公文管理作业指引.docx
《公文管理作业指引.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文管理作业指引.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
公文管理作业指引
公文管理作业指引
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1目的
1.1为规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率，特制定本指引。
2适用范围
2.1适用于公司的公文管理工作。
3术语和定义
3.1公文：
是指公司或项目部与政府部门、外部单位间往来行文的外部文件，及公司内部的各类文件，但不包括管理文书与合同文件。
3.2各类管理文书是指流程、指引、制度、细则、办法、规定、手册、程序、标准等管理性文件，其制定和发布按公司现有制度执行。
3.3合同文件包括公司与外部单位间订立的具有法律效力的合同、协议及其附属文件，其管理规范遵循现有制度。
3.4“对内”指公司内部，包括公司及公司各部门之间行文；“对外”指对公司以外的单位。
4职责
4.1行政管理部
4.1.1是公司公文的归口管理部门，负责本指引的修订、完善；
4.1.2负责公司公文的统一管理与下属部门的公文管理指导、监查工作；
4.1.3负责对公文统一收发、传递、打印、立卷、归档和销毁。
5关键活动描述
5.1公文分类
5.1.1公司的公文种类主要有：
a）命令、决定、决议
⏹命令：
适用于依照公司有关制度和规定，宣布强制性执行的重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；
⏹决定、决议：
适用于对重要事项或者重大行动依照公司有关制度和规定，经会议讨论或审议通过，并要求贯彻执行的事项；
b）公告、通知
⏹公告：
适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项，包括有关方面应当遵守或者周知的事项；
⏹通知：
适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；
c）报告、请示：
适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、答复上级单位或领导的询问（包括审计报告）；适用于向上级单位请求指示、批准；
d）会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项；
e）工作联络单：
用于公司各部门之间的工作联络；
f）对外传真、邮件：
用于对外部单位的信息联系。
5.1.2执行董事批准发布的不属于上述主要公文类型的其他行政文件，也归入公文范畴。
5.2公文的编制的基本要求
5.2.1公文的编号方法
a）公文编号的组成，完整的公文代号如下：
□（□）□字［XX（XXX）］号
文件顺序号
年代号，后两位阿拉伯数字
文件类型代号
部门名称（部门发文）
公司名称（公司发文）
b）说明：
⏹公司名称、部门名称详见附表1；
⏹公文类型代号详见下附表2；
⏹文件顺序编号规则：
不分文件类型，以年划分，用三位阿拉伯数字表示，从001开始按顺序递增。
5.2.2公司及部门名称
a）公司及部门名称（附表1）
序号
公司及部门名称
1
公司全称
2
董事会
3
行政管理部
4
人力资源部
5
综合前期部
6
财务管理部
7
技术管理部
8
成本管理部
9
采购管理部
10
市场营销部
11
客户服务部
12
运营管理部
13
项目部
14
董事办（集团）
b）管理公文类型代号（附表2）
序号
文件类型
文件类型代号
1
命令/决定/决议
令
2
公告/通告
告
3
报告/请示
报
4
会议纪要
纪
5
工作联络单
联
6
对外传真、邮件
不作编号
7
其它
它
c）说明:
⏹公司红头文件及对外文件的编号由行政管理部统一编制和管理；
⏹举例：
如公司颁发某种命令性文件，文件编号统一用：
公司令字［08（XXX）］号；如技术管理部发出工作联络单，文件统一编号用：
公司（技术管理部）联字［08（XXX）］号。
5.2.3公文编号的基本要求
a）编号管理权限划分：
各部门的对内发文，由各部门按本文规范自行编号管理，其它发文由行政管理部统一编号管理；
b）文件编号的登记由各部门文员或指派专人负责，每份文件均应有独立的代号，不得重复和间断；
c）文件的编号反映文件的类型，以便于查找和归档。
5.2.4公文编写及排版的基本要求
a）公文一般由标题、发文字号、签发人姓名、主送机关名称、正文、附件、印章、成文日期、附注、发文机关名称、报（抄报、抄送）机关名称等部分组成；
b）发文机关名称应当写全称或规范简称；联合行文，主办机关名称应当排列在前；
c）发文字号应当在首页发文机关名称正下方标明；
d）上报的公文应当在首页公文标题右下方、发文字号下方注明签发人姓名，普发性公文一般不标注签发人；
e）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；
⏹例：
关于“五一”放假的通知
⏹例：
关于***项目SP活动的总结
f）公文中若要使用简称，应当先用全称，再注明简称；
g）公文中必须使用国家法定计量单位；
h）公文中的层次结构序数，按“一”、“1”、“
（1）”划分；
i）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；
j）引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当具体年、月、日；
