办公室主任工作内容及标准.docx

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办公室主任工作内容及标准

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办公室主任工作内容及标准

第一章办公室主任工作标准概述

■办公室主任工作的特点

1、政治性2、辅助性3、全面性4、事务性5、保密性

■内部和外部工作条件要求

1、干部队伍素质良好

2、组织合理和程序科学

3、信息渠道灵敏畅通

4、办公条件和服务手段不断改善

■办公室主任的职责

1、承办职责［主办、会办、转办、催办］

经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。

2、参谋职责

⑴协助领导安排工作

⑵协助领导做出决策

⑶为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关

“顺向”参谋——“辅助性参谋”

“逆向”参谋——“劝阻性参谋”

“侧向”参谋——“提示性参谋”

3、管理职责

⑴文书管理｛建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作｝⑵信息管理｛包括党政机关的信息工作｝

4、协调职责

纵向协调

上令下行下情上达以点带面做好推广工作

横向协调

统一修改文件、规定平衡、安排一些部署、会议、临时检查

维护规定、平息矛盾统一各方意见，协助领导作出裁决

内部协调

协调一致员工的意见让每个员工发挥所长

5、指挥职责

⑴调度性指挥

⑵应变性指挥

第二章日常工作管理标准

■“上情”与“下情”互相结合

所谓“上情”，就是通常说的“上头精神”，也包含领导精神；“下情”，范文TOP100是指本地区、本部门、本单位的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。

■抓典型树形象要防止不良倾向

■处理日常工作的技巧

一、当好“领头雁”

一个单位领导，若想让下级赞美自己，还必须做到能够让下级体验有意义的生活。

当前，许多人尤其是一些年轻的下属和职员，过惯了自由自在的生活，喜欢随心所欲地行动，组织性、纪律性都较差。

身为领导，如果听任他们所为，让他们牵着鼻子走，你就胜任不了领导的职务，反而很容易被下级视为无能和平庸。

因此，作为领导，必须有坚定的原则和目标，不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。

二、处理公文的技巧

面对着堆积如山的公文，主任的出路何在？

问题的解决，在于“少、精、简”。

提倡领导亲自动笔行文写材料。

××号”。

这类文件即为督查工作专用文件。

其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知，督查工作计划与工作要点、工作总结、工作报告、请求等。

此外，还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划，范文写作督办通知单、督查工作条例等等。

⒈督查工作简报

格式同其他工作简报一样。

内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流，决策指令的执行、实施、办理的进展状况和结果（实际效果）的综合分析等等。

督查工作简报的文头名称，目前各地方单位不尽统一，有“××省督查工作”，“××市督查工作简报”，“××县督查情况通报”，“××督查”。

⒉督查工作专报

督查工作专报，总体上也属于督查工作简报的范畴，是督查工作回告中重要的一种文字方式回告。

适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实，以及重要的单项督查事项的执行、办理落实的情况与结果。

■督查工作情况通报

督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。

一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。

当然，向下级分发的情况也有。

实际内容多系刊载以下四个方面——

一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等；

二、刊载主要领导关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神；

三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人，贯彻执行不力，或顶着拖着不办的典型情况；

四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况，包括出现的重大的新情况、最全面的新问题，以及重大的突发时间、重要的急情要事等。

■督查工作回告

督查工作回告，是专门用于向领导人和上级机关回报“执行情况”及“实施结果（效果）”。

督查工作回告的特点主要是侧重于——

１、领导人批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。

２、领导交办的大量的单项、单一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。

督查工作对于领导交办事项，要事事有回音，件件有结果。

其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。

３、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的，属于上行文。

４、印发份数有严格限制，往往份数很少，常常只是两三份，有时只是一份，一般只向具体批示交办的领导人回告结果即可。

５、回告的文稿制作有两种方式：

打印、人工书写。

应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空白稿纸上开头。

６、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好，需用时，将正式文稿内容首页打印在其下方空白的材料纸上，其他页码可用一般常用的公文材料纸。

■督查报告的写作“三要”

1.要突出反映问题

2.要突出反映新鲜经验

3.要突出本地特色

■督查登记制度

1.思想汇报专题所有督查事项，首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。

2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。

3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记，原则上指定一人具体承担。

4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时，要每一张页码只登记一个具体子事项。

5.《督查事项登记簿》中页码表格及内容，可自行设计。

但是必须要有交办机关/单位/领导人，交办/来文的时间，督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理过程（包括催办）及结果等基本内容。

