会议策划方案模板5精编版.docx
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会议策划方案模板5精编版
会
议
策
划
方
案
09级会展策划*班*组
2010年*月*日
会议组织流程图
相关负责人
综合部
参会人员
前言
一、会议主题……………………………3
二、会议目的……………………………3
三、会议时间……………………………5
四、会议地点……………………………5
五、会议组织……………………………5
六、邀请嘉宾……………………………5
七、参会人员……………………………5
八、会议内容……………………………5
九、日程与议程…………………………5
十、会场布置……………………………5
十一、组织与分工………………………5
十二、筹备程序…………………………5
十三、费用预算…………………………5
十四、注意事项…………………………10
十五、附录………………………………10
********会议策划方案
前言
7月28日是鑫源公司的厂庆日，每年的这一天鑫源公司都将开展一系列的活动。
去年7月28日，鑫源公司隆重推出了鑫源等离子摩托车，在摩托车市场上刮起了一股鑫源等离子旋风，引起了摩托车行业不小的震动。
一年来，鑫源等离子摩托虽然在市场上产生了一定的影响，但等离子摩托的销量却不甚理想。
特别是2005年1—3月，等离子摩托的销量持续下降，到3月份达到最低的909辆。
虽然4月份以后，公司采取了一些奖励政策，加之常规车型停产，等离子摩托的销量开始逐月回升，但仍未恢复到去年的最好水平，更无法达到支撑公司销量的水平。
除了行业的大环境外，经销环节推等离子摩托的积极性不高，是重要原因。
加之今年公司广宣政策的调整，上半年公司没有组织全国性的等离子摩托的推广活动，而各片区开展的活动也参差不齐，也是原因之一。
当然产品线的问题、产品质量的问题也影响了等离子摩托销量的提升。
为此，公司决定在下半年打出一系列组合拳，助推等离子摩托销量的提升。
在产品上将进一步扩大等离子摩托的产品线，并开展等离子摩托的全面质量整顿，使等离子摩托的质量得到全面的提升，产生一个质的飞跃；在政策上将针对代理商和零售商出台一系列奖励政策；在推广上将组织开展1—2次全国性的等离子摩托的促销活动以及持续开展区域性的促销活动。
并决定在7月28日拉开活动的序幕，打响攻坚战的第一枪。
一、会议主题：
冬天，让我们感动上帝
——鑫源摩托2005年半年营销工作会议
二、会议目的：
1、通过分析行业形势，总结上半年的营销工作，找出工作得失，统一思想认识，明确下半年的工作方向；
2、通过展示和推介鑫源等离子摩托新车型以及进行了全面质量整改的等离子摩托车型，使代理商对鑫源等离子摩托车的产品线和产品品质有一个新的认识，增强代理商销售等离子摩托车的信心和决心；
3、通过宣布下半年等离子摩托车的相关政策和宣贯下半年等离子摩托的推广方案，提高代理商推广等离子摩托车的积极性，并了解和掌握推广等离子摩托车的方法和手段。
三、会议时间
2005年7月27日——7月29日
四、会议地点
君临大酒店
五、会议的组织
主办单位
承办单位
协办单位
支持单位
六、邀请嘉宾
七、参加人员：
1、代理商总经理或操盘手：
55人（含鑫源-大林代理商10人）；
2、代理商财务主管：
20人；
3、公司高层领导：
15人；
4、销售公司：
20人（含事务所总经理）；
5、工作人员：
10人；
6、合计：
120人。
八、会议内容：
（一）经销商会议
1、董事长分析行业形势，提出鑫源公司下半年工作思路，并介绍销售公司新的领导班子（销售公司新的领导班子亮相）；
2、销售公司总经理作下半年营销工作规划，并宣布下半年销售政策（各种奖励政策）；
