K3物流实验八十二十五.docx

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K3物流实验八十二十五

第八章采购业务处理

第一节采购资料设置

案例P78

上海电线电缆厂对电源订货在100个以内（含100个），报价为10元，100个以上报价为9元，为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采购的最高价格不得超过12元。

在企业的实际操纵过程中，一般由采购经理进行采购价格的设置。

为了演示方便，这里我们以系统管理员的身份登录系统。

步骤

（1）选择【供应链】→【采购管理】→【供应商管理】→【采购价格管理】，单击进入采购价格管理窗口，如图8-1所示。

（2）单击【供应商】，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图8-2所示。

（3）选定“上海电线电缆厂”，单击图8-2工具条中的【新增】按钮，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图8-3所示。

（4）单击【保存】，保存刚才所做的采购100个以内（含100个）的电源报价设置。

（5）单击【新增】，新增采购100个以上的电源报价设置，如图8-4所示。

（6）单击【保存】，保存刚才所做的采购报价的设置。

单击【退出】，返回到图8-5所示的窗口，窗口中显示了刚才新增的上海电线电缆厂对电源的报价。

（7）设置完供应商的报价，还需要对原材料的最高采购价格进行限制。

单击限价，进行采购最高限价的设置。

采购最高限价是指在企业进行购货交易时所能接受的最高价格。

可以针对每一个供应商对应一个物料设置和一个最高限价。

用户在录入采购订单、采购发票，或者直接在供应商供货信息中设置各类采购价格时，若某物料针对某供应商的采购单价超过了系统预设的采购最高价，系统会报警提示。

按照案例要求，最高限价：

将系统默认的0改为12。

如图8-6所示。

（8）单击确定，保存刚才设置的电源采购最高限价，返回到图8-5所示的窗口。

（9）采购报价要起作用，还必须进行审核操作。

选中要审核的报价记录，单击审核，这里不再赘述。

（10）审核完毕，单击退出，返回到K/3系统主窗口。

注意

（1）采购报价的性质是根据【供应链】→【采购管理】→【供应商管理】→【采购价格参数设置】中其他页签的“采购价格管理资料（含税）”的选项决定的：

如果选中该选项，则采购订单单价、供应商报价、采购最高限价都定义为含税单价；如果不选中该选项，采购订单单价、供应商报价和采购最高限价都为不含税单价。

（2）在采购系统选项中，有“采购订单自动更新价格管理资料”选项，选中后新增采购订单时，当用户修改了由系统自动带入的供应商供货信息中的匹配价格，或增加了供应商供货信息中没有的价格之后，系统将自动使用该新供应商供货信息资料，并且日后处理采购业务时将自动启用该价格。

（3）采购价格的参数设置作用如下：

·采购系统应用物料对应表：

如果选中<在采购系统应用物料对应表>,则在各采购单据序时簿中增加<对应代码>、<对应名称>显示，即系统自动取“供应商供货信息”中供应商与物料相对应的代码、名称，用于显示、查询；如果未选中，则相应字段在单据和报表中不显示。

系统默认为不选中。

·已关闭的采购订单可以变更物料：

在订单的实际执行过程中，很多情况下执行完毕的订单条目会因为业务需求进行数量、价格等的修改；或者因为具体原因而在订单上增加或删除相应条目，该选项就按用户对执行单据的具体管理需求分别处理：

如果选择上述选项，则已关闭（包括自动关闭和手工关闭）的采购订单都可以再进行订单的追加工作；如果不选择该选项，则已关闭的采购订单就不能再进行追加工作（即订单的逐条执行）。

系统默认为不选中。

·现购发票（费用发票）不传递到应付款系统：

当选择该选项，采购方式为现购的采购发票和采购费用发票不传递到应付款系统，应付系统将不能查询和统计现购的采购发票以及现购的采购费用发票；当不选择该选项，采购方式为现购的采购发票仍传递到应付款系统，同时传递一张采购费用的其他应付款单据到应付款系统。

