行政管理制度规范.docx
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行政管理制度规范
管理制度篇
第一章访客接待制度
一、总则
二、接待的组织与安排
第二章办公环境与值班管理制度
一、总则
二、卫生环境要求及办公行为规范
三、前台管理
四、值班管理
第三章消防安全管理制度
一、总则
二、防火安全职责
三、消防管理
四、员工培训及宣传教育制度
五、火警、火灾事故管理制度
第四章公差管理制度
一、公差基本规定
二、相关标准
三、申请及考勤
第五章保密管理制度
第六章公文管理制度
一、总则
二、公文的种类
三、公文的格式
四、收文的处理方法
五、发文的处理方法
六、公文的归档
第七章档案管理制度
一、总则
二、公司档案分类
第八章：
印章管理
一、印章保管人职责
二、印章使用范围
三、印章的使用规定
四、印章的刻制
第九章图书管理制度
第十章快件管理制度
一、总则
二、寄件操作流程
三、收件操作流程
第十一章办公用品管理制度
一、总则
二、办公用品的采购与采用
三、办公用品管理
第十二章公司资产管理制度
一、总则
二、资产的申购与分配
三、资产的在用管理
四、资产维修和维护
五、资产的清查和处置
第十三章固定电话和手机使用管理制度
第十四章会议管理制度
第十五章考勤请假管理制度
一、考勤管理
二、请假规定及薪资计算
第十六章员工购买本公司物品管理制度
第十七章公司旺旺、邮件、论坛管理制度
第十八章各店铺密码管理制度
行政管理制度规范
第一章访客接待
第一节总则
第一条接待是公司经营管理活动的重要组成部分，为使接待工作规范有序，制定本办法。
第二条本办法适用于公司各项接待活动。
第三条本办法所称的接待活动主要是指公司经营管理中所必须的来宾接送、宴请、住宿和参观等方面事宜。
第四条各种接待应先报总经理审批，经过授权的日常业务接待可由业务部门自行安排。
第二节接待的组织与安排
第五条接待部门：
行政部为公司接待的主要职能部门，遇到重大接待活动，可由总经理或分管领导协调若干部门共同办理，有关部门应积极配合。
第六条负责接待的部门应事先了解清楚接待对象、接待规模，事先做好行程计划安排。
第七条对于宴请（包括工作餐、宴会、茶话会、娱乐活动等）接待，应事先按接待规模、主要客人的习惯等因素预定好酒店、酒楼、娱乐场所等。
第八条若需要安排住宿，根据客人情况确定入住酒店，选择酒店应尽量选择已与公司签订协议的酒店。
第九条在客人访问期间，接待部门应安排人员全过程陪同。
第十条各种接待应遵循以下原则，使客人感受到公司优秀的企业文化：
1、平等原则：
对来宾无论职务高低，都要平等对待，大方得体。
一般情况下，同级别出面接待。
2、对口原则：
各部门对口接待。
综合性接待时，由主持部门负责全过程接待，各部门予以配合。
3、节约原则：
招待来宾应得体，不铺张浪费，不重复宴请。
4、周到原则：
接待程序应周密、礼仪应得当，使客人感受到我们的热情、周到。
5、保密原则：
向客人介绍公司情况时，应注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题。
第十一条各种接待的标准及报销参照公司财务管理有关规定办理。
第二章办公环境与值班管理
第一节总则
第一条为创造一个文明、洁净的办公环境，确保全体工作人员的身体健康和良好的企业形象，制定本规定。
第二条所有员工有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生，并有权指责批评任何违反公德的行为（包括：
办公室内环境卫生、个人桌面的整洁、个人办公座位的周围环境整洁，地面清洁等）。
第三条公司公共卫生事宜，由行政部负责组织、检查和奖罚。
2011年8月1日开始，为了给大家创造良好的工作环境，严禁所有成员在公司玩游戏、看电影等一切与工作无关的事。
第二节卫生环境要求及办公行为规范