6.要经常或定期对《登记簿》上登记的督查事项进行检查和清帐。

7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。

各承办单位在一定的时限内（一季度，或半年、一年内）办结的回告情况，一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。

■登记转办要求

2.凡转办的督查事项，一律填写正式的《督办通知单》，督办通知单一般为一式两份（拟用复印纸复写），其中一份送发给承办单位，一份作为存查。

3.《转办通知单》填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上，并将有关事项内容的全部资料复印一份，包括领导人的《批示意见》在内。

4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在《督办通知单》。

5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件，以及领导《批示意见》的复印件，一并装入信封封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。

6.对领导人口头交办的事项，如须转办的，除在《转办登记簿》上登记外，一般不填发《督办通知单》，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。

第六章收文处理标准

■文件呈阅的方法

一、注传法和存注法

◇注传法，即“注发”与“传阅”。

此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。

这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。

《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。

注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。

此表附在最前面，与文件订在一起即可。

◇存注法，是把“存档”和“注发”。

这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。

下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。

然后交办公室主任注发，此份自行留存。

二、阅注法

这是处理下级请示、报告的一种方法。

收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。

三、拟办批示

将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。

形成“拟办意见”。

四、摘要注办

所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。

■请办

一、批抄

包含“请批”和“抄发”两层意见。

批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。

批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。

二、加抄

加抄亦称加发。

指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。

三、请办

指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。

请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。

并加盖公文处理章。

三、请批

请批是文书部门将收文送领导同志批办。

一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。

请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。

请批一般有三种情形、三种写法：

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办公室主任工作内容及标准

1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。

2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。

3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。

四、批办

需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：

一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。

需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。

需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。

对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。

阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。

批办意见没有固定不变的格式。

一般来说，，用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。

另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答复的范围。

批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。

这类批办意见，常用于阅知性工作。

■传阅

一、传阅的范围

1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。

2.需要几位领导共同批办的文件。

包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。

3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。

4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。

二、传阅的要求

应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。

文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。

三、传阅的方法

1.分送传阅法

先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。

2.集中传阅法

利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。

3.设立阅文室法（转载于:

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大中型机关设有“阅文室”，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。

阅文后也应在传阅单上签名，便于管理谁看了、谁还没有看，防止漏阅。

4.横传法

即文件从主任部门送出后，第一应阅人阅后传至第二应阅人，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。

横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。

5.回传法

后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。

6.专传法

由专人将文件送给有关领导同志，坐等领导同志阅完后，马上送其他领导，直到传完为止。

这种方式只在两种特殊情况下采用：

一是特急件，二是绝密件。

■催办

一、催办的具体范围

1.上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件。

2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。

3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务，需办理或答复的函件。

办公室催办工作的重点应放在对内催办上。

对外催办一般可由机关主管业务部门负责。

二、催办的方法

1.电话催办

2.发函催办

3.登门催办

4.请承办部门来人汇报

三、催办的具体要求

◇重视催办工作

◇健全催办制度

◇催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”（在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件）。

■承办

一、承办工作的要求

◇按照领导批示，及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。

◇凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门就要先准备好处理意见，邀请协办部门协商会签，将意见归纳整理，报领导审批。

如有分歧，应报送领导裁决，或按照领导意见再次会商。

◇承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”，或另写一份材料附在承办文件上（注明承办部门和承办人），然后将承办文件转回主管部门拟复。

◇对已经办理结案的文件，要向交办机关报送结案报告，并做好注办工作。

■办复

一、办复的含义

办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。

它体现了收文处理过程的最终结果。

办复通常由主管部门承担，但有些承办文件，承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。

二、办复的形式与做法

1.函复

即用行文的形式答复。

一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。

2.口头答复

传达处理意见后都要作记录。

记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。

3.复印领导批示

有些下级来文，领导批示了具体的处理意见，就可以将其直接复印后发送来文机关。

4.就地处理

有些比较复杂的问题，需要承办人出面，带着审定的处理方案前往来文机关，就地研究解决问题。

必要时，要形成“会谈纪要”，作为结案的依据。

如无纪要，也要有“处理记录”以备查用。

5.统筹安排

在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。

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