常用公文写作要点.docx

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常用公文写作要点

常用公文写作要点

一、规范性公文的特点

规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位于公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制订的，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。

和其他类型公文相比，规范性公文具有如下特点：

（1）内容的强制性。

规范性公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立和实现不以对方是否同意为前提，具有极强的约束力。

（2）所针对问题的普遍性。

规范性公文所针对的问题是反复多次适用的，涉及多数的而非特定人的壹般的普遍性的问题。

（3）生效程序的严格性。

规范性公文于审批和正式公布程序方面非常严格，审批过程的参加人数多、次数多。

大多以会议的形式正式确认，公布也需于壹定范围内正式公布。

（4）语言运用的规范性。

（5）效用的独立性。

规范性公文于效用方面均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。

二、规范性公文的结构

1．总体结构

从总体结构上见，规范性公文壹般均包括：

文件标题、发布或通过或批准的日期、章题（必要时仍有节题）、正文。

文件标题壹般由发文机关、事由和文种三部分组成。

发布或通过或批准的日期即公文经权威性机构或组织审议通过或批准生效的时间，需将这壹段时间标注于标题之下且用圆括号括入。

章题只需确切概括反映章内的内容，正文即文件的主体部分，规范的具体内容均于此表达。

2．正文结构

规范性公文的正文壹般包括：

制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程式和方式、有关说明等。

于写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条仍可下分为款、项、目等层次。

除款之外，条、项、目均冠以数字，称“第×条”等或分别以汉字或阿拉伯数字表示。

其中条文以壹文件为单位排大流水号，其他则均之上壹层次为单位排小流水号。

条文较多时，可设章，章内仍可再分节。

表达制定目的、制定依据、适用范围、有关定义以及具体规范中带有普遍性、共同性、原则性内容的条文大均依次排于文件的首部，壹般统称为“总则”部分。

若分章表述时总则即为第壹章。

表达具体规范的各分项内容的条文接于“总则”之后，按事物间的逻辑关系分类集中编排。

若分章表述时，每壹类或几类为壹章。

这些条文统称为“分则”。

表达奖惩办法的条文接于“分则”之后，或单独构成“罚则”或作为“分则”中最后的条文。

若分章表达时，于需独立成章的情况下可直称章题为“罚则”、“法律责任”、“奖励和处罚”等。

表达施行程序和方式、施行日期、有关说明的条文接于“罚则”之后，依重要程度或其他标准逐条表述。

这些条文统称为“附则”，若分章表述可直称章题为“附则”。

主管部门壹项内容可视其具体情况置于“总则”或“附则”中表述，也可于有关“分则”中表述。

三、规范性公文的撰写要求

1．维护文件的高度壹致性

壹致性是指文件内容和形式同其他文件、同作者权利均具有高度统壹的壹致关系，整个文件的所有部分具有高度的壹体性关联。

2．维护文件的高度严密性

严密性指文件结构和语言表达具有周严有效的特点。

务使文件结构严谨周密，务使语言表达缜密周严，约束的对象及程度范围要明，有关职责、权利、义务的规定要清，时限要准；各项要求有切实可行的检查衡量标准，语气要坚决肯定，不留商量余地，使用表祈使的“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、“必须”、“应当”等词语时，应认真辨析其轻重，根据表意选用。

3．维护文件的条理性

条理性是指文件层次分明、理序顺畅、分类准确、主题突出、排列合理有序。

4．维护文件的简明性

简明性是指文件语言简约不繁而又明确周详的特点。

要正确运用表达方式．壹般以说明为主，不讲理由，不作议论分析，不作过分详尽的列举和解释。

要使文件主题高度明确，主题不明、目的不明就难以确定壹份文件哪些当讲、哪些不当讲的界限，既不会使文件简练，更不能达到明确。

5．维护文件的稳定性

规范性公文壹经公布生效就应于壹定时间范围内保持稳定，否则就失去了可行性，也就失去了存于的价值，这就是规范性公文的稳定性。

于撰写前应做充分的调查研究，且反复核查。

6．维护文件的连续性

要维护文件的连续性应注意于撰写新文件的过程中，广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时应于文中明确对有关文件的废止。

7．尊重不同文种的特殊性

不同文种有特殊的撰写要求，于写作公文时应注意文体的特殊性。

第二节命令、决定、公告、通告、通知、方案的撰写

壹、命令

命令（令）是壹种带有强制性的、具有最高权威的指挥性公文。

它适用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所于地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其各部门、县级之上（含县）人民政府采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。

