excel学习讲义.docx

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excel学习讲义

excel2003　第一讲打印本页

　　一、初识中文版excel2003

　　学习内容

（1）了解excel2003。

（2）熟练掌握启动和退出excel2003的方法。

　　（3）熟悉excel2003用户界面。

　　1.excel2003的启动和退出

　　启动excel2003

　　对于初学者来讲，最适用的启动方法是运用任务栏上的【开始】菜单来启动。

（1）单击任务栏上的【开始】按钮。

（2）在弹出的【开始】菜单中执行【程序】/【MicrosoftOffice】/【MicrosoftOfficeexcel2003】命令，可启动excel2003。

　　下面的方法也是日常工作中启动excel2003应用程序经常应用到的。

（1）单击任务栏上的【开始】按钮，将光标移至【开始】菜单中的【程序】/【MicrosoftOffice】/【MicrosoftOfficeexcel2003】命令处。

（2）在该命令处单击鼠标右键，弹出一个菜单。

将光标移至【发送到】命令处，弹出该命令的子菜单。

　　（3）单击子菜单中的【桌面快捷方式】命令，可在桌面创建一个excel2003的快捷图标。

　　（4）双击桌面上excel2003的快捷图标即可启动该应用程序。

　　退出excel2003

（1）单击菜单栏中的【文件】/【退出】命令，如果文档修改过且没有存盘，excel2003将弹出一个对话框，询问是否存盘。

当关闭所有打开文件后，就退出了excel2003。

（2）单击excel2003窗口右上角的【关闭】按钮退出excel2003应用程序。

如果当前的文档编辑过且没有进行保存，excel2003也将弹出对话框询问是否进行保存。

　　2.excel2003界面

　　启动excel2003时，如果只是启动该应用程序而未打开任何Excel文件，系统将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，它主要由标题栏、菜单栏、工具栏、名称框、编辑栏、工作表编辑区、任务窗格、工作表标签、状态栏、滚动条以及控制按钮等组成。

　　标题栏

　　位于界面最上方的蓝色长条区域，用来显示现在启动的应用程序的名称及当前打开的工作簿的名称。

包括控制菜单图标、应用程序名称、工作簿名称以及控制按钮等。

　　菜单栏

　　位于标题栏的下面，由多个菜单项组成，包含【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【表格】、【窗口】和【帮助】9个常用菜单项。

