行政部主管岗位职责.docx

行政部主管岗位职责.docx

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行政部主管岗位职责

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

总经理岗位职责

一．负责公司的全面管理和组织领导工作,贯彻执行国家的方针、政策、法规和主管部门的各项规章制度。

二．负责召集和主持公司总经理室办公会议，研究、处理总经理办公会议职权内的各项工作。

三．负责协调、指导副总经理及部门经理、各个管理处主任的工作，保证公司各方面工作顺利进行。

四．建立健全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持公司例会，及时解决管理中暴露的问题。

五．制订企业经营管理目标，包括一系列规章制度、操作程序，各级人员的岗位职责并监督实施，保证各项管理服务工作质量落实。

六．负责组织编制公司年度财务结算，做好财务审核监督；审核各管理处月度财务报表和年度财务预、决算；审核和签订各种对外服务合同和供货合同；审批各部门的采购计划。

七．负责各部门主管、经理、管理处主任以上职务人员的鉴定、录用、辞退等工作。

八．有重点、定期或不定期地对一些部门或设备进行巡视检查，及时发现问题并督促有关部门整改。

九．与社会各界人士建立和保持良好公共关系，树立企业良好形象。

十．以身作则，关心员工，提高企业凝聚力，使员工以高度热情和责任感完成本职工作,完成上级领导交办的其他工作。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

副总经理岗位职责

一．在总经理的领导下，分管公司各部门或各管理处的工作。

二．负责统筹物业管理公司的内部管理工作，协助总经理处理日常工作事务。

三．协调各部门、各管理处之间的工作关系，监督检查各部门、各管理处贯彻落实公司各项工作决策和规章制度的情况。

四．负责公司员工的思想教育和队伍素质建设以及公司应聘员工的招聘、奖惩、考核、辞退等管理工作。

五．抓好员工的培训与考核，并向总经理提出员工奖惩、升迁或辞退的建议。

六．负责执行、修订公司各项管理制度，提交总经理办公会通过并监督其实施。

七．根据分管部门或管理处工作需要，提出人员调整意见，提交总经理办公会决定。

八．受总经理委托，负责新开发物业项目的接管和管理处的筹办工作。

九．负责公司日常管理和服务质量监督检查工作的落实，坚持每天巡视各区域的清洁、安全和设备运行状况，发现问题及时解决。

十．亲临现场并及时处理公司管理中遇到的突发事件。

十一．受总经理委托，在总经理因事不在岗位时，代行总经理职权。

十二．完成上级交办的其他工作任务。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

总值班岗位职责

一．全面负责公司各项管理、服务质量监督、处理突发事件等工作的落实，确保各方面工作正常有序的运行；按照《应急预案》及时组织处理管理中遇到的突发事件或意外情况，降低损失，消除负面影响。

二．掌握各物业管理区域客户、房屋建筑结构及各类设备、设施的布局；掌握监控室、机动车库、供配电机房等关键部位的工作情况。

三．督促检查各类设备、设施的运行情况；检查巡视各区域、各部门落实消防安全、治安管理、清洁卫生情况；督促检查各值班岗位值班人员履行职责情况；协调处理与业主、客户之间的关系；发现问题及时组织处理，并采取有效的防范措施。

四．发生突发事件或有重大安全隐患，总值班人员必须在30分钟内到达现场组织各部门值班人员妥善处理，必要时有权通知各部门负责人或分管副总经理到现场协调处理，并将情况及时上报总经理。

五．总值班员值班实行24小时值班制，规定的值班时间必须坚守岗位，不得迟到、早退；凡因工作需要临时离开，需告之监控室值班员其联系方式并保持24小时开机。

六．值班人员应根据批准的《总值班表》按时进行交、接班，无特殊情况不得调班；总值班在岗时间为：

工作日17：

30——21：

30分，节假日08：

30——21：

30分。

七．总值班员地点在消控中心值班室，无特殊情况不得在自己的办公室值班。

八．按规定做好记录，认真填写《总值班记录表》，对遗留的事项、已处理事项及待处理的事项登记清楚，并做到字迹清楚，准确详细。

九．完成上级临时交办的各项工作，并安排布置和检查落实；及时向总经理汇报、反馈各部门的处理情况。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

管理处主任岗位职责

一．在公司总经理的直接领导下，对管理处工作负全面责任。

二．认真贯彻执行物业管理法规和公司有关规章制度，在实践中不断提高自身业务素质和领导工作能力。

三．严格按公司要求进行物业管理，贯彻执行公司经营管理方针，并有责任提出修订和完善的建议。

四．制订管理处年度、季度、月度工作计划及财务计划。

五．负责组织、协调管理处员工工作安排，负责管理处员工工作绩效考核及考评。

六．负责组织管理处的各项工作检查，增强员工的工作责任感。

七．组织召开管理处每周工作例会，及时了解人员工作动态、工作难点及各方面信息，检查、总结和布置工作。

八．沟通本管理处与其他相关机构的联系，建立良好的公共关系

及时处理客户的投诉和意见。

九．熟悉管理处物业管理情况，积极与客户保持密切关系，及时处理客户的投诉和建议，虚心听取他人意见，不断改进工作方法，提高管理水平。

十．经常与员工沟通交流，培养员工的进取精神，增强员工集体凝聚力。

十一．接受公司总经理和业主管理委员会的年度和任期考核、奖惩，对总经理和业主负责。

十二．完成上级交办的其他工作任务。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

行政部主管岗位职责

一．积极学习国家的方针、政策，贯彻落实公司的各项规章制度，深入基层调查研究，努力掌握第一手资料，为总经理室的工作决策提供可靠的依据。

二．负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核工作。

三．协助总经理室处理日常事务工作，积极做好各部门、管理处之间的工作协调。

四．负责公司人事工作。

根据总经理室的指示做好员工的招聘、录用、调配、辞退、考核及员工入、离职手续的办理工作

五．负责公司对外接待和业务公关工作，组织安排接待、参观、考察、学习等各项公关活动，维护公司良好形象。

六．严格执行公司印章管理、使用规定。

做好文件保管、登记、传阅及文印、文书、档案、资料的收集、整理、存档等管理工作。

八．负责制定员工培训计划，并协同各部门、管理处组织对员工进行各类培训，不断提高员工素质和实际工作能力。

九．负责公司员工考勤管理工作，经常检查记录各人员出勤情况、并严格按规定实施考核。

十．协调好与业主和各客户的关系，对业主和客户提出的管理上问题及时反馈，并针对存在的问题及时向总经理室汇报，及时与各部门进行研究、商讨，迅速加以修改。

十一．完成总经理室交办的其它临时性工作。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

行政部出纳岗位职责

一．遵守国家各项现金管理制度，熟悉帐务出纳工作程序，执行管理规定。

二．负责做好现金的各种票据收付工作，做好出纳结算，确保钱、帐相符，妥善保管好现金、保险柜钥匙和帐册。

三．掌握各类费用开支的标准，严格把关，报销时应认真审核发票的品名、数量、金额、印章，并按审批程序检查各种票据报销手续是否齐全，发现问题及时制止，并向领导汇报。

四．收付现金时，应当面点清，办妥签收，并根据工作需要及时做好现金的提款和解入工作。

五．负责相关物品押金的收付、停车场及其他管理费收取工作，车辆停放授权通知的填写。

六．做好员工工资、奖金的发放及各类押金的收付与保管工作。

七．做好离职员工工资结算、押金退还及现金或帐务清理工作。

八．与省邮政公司多经办财务保持联系，了解、掌握客户月交费情况，对未交费客户及时通知相关人员催收。

九．每月未为总经理室提供运行收支的汇总统计，为公司控制成本、开源节流提供依据。

十．完成领导交办的临时性工作任务。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

行政部内勤兼档案管理员岗位职责

一．贯彻执行国家颁发的《档案法》《档案管理工作条例》以及上级部门的有关指示，及时向主管部门报告工作执行情况。

二．努力学习档案管理专业知识，自觉成为有觉悟、懂专业、会管理的专门人才。