第四条保持桌面清洁和桌面摆放物品的整齐美观，离开办公室前应做到：
电脑关机、电源断电、抽屉上锁、桌面整洁（杂物必须归入收纳盒，不得随意散落）、座椅归位。
第五条下班后，员工应将个人座位上的垃圾清除干净；最后离开的员工必须检查门窗、水电，夏季晚班应特别注意风扇、空调的关闭。
以下为详细的办公室空调使用管理规定
为加强空调管理，确保空调安全运行，更好地为广大员工提供良好的办公环境，现将办公室空调的使用规定如下：
一、空调使用实行“专人负责制”，行政部为空调使用的负责人，主要负责掌握空调的使用时间，管理所属空调的正确使用，避免人为损坏，以保证空调能发挥其应有作用。
二、为做到节能降耗，要求夏季室温在30摄氏度，方可开机使用空调制冷，其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调；冬季室温在6摄氏度以下，方可开机使用空调制热。
每天下班后要及时关闭空调和电源，坚决杜绝开窗使用空调现象。
三、全体员工必须增强节约用电、安全用电意识。
任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调及电源开关，不得随意在空调线路上乱接线，不得让外来人员随意开启空调。
四、空调遥控器应由行政部人员实行专人保管，当负责人调离本岗位时，遥控器应进行交接。
如有遗失由负责人赔偿。
在不须使用空调的季节，应取出遥控器电池，以免损坏遥控器。
五、公司将定期检查或抽查空调的使用情况，如发现有违规使用或损坏现象，将对当事人处理。
六、使用条件
夏季室温在30摄氏度，方可开机使用空调制冷，其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调；冬季室温在6摄氏度以下，方可开机使用空调制热。
17：
30应关闭一台空调，晚上23：
00时，应将空调全部关闭，由晚班客服指定人员负责将空调关闭。
如果抽查到没有及时的进行关闭，客户中心负责人将受以100元/次为处罚，由行政部门负责监管。
七、使用要求
1、制冷时，空调设定温度不得低于26℃。
2、空调由行政部人员负责保管和使用。
未经允许，其他人不得随意开关和调试空调。
3、空调使用过程中，为节约用电，各办公室应关闭门窗。
八、违规情况处理
行政部对各办公室空调使用情况作不定期检查，若发现有违反第六条（使用要求）中的任何一条，发现一次，停止使用空调3天。
九、管理维护及赔偿
1、空调设备使用期间，行政部负有保管空调设备的责任。
2、如在正常使用中出现故障，行政部应及时填写维修单报送工程部维修。
3、如涉及使用不当或故意损坏，由行政部门或故意损坏者负责修理或赔偿的责任，行政部将视设备损坏情况会同工程部对故意损坏者做出相应的处理，并处于罚款处理。
第六条重要文件不得放在桌面，看过后应锁进抽屉，废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅泄密。
未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件及电脑。
第七条不得将个人物品长时间存放在公司；使用后的办公用品应及时归位；不得在办公室的通道处摆放物品，阻碍通行；会议室内不得随意摆放任何物品，临时性摆放的物品也应排列整齐；会议结束后应及时将会议室清理干净整洁。
第八条不得在公共办公区化妆，不得在办公区域及楼道内吸烟，不得在上班时间聊天、大声喧哗、打闹、影响他人工作。
第九条雨天进入办公区域前应擦净鞋底，不要将水渍、污物带入。
雨伞或雨衣等应整理干净后放在固定位置，不得乱摆乱放。
第十条严禁在办公区域用餐。
第十一条严禁随地吐痰或乱扔烟头、纸屑等。
严禁将容易诱鼠食品带入办公场所，开包的食品应密封存放。
第十二条员工应注意个人行为举止，保持仪表整洁，不穿奇装异服。
如有客户来访或拜访客户，穿着要求正派。
建议男士穿西装（或衬衣）、打领带；女士穿职业套装。