通常通过单击菜单栏中的命令来打开相应的菜单。

　　工具栏

　　位于菜单栏的下面，可以有一栏，也可以有多栏，包含由多种图标表示的工具按钮，每一个按钮对应一种Excel操作。

默认情况下，Excel只显示【常用】工具栏和【格式】工具栏。

　　名称框和编辑栏

　　位于工具栏底部，左边的称为名称框，主要显示工作表中光标所在的单元格位置。

右侧的空白栏称为编辑栏，用于显示活动单元格中的数据和公式。

　　工作表编辑区

　　是文档窗口中最大的一块空白区域，主要以格状显示，用于工作表的录入及编辑。

　　工作表标签

　　位于水平滚动条的左边，用于显示正在编辑的工作表名称。

在同一个工作簿内单击相应的工作表标签，可在不同工作表之间进行选择与转换。

　　水平和垂直滚动条

　　位于文档窗口的下边和右边，将光标置于滚动条上按住鼠标左键拖曳，滚动条将随着鼠标移动，以显示窗口外看不见的文档内容。

　　状态栏

　　位于excel2003窗口的底部，主要用来显示已打开的工作簿当前的状态。

　　任务窗格

　　是excel2003的新增功能，位于excel2003窗口的最右边，可以进行查询帮助、信息检索、共享工作区等操作。

　　二、使用excel2003命令

　　学习内容

（1）熟练应用excel2003菜单栏。

（2）熟练应用excel2003工具栏。

　　（3）熟练应用excel2003任务窗格。

　　1.excel2003菜单栏

　　Excel菜单栏包含了excel2003的所有功能。

每个菜单项的右边都有一个带下划线的字母。

如果使用鼠标打开菜单中的命令，只须单击菜单栏中的相应菜单项，或者直接敲击键盘中的Alt+右边的字母键均可打开一个下拉菜单。

（1）命令以浅灰色显示，表示目前无法应用该命令。

（2）命令右侧有一个向右的黑箭头，表示该命令有一个子菜单，将光标置于该命令上，会弹出相应的子菜单。

　　（3）命令后面带有一组组合键，表示该命令有键盘快捷键，运用键盘快捷键，可以执行同该命令相同的功能。

　　（4）命令后面带有省略号，单击该命令后，会弹出一个对话框。

　　（5）命令左侧带有图标，表示该命令在工具栏上有相对应的工具按钮。

　　（6）命令左侧有复选框，则表明该命令是一个功能开关，当该复选框显示"√"标记，表示此功能已被打开。

反之则表示该功能被关闭。

　　（7）在每个下拉菜单的底部都有两个向下的箭头，表明还有一部分命令没有显示出来。

单击该箭头或者将鼠标在该箭头上稍停片刻，将显示完整的菜单命令。

　　2.excel2003工具栏

　　工具栏包含多种图标表示的工具按钮，每一个按钮对应一种Excel操作，只要单击工具栏中的命令按钮，即可执行相应的操作。

　　添加和隐藏工具栏

　　excel2003提供了33种不同的工具栏。

用户可根据自己的需要，在窗口中添加或隐藏工具栏。

（1）单击菜单栏中的【视图】/【工具栏】命令，会弹出【工具栏】子菜单。

在子菜单中，列出了现有的工具栏，带有"√"标记的为当前已经显示的工具栏。

（2）需要添加或隐藏工具栏，只需单击菜单中相应的工具栏即可。

　　（3）单击工具栏菜单中的【自定义】命令，将弹出【自定义】对话框。

　　（4）单击对话框中的【工具栏】选项卡，里面包含了Excel提供的全部的工具栏。

选择要设置的工具栏选项并将其勾选，Excel窗口中会出现该工具栏。

　　（5）将光标置于任一工具栏上单击鼠标右键，也可以打开【工具栏】菜单。

　　添加和删除工具按钮

　　Excel只是把它认为最常用的命令按钮显示在工具栏上。

excel2003在每一个固定工具栏的右端都提供了一个【工具栏选项】按钮。

（1）单击【工具栏选项】按钮，显示一个下拉菜单。

（2）选择【添加或删除按钮】命令，在弹出的菜单中选择命令，将弹出相应工具栏中所有按钮对应的命令一些命令前面都有"√"标记，则表明该命令按钮已在工具栏中显示。

　　（3）单击相应的按钮，将其勾选或取消勾选，可以将这些按钮添加到工具栏中或从工具栏中删除。

　　3.任务窗格

　　任务窗格也是一种工具栏，启动excel2003时，任务窗格会自动显示在窗口中，默认的任务窗格是【开始工作】任务窗格。

可以自由选择是否显示任务窗格，如果不想显示任务窗格，单击任务窗格右上方的【关闭】按钮关闭。

　　三、工作簿的基本操作

　　学习内容

（1）掌握工作簿的创建、打开、保存及关闭。

（2）熟悉对Excel工作簿设置保护的方法。

　　（3）掌握如何在工作簿之间进行切换。

　　1.新建工作簿

　　在启动excel2003程序后，会自动产生一个标题为"Book1"的空白工作簿，在该工作簿中可以输入数据，对数据进行计算和分析等操作。