传递到应付系统中的现购采购发票和现购采购费用发票视为已经付款的应付款，所以其状态默认是已核销。

·与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽：

此选项的业务影响是：

如果选择该选项，则当采购发票与一张入库单据采用单据关联生成时，系统在发票钩稽时如果符合钩稽条件则自动完成钩稽；否则需要调出相应的钩稽界面，由用户自行选择单据进行手工钩稽。

·检验单审核时自动生成退料通知单：

选中该选项时，为采购入库检验类型的质检单审核时，

（1）物料为全检时，如果不合格数不为0，则审核时自动生成退料通知单，将不合格数量填入退料通知单，同时会将质检单对应的收料通知单号记录到退料通知单上，并反写收料通知单的关联数量；

（2）物料为抽检时，如果检验结果为不合格，则审核时自动生成退料通知单，将报检数量填入退料通知单，同时会将质检单对应的收料通知单号记录到退料通知单上，并反写收料通知单的关联数量；（3）物料为抽检时，如果检验结果为合格，则审核时不生成退料通知单；不选中该选项，则不能自动生成退料通知单。

·订单执行数量允许超过订单数量：

当用户选中该选项时，

（1）外购入库单选订单超过订单数量时允许保存；

（2）收料通知单关联订单时超过订单数量允许保存；（3）外购入库单选关联订单生成的收料通知单时超过订单数量允许保存。

当用户不选中该选项时，

（1）外购入库单选订单超过订单数量时不允许保存；

（2）收料通知单关联订单时超过订单数量不允许保存；（3）外购入库单选关联订单生成的收料通知单时超过订单数量不允许保存。

·订单按比例入库：

当选中“订单按比例入库”时，在采购订单关联生成外购入库单后（包括直接关联和三方关联），入库单更新库存时需要判断订单出库数量是否在订单上的出库上下限的百分比范围之内；当选不中“订单按比例入库”时，采购订单关联生成外购入库单，外购入库单更新库存时不会判断订单是否按比例出库。

·采购发票和入库单数量不一致不允许钩稽：

当用户选中该选项时，如果入库单和发票物料匹配但数量不一致，则钩稽时直接提示“采购发票中的物料数量和入库单中该物料的数量不一致。

分别是……无法钩稽！

”。

不选此选项，如果入库单和发票物料匹配但数量不一致，则钩稽时的处理不变，即提示“采购发票中的物料数量和入库单中该物料的数量不一致。

分别是……请确认是否钩稽？

”由用户选择是或者否。

·反钩稽时清空发票应计费用及运费税金：

如果选中此选项，则在反钩稽时将采购发票中的应计费用和运费税金字段中的内容清空；如果不选中该选项，则在反钩稽时不会将采购发票中的应计费用和运费税金字段中的内容清空。

·发票审核时自动调用钩稽：

如果选中该选项，并且不选中“采购发票审核时自动钩稽”选项，在发票审核时自动调出钩稽界面，进行发票的钩稽；如果发票进行多级审核，则在完成业务级审核时调出钩稽界面，进行发票钩稽。

如果是多张发票一起审核，则调出第一张发票进行钩稽。

如果选中该选项，并且选中“采购发票钩稽时自动钩稽”选项，在发票审核时自动进行发票的钩稽，如果符合钩稽条件，则提示钩稽成功，如果不符合钩稽条件，则调出钩稽界面，进行发票的钩稽。

如果发票进行多级审核，则在完成业务级次审核时自动进行钩稽，如果符合钩稽条件，则提示钩稽成功；如果不符合钩稽条件，则调出钩稽界面，进行发票的钩稽。

如果是多张发票一起审核，则只对第一张发票进行钩稽。

当使用该功能时，系统首先审核然后才进行钩稽，所以当钩稽不成功时，并不影响审核操作。

如果不选中该选项，则在审核时不会调用钩稽。

·采用申请分配前允许修改供货比例：

选中该选项后，则在供货按比例分配的过程中“供货比例”和“数量”字段允许用户修改。

如果不选中，则供货比例和数量字段不允许修改。

·采购系统支持部分钩稽：

选中该选项时表示外购入库单、采购发票允许部分钩稽，此时外购入库单、采购发票单据以及序时簿中的钩稽人、钩稽期间将不可见。

不选中该选项表示外购入库单和采购发票只允许全部钩稽，此时外购入库单、采购发票单据以及序时簿中的钩稽人、钩稽期间将不可见。

·采购系统税率来源：

该选项的值可以选择为供应商或物料，当选择供应商时，则采购订单、采购发票（专用）新增是直接取对应供应商属性中的税率；当选择物料时，则采购订单、采购发票（专用）新增时直接取对应物料属性中的税率。

