内部文件管理制度.docx

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内部文件管理制度

XXXXXXXXXXXXXX有限公司发布

2011-06-20实施

2011-06-20发布

内部文件管理制度

QSB-GL02.001-2011

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB

签署页

编制：

审核：

会签：

会审：

批准：

修订页

编制/修订原因说明：

为适应公司新管理制度的全面建立，以及组织架构调整，统一公司内部文件，特修订本管理办法。

章节号

修订内容

编制/修订人/时间

为适应新的管理制度，规范公司内部文件管理，并根据XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司企业标准QG/LW-01-00XX-2008《公文管理制度》的相关规定，特对相关内容进行修订。

新增发文单位审计部、安全管理办公室。

公司组织架构调整，因此调整发文部门及权限。

修订/XXX

2011/06/20

内部文件管理制度

1目的及范围

为使公司各职能部门（以下简称“各部门”）及其下属各车间内部文件制订、审批、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化、科学化，提高文件处理工作效率和文件质量，特修订本管理规定。

本标准适用于公司各部门及制造部下属各车间。

2术语和定义

2.1公文归口管理部门

2.1.1负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告，负责处理所有以各部门名义上报、下发的内部文件，并对制造部下属各车间的文件处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行内部文件处理的各单位和相关责任人，将予以相应的处罚（见3.5.）。

2.1.2营运与人力资源部为公司内部文件一级归口管理部门；各部门为内部文件的二级归口管理部门并行使相应的职责；制造部下属各车间、单位为内部文件的三级归口管理部门并行使相应的职责。

2.2内部文件：

指在企业运营过程中产生的，按照严格的生效程序和规范格式，具有传递信息和记录作用的载体。

2.3内部文件管理：

指围绕着公司内部文件起草、发布、归档、查询等管控过程所进行的一切工作。

3内部文件管理

3.1内部文件类别

根据目前公司运行文件种类，结合公文按文种分类标准，现将文件类别分为以下几种：

3.1.1请示、报告：

下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作、提出建议和咨询（附件1）；如用于日常费用审批、事务说明等事项需向上级部门或领导请示或批示的，可采用呈报格式（附件2）。

3.1.2通知、通报：

通常为各部门、专业委员会或制造部对下属各车间公布需要周知和共同执行的事项（通知）、传达重要情况（通报）（附件3）。

3.1.3制度、规定/规范、决定：

公司内部制定的相关管理制度；对操作标准、行为准则等进行指引或定义（规定/规范）；对内部的各种重要事项做出规定或对重大行动做出安排（决定）（附件4-7）。

3.1.4会议通知、会议纪要：

（参见附件8、9）。

3.2文件发布审批流程和效力

3.2.1发文资格：

公司各部门、专业委员会为具备发文资格的主体，各部门下属各车间、单位无单独发文资格，只能以直接上级主管部门的名义发文。

3.2.2发布范围：

公司各部门、各车间及各单位

3.2.2.1各部门内部文件包含但不限于：

公司各部门范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定；各部门的各种重要事项（如战略规划、方针政策、管理制度、工作计划、活动、庆典等）的通告或安排；向公司领导或政府部门汇报有关工作的请示、批准或报告等。

3.2.2.2各车间或各单位文件包含但不限于：

上报下发本单位工作安排、通报、规划、计划、总结、会议纪要、管理制度等。

3.2.3审批流程

3.2.3.1各部门发文须填写《XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件处理单》（附件10），并严格按照下面审批流程签字同意后，各部门一级信息员方可发布。

3.2.3.2各车间或各单位发文，如不需要单位外会签，可由审批流程节点负责人在纸质公文最后一页空白处签字同意后，由各车间或各单位上级主管部门信息员发布（如制造部各车间内部的相关文件）；如需单位外会签或会审，须填写《XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件处理单》（附件10），经审批流程各节点负责人签字同意后，各车间或各单位上级主管部门信息员方可发布。