（1）单击【常用】工具栏中的【新建】按钮，会再次新建工作簿，Excel依次命名为"Book2"、"Book3"等。

（2）执行菜单栏中的【文件】/【新建】命令，在工作区域右边会弹出【新建工作簿】任务窗格。

在窗格中单击【空白工作簿】链接，可创建新工作簿文档。

　　（3）敲击键盘中的Ctrl+N组合键，可以快速创建一个新工作簿。

　　2.保存工作簿

　　单击【常用】工具栏中的【保存】按钮，或菜单中的【文件】/【保存】命令可以实现保存操作。

　　保存未命名的工作簿

（1）执行菜单栏中的【文件】/【保存】命令，会弹出【另存为】对话框。

（2）单击【保存位置】右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择工作簿要存放的路径。

如果要新建一个文件夹来放置要保存的文件，可以单击对话框上方的【新建文件夹】按钮，在弹出的【新文件夹】对话框中输入名称。

　　（3）在【文件名】文本框中输入要保存的工作簿名称。

　　（4）在【保存类型】下拉列表中选择要保存工作簿的文件类型，Excel默认的文件类型为MicrosoftOfficeExcel工作簿，扩展名为.xls。

　　（5）全部选项设置完毕后，单击对话框中的【确定】按钮，可将工作簿保存到用户指定的文件夹位置。

　　保存曾经编辑过的工作簿

（1）对于保存过的工作簿，执行【文件】/【保存】命令就不会弹出【另存为】对话框，而是直接将修改后的内容替换原文件中的内容。

（2）执行菜单栏中的【文件】/【另保存】命令，会弹出【另存为】对话框。

在【文件名】文本框中输入修改后工作簿的名称。

单击对话框中的【确定】按钮即可完成保存操作。

　　（3）敲击键盘中的Ctrl+S组合键，可以对文件进行快速保存。

　　自动保存

　　excel2003提供了自动保存的功能，每隔一段时间系统自动保存文档。

（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项…】命令，在弹出【选项】对话框中选择【保存】选项卡。

（2）在选项卡中勾选【保存自动恢复信息】复选框，然后在【分钟】微调框中设置两次自动保存之间的间隔时间。

　　（3）单击【确定】按钮，退出对话框。

　　3.关闭工作簿

（1）标题栏上的【关闭】按钮的作用是退出Excel。

如果同时打开了两个工作簿，单击该按钮将会同时关闭这两个工作簿。

（2）菜单栏右侧的【关闭窗口】按钮的作用是关闭当前编辑的工作簿，但并不退出Excel应用程序，执行菜单栏中的【文件】/【关闭】命令，也可以关闭当前的工作簿窗口。

　　（3）敲击键盘中的Ctrl+F4组合键，可以快速关闭当前的工作簿窗口。

　　（4）敲击键盘中的Alt+F4组合键，可以快速退出Excel应用程序。

　　4.打开工作簿

　　通常要打开的工作簿都保存在指定的目录下。

（1）执行菜单栏中的【文件】/【打开】命令，或者单击【常用】工具栏中的【打开】按钮，弹出【打开】对话框。

（2）在【查找范围】下拉列表框选择工作簿的保存的位置。

　　（3）选择需要打开的工作簿，单击【确定】按钮即可。

　　（4）如果要一次性打开多个工作簿，可按住键盘中的Ctrl键或Shift键逐个单击要打开的工作簿名称，同时选择多个工作簿，然后单击【确定】按钮即可

　　如果想要打开的工作簿是最近打开过的，当启动并进入Excel应用程序后，它将会出现在【文件】菜单的底部，单击该工作簿名称即可将其打开。

Excel默认最近打开过的文件列表为四个，但实际通过设置，可以使列表中最多显示九个文件。

　　5.保护工作簿

（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项】命令，打开【选项】对话框。

（2）单击【安全性】选项卡，在【打开文件时的密码】文本框中输入打开工作簿的密码，以确定其他用户是否能打开并阅读该工作簿。

　　（3）（3）在【修改权限密码】文本框中输入修改权限密码，确定其他用户是否能修改受保护的工作簿内容，文本框中显示为"*"号。

　　（4）单击对话框中的【确定】按钮，弹出【确认密码】对话框，进一步确定所输入的密码。

　　（5）在对话框中再次输入相同的密码，然后单击【确定】按钮即可。

　　（6）如果要取消或更改密码，只须重新进行以上操作，在【安全性】选项卡里将设置的密码删除或修改即可。

　　6.工作簿之间进行切换

（1）执行菜单栏中的【窗口】命令，在【窗口】菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称列表，名称前有一个"√"对号，表明该工作簿当前正在编辑。

