文件管理制度.docx
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文件管理制度
京珠盛世集团有限公司
文件管理制度
文件编号：
JTRS-WJ2009002
版本：
1.0
密级：
普通
人力资源部
2009年5月
文件管理制度
第一章总则
第一条为规范公司总部的文件管理，明确公司文件的分类、制定、审批、管理、保密等标准及要求，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司行政管理部门及工厂所属各部门。
第三条公司人力资源部为本制度制定和执行部门，其职责包括：
（一）负责统一文件的格式和编号；
（二）负责公司文件的统一颁布、发放；
（三）负责公司文件的分类、整理、存档、作废等管理工作；
（四）牵头建立和完善公司的制度流程体系。
第四条各部门主管应按本制度各项规定编制、修订、完善本部门的各项规章制度。
各部门负责起草本部门相关文件制度。
第二章文件的分类、格式及编码
第五条公司基本文件分为三大类，一为公司及各职能部门规章制度，约束力最强，稳定性也最强，如薪酬管理制度、绩效管理制度、员工手册等；二为行政文件，约束力和时效性强但稳定性较弱，如人事任命、年度经营计划等；三为其他文件,时效性强、变化快、稳定性和约束力相对较弱，如各种通知、通报、提醒等。
第六条各类基本文件的编写必须使用统一的格式，规章制度的格式要求详见附件一，行政文件的格式要求详见附件二，其他文件的格式要求详见附件三。
第七条各部门应根据草拟文件的性质、内容对文件进行分类并选用相应的格式进行编制；对不符合分类、格式要求的文件，人力资源部可以退回给当事人并要求其重新编写。
第八条公司及各职能部门草拟的文件应交到人力资源部进行统一编码和版本核对后才能进行颁布、分发和使用，各类基本文件的编码规则，详见《档案管理制度编码表》。
第九条每一份文件只能有一个唯一的编号和版本号，编号和版本由英文字母和阿拉伯数字组成以方便文件管理的信息化。
第三章文件的编制、审核、签发与发布
第一十条文件编制前须经充分调研，在总结自身有效经验的同时应尽可能借鉴同行业标杆企业或管理优秀企业的成熟经验和做法。
第一十一条与其他部门有衔接的流程和规定需与相关部门进行研究、讨论并在流程优化的基础上进行编制。
第一十二条所有文件应与国家法律法规、行政规章及国家标准、行业标准等相协调。
第一十三条文件内容力求简洁、明了、准确，经过仔细校对后，在文件头注明密级，在文件尾注明拟稿人、审核人及签发人姓名。
第一十四条提交审批文件需填写文件呈批单（见附件四）。
第一十五条各部门的负责人作为文件的审核人，一定要严格把关，认真审阅。
第一十六条人力资源部应检查文件语言、结构、逻辑的合理性和规章制度之间的连贯性、统一性，并牵头组织相关部门对文件进行集中会签，对有矛盾冲突的地方进行讨论、优化和修改。
第一十七条公司、各部门规章制度、行政文件必须经总经理/董事长签批加盖公章后才能正式发布，其他文件可__由各分管副总经理签批后发布。
第一十八条除非需要保密的机要文件，一般文件以宣传栏张贴发布为主。
第四章文件的保管及归档
第一十九条公司颁布的文件须由档案管理员妥为保管，任何人不得擅自翻印、涂改及外借。
第二十条所有正式颁布文件，档案室需保留一份打印版本（加盖公章原件），一份电子版本，并进行分类管理，确保文件的清晰、整洁和完整，年度结束后装订成册，归档保管。
第二十一条档案管理员应编制公司现有有效文件清单（清单格式详见附件七），每月月初更新一次并在公司的共享文件夹保存以供相关人员查询使用。
第二十二条过程文件及形成的记录由各部门根据档案管理制度进行管理、存放及归档。
第五章文件的修改、作废
第二十三条文件修改由文件编制部门按该文件的编制和审批流程进行，但须填写文件呈批单（见附件五），提出该文件修改、更改的理由，经部门主管审核、总经理审批后，才能颁布发行。
第二十四条修改后重新发布的文件应更换版本，并在新文件页眉上标明版本状态。
第二十五条文件作废由文件编制部门填写文件呈批单，提出该文件资料的作废理由，经审核、签批后，交人力资源部公布并备案。
第二十六条已作废文件的编号将被注销或被新文件所使用。
第六章文件的执行与监督
第二十七条严禁公司总部各部门乱发文件，文件发后又不严格执行或执行不力的现象。
第二十八条文件颁布下发后，编制或执行责任部门应组织相关人员进行学习贯彻，以统一认识，奠定高效执行的基础；普及性文件在此基础上，还要以部门为单位组织学习，部门经理做好宣传讲解工作。
第二十九条文件执行部门在执行过程中，应坚持原则、不偏不倚；发现不合理的地方及时总结，修订和完善相应的条文规定。
第三十条人力资源部负责监督文件的执行跟踪，对随意下发文件而又执行不力的现象，经查实报总经理批准后，对相关责任人予于通报批评或其他处分。
第七章文件的保密
第三十一条各部门应高度重视文件的保密工作，属于公司机密的文件、资料，其收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等应由人力资源部指定人员负责，禁止随意传播。