第十三条未经同意不得随便翻看其它同事的文件、资料等。
第十四条电话铃响，员工应在不超过三声铃响（代答不超四声）内及时接听，第一句应答语：
“您好！
杭州牧尼夫服饰有限公司，请问您找哪位？
”接打电话时注意控制音量。
使用电话时应注意电话礼仪和语气，维护公司形象，不得使用不文明用语。
对外电话必须清楚报出所在部门及本人姓名，主动帮助同事接听、转接电话或留言。
关于办公室的音乐播放由行政部负责，放一些舒缓或是提高精神状态的音乐，以不影响到各团队成员的通话质量等相关工作为宜，在中午休息时间（12：
00—13：
00），不准播放音乐。
第十五条若遇同事外出，在此期间有外来人员来访、来电，身边同事应记下来访者的单位、姓名、联系电话及来访事由。
第三节前台管理
第十六条前台工作人员的上班时间与公司的正常上班时间一致。
第十七条前台是公司重要的展示平台，因此前台工作人员应注重自己的礼仪和形象。
第十八条保持前台工作区域清洁、整齐，维持前台工作区域秩序，不聊天，不大声喧哗。
第十九条前台来电应在第三声响起前接听，电话沟通应礼貌、简洁、清晰。
第二十条对待来访客人要主动起立迎接，礼貌大方，热情周到，问清事由后，做好登记与立及通知被找人并做相应与引导。
如果客人需要在前台等待，则应为其倒水。
对待推销人员，应委婉拒绝，不入让其进入办公区域，但可以留下相关资料。
对于快递公司人员到来，需要做好快件的登记明细。
第二十一条由于前台工作的特殊性，前台工作人员上班时间不得随意离开前台工作区域，若有事需离开处理，应请同事帮忙在前台照看。
第二十二条前台工作人员上下班时应与保安做好交接工作。
第四节值班管理
第二十三条值班人员上班时间为：
凌晨0：
00至2：
00并且晚班客服下班为止。
第二十四条服从统一安排，按时上班，不得无故迟到早退，不得擅自调岗，确有特殊情况，报部门主管审批进行调整。
第二十五条认真履行工作职责，切实做好防火、防盗、防破坏、防治安灾害事故的“四防”工作，确保公司财产和员工人身安全。
第二十六条严禁带入易燃易爆物品，严禁使用明火或电炉等电器设备取暖或煮食。
第二十七条公司员工下班后，对水源、电源、气源、照明、门窗进行检查是否关闭、切断，以保安全。
第二十八条每日晚上11点前将前后大门上锁，有晚上11点以后进出公司的，先问清楚来者后方可以开门，必须登记并说明原因。
同时，11点准时，将空调进行关闭，将部分的电灯进行关闭，以及将饮水机关闭，做到节约用电。
第二十九条突发事件处理
1、遇火灾、水灾、台风等自然灾害时应勇于救护，情节严重应迅速向有关部门或主管领导汇报，如遇台风警报，保安人员应做好准备工作。
2、遇打劫、偷盗等危害公司财产安全行为，值班员工应迅速与部门主管联络，并立即打当地派出所报警电话，处理完事件后，应将事件经过详细记录在保安值班日志上，严重事件应保护好现场。
3、员工之间发生纠纷或有不轨行为，应及时劝阻，制止事态的发展。
本公司员工与其他公司人员发生争吵、斗殴等行为，应协助调解，并及时报部门主管处理。
4、员工发生急病或工伤事故应立即通知部门主管，以便安排车辆及时送医院治疗。
第三十条前台行政人员，应留意公司进出人员携带的物品，防止公司财物丢失；对于员工携带公司财物、设备等出公司，有行政部盖章签发的出门条方可放行。
第三十一条违反上述规定，视情节给予处理，直至追究人为造成的后果责任。
第三十二条如不是工作需要，严禁值班人员在办公室游戏、看电影等做与工作无关的事项。
第三十二条晚班值班人员关闭所有用电、用水设备，办公室和宿舍楼道、卫生间电灯、空调等。
第五节前往仓库的管理制度
第一条下沙仓库属于公司的资产存放重地，未经公司相关领导的批准，均不得入内。
第二条九堡办公室人员如需前往下沙仓库进行盘点以及借用物资，均需向行政部门领取“进门条”，凭“进门条”前往仓库部门进行相关事务的开展。
物流部门必须见到“进门条”，同时致电给行政部进行核实，情况属实，均可配合前往人员进行相关事宜的办理。
