医院常用公文.docx
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医院常用公文
医院常用公文
篇一：
医院公文管理制度
医院公文管理制度
第一章总则
第一条为做好我院公文管理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，特制定本规定。
第二条公文是传达上级精神，发布行政决议和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。
第三条各级领导和办文人员要增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保安全。
第五条院长办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作并指导各部门公文处理工作。
第二章公文种类
第六条根据我院实际，我院公文的主要种类有：
1.决定：
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、科室及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
2.决议：
适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
3.通知：
适用于批转下级部门的公文，转发上级机关单位和不相
隶属机关单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。
4.通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
5.报告：
适用于向上级机关单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关单位的询问。
6.请示：
适用于向上级机关单位请求指示或批准的事项。
7.意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.函：
适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
9.规定：
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
10.会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
第八条公文文头一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1.文件名称，发文统一使用印有“******医院”（套红）名称的信笺纸。
2.发文字号包括院、部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。
如标注签发人，签发人居横线上右侧。
3.签发人向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发。
签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端。
第九条公文正文部分一般包括标题、主送机关单位、部门、内容、附件、发文机关单位、发文日期、印章等。
1.标题置于文头之下、主送机关单位、部门之上、居中。
标题一般应当标明发文机关单位名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
2.主送机关单位、部门是指公文的主要受理机关单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。
一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。
一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。
如需同时送其他单位，可用抄送形式。
3.内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。
公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
4.附件正文的补充说明或有关参考资料。
附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。
附件与主件合订在一起，并在正文之后。
5.发文机关又称落款。
落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。
6.发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方。
7.印章所有发文，应当加盖发文机关印章。
印章盖在年月日的
中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。
如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。
第十条公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。
公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期。
1.主题词反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。
主题词按《国务院公文主题词表》规定标引。
2.抄送机关除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位。
送往上级机关的为“抄报”，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。
抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
3.印发机关、印发日期和印刷份数印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份”。
印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。
印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。
印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。
第十一条公文排版格式公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸一律采用a4型（210毫米×297毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。
全文采取宋体，文号小四号加黑，大标题2号加黑，
正文4号，页码小5号，签发人（会签人）用3号，主题词用小4号。
全文间距25磅。
页面设置：
上2厘米、下2厘米、左2厘米、右2厘米。
第四章行文规则
第十二条院部可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟单位之间互相行文。
院内其他科、部一律不对外行文。
第十三条院长办公室根据院部授权，可以分别向院内各科、部行文。
第十四条信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的中下方。
第十五条向院长请示问题，除院长直接交办的事项外，请示应当送院长办公室按规定程序处理，不应当直接送院长本人。
第十六条除院长直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章公文办理