k）公文除会议纪要、会议通知外，应当加盖印章，用印位置应当上不压正文，下压成文日期；
l）成文日期，必须以签发的日期为准，会议通过的事项，以通过日期为准确性，电报以发出日期为准；
m）当公文机关署名页无正文时，应当在发文机关属名上方标明“（此页无正文）”；
n）公文文字从左至右横写、横排；必须使用规范简化字；主送机关名称的字型应当与正文一致，一般用小四字；批语、按语、副标题以及附注等，按照公司行文格式的规定；
o）文件名一般应用二号宋体加黑，其余用小四号宋体；
p）字体排列采用1.5倍行间距；
q）纸型一般采用A4型，页面设置为：
上2.0cm，下2.0cm，左2.5cm右2.0cm；
r）对于多页文件，应在页脚处注明：
总页数、本页数。
5.3签发规定
5.3.1公文签发权限
a）公司内部发文（红头文件）：
由经办部门起草，并填写发文会签会审单，提交分管领导审核后，交行政管理部核稿，经行政总监、执行总经理审核（审核所管辖部门的红头文件），报执行董事审批后方可对外发布，发文送行政管理部备案；
b）公司内部发文（非红头文件）：
由经办部门起草，并填写发文会签会审单，提交分管领导审核后，交行政管理部核稿，经行政总监审批后方可对外发布，发文送执行总经理和执行董事备案；
c）公司对外发文（对政府）：
由经办部门起草，并填写发文会签会审单，提交分管领导审核后，交行政管理部核稿，经行政总监审核，执行总经理审核，执行董事审批后方可对外发布，发文送董事会备案；
d）公司对外发文（对媒体/合作方/客户等凡涉及到法律与经济责任的发文）：
由经办部门起草，并填写发文会签会审单，交行政管理部核稿，经分管领导审核，行政总监或执行总经理审批（审批所管辖部门的对外发文）后方可对外发布，发文送执行董事备案；
e）公司对外发文（对部门内一般性公文）：
由经办部门起草，并填写发文会签会审单，经行政管理部核稿，分管领导审批后方可对外发布；
f）各业务部门在发放业务相关公文时，视情况可经行政管理部审核后授权各部门负责发放。
5.3.2根据公司实际情况，结合当前管理需要，公司所有公文发文参照如下程序执行：
a）拟稿：
经办部门拟稿；
b）核稿：
拟稿完毕后，由拟稿部门负责人核稿，并签名确认；属于公司级发文的，送行政管理部核稿；
c）会签：
核稿完毕后，需要会签的，核稿人应确定会签领导，于1个工作日内会签完毕；
d）签发：
会签完毕后，拟稿部门参照签发权限规定，呈交有关领导签发；
e）其他后续发文程序为：
编号、校对、打印、盖章、发文。
5.3.3公文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，原稿由发布部门归档保管。
5.3.4公文行文规则：
a）各部门在自己的权限内，可互相行文，也可同下一级有关业务部门互相行文；
b）下级机关的重要行文，经签发人审定可抄报上级机关；
c）公文中涉及其他部门的，部门之间应加强联系，充分协商。
主办部门应主动与有关部门协商解决，或共同提出处理意见报上级审批。
未协商一致的问题，一律不得各自向下行文；向上行文请示时，必须如实说明各方的意见；
d）部门不得越级请示。
因特殊情况，必须越级请示的，应抄报越过的上级部门。
必须越级请示的文件，只能主送一个上级部门，不得向许多部门随意散发；
e）请示的公文，不要同时抄送同级和下级部门；
f）受双重领导的单位向上级部门的请示，应当根据内容写明主报部门和抄报部门，主报部门负责答复请示事项；
g）向上级部门的重要行文，如请示、报告，应注明签发人的姓名，以示负责。
5.3.5草拟公文的要求：
a）符合国家的政策、法律、法规和有关规定；
b）情况属实、观点明确、条理清楚、语言通顺、文字简练、标点准确、篇幅简短；
c）人名、地名、数字准确；
d）用词用字准确、规范；
e）统一使用公司印制的“发文稿纸”，由公文拟稿人填写相应内容，送交领导审批；
f）审批公文，应当明确答复意见，主批人姓名和审批日期齐全，其它审批人圈阅，应视同意；
g）公文送领导签发之前，应当由行政管理部进行审核。
审核的重点：
⏹是否符合国家的方针、政策、法律、法规和有关规章制度；
⏹文种使用、文字表达、公文格式、行文规则，办理程序等是否符合要求。
h）公文由公司领导人按职权范围签发，文件法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。
涉及全局性的重要文件由主要领导人签发；涉及某一方面问题的文件由主管领导人签发；
i）行政人事部负责公文校对，印出之后，再次核对无误，方可发出；公文发出后，发现错误，应当及时更正；
j）修改、审批和签发公文，应当使用钢笔或者签字笔，不得使用圆珠笔和铅笔；
k）使用公司公章、合同章，必须经公司领导人批准。
印章的使用和管理，依照公司有关的印章管理规定执行。
5.3.6修改公文的要求：
a）主旨是否和党的方针政策相一致，是否和上级有关规定相一致；
b）公文内容是否有和前发文件精神不符的地方；
c）事实、人物、数字、情节、时间、地点、引语等有无不准确不真实的地方；
d）提法、措施是否合情合理，符合客观实际，能否行得通；
e）观点有没有不全面的地方，是否正确、周严；
f）行文名义有没有不当之处；
g）文种名称是否准确，有无混淆；
h）公文标题是否用得恰当；
i）主送机关和抄送机关有无遗漏，有无滥发乱送现象；
j）文件发文号有无错误，有无附件，签署是否齐全；
k）主旨突出与否，层次清楚与否，结构完整与否；
l）有无逻辑上的毛病；
m）有无语法上的毛病，语言是否简洁通顺，标点是否恰当；
n）语言是否得体。
5.4收文管理
5.4.1收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理。