三．认真负责地做好档案收集、整理、保管、鉴定和统计等基础工作，按时按质量完成各项目标管理工作。

四．积极主动的做好档案管理工作，编制检索工具、汇编参考资料，努力开发利用档案信息资源，有效提供档案资源为企业工作服务。

五．切实做好本单位本部门文书处理和下属单位档案部门的业务指导，促进公司档案管理工作，不断提高管理水平。

六．保管并编制详细目录，各类资料装订成册，归档保存。

备用图纸和设施设备技术资料，部门或个人如需借用，必须填写《资料借用单》，经公司总经理批准后方可借阅，但必须限期归还。

七．各部门归档保存的重要设施设备运行记录、巡查巡逻记录及日常工作记录等，每月必须装订成册，归档保存。

如有破损应责成相关责任部门重新抄写。

八．每月底对档案室所存档案集中系统整理、盘查一次，发现丢失、损坏的档案资料，及时报告。

九．负责公司文件的归类、整理、装订和计算机录入，建立档案管理台帐。

十．严格执行档案管理制度和保密规定，确保档案完整和安全。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

公文管理暂行办法

一．行文规定

1．呈报、下发的公文应一文一事。

2．公司对外统一名称：

四川天府绿洲物业管理有限责任公司。

正式对外行文、签署合同均应使用公司名称。

二．行文程序

1．公司的行文，先由承办人拟稿，经分管部门副总审阅后，送行政部核稿，再请总经理签发。

2．管理处行文，重要事项需事前请示总经理同意后，由分管副总签发。

3．公司和管理处发文，均由行政部统一编发文号。

三．行文格式与要求

1．凡属对外行文，要使用统一规格的拟稿纸，如第一页写不下，应附双线横格纸。

2．标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、函等）。

3．注明报送单位。

4．注明行文编号，以便可存放、查找和立卷归档。

（1）对外行文编号统一为：

川天物司[]第号

（2）对大厦客户编号统一为：

川天物处字[]第号

5．撰写、修改或誉请公文，必须使用墨水笔，不使用铅笔、圆珠笔。

经修改后的稿件，如字迹潦草、涂改较多、模糊不清的，应由原拟稿人誉请后再送打印。

四．缮印

1．文件签发后，由行政部统一打印并存入磁盘，按核定数量打印份数，印数少的采用复印，印数多的外送印刷。

2．缮印后的文件由撰稿人负责校对，以公司管理处名义的行文，由行政部核稿人予以复检。

3．缮印校对人应在原稿上签注姓名、日期。

五．发文

1．文件分发前对份数、附件、印章等进行检查。

2．文件分发时应注明受文单位及地址，“急件”、“密件”应做相应的标识、戳记，防止延误与泄密。

3．缮印后发出的文件，应留二份与原稿一份退承办部门，由承办部门按管理要求立卷归档。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

财务报销管理办法

一．管理原则

按照省局对公司年度财务核算要求，保障公司管理和运行服务工作正常开展，公司的费用开支由总经理负责审批。

二．报销程序

1．各部门零星开支，凭发票填写“费用报销单”，经部门分管副总签字后，由公司总经理审批同意，交财务报销。

2．员工的工资、奖金、福利支出等，由行政部编制发放明细单或填制付款凭证，经分管副总审核签字，由总经理审批同意交财务报销。

3．设备设施添置费报销时，应附“质量合格证”、“检测报告”“物品入库单”等相关资料，经使用部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。

4．维保费用报销时，须附管理部门确认的“质量验收报告”等相关资料，经部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。

5．外墙清洗费用报销时，须附管理部门确认的“质检报告”等相关资料，经部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。