·被跟踪的采购申请单允许合并：

当选中该选项，在合并当前采购申请单时，无论是否存在源单单号（包括采购申请单上存在的其他跟踪单号），皆可进行正常的合并操作，且无任何提示信息；当该选项不选中，在采购申请单合并时进行合法性验证。

该选项默认不选中。

·退料通知单直接退料：

当该选项选中，退料通知单关联收料通知单生成时，退料通知单中的退料数量满足公式：

退料数量=收料通知单数量-已退料数量-已入库数量；当该选项不选中，退料通知单中的退料数量满足公式：

退料数量=已入库数量-已退料数量。

·允许钩稽以后期间单据：

当该选项选中，采购发票为以前期、本期、以后期可以和以前期、本期、以后期的外购入库存单进行钩稽，但不支持对以后期间费用发票的钩稽，当该选项不选中时，只有以前期、当期的采购发票才可钩稽以后期间费用的外购入库单，以后期间的发票，不可对以前期、当期、以后期的外购入库单进行钩稽。

不管该选项是否选中，均不可钩稽以后期间的费用发票。

·订单允许超额付款：

如果该选项选中，则采购订单（进口订单）付款时不进行超额控制，允许超额付款；如果该选项不选中，则采购订单（进口订单）付款时进行超额控制，不允许超额付款。

系统默认不选中。

第二节采购业务处理

本节主要讲述了采购各种业务的具体处理，以及采购系统与其他系统的数据接口。

用户通过本系统可以对采购全过程进行有效控制和跟踪。

通常，企业的采购业务比较复杂，处理的过程也各不相同。

下面我们介绍采购业务的主流流程，当然，此流程图中的各项步骤也并非一成不变的，有些步骤用户可以根据实际情况跳过免做。

一、常用采购流程

其中，除付款单外，其他单据在采购系统处理。

灰色单据是采购系统中最基本的业务流程。

采购申请单和收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。

当然，外购入库单也可以在仓存系统新增。

关于采购过程的检验处理我们在质检系统再行讲解。

该流程体现的实际业务是：

货先到，发票后到，最后付款，同时，入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。

需要注意的是：

如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库帐和财务帐可能存在不一致的情况。

为了保证账实相符，此时，需要财务根据入库单进行估价入账处理。

案例P84

见表8-1

人员业务

采购部崔小燕5月5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元

经过几轮询价，5月8日和苏州电子厂签订协议，采购鼠标、键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。

通知仓管人员准备收货

仓管人员何佳5月12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料仓

会计满军5月13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额170元，同时还有代垫的运费发票200元

主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据

后续所有操作以系统管理员的身份进行。

步骤

1.采购申请单

选择供应链采购管理采购申请采购申请单—新增，单击进入采购申请单新增窗口。

填制单据内容，保存后，由主管人审核，如图8-7所示。

采购申请单是企业需要采购物料时向上级提交的申请单据，此单据用户不一定要填制。

单据生成后要审核。

参数内容详解，见表8-2。

表8-2

数据项

说明

使用部门

源单类型

选单号

编号

物料代码

数量

申请人

审批人、审批时间

制片人

即申请采购的部门，可以点击F7或F8选择部门，一般是采购部门

指关联其他单据生成记录时，被关联单据的类型。

采购申请单可以根据销售订单生成。

许多企业的投产是根据销售订单来控制的，所以采购申请可以根据销售订单来定物料及数量

关联是指单据之间建立的一种传递业务信息的关系，即在连续的业务处理过程中，将某一流程单据的业务信息传递给下一流程单据，使二者之间保持业务的连续性，同时也