第三十二条凡泄露公司机密文件对公司造成经济损失的，人力资源部根据其程度大小追究责任，情节恶劣、后果严重者将诉诸法律手段予于解决。
第三十三条公司各部门负责人是保密工作的第一责任人。
第八章附则
第三十四条本制度未尽事宜或与新颁布的规章制度、其他有关规范性文件的规定有冲突的，以规章制度、其他有关规范性文件的规定为准。
第三十五条本制度自发布之日起生效，原有相关制度如与本制度冲突，以本制度为准。
第三十六条本制度由公司人力资源部起草与修正，经相关部门联合评审，总经理签批后执行。
第三十七条本制度的解释权归公司人力资源部。
附件一：
公司规章制度的标准格式
附件二：
公司行政文件的标准格式
附件三：
普通文件的标准格式
附件四：
文件呈批单
附件五：
文件签阅单
附件一：
公司规章制度的标准格式模版
（编号JZWJ-RL2009001）
XXX管理制度
第一章总则
第一条XXXXXXXX，XXXXXXXXXX。
第二条XXXXXXXX：
（一）XXXXXX；
（二）XXXXXX。
第三条XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
标准编写格式的描述：
制度标题用仿宋小二号加粗，制度正文分为章、条、款三级：
1、章：
章节标题用仿宋四号加粗；
2、条：
条用仿宋小四号字体加粗；
3、款：
正文用仿宋小四号字体；
4、编辑文字之间的行距为1.5倍；
5、附表外框为双线；参照本制度附表；
6、其他编辑格式按照附件1的模版执行。
第九章附则
第三十八条本制度未尽事宜或与新颁布的规章制度、其他有关规范性文件的规定有冲突的，以规章制度、其他有关规范性文件的规定为准。
第三十九条本制度自发布之日起生效，原有相关制度如与本制度冲突，以本制度为准。
第四十条本制度由公司XXX部起草与修正，经相关部门联合评审，总经理签批后执行。
第四十一条本制度的解释权归公司XXXX部。
附件二：
公司文件的标准格式模版
（编号JZWJ-RL2009001）
京珠盛世集团有限公司文件
京珠［人事］2009第XXX号
关于人员内部调整的决定
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
生效日期：
年 月 日
标准编写格式的描述：
1、文件名用仿宋小二加粗字体；
2、文件编号用仿宋四号字体；
3、主题用仿宋三号加粗字体；
4、正文用仿宋小四字体；
5、正文编辑行距为1.5倍；
6、其他编辑格式按照附件2的模版执行。
京珠盛世集团有限公司
（盖章）
2009年*月*日
主送:
经办人:
审核人:
签发人:
附件三：
其他文件的标准格式模版
（编号JZWJ-RS2009002）
收件人：
公司全体
发件人：
人力资源部
签发人：
XXXXXX
日期：
2009-5-13
摘要：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
编号使用仿宋小四加粗
各位：
大家好！
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
正文使用仿宋小四字体
特此通知！
人力资源部
2009年*月*日
标准编写格式的描述：
1、文件编号用仿宋小四字体；
2、主题用二号字体；
3、标题格式用仿宋小四加粗；
4、正文用仿宋小四字体；
5、正文行距为1.5倍；
6、其他编辑格式按照附件3的模版执行。
附件四：
文件呈批单
京珠盛世集团有限公司文件
文件呈批单
时间：
年月日
部门
拟稿人
密级
文件名
文件编号：
主题
发文目的
修订原因
废止原因
部门审核
签字：
会签人意见
签字：
董事长审批意见
签字：
发文范围
□发至公司各部门
□发至相关部门
□发至相关人员
京珠盛世集团
文件签批单
文件名称：
京珠盛世集团员工行为管理规范文件编号：
JZ人力资源-WJ014
部门
职位
姓名
签批
日期
董事会
董事长
盛金彭
集团总经办
总经理
顾华根
集团总经办
常务副总经理
刘连生
集团总经办
副总经理
郑文俊
集团总经办
副总经理
巢红武
集团总经办
副总经理兼行政
中心主任
王海新
集团总经办
副总经理
陈志燕
集团财务中心
总监
谢和央
集团财务中心
经理
李瑞鸣
集团人力资源部
经理
杨树峰
集团培训部
经理
孙洪艳
京珠盛世服饰有限
公司
厂长
张小明
京珠盛世服饰有限公司女装产品开发部
经理
胡劲松
京珠盛世服饰有限公司男装产品开发部
经理
张宗全
京珠盛世服饰有限公司户外产品开发部
经理
王维舟
北京盛氏雅丽服装有限公司女装产品开发部
经理
陈志燕
北京盛氏雅丽服装有限公司生产部
经理
刘鼎镇
北京盛氏雅丽服装有限公司品管部
经理
杨会芬
北京盛氏雅丽服装有限公司物流部
经理
霍哲飞
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