3.2.3.3发文审批流程：

编制→部门审核（部门负责人）→部门外会签（如有必要）→营运与人力资源部会审→分管总监或副总监审批→批准（总经理）→下发（备案）。

3.2.3.4各车间或各单位发文审批流程：

编制→单位（车间）审核（负责人）→上级主管部门审核（部门负责人）→其他职能部门会审（决定是否需要其他部门会签、是否需要部门负责人审批）→会签（如有必要）→该部门负责人审核（部门负责人）→分管总监或副总监审批（如有必要）→下发（备案）。

3.2.3.5内部文件审批流程的级别取决于该文件内容的性质。

3.2.4内部文件效力：

内部文件的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该文件的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该文件在接收对象的执行、落实上给予支持。

公司各部门的文件是公司最具权威性的行政文件，对下属各车间和各单位具有普遍的效力。

车间、单位文件只对本单位或职能范围具有指令性。

对没有按照审批流程审批的公文，发布后可视为无效文件。

3.3内部文件格式

3.3.1内部文件结构包含但不限于：

发文单位、文头标识、编号及公文落款署名、密级、签发人、标题、主送单位、正文、结束语、附件、署名、日期、文尾等。

特殊公文形式如：

会议通知、会议纪要等。

3.3.1具体格式规定

3.3.2.1内部文件一览表

内部文件一览表

文件类别

发文机构

文头标识

管理编号

落款署名

请示报告

文件起草部门

XXXXXXXXXXXXXX有限公司请示报告

XXXXXXXXXXXXXX请字

[201*]00*号

文件起草部门

通知

总经办（01）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司总经办通知

QSB-TZ01-***（顺序号）-201*

总经办

营运及人力资源部（02）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司营运及人力资源部通知

QSB-TZ02-***-201*

营运及人力资源部

财务部（03）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司财务部通知

QSB-TZ03-***-201*

财务部

审计部（04）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司审计部通知（通报）

QSB-TZ04-***-201*

审计部

工程部（05）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通知

QSB-TZ05-***-201*

工程部

设备部（06）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司设备部通知

QSB-TZ06-***-201*

设备部

质量部（07）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司质量部通知

QSB-TZ07-***-201*

质量部

物流部（08）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通知

QSB-TZ08-***-201*

物流部

供应链管理部（09）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司供应链管理部通知

QSB-TZ09-***（顺序号）-201*

供应链管理部

市场部（10）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司市场部通知

QSB-TZ10-***-201*

市场部

技术服务部（11）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司技术服务部通知

QSB-TZ11-***-201*

技术服务部

行政办公室（12）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政办公室通知（

QSB-TZ12-***-201*

行政办公室

安全生产管理办公室（13）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理办公室通知

QSB-TZ13-***-201*

安全生产管理办公室

制造部（14）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通知

QSB-TZ14-***-201*

制造部

通报

总经办（01）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司总经理办公室通报

QSB-TB01-***（顺序号）-201*

总经办

营运及人力资源部（02）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司营运及人力资源部通报

QSB-TB02-***-201*

营运及人力资源部

财务部（03）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司财务部通报

QSB-TB03-***-201*

财务部

审计部（04）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司审计部通报

QSB-TB04-***-201*

审计部

工程部（05）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通报