3、余波助理总结2005年上半年营销工作及下半年营销推广大纲（含广宣政策）；
4、缪文斌宣贯2005年鑫源-大林摩托上市营销方案
5、温荣华宣贯2005年下半年等离子推广策划方案
6、奚霞宣贯2005年下半年售后服务活动方案（含售后服务政策）
7、分组讨论
（二）等离子销售表彰及等离子产品订货会
1、销售公司总经理宣布2004年8月—2005年7月等离子销售先进的表彰决定。
2、董事长给先进颁奖
3、张滨总工程师介绍等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改的情况通报；
4、余波助理宣布现场订购等离子摩托车的奖励办法和年终奖励政策；
5、代理商现场订购等离子摩托车
6、销售公司总经理公布代理商获奖结果
（三）参观鑫源公司产品展厅
（四）联欢晚会
九、日程及议程
日期
内容
时间
议程
负责人
地点
7月27日全天
报到
全天
分发房间及会议议程
杨媛
君临大酒店大厅
18：
30—20：
00
欢迎晚宴
杨媛
二楼餐厅
7月28日上午
半年营销工作会
07：
30—08：
30
早餐
杨媛
二楼餐厅
09：
00—09：
05
主持人串词，齐唱《鑫源之歌》
主持人
三楼庐山厅
09：
05—10：
35
董事长致辞
董事长
三楼庐山厅
10：
35—10：
45
休息
三楼庐山厅
10：
45—11：
30
上半年营销工作总结及下半年营销工作规划（包括下半年营销推广大纲和各种政策）
余波
三楼庐山厅
11：
30—12：
00
一车一票财务知识培训
赵长秀
三楼庐山厅
12：
00—14：
00
午餐及午休（自助餐）
杨媛
三楼庐山厅
7月28日下午
等离子产品订购
14：
00—14：
40
宣贯2005年鑫源-大林摩托车上市营销方案
缪文斌
三楼庐山厅
14：
40—15：
20
介绍等离子摩托车新车型，通报等离子摩托质量整改的情况
张滨
三楼庐山厅
15：
20—16：
00
宣贯2005年下半年等离子推广策划方案
温荣华
三楼庐山厅
16：
00—16：
15
休息
三楼庐山厅
16：
15—16：
20
宣布现场订购等离子摩托车的规则
余波
三楼庐山厅
16：
20—16：
35
代理商现场订购等离子摩托车
代理商
三楼庐山厅
16：
35—16：
40
公布订购优胜的代理商
主持人
三楼庐山厅
16：
40—16：
45
给订购优胜代理商颁奖
董事长
三楼庐山厅
16：
45—17：
00
董事长与订购优胜者前5名代理商签协议
董事长
三楼庐山厅
17：
00—18：
00
董事长总结发言
董事长
三楼庐山厅
18：
30—21：
00
2005，鑫源等离子摩托周年庆典暨颁奖晚会
杨媛
一楼多功能会议厅
7月29日
代理商面谈及签协议
全天
董事长
公司
7月30日
退房、返程
全天
杨媛
公司
十、会场布置
序号
名称数量摆放位置使用人跟进人
1
摄像头
2
厅内四侧
咨询人员
李蓓
2
耳麦
2
讲台
黄总/曾昭辉
芦愠智\孙先东\官莫鸿
3
电源
2
讲台
4
剪刀
2
李贝博
5
钉书机
2
6
计算器
2
7
签字笔
4
咨询处
咨询人员
谢辉
8
圆珠笔
22支
签到处4支
9
透明胶
8支
10
双面胶
2
会场布置
11
彩旗
5面
12
竹竿
7根
外围草坪
13
鲜花
1大束
14
鲜花
2小束
讲台
危美丽\肖春燕
15
胸花
3束
赠送
黄总\黄顾问
16
客户数据库
6
黄总,黄顾问,孙红
17
宣传字牌
7
签到处2份/咨询处4份
客户顾问
检票:
吕\雷
18
专家介绍牌
6
厅内两侧
会场布置
芦/孙/官
19
水牌
1
进门处
会场布置
芦/孙/官
20