（2）单击列表中其他的工作簿名称，则当前编辑的工作簿就切换成了该工作簿。

　　（3）如果想切换成其他的工作簿名称，只须重复以上操作。

　　创建"学生档案"空文档并进行加密保存

（1）在Excel中执行【文件】/【新建】命令，打开【新建工作簿】任务窗格。

（2）单击窗格中【本机上的模板……】选项，弹出【模板】对话框。

　　（3）在【常用】选项卡中选取【工作簿】选项，单击【确定】按钮，创建一个新工作簿文档。

　　（4）执行菜单栏中的【文件】/【另存为】命令，在打开的【另存为】对话框中设置文档的保存位置，文件名为"学生档案.xls"。

　　（5）单击对话框上方的【工具】按钮，弹出一个下拉菜单。

　　（6）执行【常规选项】命令，在弹出的【保存选项】对话框设置打开权限密码。

　　（7）单击【确定】按钮，在弹出的【确定密码】对话框中重新输入密码，确认后返回到【另存为】对话框。

　　（8）单击【另存为】对话框中的【保存】按钮，将文件保存到指定路径下。

（9）执行菜单栏中的【文件】/【退出】命令，关闭文档并退出Excel应用程序。

excel2003　第二讲打印本页

　　一、工作表的基本操作

　　学习内容

（1）掌握选择工作表的操作。

（2）掌握添加和删除工作表的方法。

　　（3）掌握在同一个工作簿和不同的工作簿之间移动和复制工作表的方法。

　　（4）掌握重命名工作表的操作。

　　（5）熟悉设置工作表默认个数的方法。

　　1.选择工作表

（1）依次单击工作簿底部的工作表标签，可选择相应的工作表，选中的当前的工作表标签底色显示为白色，其他工作表标签的底色则显示为灰色。

（2）在任一工作表标签处单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击【选定全部工作表】命令，可将工作簿内的全部工作表选取。

　　（3）单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl键，单击其他工作表的标签，可选择两张或多张不相邻的工作表。

