2221了解内部控制采购与付款循环.docx

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2221了解内部控制采购与付款循环

在被审计单位业务流程层面了解和评价内部控制

采购与付款循环：

了解内部控制

被审计单位：

项目：

编制：

日期：

索引号：

CGL

财务报表截止日/期间：

复核：

日期：

了解本循环内部控制的工作包括：

1.了解被审计单位采购与付款循环和财务报告相关的内部控制的设计，并记录获得的了解。

2.针对采购与付款循环的控制目标，记录相关控制活动，以及受该控制活动影响的交易和账户余额及其认定。

3.执行穿行测试，证实对交易流程和相关控制的了解，并确定相关控制是否得到执行。

4.记录在了解和评价采购与付款循环的控制设计和执行过程中识别的风险，以及拟采取的应对措施。

了解本循环内部控制形成下列审计工作底稿：

1.CGL-1：

了解内部控制汇总表

2.CGL-2：

了解内部控制设计——控制流程

3.CGL-3：

评价内部控制设计——控制目标及控制活动

4.CGL-4：

确定控制是否得到执行（穿行测试）

编制说明：

1.在了解控制的设计并确定其是否得到执行时，应当使用询问、检查和观察程序，并记录所获取的信息和审计证据来源。

2.如果拟利用以前审计获取的有关控制运行有效性的审计证据，应当考虑被审计单位的业务流程和相关控制自上次测试后是否发生重大变化。

3.审计工作底稿用以记录下列内容：

（1）CGL-1：

汇总对本循环内部控制了解的主要内容和结论；

（2）CGL-2：

记录通过询问、观察和检查程序了解到的本循环涉及的重要交易的控制流程；

（3）CGL-3：

记录与实现控制目标相关并计划执行穿行测试的控制活动；

（4）CGL-4：

记录穿行测试的过程和结论。

采购与付款循环：

了解内部控制汇总表

被审计单位：

项目：

编制：

日期：

索引号：

CGL-1

财务报表截止日/期间：

复核：

日期：

1.受本循环影响的相关交易和账户余额

应付账款、管理费用、销售费用

（注：

1.此处仅列示主要交易和账户余额，注册会计师应当根据被审计单位的实际情况确定受本循环影响的交易和账户余额。

例如，受本循环影响的账户余额可能还包括预付账款。

2.现金、银行存款等货币资金账户余额受多个业务循环的影响，不能完全归属于任何单一的业务循环。

在实务中，在考虑与货币资金有关的内部控制对其实质性程序的影响时，注册会计师应当综合考虑各相关业务循环内部控制的影响；对于未能在相关业务循环涵盖的货币资金内部控制，注册会计师可以在货币资金具体计划中记录对其进行的了解和测试工作。