QSB-TB05-***-201*

工程部

设备部（06）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司设备部通报

QSB-TB06-***-201*

设备部

质量部（07）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司质量部通报

QSB-TB07-***-201*

质量部

物流部（08）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通报

QSB-TB08-***-201*

物流部

供应链管理部（09）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司供应链管理部通报

QSB-TB09-***-201*

供应链管理部

市场部（10）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司市场部通报

QSB-TB10-***-201*

市场部

技术服务部（11）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司技术服务部通报

QSB-TB11-***-201*

技术服务部

行政办公室（12）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政办公室通报

QSB-TB12-***-201*

行政办公室

安全生产管理办公室（13）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理办公室通报

QSB-TB13-***-201*

安全生产管理办公室

制造部（14）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通报

QSB-TB14-***-201*

制造部

制度、规定/规范、决定

总经办（01）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL01.***（顺序号）-201*

总经办

营运及人力资源部（02）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL02.***-201*

营运及人力资源部

财务部（03）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL03.***-201*

财务部

审计部（04）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL04.***-201*

审计部

工程部（05）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL05.***-201*

工程部

设备部（06）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL06.***-201*

设备部

质量部（07）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL07.***-201*

质量部

物流部（08）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL08.***-201*

物流部

供应链管理部（09）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL09.***-201*

供应链管理部

市场部（10）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL10.***-201*

市场部

技术服务部（11）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL11.***-201*

技术服务部

行政办公室（12）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL12.***-201*

行政办公室

安全生产管理办公室（13）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL13.***-201*

安全生产管理办公室

制造部（14）

XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准

QSB-GL14.***-201*

制造部

备注：

1、制造部各车间单位发文格式根据文件内容性质按上表要求及附件（4-7）内容执行；2、凡报送各部门或呈公司高层的文件，各车间单位无权发文。

3.3.2.2内部文件密级及处理急度：

密级按保密程度分为秘密、内部和普通三级（非保密文件可省略相应标识），级别为秘密及以上的，须在左上角注明。

1）秘密文件，指一旦泄漏将对公司利益产生较大影响的文件，只发给各职能部门、业务部门主要负责人以上管理人员，必要时只发给公司高级管理人员。

2）内部文件，指只在公司内部发放的文件，不得对外公开。

3）普通文件，指可对外公开的文件。

内部文件急度按办文时间可分为特急、紧急和普通三类（特急或紧急须在公文左上角注明）；具体分类如下：

1）特急文件，指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。

2）紧急文件，指必须在收文或发文后三个工作日内办理完毕的文件。

3）普通文件，指按正常文件处理流程处理的文件。

3.3.2.3标题、正文、结束语、日期、文尾：

标题和正文：