“进门条”由行政部管理，需要有特定的编号，经部门经理以及公司副总的审批，方可生效。
第三条仓库部门于每个月的30日，将“进门条”进行汇总，并反馈给行政部门，由行政部门进行存档的工作。
第三章消防安全管理制度
目的：
规定各项消防管理要求，杜绝火灾事故发生。
范围：
适用于公司所有工作过程。
第一条总则
本制度根据《中华人民共和国消防条例》及公安消防机关颁布的有关消防法规、结合本公司具体情况制定。
本制度旨在加强本公司的防火安全工作，保护企业财产及工作人员生命安全，保障各项工作的顺利进行。
本公司的防火安全工作，实行“预防为主，防消结合”的方针，由公司综合部负责实施。
第二条防火安全职责
1、行政部为紧急事故第一责任人。
2、公司全体员工都应增强消防意识并尽安全防火的责任和义务。
3、公司行政部对本公司防火安全负责。
（1）贯彻上级的消防工作指示，严格执行消防法规。
（2）将消防工作列入议事日程，做到与日常工作同计划、同布置、同检查、同总结。
（3）处理本公司防火安全工作。
（4）制定公司的防火安全制度。
（5）组织防火安全检查，主持整改火险与事故隐患。
第三条消防管理
1、消防设施
（1）公司内设置与公司生产规模相适应的消防设施。
（2）公司内应设消火栓，并配备灭火器。
（3）消防器材应固定在取用方便地点，由行政人员负责管理更换和补充。
（4）每季度检验一次，干粉三年换一次，其它随用随灌，保持完整好用。
（5）凡是专用消防龙头周围，不得堆放异物，防止通道阻塞，以保证随时可用。
（6）消防器材不准随意作为它用，不准擅自移动和损坏。
2、灭火器管理制度
（1）灭火器的配置与灌装
综合部根据公司实际情况，按国家标准定量配置合格灭火器，使用后的灭火器须到当地消防部门进行灌装。
（2）灭火器的储存
a）各使用部门配置的灭火器须有灭火器存放装置，且有保护装置，应标识清楚，便于取用。
b）公司备用的灭火器储存于仓库中，须做到防潮、防雨、防爆，并定期进行检查灭火器压力表，若指针在红线区，应作重新灌装或报废处理。
（3）灭火器的使用
a）发生火灾等紧急情况需使用灭火器的，应按灭火器正确的操作方法操作，使用过程中注意个人安全保护及环境保护。
b）灭火器使用完毕之后，使用部门须处理好现场。
检查使用后的灭火器，若压力表指针在蓝线区以上，则送回原存放点；若指针在红线区，则送综合部作灌装或报废处理。
第四条员工培训及宣传教育制度
1、行政部对新员工进行安全教育和环境保护培训，使员工掌握灭火器的使用方法及使用后处理方案。
2、经常对员工进行消防宣传教育，防火知识技能应包括岗前培训之中。
3、定期进行消防安全活动，行政部每年进行一次消防训练，对全公司员工每年举行一次安全消防技术培训。
第五条火警、火灾事故管理制度
1、任何人发现火警都有义务迅速向消防队报警（火警电话119），并告知行政部负责人。
2、不得误报、谎报。
任何部门或个人必须给报警人员提供方便。
3、发生火警、火灾事故，全公司职工要全力以赴，听从指挥，奋勇扑救。
5、无论何种原因造成的火警，火灾事故，均由行政部经理统一指挥。
6、全公司员工都有向调查人员提供火灾情况的义务，不得拒绝、阻挠、刁难，或者有意隐匿实情，提供假情况。
7、找出根本原因后，追查责任，制订防范措施，落实整改。
8、对全公司员工要进行事故教训教育，杜绝后患。
第四章公差管理（讨论是否需要搞）
第一节公差基本规定
第一条为了规范公司员工出差管理，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司全体员工。
第三条出差是指员工因公离开本人工作单位所在地去异地办理公务的行为过程。
具体种类包括：
1、短期出差：
因公务在外地连续工作时间在壹个月以内；
2、长期出差：
因公务在外地工作连续时间超过壹个月的；
第四条异地是指与上班地具有不同区属的地区，市区内的不同区属不属于异地。
第五条出差申报程序：
1、员工出差前需填《公差申请单》。