）

2．主要业务活动

主要业务活动

是否在本循环中进行了解

采购

是

记录应付账款

是

付款

是

维护供应商档案

是

（注：

注册会计师通常应在本循环中了解与上述业务活动相关的内部控制，如果计划在其他业务循环中对上述一项或多项业务活动的控制进行了解，应在此处说明原因。

）

3.了解交易流程

根据对交易流程的了解，记录如下：

（1）是否委托其他服务机构执行主要业务活动？

如果被审计单位使用其他服务机构，将对审计计划产生哪些影响？

（2）是否制定了相关的政策和程序以保持适当的职责分工？

这些政策和程序是否合理？

（3）自前次审计后，被审计单位的业务流程和控制活动是否发生重大变化？

如果已发生变化，将对审计计划产生哪些影响？

（4）是否识别出本期交易过程中发生的控制偏差？

如果已识别出控制偏差，产生偏差的原因是什么，将对审计计划产生哪些影响？

（5）是否识别出非常规交易或重大事项？

如果已识别出非常规交易或重大事项，将对审计计划产生哪些影响？

（注：

此处应记录在了解内部控制的过程中识别出的非常规交易和重大事项，以及对审计计划的影响。

）

（6）是否进一步识别出其他风险？

如果已识别出其他风险，将对审计计划产生哪些影响？

（注：

此处应记录在了解内部控制的过程中识别出的其他风险，以及对审计计划的影响。

）

4.信息系统

应用软件

信息系统名称

计算机运作环境

来源

初次安装日期

初次安装后对信息系统进行的任何重大修改、开发与维护

信息系统名称

重大修改、开发与维护

更新日期

拟于将来实施的重大修改、开发与维护计划

本年度对信息系统进行的重大修改、开发与维护及其影响

5.初步结论

[注：

根据了解本循环控制的设计并评估其执行情况所获取的审计证据，注册会计师对控制的评价结论可能是：

（1）控制设计合理，并得到执行；

（2）控制设计合理，未得到执行；（3）控制设计无效或缺乏必要的控制。

]

6.沟通事项

是否需要就已识别出的内部控制设计或执行方面的重大缺陷,与适当层次的管理层或治理层进行沟通？

采购与付款循环：

了解内部控制设计——控制流程

被审计单位：

项目：

编制：

日期：

索引号：

CGL-2

财务报表截止日/期间：

复核：

日期：

编制说明：

1.注册会计师应当采用文字叙述、问卷、核对表和流程图等方式，或几种方式相结合，记录对控制流程的了解。

对重要业务活动控制流程的记录应涵盖自交易开始至与其他业务循环衔接为止的整个过程。

记录的内容包括但不限于：

（1）交易如何生成，包括电子数据交换（EDI）和其他电子商务形式的性质和使用程度；

（2）内部控制采用人工系统、自动化系统或两种方式同时并存；

（3）控制由被审计单位人员执行、第三方（例如服务机构）执行或两者共同执行，涉及人员的姓名及其执行的程序；

（4）处理交易采用的重要信息系统，包括初次安装信息、已实施和计划实施的重大修改、开发与维护；

（5）与其他信息系统之间的链接，包括以计算机为基础的应用系统和以人工操作的应用系统之间衔接的时点，以及任何相关的手工调节过程（如编制调节表）；

（6）与处理财务信息相关的政策和程序；

（7）会计记录及其他支持性信息；

（8）使用的重要档案和表格；

（9）主要输出信息（包括以纸质、电子或其他介质形式存在的信息）及用途；

（10）输入交易信息并过至明细账和总账的程序；

（11）会计分录的生成、记录和处理程序，包括将非标准会计分录过至明细账和总账的程序。

2.在本审计工作底稿对采购与付款循环控制流程的记录，涉及控制活动的内容应索引至采购与付款循环控制测试（CGC）的审计工作底稿。

3.如果被审计单位针对不同类型的采购与付款业务分别采用不同的控制流程和控制活动，例如，被审计单位对大宗原材料采购和日常费用支出实施不同的控制活动，应分别予以记录。

采购与付款业务涉及的主要人员

职务

姓名

我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了采购与付款循环的主要控制流程，并已与×××、×××等确认下列所述内容。

1.有关职责分工的政策和程序

（注：

此处应记录被审计单位建立的有关职责分工的政策和程序，并评价其是否有助于建立有效的内部控制。

）

2.主要业务活动介绍

（注：

此处应记录对本循环主要业务活动的了解。

例如：

被审计单位主要采购内容和采购方式、相关文件记录、对采购与付款政策的制定和修改程序、对职责分工政策的制定和修改程序等。

）

（1）采购

[注：

1.此处应记录对被审计单位请购、审批、采购流程的了解。

例如，请购与审批、询价、采购合同的订立和审批、采购合同管理等。

2.验收环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（SCL）。

]

（2）记录应付账款

（注：

此处应记录对存货验收后至应付账款确认流程的了解。

例如，取得供应商发票、退货及折扣、单据流转及核对、处理及审批程序、与供应商对账及对不符事项的调查和处理等。

）

（3）付款

（注：

此处应记录对付款业务流程的了解。

例如，付款申请及审批、办理支付、付款方式以及期末对付款情况的监控等。

）

（4）维护供应商档案

（注：

1.此处应记录对供应商档案维护流程的了解。

例如，维护申请、审批、处理以及期末审核等。

2.供应商档案是指记录经批准的供应商详细信息的文件，包括供应商名称、银行账户、发货地址、邮寄地址、联系方式、赊销信用额度、付款折扣条件，过去期间的交易情况等。

）

控制流程记录示例

编制说明：

本审计工作底稿提供的示例，系以采购业务较为单一的中型被审计单位为例，并进行适当简化，仅为说明控制流程的记录内容。

在执行财务报表审计业务时，注册会计师应运用职业判断，结合被审计单位的实际情况进行适当修改，不可一概照搬。

本循环中其他审计工作底稿记录的内容均以下述示例为依据进行填写，并非对所有可能出现的情况的全面描述。

本示例采用文字叙述方式记录所了解的控制流程，注册会计师也可以采用其他方式，例如，采用问卷、核对表和流程图等方式进行记录。

S公司是一家生产和销售电子产品的中型制造企业，其现行的采购政策和程序业经董事会批准，如果需对该项政策和程序作出任何修改，均应经董事会批准后方能执行。

本年度该项政策和程序没有发生变化。

S公司生产所需的原材料主要包括电子元器件、贵金属及包装材料。

其中,约计60%的大宗原材料是向六家经选择的国外供应商采购。

通常情况下,S公司与这些供应商签订为期一年的采购合同，并于每年年初时续签。

续签之前董事会应审批重要合同条款，并授权由总经理签署合同。

对其他材料和服务，S公司均向国内供应商采购。

S公司采用Y系统处理采购与付款交易，自动生成记账凭证和供应商清单，并过至应付账款明细账和总账。

采购与付款业务涉及的主要人员

职务

姓名

总经理

×××

财务经理

×××

会计主管

×××

出纳员

×××

应付账款记账员

×××

应付账款主管

×××

采购经理

×××

采购员

×××

采购信息管理员

×××

生产经理

×××

……

……

我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了S公司采购与付款循环的主要控制流程，并已与财务经理×××、采购经理×××确认下列所述内容。

1.有关职责分工的政策和程序

S公司建立了下列职责分工政策和程序：

（1）不相容职务相分离。

主要包括：

询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等职务相分离。

（2）各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。

2.主要业务活动介绍

（1）采购

1）材料采购

生产部门填写请购单（一式三联），经生产经理×××签字审批。

采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理×××负责审批；金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理×××负责审批；金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。

根据经恰当审批的请购单，采购信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动生成连续编号的采购订单（此时系统显示为“待处理”状态）。

每周，采购信息管理员×××核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况将进行检查。

采购员×××根据系统显示的“待处理”采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。

每周，财务部门应付账款记账员×××汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。

如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员×××即在采购信息报告上签字。

如有不符，应付账款记账员×××将通知采购信息管理员×××，与其共同调查该事项。

应付账款记账员×××还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。

S公司未发生退货交易。

2）费用支出

需发生销售（管理）费用支出的部门填写费用申请单，其部门经理可以审批金额人民币×××元以下的费用；金额在人民币×××元至人民币×××元的费用由总经理×××负责审批；金额在人民币×××元以上的费用则需得到董事会的批准。

（2）记录应付账款

1）材料采购

收到采购发票后，应付账款记账员×××将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。

如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账，采购订单的状态也由“待处理”自动更改为“已处理”。

每月终了，如果采购的材料已经运达S公司，供应商已提供采购发票，但材料尚未经验收入库，则应付账款记账员×××将采购发票单独存放，待下一月份收到验收单时再按上述流程输入系统。

2）费用支出

发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，其部门经理签字确认并交至应付账款记账员×××。

应付账款记账员×××对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核对，核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批，金额是否相符等。

如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。

每月终了，对已经发生尚未收到费用发票的支出，S公司不进行账务处理。

3）核对及差异处理

应付账款记账员×××如果发现任何差异，将立即通知采购经理×××或发生费用支出部门的经理，以实施进一步调查。

如果采购经理×××或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释，需在发票上签字并注明原因，特别批准授权应付账款记账员×××将该发票输入系统。

每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还应包括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。

如有差异，应付账款主管×××将立即进行调查，如调查结果表明需调整账务记录，应付账款主管×××将编制应付账款调节表和调整建议，附同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务处理。

（3）付款

1）材料采购

在采购合同约定的付款日期到期前（视付款期限而定），应付账款记账员×××编制付款凭证，并附相关单证，如采购订单、采购发票及验收单等，提交会计主管×××审批。

2）费用支出

申请付款时，费用支出部门需填写付款申请单，并经部门经理审批。

应付账款记账员×××收到经批准的付款申请单后，与应付账款明细账记录进行核对。

如核对相符，应付账款记账员×××编制付款凭证，并附相关单证，如费用申请单、费用发票及付款申请单等，提交会计主管×××审批。

在完成对付款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在付款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。

出纳员×××根据经复核无误的付款凭证办理付款，并及时登记现金和银行存款日记账。

每月末，由会计主管×××指定出纳员×××以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单，编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理×××复核，财务经理×××在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。

（4）维护供应商档案

如需要对系统内的供应商信息作出修改，采购员填写更改申请表，经采购经理×××审批后，由采购信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。

采购信息管理员×××每月复核供应商档案。

对两年内未与S公司发生业务往来的供应商，采购员×××填写更改申请表，经采购经理×××审批后交采购信息管理员删除该供应商档案。

每月末，采购信息管理员×××编制月度供应商信息更改报告，附同更改申请表的编号记录交由财务经理×××复核。

财务经理×××核对月度供应商更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度供应商信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。

如发现任何异常情况，将进一步调查处理。

每半年，采购经理×××复核供应商档案。

采购与付款循环：

评价内部控制设计——控制目标及控制活动

被审计单位：

项目：

编制：

日期：

索引号：

CGL-3

财务报表截止日/期间：

复核：

日期：

编制说明：

1.本审计工作底稿中列示的控制活动，仅为说明有关表格的使用方法，并仅针对CGL-2中的示例所设计，并非对所有控制目标、受该目标影响的交易和账户余额及其认定以及控制活动的全面列示。

在执行财务报表审计业务时，注册会计师应运用职业判断，结合被审计单位的实际情况选择能够确保实现控制目标的控制活动。

2.本审计工作底稿用以记录采购与付款循环中主要业务活动的控制目标、受该目标影响的相关交易和账户余额及其认定、常用的控制活动以及被审计单位的控制活动。

其中，“常用的控制活动”一栏列示了在实务中为实现相关控制目标常用的控制活动，在实际编写审计工作底稿时应予以删除；对“受影响的相关交易和账户余额及其认定”一栏，注册会计师应根据被审计单位的实际情况分析填写。

3.如果多项控制活动能够实现同一控制目标，注册会计师不必了解与该项控制目标相关的每项控制活动。

本审计工作底稿记录的控制活动，仅为实现有关控制目标可能采用控制活动中的一种，被审计单位也可能采用其他控制活动达到有关控制目标，注册会计师应根据被审计单位的实际情况进行填写。

4.注册会计师应关注被审计单位采取的控制活动是否能够完全达到相关的控制目标。

在某些情况下，某些控制活动单独执行时，并不能完全达到控制目标，这时注册会计师需要识别与该特定目标相关的额外的控制活动，并对其进行测试，以获取达到控制目标的足够的保证程度。

5.一项控制活动可能可以达到多个控制目标。

为提高审计效率，如存在可以同时达到多个控制目标的控制活动，注册会计师可以考虑优先测试该控制活动。

6.如果某一项控制目标没有相关的控制活动或控制活动设计不合理，注册会计师应考虑被审计单位控制的有效性以及其对拟采取的审计策略的影响。

7.如果注册会计师拟信赖以前审计获取的有关本循环控制活动运行有效性的审计证据，应当通过实施询问并结合观察或者检查程序，获取该等控制是否已发生变化的审计证据，并予以记录。

