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2010年2月26日星期五
SAPFI財務會計功能詳解
1SAPR/3系統中的財會子系統
1.1企業結構的變化
企業經營管理的全球化和多元化推動了世界範圍內企業結構的變化，並且使業務流程日益複雜。
這種趨勢推動了產品和業務流程的革新和對資訊高速公路的應用。
所有這些都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。
有時效性的決策必須基於不斷地提供的即時的資訊。
SAPR/3系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的集成的解決方案。
1.2管理手段
由財務會計、管理會計和金庫三個模組組成的財會子系統是整個解決方案中重要的部分。
通過財會子系統內不同的模組之間的聯繫和與其他應用模組如後勤和人力資源模組的集成，SAPR/3的財會子系統就成為公司所有部門的管理工具。
與後勤供應鏈中從采購到銷售的資料介面能夠優化經營管理業務流程，而包括與客戶、供應商以及金融機構的策略性業務夥伴在內的功能則更進一步強化了SAP的解決方案的有效性。
1.3決策的基礎
除了提供財會資料，財會子系統必須首先為公司的戰略決策處理經營資料。
對經營狀況的計畫、控制和監測功能都已經加入到文檔和管理功能中。
SAPR/3系統的財會子系不受公司規模的局限。
小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團公司均可以應用其功能。
該系統同時也能適應不同行業和國家的需要。
預先設定的系統可以直接用於不同的行業，例如特別設置的會計科目表等
1.4國際性的應用系統
對於跨國公司，R/3系統提供了可塑性很強的可應用於不同國家的功能。
R/3系統能夠滿足一些主要的工業化國家在多語種、多幣種以及那些在稅收政策、報表和支付方式方面的特殊需求。
運用SAPR/3系統可以構築一個能夠對不同國家和地區的子公司進行法定會計合併的會計系統。
1.5主要功能模組
SAPR/3財會子系統向您提供一整套強有力的應用模組。
財務會計（FI）：
由總分類帳、應收帳款和應付帳款、固定資產、法定合併以及特殊統計會計功能組成；
金庫模組（TR）：
由現金管理、金庫管理和基金管理組成；
管理會計（CO）：
由一般費用成本核算、生產成本核算和獲利能力分析組成；
以上模組提供了處理經營管理業務的基本功能，並且滿足了基於決策需求的報表功能。
SAPR/3系統還針對您的業務提供了一些集成的、強有力的附加功能。
投資管理（IM）：
該模組允許用戶在整個公司範圍內對資產投資項目作計畫，並且對每一項具體的投資進行控制。
業務計畫與控制（EC）：
包括管理合併和利潤中心會計核算。
執行資訊系統（EIS）：
提供更廣泛的業務資料。
1.6財務會計
一個有效的、現代的財務會計系統必須滿足內部的和法定的會計核算方面的要求。
法定會計必須能夠按有關規定向股東、債權人、勞工組織以及社會公眾披露並提供所需的資訊，而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。
1.6.1適用性
SAPR/3系統對會計資訊的公開性依據有關各國會計法規進行了相應的定義，同時也適用於國際性的企業。
R/3的財會子系統符合40多個主要工業國其中包括中華人民共和國的會計法規的有關規定，在此，SAP公司保證其軟體系統符合國際性應用的要求。
1.6.2集成性
SAPR/3系統的集成性確保了會計資訊能夠滿足自動更新的要求。
當用戶在後勤模組處理業務時，例如物料的收到和發運，這些業務所引起的財務上的變動將立即自動地記入會計系統。
SAPR/3系統充分考慮了關於公司和財稅方面的法規。
此外，SAPR/3系統為其用戶提供了電子化處理同業務夥伴之間的資料交換的功能，例如與客戶、供應商、銀行、保險公司以及其他信貸機構的業務往來。
獲取資訊是任何業務往來的重要組成部分。
明晰的參考資料和各種協定保證了自動處理功能，即便用戶沒有完整的資訊也不妨礙業務，比如處理付款。
一般講，只有一些例外情況才需要手工處理。
SAPR/3的工作流功能包括：
•定義週期性業務處理任務；
•將這些週期性業務指定到相應的業務部門；
•保證用戶要求的期限
1.6.3關於各類憑證的原則
在SAPR/3系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記帳。
這種規定將保證從資產負債表到每一張憑證的審計線索。
在用戶完成記帳之後，可以立即看到憑證本身，科目的餘額以及相關科目的清單。
用戶也可以立即對資產負債表和損益表進行分析，當然，這一切都是清晰準確地顯示在您的電腦螢幕上。
1.6.4文檔系統
完整的文檔系統也是綜合的與集成的控制系統的基本要素。
只有對所有的業務進行全面的確認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。
財會子系統確保用戶的控制部門能即時地提供相關資訊。
財會子系統由以下模組組成：
•總分類帳
•法定合併
•應付帳款
•應收帳款
•固定資產
•特殊分類帳
1.6.5會計科目表
總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用於單個的公司，也可以運用於整個集團公司。
如果SAP的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求，用戶可以分別定義會計科目表，保證財會方面的功能。
SAP提供的樣板會計科目表可以使用戶方便地實現這方面的功能。