力求简明扼要、准确、条例清楚，具体格式见附件。

结束语和日期：

根据文件文种选择使用“特此通知”、“特此通报”等；日期一律写为“二〇**年*（五）月*（五）日”。

文尾：

对上级领导或单位领导用“呈”、对上级单位（组织）用“报”、对同级或不相隶属的单位用“送”、对下属单位用“发”。

3.3.2会议通知和会议纪要：

3.3.3.1会议通知和会议纪要相关格式要求见附件（8、9）；会议通知的编号前缀格式为：

XXXXXXXXXXXXXX营会字（营运及人力资源部会议通知）或XXXXXXXXXXXXXX财会字（XXXXXXXXXXXXXX财务部会议通知）；

各职能部门

各职能部门发文

XXXXXXXXXXXXXX会字

总经办（01）

XXXXXXXXXXXXXX总会字

营运及人力资源部（02）

XXXXXXXXXXXXXX营会字

财务部（03）

XXXXXXXXXXXXXX财会字

审计部（04）

XXXXXXXXXXXXXX审会字

工程部（05）

XXXXXXXXXXXXXX工会字

设备部（06）

XXXXXXXXXXXXXX设会字

质量部（07）

XXXXXXXXXXXXXX质会字

物流部（08）

XXXXXXXXXXXXXX物会字

供应链管理部（09）

XXXXXXXXXXXXXX供会字

市场部（10）

XXXXXXXXXXXXXX市会字

技术服务部（11）

XXXXXXXXXXXXXX技会字

行政办公室（12）

XXXXXXXXXXXXXX行会字

安全生产管理办公室（13）

XXXXXXXXXXXXXX安会字

制造部（14）

XXXXXXXXXXXXXX制会字

3.3.3.2会议纪要的编号前缀格式为：

XXXXXXXXXXXXXX营会纪字（营运及人力资源部会议纪要）或XXXXXXXXXXXXXX财会纪字（XXXXXXXXXXXXXX财务部会议纪要）；

各职能部门

各职能部门发文

XXXXXXXXXXXXXX会纪字

总经办（01）

XXXXXXXXXXXXXX总会纪字

营运及人力资源部（02）

XXXXXXXXXXXXXX营会纪字

财务部（03）

XXXXXXXXXXXXXX财会纪字

审计部（04）

XXXXXXXXXXXXXX审会纪字

工程部（05）

XXXXXXXXXXXXXX工会纪字

设备部（06）

XXXXXXXXXXXXXX设会纪字

质量部（07）

XXXXXXXXXXXXXX品会纪字

物流部（08）

XXXXXXXXXXXXXX物会纪字

供应链管理部（09）

XXXXXXXXXXXXXX采会纪字

市场部（10）

XXXXXXXXXXXXXX市会纪字

技术服务部（11）

XXXXXXXXXXXXXX客会纪字

行政办公室（12）

XXXXXXXXXXXXXX行会纪字

安全生产管理办公室（13）

XXXXXXXXXXXXXX安会纪字

制造部（14）

XXXXXXXXXXXXXX制会纪字

会议纪要的编号必须与会议通知编号保持一致，如：

XXXXXXXXXXXXXX会字[2009]003号，则对应会议纪要编号为XXXXXXXXXXXXXX会纪字[2009]003号；会议纪要原则上在会后2日内下发，如遇特殊情况（如经营研讨会、专题会等）于3日内下发即可；会议纪要须注明发文范围，发放时按所属级别由相关信息员下发，并严格按发文范围下发。

3.3.3工作联系函

3.3.4.1适用范围：

公司各部门之间、制造部下属各车间单位之间，在开展工作遇到无法自行解决的问题，需要其它单位、部门协助解决，经过多次沟通无效时，均以“工作联络函”的形式，向相关单位、部门提出问题并要求反馈、落实。

3.3.4.2格式：

工作联系函相关格式要求见附件11；其编号前缀格式为：

XXXXXXXXXXXXXX*函字（各部门工作联系函）或XXXXXXXXXXXXXX制函字（制造部工作联络函）。

3.3.4.3工作联络函的编制及回复：

工作联络函的编制及回复必须以单位的名义；部门负责人、管理职能负责人在工作联络函发出前进行审定，确保问题描述准确、有明确的时间及进度要求；联络函发出单位对于要求落实问题的难度要预先进行评估，难度分为四个等级：

一般，预计一周内可以解决；较难，半个月内可以解决；难，一个月内可以解决，特难，由双方协商解决时间，但原则上不超过三个月。

被要求反馈部门必须在收到工作联络函3个工作日内或根据提出部门要求的时间予以回复，回复内容中必须有明确的阶段性目标和时间进度，如暂时无法解决也必须反馈原因，部门负责人、管理职能负责人负责工作联络函回复内容的审定。

3.3.4.4工作联络函管理内容

1）各职能部门的工作联络函，经审核后须由营运与人力资源部进行审查、编号、统一归口发送备案。

各单位不得越级发送。

2）各职能部门内部下属各车间单位（如制造部各车间）“工作联络函”管理：

各部门内部下属各车间单位综合管理部门或其他指定人员（暂定信息统计员）负责本单位工作联络函的编号、发送、跟进与存档等日常管理工作，其它人员不得发送联络函。

3）各部门下属各车间单位之间的工作联络函，拟稿人将经相应人员审批的手签版纸质文件连同电子版本交上级主管部门信息员存档，由其编号后发责任单位联络函管理员，同时抄送营运与人力资源部电子备案。

4）责任部门必须在3个工作日内或指定时间给予回复，回复函必须统一由信息员发出，并抄送营运与人力资源部备案。

同时责任部门按回复的时间和方案落实解决问题，相关管理职能积极跟进、督促。

5）所有经过工作联络函沟通且解决无效的问题，各部门不得再以公文形式强制发送，应提交营运与人力资源部协调处理。

6）对于经过问题提出单位与问题解决单位协调后，仍出现意见分歧与不妥，或解决难度大、耗时长，或责任部门无法作出答复，也无法落实的重大问题，由发函部门将“工作联络函”、问题解决单位反馈意见和意见分歧报送营运与人力资源部，由其提交总经理办公会上立项，经会上讨论裁决予以解决。