第十七条公文办理是医院领导、办公室和其他职能部门的一项经常性的重要工作。
它对于实现医院职能，加强医院建设，提高医院工作效率，有着极大的关系。
公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。
第十八条收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1.收文登记
篇二：
医院公文处理工作条例20XX
医院公文处理工作条例
第一章总则
第一条根据云南肾脏病医院工作需要，推进医院公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条本条例适用于医院各部门、科室公文处理工作。
第三条医院公文是医院各部门、科室实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布国家法律、法规和医院规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条院属各部门、科室应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘岗位或者由专人负责公文处理工作。
第七条院办公室主管医院的公文处理工作，并对院属各部门、科室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类
第八条公文种类主要有：
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门、科室和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
（三）命令（令）。
适用于公布行政规章和制度、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关部门、科室和人员。
（四）公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。
适用于发布、传达要求院属各部门、科室执行和有关人员周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。
适用于向上级管理机关汇报工作、反映情况，回复上级管理机关的询问。
（十一）请示。
适用于向上级管理机关请求指示、批准。
（十二）批复。
适用于答复院属各部门、科室请示事项。
（十三）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。
适用于无隶属关系单位或院属各部门、科室之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
医院公文编号规则统一使用“云南肾脏病医院”英文缩写+“-”+公文种类首拼字母+发文年份+四位数发文顺序号。
例如：
20XX年1号证明编为“YnHoSP-zm20XX0001”
（二）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。
公文的主要受理单位和部门，应当使用全称、规范化简称或者同类型统称。
（九）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。
署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。
公文中有发文单位署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。
除主送单位和部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型统称。
（十七）印发机关和印发日期。
公文的送印部门和送印日期。
（十八）页码。
公文页数顺序号。
篇三：
医院行政公文处理办法
行政公文处理办法
第一章总则
第一条为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及山东省、济宁市有关文件精神，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条行政公文是我院在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条本办法适用于我院行政部门中的公文处理工作。
院长办公室是医院行政公文的管理部门，主管医院行政公文处理工作：
并负责指导各行政处室的公文处理工作。
第五条医院各行政处室负责人主管本部门的公文处理工作，应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。
第二章公文种类
第六条应当根据职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。
我院常用公文种类主要有：
（一）决定：
适用于对医院重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关部门及人员。
（二）通告：
适用于医院在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知：
适用于发布医院制定的规章制度；转发上级机关、不相隶属机关的公文；需要各处室周知、办理或者执行的事项：
任免人员。
医院制定的规章制度、行政措施和其他规范性文件可根据实际内容分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。
（四）通报：
适用于表彰先进，批评错误．传达重要精神或者情况。
（五）报告：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示：
适用于向上级机关请求批示、批准。
（七）批复：
适用于答复下级部门请示事项。
（八）意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问、请求批准和答复有关事项。
（十）会议纪要：
适用于记载和传达院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。
（十一）周会记录：
适用于记载和传达院周会会议精神。
第三章公文格式
第七条公文—般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发部门和印发日期等部分组成。
公文的具体要求如下：
（一）秘密公文应当分别标明密级和保密期限。
密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关标识（公文版头）应当使用发文机关全称或规范化简称。
我院常用行政公文的发文机关标识有二种：
1.“济宁医学院附属医院文件”。
用于处理关系医院全局比较重大的问题、需要上报的文件以及依照上级规定必须以济宁医学院附属医院名义发文的事项。
上报的文件格式详见“附件1”，院内发文格式详见“附件2”。
2.“济宁医学院附属医院”。
用于对院内各部门和科室发文，主要用于传达院行政领导议定
的工作意见，宣布、安排和布置常规的综合性行政事务工作；向院外无隶属关系的有关机关或单位请求批准和答复审批事项，医院对外联系工作等。
具体文件格式详见“附件3”。
（四）行政公文的发文字号包括机关代字、年份、序号。
年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
联合行文，只标主办部门发文字号，不得有两个发文字号。
院级公文和业务性公文由院长办公室统一掌握文号。
同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号；