命令的结构包括标题、令号（或发文字号）、正文、落款。

命令标题的写作通常有三种组成，壹种是标准的行政公文标题，即由发文机关、事由、文种组成。

壹种是省略发文事由的标题。

仍有壹种是用发文机关及其负责人职务名称和文种构成的标题。

令号是以命令签署人的任职期限为周期编排的顺序号。

行政令、奖惩令等通常列发文字号。

命令正文的语言要干脆果断，体现“令行禁止”的特点。

命令的落款由发文机关名称、签署人姓名以及发文日期组成。

二、决定

决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性和领导指导性。

决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，于较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法律法规和制度的表现形式，但于实际工作中更多地用于记载和传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导指导工作的准则。

于结构格式方面和规范性文件差别明显。

决定的结构包括：

（1）标题。

写明发文机关、事由和文种。

（2）正文。

壹般由制发文件的依据、决定事项和执行要求三大部分组成。

于文件中的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。

（3）发文机关和成文日期。

三、公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。

它的制发机关级别较高，壹般均是由国家最高权力机关（全国人大及全国人大常委会）和管理机关（国务院及其各部门）、地方权力机关和管理机关，以及获得授权能够发布公告的机构（XXX）制发，通过新闻媒介发布，内容重要，事项重大，是壹种非常严肃庄重的公文。

公告的结构包括标题、正文、发文机关和发文日期。

公告的标题能够采用标准的公文标题，由发文机关、事由和文种组成，能够采用省略事由的写法，仍能够省略发文机关。

公告的正文有时只需写公告事项和结语，壹俩句话就行。

也有的公告正文则分成公告缘由、公告事项、公告结语三个部分。

公告的发文机关应当写全称。

如果标题中包含了发文机关，落款处的发文日期也能够写于标题正下方，用括号括起来。

四、通告

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，具有壹定的法规性和约束力，壹般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只于内部张贴。

通告的结构包括标题、正文、落款。

标题有三种常用写法：

壹种是标准的公文标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成；壹种是省略事由的写法；第三种是省略发文机关的写法。

通告的正文分成通告缘由、通告事项、通告结语三个层次。

通告结语有时很简单，写“特此通告”或“本通告自发布之日起施行”等就行了。

有时则需要加上壹些特殊要求。

通告的落款视情况而定，标题中没有发文机关的，此处应写发文机关和发文日期。

标题中已写明发文机关的，则只需写发文日期，这种情况下，发文日期仍能够写于标题下方，用括号。

五、通知

通知是机关常用公文，其主要特点：

壹是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，壹文壹事，行文简便。

通知的结构包括：

（1）标题。

写明发文机关、事由和文种。

用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词（颁发、印发、转发、批转等）、被发布和转发批转文件的标题、文种。

（2）主送机关。

（3）正文。

（4）发文机关和成文日期。

通知又分为以下几类：

1．颁发、转发、批转公文的通知

于撰拟颁发（或印发）公文的通知时应注意，须认真交代这壹规范性公文的有效生成过程，特别是于这壹过程本身就是法定的情况下。

因此，于评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明原因且预先征得有关方面的同意。

于撰拟批转公文的通知时应注意，批转的对象应为自己下级的公文，通知本身就是壹个批示，能够对批转对象提出包括批评性意见于内的各种评价意见。

颁发（或印发）、转发、批转公文的通知均以颁发、转发、批转对象作为附件，均有对这些公文的执行要求。

于“执行”二字之前往往均有壹些限定修饰成分，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”、“切实遵照”、“参照”、“参考”、“参酌”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

2．指示性通知

指示性通知的正文壹般包括：

行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义，上级指示的精神及其具体化，执行要求及有关注意事项等。

后俩部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大均以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予以阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意，必须于文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，当涉及的问题需要受文者根据自身实际情况做出实事求是的判断处理时，应避免壹刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

3．知照性通知

知照性通知的正文主要包括：

形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。

为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。

知照性通知所涉及的事项主要是：

成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更壹些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。

4．会议通知

壹般应包括以下内容：

会议名称、召开会议的根据和目的、会议时间、地点（报到的时间、地点）、和会人员、差旅费报销办法、和会者准备工作和注意事项、联系单位、联系人和联系电话号码等。

如属规模较大的会议，仍应于通知中附上会议日程安排和和会的有关证件。

会议通知的内容，要求准确、具体，无壹错漏，且必须于会前送达，留出充裕的时间，以便和会者做好充分准备。

六、方案

方案属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见和建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。

方案的主要特点是：

受方案制度的影响，为各机关普遍经常使用；壹般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。

1．结构

（1）标题。

写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。

（2）主送机关。

（3）正文。

（4）发文机关和成文日期。

2．分类

（1）工作方案。

工作方案用于于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。

其正文主要包括：

行文的根据或概要，点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题且对其性质进行概要分析；提出建议，如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存于问题的原因，表明努力方向；结语，有建议的方案提出转发建议。

撰拟工作方案时应注意：

①方案中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。

②应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求汇报或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。

③应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。

④对有关数字、数据的陈述务

必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。

⑤各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作施行。

因为，建议壹旦被采纳，方案被批转下发执行时，这些建议将升格