《公差申请单》经相关负责人审批签字后，作为借支和报销差旅费的依据；
2、一般员工出差，由出差员工提出，部门负责人审核，报人事部门备案；
3、部门经理及以上人员出差，出差申请由总经理或其授权人批准，审批后报人事部门备案。
第六条员工出差的车、船、机票由出差人员自行办理，如遇特殊情况需行政部协助办理的，行政部应积极给予帮助。
第七条因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，由部门负责人及总经理授权人签字后，按费用报销程序可实报实销。
第八条员工出差基本要求：
1、员工在出差前应做好出差前的准备工作，包括行程安排、票务预订、出差的工作计划、出差时本岗位工作代理人等。
2、出差时应本着多办实事、快办实事的原则办理出差事务，一旦事务处理完毕即结束出差返回。
3、出差时若确实无法按原定计划完成出差任务或有新增任务时，应及时向上级主管汇报，征得上级主管同意后才可改变原定出差计划。
4、出差时各项费用支出，员工应本着节约的原则办事，不铺张浪费。
第九条公司员工出差返程后，应向出差派遣人汇报任务完成情况。
第十条员工出差的差旅费报销按财务的有关规定办理。
第二节相关标准
第十一条公差旅费、补贴及交通工具标准
1、住宿费
（1）住宿费按公差天数计（工作地去往公差地单程时间超过8小时的不计入公差天数），根据职级不同地区不同，实行分项计算，节约奖励，超支不补，具体见表1。
（2）如公差人员投靠亲友自行解决住宿问题，但以不影响工作为前提，则按标准的40%计发给个人。
（3）如不足标准住宿的，按节约额的50%计发给个人；但节约原则必须以维护公司形象为前提。
（4）接待单位有安排住宿的，不得报销住宿费用。
（5）两人以上一同公差时，住宿以两人一间为原则（异性例外），节约部分的50%平均分配给公差人员。
（6）如超标准住宿的，特殊情况（如陪同外宾需要），需事先向上一级主管报备特批，否则超支部份一律由个人自己承担。
（7）特殊情况需提高住宿标准者，经总经理审批，可凭票据实报实销。
2、公差补贴：
（1）公差补贴，根据职级不同地区不同，实行分项计算，具体见表1。
（2）公差补贴含市内交通费补贴等。
（3）员工公差在一日的，享受全额补贴；不满一日的，按正常标准的二分之一给付。
（4）试用员工不享有公差补贴，费用采取实报实销，但标准不得超过一般员工的标准。
内容
一般员工
部门经理助理、
副经理、经理
总经理助理、副总经理
总经理
项目
公差地
住宿费
（元/天）
公差
补贴
（元/天）
交通费
住宿费
（元/天）
公差
补贴
（元/天）
交通费
住宿费
（元/天）
公差
补贴
（元/天）
交通费
实报实销
省外
150
100
实报
实销
200
120
实报实销
300
150
实报
实销
省内
100
50
120
60
200
70
八县
80
30
100
40
150
50
表1
3、交通费（不含市内交通费）
（1）交通费根据职级不同和乘坐不同交通工具等因素，划分不同的标准，具体见表2。
（2）未达到购卧铺级别者乘坐火车，以下情况可购卧铺票：
如从晚上8点至次日早晨7点之间，或在车上过夜6小时以上者，或连续乘车时间超过12小时的。
表2
交通工具职位
汽车
火车/动车
轮船
飞机
一般员工
√
座位/二等座
四等舱位
/
部门经理助理、
副经理、经理
√
硬卧/一等座
三等舱位
经济舱
（须特批）
总经理助理、
副总经理
√
硬卧/一等座
三等舱位
经济舱
第十二条有特殊原因需搭乘飞机者，须经总经理或其授权人批准，否则费用不予报销。
公差过程中，如果携带大型样品无法乘坐普通市内交通工具，经上级领导同意后，可酌情报销短途的士费。
第十三条公差人员参加各类会议或培训，如有其他费用的，须持主办单位出具的相关费用票据证明，才能予以报销。
第十四条其余情况一概不予报销。
第三节申请及考勤
第十五条申请程序：
1、公差人员应事先填妥《公差申请单》
2、《公差申请单》应详细列明公差任务。