　　（4）先选中第一张工作表的标签，再按住Shift键，单击最后一张工作表的标签。

可选择两张或多张相邻的工作表。

　　2.改变工作表的默认个数

　　在打开一个工作簿时，系统默认的工作表为三个，如果有特别的需要，可以通过以下操作来改变工作表的默认个数。

（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中选择【常规】选项卡。

（2）在【新工作簿内的工作表数】微调框中设置默认新工作表的个数。

　　（3）设置完成后，单击对话框中的【确定】按钮，退出【选项】对话框。

　　3.添加工作表

（1）单击工作表标签，确定要添加工作表的位置。

（2）执行菜单栏中的【插入】/【工作表】命令，即可在当前工作表前面插入一个新的工作表。

　　除了在工作簿中添加单张工作表，还可以在工作表中同时添加多张工作表，但添加的工作表的个数不能超过现有的工作表个数。

（1）按住键盘中的Ctrl键，依次单击工作表，确定插入的工作表的个数。

插入多个工作表时，选取的工作表必须是连续的。

（2）执行菜单栏中的【插入】/【工作表】命令，或者运用右键菜单插入工作表。

　　4.删除工作表

（1）将要删除的工作表标签选取，执行菜单栏中的【编辑】/【删除工作表】命令。

（2）同时删除多个工作表操作同删除单个工作表相同。

　　5.移动和复制工作表

　　移动工作表是指改变工作表在工作簿中的位置，复制工作表是指复制原工作表，在工作簿中添加副本。

　　在同一个工作簿中移动工作表

　　单击要移动的工作表标签将其选取，光标指针上添加了一个"页"图形，同时，在该标签的左上角出现了黑三角。

按住鼠标左键不放，将选取的工作表标签拖到适当的位置松开鼠标可移动所选的工作表。

　　移动工作表至其他的工作簿

（1）在要移动的工作表标签单击鼠标右键，弹出右键菜单。

（2）执行【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。

　　（3）在【工作簿】下拉列表中选取目标工作簿；在【下列选定工作表之前】选项的列表框中选择移动工作表后的位置。

　　（4）单击【确定】按钮，则选取的工作表被移到新的工作簿中。

　　复制工作表的操作与移动工作表的操作相似，可以在一个工作簿中对工作表进行复制，也可以把工作表复制到另外的工作簿中。

　　在同一个工作簿中复制工作表

　　按住键盘中的Ctrl键，在要复制的工作表的标签处按住鼠标，光标指针上添加了一个"页"图形，在"页"中还多了一个"+"号，在该标签的左上角出现一个黑三角。

按住鼠标左键不放，将选取的工作表标签拖到适当的位置松开鼠标，在释放鼠标后松开Ctrl键，工作表被复制到新的位置。

　　复制工作表至其他的工作簿

（1）在要复制的工作表标签单击鼠标右键，弹出右键菜单。

（2）执行【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。

　　（3）在【工作簿】下拉列表中选取目标工作簿；在【下列选定工作表之前】选项的列表框中选择复制后的工作表位置，勾选【建立副本】复选框。

　　（4）单击【确定】按钮，则选取的工作表被复制到新的工作簿中。

　　6.重命名工作表

（1）选择需要重新命名的工作表标签。

（2）单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【重命名】命令，选取的工作表标签底色将变为黑色。

　　（3）在其中输入新的工作表名字，然后在工作表的任一位置单击鼠标。

　　（4）在需要命名的工作表标签处双击鼠标，也可以为工作表进行命名。

　　有的时候可能会出现无法命名工作表的现象，即工作簿中的工作表标签未被显示出来。

此时可执行以下操作：

（1）执行菜单中的【工具】/【选项】命令，打开【选项】对话框。

（2）在对话框中选择【视图】选项卡，然后在选项卡中勾选【窗口选项】下的【工作表标签】复选框。

　　（3）单击确定【按钮】，工作表中将显示工作表标签。

　　在不同的工作簿之间移动工作表

（1）首先打开两个不同的工作簿。

（2）在"Book1"工作簿中，双击"Sheet1"工作表标签，重新命令为"工作表"。

　　（3）执行菜单栏中的【窗口】/【与Book2并排比较】命令，"Book1"和"Book2"两个工作簿将并排显示在Excel窗口中，同时，窗口中还会出现【并排比较】工具栏。

　　（4）在"Book1"工作簿中选择"工作表"标签，按住鼠标将其拖曳至"Book2"工作簿中，然后释放鼠标，"工作表"标签将会出现在"Book2"工作簿中。

　　（5）单击【关闭并排比较】按钮返回"Book1"工作簿完成操作。

　　二、单元格的操作

　　学习内容

（1）了解单元格的定义。

（2）掌握单个单元格的选定方法。

　　（3）掌握单元格区域的选定方法。

　　1.确定单元格

　　单元格是行和列的交叉点。

在Excel中，行由数字表示，列用字母表示。

Excel工作表中的每个单元格，根据数字行号和英文字母列号来确定每个单元格的名称。

　　单元格的边框以黑色粗线标识，且其位置显示在名称框中，单元格就是活动单元格。

单击其它的单元格，则其它的单元格就成为活动单元格。

　　2.选择单元格

　　用鼠标选取单元格是最常用、最便捷的方法，在单元格上单击一下鼠标就可以将其选取，选取的单元格即为活动单元格。

　　工作表过大，数据过多时，可以应用菜单栏中的【定位】命令：

（1）打开文件。

（2）执行菜单栏中的【编辑】/【定位】命令，打开【定位】对话框。

　　（3）在【引用位置】文本框中输入所选单元格的名称。

　　（4）单击【确定】按钮，可选择单元格。

　　3.选择单元格区域

　　选择相邻的单元格区域

（1）将光标置于想要选取的单元格区域的第一个单元格。

（2）单击并按住鼠标拖曳至想要选取区域的最后一个单元格，释放鼠标，即可选取一片单元格区域。

　　（3）选定的单元格区域显示为蓝灰色，而第一个选定的单元格则为白色。

　　（4）单击单元格区域中第一个单元格，然后按住键盘中的Shift键，单击区域中的最后一个单元格，可将单元格区域选取。

　　选择不相邻的单元格区域

　　一个单元格区域可以是连续的单元格，也可以是由分开的几个单元格或单元格区域组成。

在这种情况下选择单元格区域时，可以按住键盘中的Ctrl键，单击要选择的单元格或单元格区域，来选定几个不相连的单元格区域。

　　选定单元格中的行与列

（1）用鼠标在行标题或列标题上单击，可将整行或整列选取。

（2）在行标题或列标题中拖曳鼠标，或先选定区域中的第一行或第一列，再按住键盘中的Shift键，单击区域中的最后一行或最后一列，可选择相邻的行或列。

　　（3）选择区域中的第一行或第一列，然后按住键盘中的Ctrl键，选中其他的行或列，可将不相邻的行或列选取。

　　选定整张工作表

　　将光标移至工作表的左上方的全选按钮处，单击该按钮，即可将整张工作表选取。

敲击键盘中的Ctrl+A组合键，也可以选定整张工作表。

　　应用【定位】命令选择单元格区域

（1）执行菜单栏中的【编辑】/【定位】命令，打开【定位】对话框。

（2）在【引用位置】文本框中输入单元格区域的选定范围。

　　（3）单击【确定】按钮，则该区域的单元格被选取。

　　三、数据的输入

　　学习内容

（1）掌握各种数据的输入方法。

（2）掌握数据的自动填充功能。

　　1.输入文本、数字、日期及时间

　　输入文本

　　在进行文本的输入时，首先敲击键盘中的Ctrl+Shift键，切换选择输入法，屏幕上会显示输入法状态栏。

然后选定单元格，在其中输入文字，输入完毕敲击键盘中的Enter键、Tab键或单击另外的单元格即可，输入的文本将显示在"编辑栏"中。

　　输入数字

　　数字的输入则需要对单元格格式进行设置。

通常情况下，Excel的默认单元格格式为"常规"格式，只能显示11位数字，如果输入的数字多于11位，则将用科学计数法显示该数字。

　　要想使单元格中的数字全部显示出来，执行以下操作：

（1）选定单元格

（2）执行菜单栏中的【格式】/【单元格】命令，打开【单元格】对话框。

　　（3）单击【数字】选项卡，选择【数值】选项。

　　（4）单击【确定】按钮。

　　输入日期和时间

　　日期的显示格式既可以是默认的日期格式也可以是在输入日期之前应用于该单元格的格式。

Excel把日期和时间也看作数字，在输入一个日期、时间之前或者输入之后，最好在【单元格格式】对话框中设置其单元格格式。

　　如果单元格中包含的数字、日期和时间的长度比单元格宽，这时输入的数据就不会显示，在输入数据的位置显示错误值。

要解决这个问题，则要增加单元格的列宽。

　　同时在多个单元格中输入相同的数据

　　按住键盘中的Ctrl键，选定需要输入数据的单元格。

输入要填充的数据，然后敲击键盘中的Ctrl+Enter键，则其他的单元格自动填充上相同的数据。

　　同时在多张工作表中输入相同的数据

　　新建一个Excel工作簿，选定需要输入数据的多个工作表。

在单元格中输入数据即可。

　　在其他工作表中输入相同的数据

（1）按住Ctrl键，单击"Sheet1"和"Sheet2"工作表标签选择工作表，敲击键盘中的Ctrl+A键，将"Sheet1"工作表中的内容全部选取。

（2）执行菜单栏中的【编辑】/【填充】/【至同组工作表】命令，弹出【填充成组工作表】对话框。

　　（3）对话框中有三个选项，可以根据自己的需要进行选择。

　　（4）单击【确定】按钮，则"Sheet1"工作表中的内容被复制到"Sheet2"工作表中。

　　2.记忆输入

　　Excel有记忆输入的功能，当在同一数据列中输入一个已经存在的单词或词组时，只需输入单词或词组的开头，Excel将自动填写其余的内容。

　　如在B1单元格输