1．涉及医院全局性、综合性问题的公文，统一编号为“济医附院院字〔200X〕X号”；
2.业务性公文，统一编号为“济医附院普字〔200X〕X号”。
3.院级函件，统一编号为“济医附院函字〔200X〕X号”。
4.院办公会会议纪要，统一编号为“济医附院纪字〔200X〕X号”
5.院周会纪录，统一编号为“济医附院周会记录〔200X〕X号”
（五）上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
院内发文时，标题中可略去医院名称。
除法规、规章、规定。
第四章行文规则
第十条行文应当确有必要，注重效用。
第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十二条各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关部门，可按照协商一致的原则联合行文。
第十三条各部门有关工作方面的“请示”“报告”，除院领导直接交办的工作外，不得直接将公文交院领导审批、签发，更不得直接向医院的上级机关行文。
各项公文需经部门负责人同意签字后，加盖部门公章后报院长办公室。
办公室根据公文内容分呈有关领导审批。
第十四条“请示”应当一文一事，不得多头报送，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
“报告”中不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第十五条医院发文，主要是指以医院名义对内、对外上报下达的公文，一般指院字、普字、纪字、周会记录等发文及以医院名义张贴的通告、通知等。
发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。
（一）拟稿。
医院综合性文件由院长办公室负责组织有关部门拟稿，其它业务文件由业务归属部门承办。
草拟行政公文应注意：
1．使用院长办公室印制的拟文稿纸，对所列内容要逐项填写，在文稿中不得有贴页、裁页。
拟文稿纸样式详见“附件4”
2．拟稿应当使用钢笔、毛笔，有条件的应当使用电脑打印，不得使用圆珠笔或铅笔。
文稿已用电脑打印的，应同时将软盘送交院长办公室；
3．拟稿应当做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
4．拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5．人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
日期应当写。
具体的年、月、日。
6．公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
7．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。
（二）审核。
文稿拟就后：
应由部门负责人进行初核并签署意见后报院长办公室复核，复核重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。
对于不符合有关要求的送审文稿，院长办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回拟稿部门重新修改后再送审核。
（三）签发。
院长办公室复核后，一般本着谁主管谁负责的原则，文稿呈院长或分管院长审定、签发；重要的请示、报告由院长签发。
签发人应签署意见、姓名和刁期。
文稿一经签发，一般不准改动。
如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。
（四）编号。
文稿在院领导签发后中院长办公室编排发文号。
（五）打印。
打印公文要严格执行保密规定。
（六）校对。
一校及二校由拟稿人负责．?
校对人员应在发文底稿上签字。
（七）用印。
文件印制完毕，经院长办公室再次核对无误后，加盖公章。
（八）登记、分发。
行政公文的拟文稿纸、修改底稿和三份公文留院长办公室存档、登记。
行政公文装订完毕后，由拟文部门向院内、院外分发。
公文发出后，如发现错误，应及时更正。
第六章收文办理
第十六条医院收文主要是指上级机关来文和其他单位来文。
办理收文的主要程序包括：
签收、登记、批办、分送、承办、催办、立卷、归档、销毁等。
（一）签收。
医院外来文件由院长办公室签收。
（二）登记。
医院收文统一由院长办公室拆封、登记。
（三）批办。
收文送院长办公室主任提出批办意见后送院领导或者有关部门阅办。
批办的主要原则：
1.重要文件，批呈所有院领导阅示，并由主要领导批示：
2.业务文件，按职责分工批呈分管惋领导阅示：
3.紧急文件，可由分管领导先阅，急办文件复印后先转有关部门；
4.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。
（四）分送。
院长办公室按批办意见分别送达院领导或有关部门；院领导阅示后的文件，院长办公室依批示将文件交承办单位；各部门不得随意横传公文。
（五）承办。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回院长办公室并说明理由。
涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。
（六）催办。
对各类文件的办理情况，由院长办公室负责催促办理，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第十七条上级来文要求医院贯彻执行的，按院领导批办意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式传达、贯彻、执行：
（一）将原文复印或翻印送至有关部门传阅；
（二）医院发布实施意见；
（三）医院制订和发布实施细则、办法；
（四）在一定范围内召开会议传达。
第十八条上级政府及其部门召开会议所发公文，除明确发给与会人员的外：
参加会议的我院人员必须在会后及时将公文原件全部交院长办公室接收。
医院各部门收到的上级政府及其部门的公文，全部将公文原件交到院长办公室接收。
第七章公文归档与管理
第十九条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和我院有关规定，由院长办公室统一及时整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
个人不得保存
应当归档的公文。
第二十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和，保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映医院主要工作情况，便于保管和利用。
第二十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第二十二条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或院长办公室主任批准，可以翻印。
公文复印件作为正式公文使用时，，应当力口盖医院公章，视同正式公文管理。
第二十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。
其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第二十四条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
附则
第二十五条院长办公室对本办法执行中的具体问题负责解释。
第二十六条本办法自颁布之日起施行。
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