公司收文由行政管理部负责登记，并传阅或归档。
5.4.2外部收文类型包括：
a）政府部门（党、政、工、团）文件；
a）行业主管部门文件；
b）外单位或个人重要函件；
c）重要接待信息；
d）其它外部重要信息等。
5.4.3外部收文处理流程包括：
签收及登记、审核、拟办、批办、承办等；
a）外部收文由行政管理部签收登记，并负责相关部门的传阅或整理归档。
b）所有外部来文、信函、资料等，原则上均由行政管理部统一先签收、登记，再转交，特别是以下外来文：
⏹涉及经济、法律责任与纠纷的；
⏹政府、合作单位等外来文件由行政管理部统一签收、拆封、编号、登记并处理；
⏹上级发来的文件或注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件除注有密级亲启外，均由行政管理部统一签收、开拆、登记后处理。
c）各部门接收到的外来文件，或公司人员外出接收的外单位和政府性文件，应在部门内进行登记后，送部门负责人审核后，除一般资料性文件外均应及时送交行政管理部进行登记编号保管，再行借阅与处理，不得个人保存。
d）审核：
行政管理部档案管理主管对收到的函件进行审核，送与相关部门。
e）拟办：
由主办部门填写《文件处理单》，提出拟办意见，需要多个部门（人员）共同处理的，根据文件内容报送相关领导审阅、处理。
f）批办：
相关领导对收文及拟办意见进行审阅，阅毕并批示的文件交主办部门处理。
g）承办：
对于领导批示办理的文件，主办部门（人员）应抓紧时间办理，有限时要求的按限时要求办，无限时要求的原则上一般文件2个工作日、紧急文件（合同除外）1个工作日内办理完毕。
5.4.4收文处理程序中涉及行政管理部的相关中转部门（人），必须于第一时间将文件转送至相应部门（人）手中，不得延误，不得积压。
5.5公文归档与管理
5.5.1拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
5.5.2公文办理完毕应及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应归档公文。
5.5.3归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用。
5.5.4应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。
公文经传递或处理完毕，收发文部门需对公文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签部门。
5.5.5联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。
5.5.6公司归档范围内的公文应按照《档案管理作业指引》规定定期向行政管理部移交。
5.5.7单位合并时，全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移清退。
5.5.8公开发布对外公文，必须经执行董事批准。
经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。
5.5.9不具备归档和存查价值的公文，通过鉴别并经《档案管理作业指引》规定授权的相应领导批准，可以销毁。
5.6授权与保密
5.6.1保密信息：
指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益或者一旦泄露极可能给公司造成较大损失，在一定时间内只限一定范围内人员知悉，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息、经营信息或其他信息。
5.6.2适用范围：
保密信息的授权与保密适用于公司全体成员，包括已与公司签订劳动合同的员工、临时性用工、为公司提供劳务的有关人员、实习（见习）人员等。
5.6.3公文的密级：
发起部门按照《档案管理作业指引》规定的密级对公文进行标记，并由行政管理部进行审核。
a）附着有保密信息的文件、资料、图纸、软盘等载体，应当对其进行密级标记；
b）书面形式的密级表在首页的右上角；
c）非书面形式的密级表在明显、易识别的地方；
d）确定的秘密事项应当在掌管、接触该项秘密和已经知密的人员范围内公布。
5.6.4公文的保密期限：
a）保密信息一经产生，由保密直接责任人及时予以确认并报公司确定保密期限；
b）根据实际情况，公司经研究同意，有权决定延长或缩短保密期限；
c）保密期限的起算时间从保密直接责任人确认之日开始。
5.6.5直接接触保密信息的人员作为第一保密责任人，对信息的全过程流转与保存的安全性负责。
第一保密责任人所在部门领导对保密事项负有领导责任，负责督促监管第一保密责任人进行保密信息的控制。
5.6.6若发起部门没有标注密级，由行政管理部进行标记；若发起部门对密级标记失误，所造成的工作延误由其自行承担。
5.6.7公司所有员工应严格遵守本制度与保密管理规定，如有泄密，对相关责任人按照公司相关制度从重处罚，情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。
5.7公文解密
5.7.1需要解密公文的部门（人），按照《档案管理作业指引》规定的档案解密流程与指引申请并进行公文解密。
a）需要公文解密的部门（人），必须递交填报的《单个文件解密申请》；
b）填报的《单个文件解密申请》经部门经理审批，交给解密员解密；
c）解密员对《单个文件解密申请》的所填内容进行严格审核，并细致记录解密详细等相关信息。
d）解密员每周上报解密周报给系统管理员审核，系统管理员将汇总后的解密周报，分发给部门总监审核，以确认是否符合公司的规范。
升级会员 