6．业务宣传费须事前提出申请，报总经理审批同意后，凭发票报销。

7．外购物品原则上应使用支票转帐支付，报销凭据应是国家规定的正式发票。

三．借款审批程序

借款人应填写借款单，经分管副总签字，由总经理批准，借款应在当月内按报销程序及时到财务报销。

四．银行支票的借用

1．领用转帐支票应到财务领取《借款单》，填写姓名、部门、事由、申领金额，分管副总签字报总经理审核同意后到财务办理领用支票手续。

2．领用支票后应及时办理核销手续，经办人必须在当月内到财务报销。

五．报销时间规定

每月的10日、25日为统一的财务报销时间，（特殊情况例外），遇节假日顺延。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

会议室管理制度

一、为切实加强会议室使用和管理，特制定本制度。

二、行政部负责会议室的使用管理；清洁服务部负责会议室的日常清洁卫生并随时保持会议室整洁，做到每周一次彻底清洁保养。

三、各部门、管理处使用会议室应提前与行政部联系，由行政部妥善安排，如遇特殊接待或临时安排，使用部门应服从。

四、行政部建立会议室使用簿，做好使用情况记录。

五、禁止在会议室内从事与会议无关的事项。

六、爱护室内设施设备，物品如有损坏，责任人应照价赔偿。

七、保持室内清洁，爱护公共卫生。

八、室内严禁吸烟、严禁喧哗、保持安静。

九、公司在会议室内存放的各类学习资料，不得自行带走，借用人必须登记并在三日内完好归还。

十、会议室使用完毕后人走灯灭，防止火灾事故的发生。

十一、会议室对外出租按照标准收费，并提供相关会议服务。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

天府绿洲大厦管理处

考勤管理实施办法

依照《劳动法》的有关规定，结合管理处工作实际，为健全完善考勤管理工作，使之规范化、制度化、特制定考勤管理制度。

一、工作时间

根据管理处各岗位的工作性质和要求，实行定时或综合计算工时工作制。

二、考勤管理

（一）员工考勤

1、员工在规定出勤时间到管理处指定地点打考勤，上行政班的员工在上午上、下班时及下午上、下班时分四次打考勤；其它值班岗位员工每天打两次考勤（上、下班各一次）。

2、员工不得请别人代打考勤或代他人打考勤，违者按违纪处罚，一次罚款50--100元，请别人打考勤者，其当天考勤记录无效，一律按旷工处理。

3、上、下班漏打考勤者，一次扣款10元，部门主管应在《员工考勤登记表》上登记并签名认可，否则一律按旷工处理。

4、员工因公外出或其它原因无法打考勤，员工应主动向部门主管汇报，由部门主管在《员工考勤登记表》上注明事由并签名，否则一律按旷工处理。

（二）员工缺勤

1、员工无故迟到，在十分钟内扣款10元；十分钟以上不足三十分钟扣款20元；三十分钟以上不足3个小时按旷工半天处理扣款50元；3个小时以上按旷工一天处理，扣款100元。