3、一般员工：
申请人→部门负责人审批→总经理批准→人事部门备案。
5、经理、主管（含）以上员工：
申请人→总经理批准→人事部门备案。
第十六条公差考勤：
1、员工公差视同正常上班。
2、公差往返时间不同（以票据时间为准），享有的公差补贴不同：
（1）上午出发，享有当天100%的公差补贴。
（2）下午出发，享有当天50%的公差补贴。
（3）上午返回，享有当天50%的公差补贴。
（4）下午返回，享有当天100%的公差补贴。
3、公差人员的公差时间认定，如有票据以票据时间为准，无票据者按人事部门协同其部门负责人推算时间为准，如有异议，公差人可以提供相应证据来证实真实的公差时间。
4、公差回程到达时间迟于次日凌晨2：
00的，可申请补休或调休0.5天。
但必须事先取得直接上级的同意（电话、短信均可），并及时到人事部门备案，否则按旷工处理。
第五章保密制度
第一条为维护公司利益，保守公司机密，特制定本制度。
第二条公司全体员工都有保守公司机密、维护公司财产安全、工作环境安全的义务。
第三条公司的机密是指在一定时间内只限一定范围的员工知悉，不得对外扩散、宣传的有关公司发展和利益以及经决定不宜扩散的信息、技术等各方面内容。
主要包括下列几个方面：
1、公司经营发展决策中的秘密事项；
2、人事决策中尚未公开的秘密事项；
3、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号、资金情况；
4、重要的合同、客户和贸易渠道；
5、专有的生产技术及新生产技术；
6、公司重要的合作伙伴、总经理客人等；
7、项目合同的标的、合作条件、贸易条件等。
8、公司职员人事档案、工资收入、劳务性收入等资料。
9、公司内的受控文本。
10、各店铺的密码以及各店铺的软件。
第四条公司员工在对外交往和合作中，必须注意不泄漏公司机密，更不准出卖公司机密。
第五条属于公司机密的文件、资料，应按机密等级标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传交、保管。
第六条对于机密的文件、数据、财务报表、证券经营等作废资料应及时销毁，不得随手丢弃。
第七条公司的秘密根据需要限于一定范围的员工接触使用，有关人员应妥善保管，不得私自传阅、宣传、随意放置。
第八条非经批准，不得复印、摘抄、拷贝秘密文件、资料。
第九条非接触公司秘密的员工，不准私自打听、刺探公司秘密。
第十条档案室、电脑机房，非工作人员不得随意进入，工作人员也不得将资料随意带出。
第十一条对保守公司秘密或防止泄密有功的，公司予以表扬、奖励；对违反规定造成故意或过失泄密的，公司将视情节轻重给予行政处分和经济处罚，直至解除劳动合同。
若是给公司造成重大经济损失的，公司有权追究其法律责任。
第十二条离岗、离职人员在离岗、离职时应做好资料移交手续，离岗离职后也应承担保密责任，对知悉的公司机密予以保守，不得扩散或使用。
对于违反者，公司有权依法追究其法律责任。
第六章公文管理
第一节总则
第一条为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的等程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，制定本办法。
第二条公司的公文，是指公司在管理活动中所形成的具有法定效力的规范体式文书。
第二节公文的种类
第三条公司适用的公文种类主要有以下九类：
1、请示：
是指向上级部门请求指示、批准的上行公文。
2、报告：
是指下级部门向上级领导部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
3、决定：
是指对公司重要事项或重大行动作出安排的一种下行公文。
4、批复：
是指答复下级部门请示事项的下行公文。
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