会务管理常用表格模板.docx

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会务管理常用表格模板

会务管理常用表格

会务管理常见表格

为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理,确保会议召开的质量和效率,特制定本细则。

一、会前准备

编号

事项

负责人

（部门）

审核

审批

细则及节点

HQ1

会议计划申报

发起部门

部门经理

常务副总经理

1.发起部门填写《会议计划申请表》;

2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等

3.如有需要,可召开专门会议

4.需提前20天申请

HQ2

会议场所的选定

行政部

部门经理

常务副总经理

1.会前10个工作日确定

2.了解场地情况（外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等）

3.费用比较

HQ3

确定会议议程

发起部门

部门经理

常务副总经理

1.发起部门填写《会议议程安排表》

2.需提前8个工作日提交行政部

HQ4

发会议通知

行政部

部门经理

常务副总经理

1.应注明会议的时间,地点,主持人,议程,会议的注意事项（包括着装要求,内容保密要求,会议文件的要求,请假的要求,会议的纪律等）及路线图

2.需提前7个工作日公布

HQ5

申报会议预算

行政部

常务副总经理

总经理

1.依据会议的长短及要求确认,费用明细包括:

会议室费用,住宿费用,餐饮费用,娱乐费用,食品费,交通费,相关费用,不可预见费等,填写《会议费用预算表》。

2.需提前4个工作日完成

HQ6

参会人员确认

行政部

部门经理

常务副总经理

1.会同发起部门确认人员有无变动

2.确认住宿、交通、娱乐情况

3.会前3个工作日完成

HQ7

预定

行政部

部门经理

1.根据征询结果,预定会议室、房间、餐饮、娱乐

2.会前3个工作日完成

HQ8

设备准备

行政部

部门经理

详见《设备准备清单》

HQ9

车辆安排

行政部

部门经理

1.根据人数确定车辆,要求是正规出租公司,并有备用方案。

2.根据会议人员情况,确定路线

3.至少配两台小车服务领导,一台小车为会务组用车

HQ10

发会务通知

行政部

常务副总经理

总经理

1.在所发会议通知的基础上,结合已确定的参会及预定情况,公布所有安排。

应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图

2.会前3天发给与会者

HQ11

欢迎牌、横幅、PPT制作

行政部

部门经理

1.根据实际情况制作

2.PPT为议程应包括会议时间,内容,汇报人。

3.会前1天完成

HQ12

会议文件准备

行政部

部门经理

常务副总经理

1.会同发起部门打印文件

2.会前2天完成

HQ13

准备会议及人员安排

行政部

部门主管

1.就会议准备情况进行通报

2.两天以上的会议,至少安排三个行政人员服务

3.会前1天完成

HQ14

食品的采买

行政部

部门主管

依据会议的长短,采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水

HQ15

会场布置

行政部

部门主管

1.所有会议所需用品需在会前2小时运到会场

2.会议室所需用品（投影仪,胶投,幕布,白板,激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕

3.所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕

4.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕

5.摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点。

6.台卡、文件于会前30分钟放置

7.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料

8.茶水需在会前10分钟开始冲泡

二、会中工作

编号

事项

负责人

（部门）

检查

审批

细则及节点

HZ1

会议室

保障

行政部

专人

部门主管

1.引导座位,签到

2.会议的全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务,做好摄像、录像工作,每次汇报开始时,要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况

3.协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作

4.及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作

HZ2

用餐保障

行政部

部门经理

常务副总经理

1.结合会议的进程和人数,通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间

2.如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐

3.做好就餐座位安排,合理搭配,做好人盯人服务

4.酒水准备到位

5.晚餐时通知第二天行程

HZ3

住宿保障

行政部

部门经理

常务副总经理

1.提前获得房间钥匙,并分发给与会人员

2.晚上与总台设定较早时间,并提醒早餐

3.会议结束当天12点前,收齐房间钥匙

HZ4

娱乐保障

行政部

部门经理

常务副总经理

1.了解领导的需求,安排人员做好服务

2.准备好扑克、麻将牌等娱乐设施

3.准备室外活动

HZ5

会议纪要

发起部门

部门经理

1.发起部门派专人最好会议纪要,与会后两天发给与会者

三、会后工作

编号

事项

负责人

（部门）

检查

审批

细则及节点

HH1

退房

行政部

专人

部门主管

1.会议结束当天12点前收齐钥匙

2.仔细检查一遍房间,看是否遗漏物品

3.确认所有会议项目均以结束后,结帐并开具发票

HH2

车辆安排

行政部

部门经理

1.优先安排领导用车

2.会务组用车

3.与会人员用车

HH3

设备整理

行政部

专人

部门主管

1.送走所有参会人员后,进行设备的收拾和整理工作

2.专人检查一遍,看有否遗漏

3.归还设备

HH4

费用报销

行政部

常务副总经理

总经理

在会后三天内进行费用报销,并附此次会议的费用清单

HH5

会务总结

行政部

部门经理

常务副总经理

会后三天内进行会务总结,总结经验,吸取教训

四、注意事项

会议所需仪器应有备份;对所借用品应在出发前进行检测与调试。

会务人员要携带至少5份会务通知,以备查询。

会务组房间应选择与会场距离较近的房间,而每次会议的房间应较为固定。

会议期间如发生紧急情况,会务人员要沉着冷静,及时检查可能导致的原因并尽快解决。

附表1:

会议计划申请表

申请部门

申请时间

会议主题

会议目标

参会人员

会议时间

会议地点

会议设备需求

会议室要求

住宿要求

用餐及酒水要求

娱乐要求

其它需配合事宜

部门经理意见

行政部意见

常务副总经理意见

总经理意见

附表2:

会议地点比较表

酒店

名称

地点

简介

外部

环境

内部

设施

费用情况

会议

住宿

用餐

娱乐

附表3:

会议议程安排表

_____________会议议程

会议时间:

年月日

会议地点:

参会人员:

程序

内容

发言人

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门经理

意见

行政部意见

常务副总经理意见

总经理意见

附表4:

会议通知单

通知日期:

年月日

接收部门:

发文部门:

联系人:

会议名称:

会议时间:

会议地点:

参会人员:

会议注意事项:

1、

2、

行政部联系人:

联系方式:

通知回执

会议通知已收到,内容已详细了解,

能

不能参加。

谢谢!

签名:

年月日

附表5:

会议费用预算表

事项

单位

数量

单价

合计

备注

会议费

住宿费

用餐

娱乐

食品

交通

机动费

合计

附表6:

设备准备清单

使用日期:

年月日

会议名称:

会议主持人:

参加部门:

参加人员:

会议必备用品

名称

单位

数量

规格

备注

文

具

笔

支

纸

本

一

般

设

备

桌子

张

椅子

个

白板

面

茶杯

个

烟灰缸

个

会议特定用品

电

器

照相机

台

录像机

台

唱机

台

投影机

台

打印机

台

电脑

台

麦克风

个

特定会议用品相关说明: