酒店餐饮采购管理制度技能培训教程文件.docx

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酒店餐饮采购管理制度技能培训教程文件

酒店餐饮采购管理制度

酒店采购管理制度

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:

一、采购管理部门

酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.

二、采购部工作基本要求

1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意

2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单

3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定

4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责

5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会

6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.

7. 采购时间要求:

一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购

8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销

9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜

10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.

三、采购审批程序

1.申购单审批程序：

使用部门经理（仓库主管） ---〉资产会计复查---〉董事同意---〉采购部询价---〉财务总监---〉稽查部 ----〉行政办董事会---〉申购单返回采购部

2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.

3.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:

采购部寻找至少三家厂商比较价格品质---〉评定小组确定供货商---〉 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议---〉财务审批 ---〉行政办审批----〉 董事会审批盖章或签字

执行合同或协议

（评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成）

4.赊购（月结）物品采购审批程序

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

各月结供应商选定办法：

采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。

采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.

四、采购监督

采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.

五、供应商管理

1. 财务部应定期（每月或每季度）牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商）,淘汰部分不合格供货商.

2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。

这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。

2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。

数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.

酒店采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。

采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。

如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。

经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面）,且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格； 

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货用。

第二联采购部存档并组织采购。

第三联财务部成本会计存档核实。

第四联部门存档。

3、审核采购申清单：

收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，

   包括：

①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。

②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。

用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。

③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.

四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单：

  如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

（2）供应商取消订单：

  如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：

  合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存：

   所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

6.采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

餐饮原材料采购

   餐饮原材料采购是酒店每天工作的第一步，也是非常重要的一步。

俗话说，巧妇难为无米之炊。

酒店里有技艺高超的厨师，但没有高质量的精细趁手的原料，再高明的厨师也做不出好的菜品。

采购工作因其中不确定因素较多，管理难度大，是整个酒店成本控制中的重要环节，直接影响到酒店的经济效益。

    采购原料的质量和价格直接影响菜品的质量和成本，进而影响到酒店的声誉和效益，重要性是不言而喻的。

为此，很多酒店都是老板亲自出马，但效果并不一定会好。

餐饮管理咨询公司告诉您：

一、设专人负责采购，兼职亦可；同时建立一套监督制约机制，设置原料质量、数量验收员，可由厨房专业厨师兼任，价格由财务管理人员监督，建立岗位责任制，形成采购原料的质量、数量、价格三要素既相互独立，分工负责，又相互制约，相互监督。

二、制定一套切实可行、科学合理的采购标准，原料的质量是确保餐饮产品质量的基础，严格按标准采购才能稳定酒店的菜肴质量；根据自己餐馆的规模、档次、加工设备、市场原料供应情况及菜单内容和品质要求等，由餐饮经理、厨师长等人共同制定标准，并监督采购人员按标准执行。

三、采购原料的价格是老板让别人采购最不放心的，价格控制是降低餐饮成本、提高企业利润率的最有力手段，也是餐馆增强市场竞争力的一条有效途径；因其市场价格浮动变化大，控制起来难度较大，应着重做好这样几方面工作：

（1）通过比较运费、货源、质量、服务等因素，选择几家供应商来报价，择其质高价低服务好的作为采购伙伴；

（2）尽量采取批量购货，直接从批发商、生产商或种养殖户处采购，尽量摒弃中间环节，获得优惠价格；

（3）考虑采购价格与原料的使用价值的联系，尽量除掉原料成本中那些多余的成本，避免浪费，精选原料，降低破坏率，控制价格。

四、采购原料的数量应合理控制在满足需要，尽量减少库存。

采购时考虑食品原料的种类、采购地点的远近、采购折扣等。

确定采购数量还要根据前一天的库存数量和经营需要，以及原料的鲜、干性质。

不易储存、鲜度要求高的应根据需求量采购；可长期储存的，在考虑储存成本的前提下，可以在市场价格低落时增大采购量，以降低成本。

餐饮采购方式选择

1.报价采购

（1）报价采购的含义

　　报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。

通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：

品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间，有时卖方为求取买方的信任，会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”、“目录”及“说明书”，如果报价内容买方完全同意，此项报价采购合同即算成立。

（2）报价采购的种类

　　①确定报价

　　确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。

换句话说，此种报价是指在有效期内，卖方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是逾期对方不寄发接受通知，此买卖交易行为即不存在，但是若对方（买方）在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价”即告失效，但是却成为一种新的要约。

　　②条件式报价

　　所谓条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。

　　a.无承诺的报价：

此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动，卖方得自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必声明：

“本报价不受承诺的约束”，或“本报价价格按市价而增减”，或“价格随时适时变更，无需通知”。

　　b.卖方确认的报价：

此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好，它对买方表达出交易的诚意，又可防范风险。

不过若遇特殊理由，卖方可说明原因而取消确认。

　　c.可以先销售的报价：

这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上客户报价，如果其中有人接受此报价，则后到接受者，对已售的货品即自动失效。

　　d.买方于同意后的报价：

此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成立的报价方式，这种报价对卖方极不利，因此甚少为人所采用。

　　③还报价

　　所谓“还报价”事实上是一种讨价还价的方式。

它是指买方对卖方报价单所提交易条件、产品品质规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，要求对方减价。

但这种还报价与接受是不同的，还报价必须卖方接受后交易行为才告成立，如卖方不同意减价，则交易仍无法成立。

　　④更新报价

　　更新报价是指报价有效期间已过，以同样交易条件重新再报价。

2.招标采购

（1）招标采购的含义

　　所谓“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。

这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。

此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。

（2）招标采购的程序

　　公开招标采购必须按照规定作业程序来进行，一般而言，招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。

　　①发标

　　发标的前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。

　　②开标

　　开标的前须先作好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。

　　③决标

　　开标的后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。

　　④签订合约

　　决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。

　　（3）招标采购的技术

　　①制作理想的标单

　　在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的订定，如何拟订出一份理想标单，是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。

一份理想的标单，至少须具备下列几项内容：

　　a.能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。

　　b.规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。

　　c.所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。

　　d.投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。

　　e.标单格式合理，发标程序制度化。

　　②招标采购须注意的事项

　　a.品名是否明确、标购物品所列名称是否采用标准名称?

品名书写是否有笔误?

　　b.质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。

　　c.注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。

　　d.包装方法及条款是否适宜。

　　e.交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。

3.议价采购

（1）议价采购的含义

　　议价采购是针对某项采购物品，品牌物料，以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格的一种采购方法。

由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。

（2）议价采购的优缺点

　　①优点

　　a.议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。

　　b.议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。

　　c.对于特殊性与规格的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。

　　d.可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。

　　e.有利于政策性或互惠条件的运用。

　　②缺点

　　a.议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊机会。

　　b.秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。

　　c.独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。

　　（3）议价预估的方法

　　①采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。

　　②实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较三家以上厂商的价目表，以其平均值作为预估价格。

　　③采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。

　　④对于大宗蔬果，除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据。

　　⑤若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供参考，或以政府或同业所订价格来预估。

　　（4）议价采购的步骤

　　①审查报价单

　　审查厂商寄来的报价单，通常必须注意下列几点：

　　a.品名、规格、质量是否符合需求?

　　b.报价是否确定?

有无附带不确实价格条款?

　　c.付款条件、报价有效期是否合理?

　　d.交货期与交货方式是否合乎要求?

　　e.是否附有特别条款，如索赔、违约罚款、不可抗力等等因素，其内容是否合理?