特殊情况除外。

2、员工在一月内迟到不得超过三次，否则将作违纪处理；一个月内上班迟到三次（含三次）以上或早退一次除以上罚款外，扣除当月考核工资的50%。

三、员工到岗签到

（一）员工打考勤后，应立即到部门进行签到，签到处由部门指定人员负责监督，徇私作假按违纪处罚。

（二）签到时间不得超过大厦管理处规定的出勤时间，否则仍按迟到处理。

（三）员工考勤情况和签到表于次月第二个工作日，由部门进行统计，经部门主管签字会同加班申请单、加班补休单等请假手续一起送至行政部，作为员工工资等计发依据。

（四）管理处将对员工考勤情况和签到表进行抽查，如发现有与上述规定相悖、虚报现象，将对其有关责任人进行处理。

二00六年十一月修订

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

工资分配管理办法（试行）

第一章总则

第一条：

遵照国家劳资管理有关法规政策及公司规章制度，结合经营管理实际，特制定本试行办法。

第二章指导思想

第二条：

本着按劳分配的原则，建立健全规范的工资管理制度。

第三条：

倡导奖勤罚懒、优胜劣汰的工作氛围，以员工岗位责任、工作绩效、业务技能等综合指标实施考核。

第三章工资构成

第四条：

员工工资分别由岗位工资、考核工资、各项补贴三部分构成。

一、岗位工资

1、按照成都市职工工资政策性标准确定。

2、参照物业管理行业岗位工资确定。

3、按照员工所从事的工作岗位、职务、专业技能等确定。

二、考核工资

1、考核工资的考核评定按照公司2005年7月1日颁发的《考核工资管理（暂行）办法》执行，其中考核工资核算标准按员工工资总额的20%--30%执行。

2、各部门、管理处依据《考核工资管理（暂行）办法》对员工劳动纪律、行为规范、服务质量、业务技能等实行量化考核。

3、行政部门依据《服务质量监督检查办法（试行）》实施监督检查并量化考核，纳入员工考核工资等级评定。

4、考核工资等级评定标准。

考核等级

考核分值

考核工资比例（%）

一

70分以下

50

二

70分-80分

60

三

80分-90分

80

四

90分以上

100

5、考核工资计发方法：

月考核工资=考核工资额×月考核工资比例。

三、各项补贴

参照国家相关规定和行业特点，结合公司各岗位实际确定。

第四章工资分配方式

第五条：

公司实行试用期工资与转正工资二种分配方式，试用期工资标准不低于成都市城镇职工最低工资标准。

员工试用期考核合格后，按公司总经理室审批的转正时间、转正工资实行工资分配。

第六条：

员工因岗（职）位变动，工资标准以相应岗（职）位标准确定，对于工作能力表现突出和业务技能优秀者，其工资标准可作适当调整。

第七条：

员工自愿辞职或被公司辞退，结算工资按实际出勤日计发。

结算工资=工资总额÷应出勤天数×实际出勤天数。

第八条：

员工加班工资计算。

加班工资=工资总额÷应出勤天数×加（值）班天数×倍数。

第五章工资审批权限

第九条：

依据员工从事的工作岗位，由所在部门、管理处根据其工作能力和表现实行综合考核评定，行政部门结合员工工作岗位初步核定员工工资标准，报总经理批准执行。

第十条：

员工因工作变动，由行政部门对应其相应岗（职）位工资标准初步核定，报总经理批准后执行。

第六章附则

第十一条：

员工工资实行先做后发的薪资发放制度，发薪日为每月19日（遇节假日顺延）。

第十二条：

月工资计发依据员工各岗（职）位应出勤天数、考核工资等级、考勤统计为月工资结算依据。

第十三条：

考勤统计以每月1日至月末最后一天为统计周期。

第十四条：

员工工资为含税工资，公司按个人所得税标准和规定代扣代缴个人所得税。

第十五条：

本《办法》经总经理办公会批准实施，由行政部负责解释。

第十六条：

本《办法》从2007年4月1日起执行。

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

员工考核工资考核管理（暂行）办法

为了进一步完善员工薪酬制度管理工作，优化工资结构，按照“责权利一致”和“按劳分配”原则，特制订本办法。

一、考核范围

管理处部门经理以下（含部门经理）员工；管理处部门经理以上的管理人员由省局多经办实施考核。

二、考核指标及分值

考核指标四项，包括：

劳动纪律、行为规范、职业道德、业务技能。

具体内容及分值如下：