主要业务活动

控制目标

受影响的相关交易和账户余额及其认定

常用的控制活动

被审计单位的控制活动

控制活动对实现控制目标是否有效

（是/否）

采购

只有经过核准的采购订单才能发给供应商

应付账款：

存在

管理费用：

发生

销售费用：

发生

管理层必须核准所有采购订单，对非经常性和超过特定金额的采购，以及其他特殊的采购事项，应取得较高层次管理层的核准，并适当记录。

采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理×××负责审批；金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理×××负责审批；金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。

需发生销售（管理）费用支出的部门填写费用申请单，其部门经理可以审批金额人民币×××元以下的费用；金额在人民币×××元至人民币×××元的费用由总经理×××负责审批；金额在人民币×××元以上的费用则需得到董事会的批准。

是

已记录的采购订单内容准确

应付账款：

计价和分摊

管理费用：

准确性、分类

销售费用：

准确性、分类

由不负责输入采购订单的人员比较采购订单数据与支持性文件（如请购单）是否相符。

采购信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动生成连续编号的采购订单（此时系统显示为“待处理”状态）。

每周，财务部门应付账款记账员×××汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。

如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员×××即在采购信息报告上签字。

如有不符，应付账款记账员×××将通知采购信息管理员×××，与其共同调查该事项。

应付账款记账员×××还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。

是

采购订单均已得到处理

应付账款：

完整性

采购订单连续编号，采购订单的顺序已被记录。

采购订单由Y系统按顺序的方式予以编号。

每周应付账款记账员×××在编制采购信息报告时，采购信息管理员×××亦会核对这些采购订单,对任何不符合连续编号的情况将会进行调查。

是

记录应付账款

已记录的采购均确已收到物品

应付账款：

存在、权利和义务

对采购发票与验收单不符的事项进行调查；如果付款金额与采购发票金额不符，应经适当层次管理层核准。

收到采购发票后，应付账款记账员×××将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。

如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账，采购订单的状态也由“待处理”自动更改为“已处理”。

如发现任何差异，应付账款记账员×××将立即通知采购经理×××或发生费用支出部门的经理，以实施进一步调查。

如果采购经理×××或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释，需在发票上签字并注明原因，特别批准授权应付账款记账员×××将该发票输入系统。

是

已记录的采购均确已接受劳务

应付账款：

存在、权利和义务

管理费用：

发生

销售费用：

发生

对已接受劳务的发票进行授权并附有适当的支持性文件。

发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，由其部门经理签字确认并交至应付账款记账员×××。

应付账款记账员×××对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核对，核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批，金额是否相符等。

如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。

是

已记录的采购交易计价正确

应付账款：

计价和分摊

管理费用：

准确性、分类

销售费用：

准确性、分类

定期与供应商对账，如有差异应及时进行调查和处理。

每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还应包括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。

如有差异，应付账款主管×××将立即进行调查，如调查结果表明需调整账务记录，应付账款主管×××将编制应付账款调节表和调整建议，连同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务处理。

是

记录应付账款

与采购物品相关的义务均已记录至应付账款

应付账款：

完整性

管理费用：

完整性

销售费用：

完整性

定期与供应商对账，如有差异应及时进行调查和处理。

每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还包括应付账款总额与应付账款明细账以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。

如有差异，应付账款主管×××将立即进行调查，如调查结果表明需调整账务记录，应付账款主管×××将编制应付账款调节表和调整建议，连同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务调整。

是

与接受劳相关的义务均已记录至应付账款

应付账款：

完整性

管理费用：

完整性

销售费用：

完整性

定期与供应商对账，如有差异及时进行调查和处理。

每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还包括应付账款总额与应付账款明细账以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。

如有差异，应付账款主管×××将立即进行调查，如调查结果表明需调整账务记录，应付账款主管×××将编制应付账款调节表和调整建议，连同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务调整。

是

采购