6*2.5展字画
1
华师正门
会场布置
芦/孙/官
21
背景画
1
厅外左侧
会场布置
芦/孙/官
22
"签到处"牌
2
进门处
会场布置
芦/孙/官
23
"体验处"牌
2
签到台上
签到人员
吕静苗
24
文件夹
4
咨询处
咨询人员
雷雨
25
台布
1
签到处
签到人员
吕静苗
26
绶带
6条
签到处
签到人员
吕静苗
27
横幅
1条
6位礼仪小姐
黄誉妙
28
礼仪服装
6套
29
矿泉水
24箱
6位礼仪小姐
黄誉妙
30
晚餐
60盒
签到处
家长\工作人员
伍庆业
十一、组织及分工：
（一）领导小组
组长：
负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监督各工作组的工作；
（二）分组及工作职责
1、策划布置组
成员：
工作任务：
2、组织管理组
成员：
工作任务：
3、会务服务组：
成员：
工作任务：
十二、筹备程序
序号
工作内容
完成时间
负责部门
责任人
1
代理商邀请函（回执）寄发完成
7月20日
会务组
2
2005年下半年等离子推广策划方案制作幻灯片
7月24日前
策划布置组
3
上半年营销工作总结及下半年营销工作规划制作幻灯片
7月24日前
会务组
4
2005年鑫源-大林摩托上市营销方案制作幻灯片
7月24日前
会务组
5
“金保姆”推广方案（含售后服务政策）制作幻灯片和册子
7月24日前
会务组
6
会议议程最后确定并打印
7月25日前
会务组
7
所有幻灯片格式统一与确定
7月25日前
会务组
8
资料打印装袋完成
7月26日前
会务组
9
物资采购到位（烟、酒水、水果、签到资料、其他）
7月26日
会务组
10
酒店联系落实
7月15日
会务组
11
等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改后的产品前期准备
7月24日
产品技术组
12
等离子摩托车新车型和鑫源-大林两款车型生产、调试完成
7月25日前
产品技术组
13
参展摩托车、两台等离子发动机及展台运送到酒店，并摆放到位擦拭干净
7月27日下午6。
00前
产品技术组
14
等离子推广手册设计制作完成
7月26日
策划布置组
15
展板设计制作完成
7月26日
策划布置组
16
表演队伍落实
7月20日前
策划布置组
17
合影照相单位落实
7月24日前
策划布置组
18
礼品制作到位
7月26日前
策划布置组
19
奖牌制作到位
7月27日前
策划布置组
20
酒店外围布置
7月26日晚上
策划布置组
21
会议室布置（包括等离子摩托车形象店样板的布置）
7月27日全天
策划布置组
22
晚会会场布置
7月28日下午
策划布置组
23
晚会节目彩排
7月28日下午
策划布置组
24
接站牌和车牌制作完成
7月26日前
策划布置组
25
会议用车的检查、准备
7月26日前
会务组
26
代理商接站（到站时间编排、车辆安排、机场人员安排）
7月27日全天
会务组
27
代理商返程机票预订
7月29日全天
会务组
28
参展摩托车运回公司
7月29日上午12。
00前
产品技术组
十三、费用预算（可用表格式）
一、序号式如：
1、房费：
49500元
330元/间×50间×3天=49500元
2、餐费：
60000元
1200元/桌×12桌×5餐=72000元
3、烟、酒水：
15000元
4、会议室：
8000元（租赁费含音响、话筒）
5、布置费：
15000元（包括等离子摩托车形象店样板的搭建）
6、晚会费用：
5000元
7、代理商礼品及奖牌：
14600元
8、现场订购奖金：
14440元
9、不可预计费用：
6460元
费用总计：
200000元