（一）劳动纪律25分

1、违反工作场所“十不准”其中任何一条扣5分

2、上、下班不按规定打考勤卡，每次扣5分

3、不按规定程序请、销假者，每次扣5分

4、员工未按规定走员工通道，每次扣5分

5、拾遗物品不报或不按规定上缴者，扣5分

（二）行为规范25分

1、违反仪表仪容规范其中任何一条，扣5分

2、违反姿态行为规范任其中何一条，扣5分

3、违反礼貌待客规范其中任何一条，扣5分

4、不规范使用基本接待用语者，扣5分

5、因语言行为不规范导致客户投诉者，扣5分

（三）职业道德25分

1、不履行或不完全履行岗位职责者，扣5分

2、部门之间或员工之间工作协作性差，遇事扯皮推诿者，扣5分

3、诚实可信，有错必纠，不弄虚作假，违者扣5分

4、服从部门或班组工作安排，违者扣5分

5、泄露管理处机密文件、资料和数据者，扣5分

（四）业务技能25分

1、无证上岗或不持有效证件上岗者，扣5分

2、职业技能不熟练，出现人为差错者，扣5分

3、部门业务技能考核中，名列末位者，扣5分

4、工作效率不高，办事拖拉者，扣5分

5、在工作中出现损坏公司或客户财产者，扣5分

各部门可以在以上四项考核指标的基础上，根据部门工作实际，可进一步细化考核指标。

三、考核工资等级评定标准及计算

考核等级

考核分值

考核工资比例（%）

一

70分以下

50

二

70分-80分

60

三

80分-90分

80

四

90分以上

100

月应得考核工资=考核工资额×月考核工资比例

四、考核程序

考核工资等级评定实行层级制。

部门经理负责对本部门员工每月的考核评定，并做好考核评定原始资料的保存，行政部负责对员工考核指标进行日常检查，并将检查结果纳入员工考核评定范围；总经理或分管副总负责对部门经理每月的考核评定（见附件《员工考核工资等级评定表》。

当月考核工资等级评定表必须于次月3日前（遇节假日顺延）上报行政部，行政部将根据考核工资等级评定表核编当月员工工资表。

五、考核奖惩

员工连续两个月或一年中累计三个月考核工资等级为一级者，公司将予以辞退；员工连续八个月或一年中累计十个月考核工资等级为四级者，公司将一次性给予其月考核工资的100%奖励；员工考核工资等级全年均为四级者，公司将作为员工晋升、年度评优以及年终奖励的重要依据；在试用期间，若员工在第一个月考核工资等级为四级者，公司将提前予以转正。

本暂行办法从2005年7月1日起实施，此办法由天府绿洲大厦管理处负责解释。

员工考核工资等级评定表

单位：

年月

序号

姓名

等级

序号

姓名

等级

填报人：

四川天府绿洲物业管理有限责任公司

服务质量监督检查管理办法（试行）

第一章　　总　　则

第一条为加强对服务质量工作的监督检查，不断提高服务质量，保障业主和客户利益，维护公司信誉，特制定本办法。

第二条　服务质量监督检查的基本任务：

是对公司各岗位服务质量实施监督检查、规范服务质量标准、总结推广先进典型经验、纠正和查处在服务工作中存在的问题。

教育引导员工增强服务意识，倡导业主和客户对物业服务工作的品质监督，不断提高客户满意率。

第三条　服务质量监督检查工作实行各部门逐级负责制，坚持制度化、规范化；坚持责任明确、严格考核；坚持查、帮相结合。

第四条　建立服务质量内部管理和客户监督相结合的服务质量监督机制，以部门自查为主，公司定期或不定期的检查相结合的方法进行。

第五条　服务质量监督检查结果与每月员工考核工资挂钩。

第六条　公司各级管理人员要高度重视服务质量监督检查工作，并对服务质量监督检查工作提供工作保障。

第二章机构设置和人员配置

第七条　公司成立服务质量监督检查领导小组，由杜小云总经理任组长，成员由总经理室人员组成。

领导小组下设质检工作组，组员由董斌、曾令柒、李建明、任小勤、陶蓉、罗文豹、苏国文、郭晓峰等组成，质检工作组设置在公司行政部。

第八条　各部门应明确服务质量监督检查人员，具体负责本部门服务质量监督检查。

第九条　各级服务质量监督检查人员要具备较强政策水平，熟悉业务技能、工作作风正派、责任心强，敢于坚持原则。

第三章　　工作职责

第十条服务质量监督检查管理部门的主要职责

（一）拟定公司服务质量监督检查管理办法并负责组织实施

（二）参与制定、修改和完善服务质量标准、规定及管理办法

（三）对各部门服务质量管理情况、管理目标进行监督检查

　　（四）对员工考核工资评定