　　②订期议价及签约

　　买方接到卖方寄来报价单后，经过审查后若认为合理，即可由买方择期议价，对于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后，才可以决定，再由买卖双方正式签署合约。

　　（5）议价采购应注意的事项

　　①议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。

　　②议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本，以防止中间商不实的报价，若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊。

　　③有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等，往往未经原厂同意即一口承诺。

　　因此，议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及到规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才作决定。

4.现估价采购

　　买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商取得估价单，然后双方面洽其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。

此种方式因有质量、服务及交货期等问题，所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购，但一般都已经事先做好品质调查，认为没有问题的供应商才向其索取估价单，所以如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便宜的供应商订购。

（1）现估价采购的优点

　　①因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系，所以是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。

尤其在不景气时，想要取胜同业间的竞争，此方式在价格上就会很便宜。

　　②可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备，手续上比其他方式简单，因为各种费用可以减少。

（2）现估价采购的缺点及其对策

　　①经营状况良好时供应商有许多的订单，所以其单价常有偏高的倾向，因此需适当地选择信息来源以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。

　　②估价之前，同业供应商常事先商议而协定价格，而将估价提高。

要防止这种情况的发生，则要分析估价所需的必要资料要齐全，同时采购人员需有正确的价格知识，如果判断估价有异常情形，则应考虑再从其他公司索取估价单。

　　③由于此方式既然有弹性，那么采购人员的投机取巧也就比较容易。

　　因此，一般都要求采购人员有很强的道德观念，同时规定正当的交际范围，并作有弹性的运用。

确定基本的进货方式

一般中小餐馆的采购人员，在为企业购买食品原料和其他物品时，根据原料的性质不同，使用上急缓程度不同，因而采用的购进方法也多种多样。

有时在采购过程中，也常常会遇到购货地点较远，交通工具不便以及临时突发事情的出现，都会给采购人员造成困难。

这就需要采购人员因势利导，灵活掌握，采取不同的方式尽

心尽力地完成自己的工作任务。

 一般采购人员都要根据本企业每天的营业情况和效益好坏程度，对于原料消耗的具体情况和必备的食品，做到心中有数，从而选择不同的采购方式。

采购员一是要善于观察，二是要熟悉请购单的具体内容，能做到到货及时，准确无误，质量合格，价钱合理。

采购人员平时工作中要拓宽进货渠道，货比三家。

为了使本职工作完成的顺利，减少压力，一般采取定时进货、临时进货及电话进货等相结合的方式，不断提高工作效率保证企业各部门用货的需要。

定时进货。

一般有经验的采购人员，在定时进货问题上分两部进行：

一是对可能提前进货的原料如干货（鱼肚、粉丝、淀粉等）、调味品（番茄酱、于辣椒、白糖等）、烟、酒及备用物品，应在防止过分积压或脱销的情况下，适当提前进货保证库存量。

二是保证当日企

 业各部门所需物品。

为保证厨房使用的鲜鱼、水菜、豆制品、鲜活海产品，必须当天早上采购，由于有时间性，为保证原料的新鲜程度必须定时进货。

临时进货。

临时进货的采购方法，一般在正常采购之外，是为应对临时出现的特殊情况，必须采取的一种紧急采购方式，这是在一般中小餐馆中难以避免的。

这里也分两种情况：

一是在头一天厨房请购时忘漏的原料，或是由于业务突变上座率提高导致原料短缺，需要临时采购保证业务正常运转；二是紧急特殊情况发生，急需的原料或物品，比如由于电闸保险丝断裂导致停电。

没有备用的材料，急需采购。

当企业出现此种需临时进货的时候，采购人员应放下正常的工作，想尽一切办法做好“补救”工作。

电话进货。

为了减少采购人员平日亲自去市场或商店采购的压力，除有些货物必须自己经手办之外，可以用打电话的方式进行定货、送货。

平时采购人员多选择一些供货商，多记一些供货商的电话、手机号码。

并与他们搞好人际关系，在特殊情况下可协助送货上门，以减轻采购人员不必要的劳动强度，达到进货及时保证需求的目的。

外出进货。

一般较为上档次的餐馆，由于经营的需要，经常要到原料的原产地进行采购。

如较为高档的山珍海味、于货、菌类和野味。

为了减少中间环节降低成本，一般到外埠采购的机会较多。

尤其大宗的进货，在选择上既直观又可防止假冒，价格上也可便宜。

这种定期地外出进货，也是采购员的一种采