二、表格式如：
类别
数量
规格
单价
费用
用途
活动用水
一箱
小瓶
1元
待定
嘉宾会议人员用水
卡纸
25张
2开
约2元
50元
位置牌以及邀请函制作
双面胶
4卷
宽带
3元
12元
布置会场等
总计
十四、注意事项：
1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作；
2、市场督查负责督促各工作组的工作按时完成。
3、会议期间公司人员必须统一着装，佩带工作牌；
4、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。
附录：
会议邀请函样板
会议签到表样板
会议主题活动方案
会议服务流程（会前、会中、会后）
环 节
时 间
内 容
方
案
撰
写
提
交
明确
客户意向
10-15天
活动目的，活动内容，活动时间、地点，活动形式……
活动组织者、实施者、配合者；
预期效果，费用预算等
活动现场
查看
活动场地大致规划，是否涉及其它因素
（活动场地租金、城管审批等）
公司集脑会
策划部经理召集，客服、策划、文案、媒介、执行等人员参加；
客服或策划部经理介绍该项目情况，参与人员各抒己见；
综合分析、讨论，形成统一意见，安排开始撰写方案
活动方案
撰写
1-2天
策划、文案→策划把关→客服把关
方案第一次
提交
客户提案，创意阐述
客户意见收集、整理
方案修改
1天
根据客户意见，进行方案讨论、修改
二次提交
二次提交方案→确认
执行方案
撰写
1-2天
执行方案撰写
明确活动时间、地点；活动现场布置，活动流程，涉及物料（如需客户准备物料，明确标示），参与人员分工，活动费用明细……
客户沟通
根据客户意见，进行方案修改
方案确认
前7天
客户确认执行方案，我方明确客户方活动对接人，
针对方案各项细节，要求客户签字确认
签定活动合同
签定活动代理合同，详细标注活动费用，要求活动前付款
活
动
执
行
活
动
执
行
活动现场
查看
前5天
内外场地规划，制定现场布置流程表；现有利用物料（桌椅等）；
电源接口（负荷电压，线路长短）；水源等
物料准备
前5天
活动文字材料：
活动流程、主持人串词、新闻稿、发言稿等
活动常用物品：
剪刀、锤子、尺子、胶带、线板、对讲机等
即时物料购买：
礼花、绸布、地毯等
物料合作联系：
舞台、背景、音响、拱门、气球租赁等
（签署协议，限定送货时间）
人员分工
前3天
确定活动参与人员，根据各人所长明确分工；
要求：
参与人员，有强烈的责任心，严格完成分派的任务
活动总指挥：
活动整体协调、控制，客户沟通
物料人员：
物料准备；舞台、背景、音响等控制
现场控制：
主持人、演员、摄影、摄像等人员串联
活动签到（引领重要嘉宾在活动开始前进媒体接待室休息）、媒体人员沟通
参与人员提前熟悉场地情况
客户方人员配合，人员分工
演员等面试
排练
前3天
歌手、模特、舞蹈等演员面试、把关
涉及服装颜色、样式及租赁
现场布置
前1天
舞台布置，背景搭建，拱门气球，条幅等
桌椅摆设，盆栽等其它配备
活动前
准备阶段
音响到位、调试，光盘、MD等试音
灯光、电脑、投影仪、照相机、摄像机、乐器等
礼花，鞭炮，糕点、果盘，饮用水，签到册笔，礼品等
活
动
现
场
人员安排
工作人员全部到位，活动流程表人手一张 （包括客户方）
活动进行
相关活动
活动前是否需要演出预热
主持人正式宣布发布会开始，
相关致词、文艺演出、互动活动等
试驾活动、媒体见面会等
注：
根据现场情况，与客户沟通，做好及时调整准备。
活动完毕
打扫卫生，收拾现场，
活动
后期
活动总结
后1天
客户方活动总结提交
公司总结会
后1天
公司参与活动人员总结会，客户意见反馈，详细总结本次活动。
升级会员 