表、单位工程评定表、标段工程质量评定表。
6、原材料试验检验报告单、混合料组成设计审批资料；
按品种、规格依发生时间为序排列。
三、工程进度计划管理文件（长期）
1、业主对进度要求的有关文件，以时间为顺序编排；
2、对进度计划的有关安排要求文件；
3、关于进度计划的有关指令。
以上各项均以时间为顺序编排。
四、工程合同管理文件（长期）
有关合同管理的文件、指令，以时间为顺序进行编排。
五、其他文件（长期）
与工程有关又不能归入其它项目内的资料，可以按时间或种类编排在此，如：
关于文明施工的要求、施工安全的要求、环境保护的要求等等。
六、其它资料（长期）
1、监理日志，会议记录、纪要，工程照片，音像资料
2、监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。
第四部分施工资料
一、竣工图表（永久）：
1、变更设计一览表，按单位工程及时间为序编排，表中应包括原图号、变更图号、变更申请单位、批准单位和批准时间等；
2、变更图纸，按单位工程及时间为序编排；
3、工程竣工图，杜绝把施工设计图直接复印变成竣工图现象，竣工图纸必须按设计图修改，主要修改内容为：
a、设计说明改为施工说明，主要内容应包括主要施工方案、技术方案、施工组织管理情况、特殊问题处理、新材料、新工艺使用情况、开、完工日期、施工执行的规范、标准以及按设计要求施工情况等等；
b、有变更设计的按变更设计施工情况绘制；
c、每页图的说明要说明具体施工情况，有较大施工偏差的应在说明中说明；
d、图签中应有监理人员签认的图栏。
二、工程管理文件（长期）：
承包人为强化工程管理所制定的文件，主要为以下几个方面：
1、各项规章制度；
2、人员机构建设及其框图；
3、有关管理规定（如果愿意并认为有必要公开给他人的）；
4、主要技术及管理人员、主要机械设备在场情况表。
三、施工质量控制文件（长期）：
（一）工程质量文件；
1、工程质量往来文件；
a、业主和监理下达的关于工程质量方面的文件，以时间顺序进行编排；
b、经监理批准的施工组织设计；
c、经批准的关键工序施工方案。
2、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料；
a、路基压实度按1—3km（一个分项工程）逐段评定（可仅评定路床的数据）；
b、路面各结构层压实度评定；按1—3km（一个分项工程）逐段评定；
c、路面各结构层厚度评定；按1—3km（一个分项工程）逐段评定，沥青面层分总厚和表面层进行；
d、砼强度评定，按单位工程，一个单位工程的同一强度等级的试验结果进行一次评定；
e、砂浆强度评定，按单位工程，一个单位工程的同一强度等级的试验结果进行一次评定；
f、分项工程评定表、分部工程评定表、单位工程评定表、标段工程质量评定表。
g、路面工程质量过程控制有关资料及图表。
3、安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件；
4、桥梁竣工验收荷载试验报告；
5、桥梁基础、梁的预制等强度、完整性检验资料；
6、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析；
7、交工验收施工单位的试验、检验、评定资料；
8、缺陷责任期资料；
a、缺陷责任期完成工程一览表；
b、施工、自检、监理及业主检查验收记录，按项目编排。
（二）试验、检测报告：
1．各种原材料试验报告；
2．混凝土、砂浆配合比试验报告；
3．原材料，外购成品、半成品抽检、试验资料；
4．击实试验报告；
5．路面结构层配合比设计报告；
6．外购材料（产品）合格证书及检验报告、质量鉴定报告；
7．机电
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