7）跨职能部门的重大事项，则须报送至总经办提交总经理办公会议上立项，经会上讨论裁决予以解决。

3.3.4.5考核办法：

对工作联络函不反馈、不及时反馈、反馈无效或不按反馈结果执行等违规现象应对责任单位进行考核，同时对责任人视情节严重程度给予100～500元的处罚。

3.4内部文件管控流程

3.4.1行文原则

遵循各部门相关职责权限，涉及外部文件由营运与人力资源部负责签收或会签发布、不得越级报送；

3.4.2拟稿、会签、审核、打印校对、签发、发放归档及查询

3.4.2.1拟稿：

符合党和国家的方针政策、法律法规及公司有关规章制度；情况真实，观点明确，文字精练，条例清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、体式、密级、急度划分、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确。

3.4.2.2会签：

所有规范性文件或涉及到其它部门职责范围需要共同遵守协力完成的文件在送审前必须会签。

会签原则上由拟稿单位组织进行。

会签时间一般不超过两个工作日，会签单位如有意见需注明，以供拟稿单位和签发领导参考。

3.4.2.3审核：

所有以公司各部门名义下发的文件必须经营运与人力资源部审核，车间单位下发的文件必须以上级主管部门名义，经所属主管部门审核后下发（如机修间下发文须经制造部审核），一般审核时间不超过一个工作日；审核原则：

必要性、规范性。

3.4.2.4打印校对：

拟稿部门若要报送文件，须提供电子版本于营运及人力资源部审核，文件经校对无误后可送领导签发，发送前要先按发文编号方法对公文进行编号。

3.4.2.5签发：

以公司名义下发的文件必须由公司总经理或总经理授权签发。

文件一经签发立即生效，其他不做要求。

3.4.2.6发放归档及查询：

各职能范围内发文时，须由各部门信息管理员向文件接收单位的信息管理员发送，随后由文件接收单位信息管理员进行传递、接收、处理和跟进。

负责发布信息员应在发文的三个工作日内将公文电子版本上传至OA：

登陆/信息管理/选择相应文件夹录入。

各部门、单位应根据各自的职责权限，及时将有关纸质资料整理立卷归档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和使用。

涉及机密、绝密等公文可不遵循上述规定。

3.5违规的责任界定及处罚标准

3.5.1责任界定

3.5.1.1内部文件编制人负责文件中信息的准确性和文字的校对。

3.5.1.2各发文主体部门的信息管理员负责文件编号的编制、格式的校对及发布。

3.5.1.3各发文主体部门的第一负责人对文件规范性的全面审核。

3.5.2处罚标准

3.5.2.1文件中出现信息不准确情况的，对文件编制人通报批评并给予20元—50元的处罚，其直接领导（主任、部长以上级别）负连带责任，给予50元-100元的处罚。

3.5.2.2文件中出现明显文字错误的，对文件编制人通报批评并给予20元罚款，其直接领导（主任、部长以上级别）负连带责任，给予50元的处罚。

3.5.2.3文件编号、格式存在错误或不规范情况的，对发文主体部门的信息管理员通报批评并给予20元的罚款，其直接领导（主任、部长以上级别）负连带责任，给予50元的处罚。

3.5.2.4在文件发送过程中出现错误，其审核领导又无法监控的，对发文主体部门的信息管理员通报批评并给予20元得处罚，不产生连带责任人。

3.5.2.5内部文件的“密级”和“急度”标识错误的，发文主体单位主要负责人通报批评并给予50元-100元处罚。

4附则

附件1：

《请示》

附件2：

《XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司公文呈报单》

附件3：

《XXXXXXXXXXXXXX***部文件》（通知、通报）

附件4-7：

《XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准》（制度、规定/规范、决定）

附件8：

《会议通知》

附件9：

《会议纪要》

附件10：

《XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司公文处理单》

附件11：

《工作联系函》

附加说明：

本标准由XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司营运与人力资源部门归口管理

本标准由XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司营运与人力资源部门起草、修订