當然，用戶也可以重新創建一個（或多個）會計科目表。
1.6.6貨幣
為了滿足許多國家對貨幣的法規的要求，SAP系統允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣。
所有的業務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。
R/3系統提供了自動處理有關外幣評估、資訊分類以及應收帳款到期處理的功能。
這些將對用戶的月末和年終結算有很大幫助。
1.6.7資產負債表
SAPR/3財會子系統可以根據不同的類型，維護不同的資產負債表：
•科目餘額清單
•資金流的分析表
•結算日期的資產負債表
•年度財務報表
系統甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當的關於企業運作狀況的資訊。
在後勤和人力資源管理子系統發生的與財務相關的業務也會即時地更新有關記錄。
在後勤子系統記錄的業務處理會自動地記入財會系統，如果有必要，也能記入管理會計系統。
這就保證了在後勤子系統發生的諸如收到貨物和銷售產品這樣一些業務，能夠同時反映到財會系統中，有效地保證了資料的一致性。
同樣地，諸如工資、獎金等業務也會得到同樣的處理。
1.6.8明細分類帳
除了能夠將後勤子系統與財會子系統集成之外，在財會子系統內，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接。
所有與明細分類帳中借方和貸方科目（包括固定資產模組）有關的業務，均會同時反映到總分類帳和資產負債表上。
因此，明細分類帳與總分類帳之間總是一致的。
1.6.9合併財務報表
與單獨的企業財務報表相比，合併財務報表已經顯得日益重要。
SAP系統允許客戶能夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業績進行評估。
集團公司的合併資產負債表不是簡單地將子公司的資產負債表進行簡單地相加而得。
合併資產負債表應當反映對資產、應收帳款、債務、利潤和銷售收入進行重新分類、評估和合併。
1.6.10法定合併
在SAPR/3財會子系統的法定合併模組中，對這一功能有非常形象的描述。
通過與財務會計和固定資產系統的集成，資料可以直接從各個財務報表中匯總過來，這就使法定合併的業務處理大為簡化，此外，還可以減少因為不同的軟體的使用而造成的資料轉移中帶來的錯誤。
除了法定合併以外，SAP系統允許用戶在計畫值的基礎上經常地結算和作合併會計報表，另外，用戶還可以對不同的業務領域自行定義報表。
1.6.11應收帳款
應收帳款模組是在SAPR/3財會子系統中對客戶帳戶進行監測與控制的模組。
在此模組中，帳戶分析、示警報告、逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項。
而信函功能能適合任何企業的要求，可以用於付款通知書、對帳單和帳戶清單。
在收款時，用戶既可以用簡便的直接輸入方式，也可以使用自動資料傳輸方式。
同銷售與分銷模組、現金管理模組以及在損益表中的客戶特定的功能之間的介面，為所有業務處理提供更多的資訊。
此外，SAP的信貸管理、流動資金計畫以及利潤核算功能也能提供即時的和一致化的資料。
1.6.12應付帳款
SAPR/3財會子系統的應付帳款模組對所有供應商的財會資料進行管理。
它是與採購模組集成的一個部分，也是銷售與分銷模組中關於發貨、發票和付款資料的來源。
包括折扣在內的付款功能可以用正規的書面形式和電子資料交換媒介（如EDIFACT,EDI）來處理。
系統支援所有國際支付方式。
為檢索未清項，系統提供帳戶分析、逾期分析、以及風險分攤的功能。
在應收帳款模組中，餘額審計線索、帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業務處理。
1.6.13固定資產會計核算
在SAPR/3財會子系統中的固定資產模組中，加入了許多新功能。
它們反映了在固定資產管理領域中的新需求，如：
•在生產自動化方面日益增長的需求
•品質要求不斷提高
•越來越複雜的設備和更多的法規方面的要求
SAPR/3財會子系統的固定資產管理模組能涵蓋所有主要工業國家在法定報表和對資產價值的評估方面的要求。
能處理資產的購置、廢棄、轉移和折舊等業務的輸入、計算和處置。
除了法定的對資產價值的評估，用戶可以自定義許多折舊和評估的方法。
系統提供了靈活的功能使用戶可以對資產進行不同方式的折舊、估算利息以及保險金方面的處理。
同樣，用戶也可以在內部分析時選擇不同的指標和順序來處理報表功能。
用戶自定義的對資產價值的評估模擬優化了用戶的計畫處理。
這種模擬的功能為用戶提供了對資產價值的不同視角，並且能處理計畫值和實際的投資。
1.6.14特殊分類帳
SAPR/3財會子系統的特殊分類帳模組為特定的客戶提供了特殊的計算功能。
在此模塊中，一個分類帳可以通過對科目的特殊設置（如成本中心、產品等），獲得不同的視角來反映科目的餘額。
它能滿足不同的廠商對報表的要求。
用戶可以對每一個分類帳進行計畫、分配和貨幣轉換處理。
當實際業務發生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。
2財會子系統的組織結構
一個有效的會計系統不僅僅包括帳本、科目和憑證，組織結構也是其基本組成部分。
組織結構針對公司制度、稅收制度和管理上的要求來設置參數。
2.1財務會計和管理會計的集成
SAPR/3系統運用明確的或隱含的科目分配原則，將相應的組織結構單元來更新分類帳。
系統還允許用戶在那些屬於SAPR/3管理會計模組中的管理會計專案，如成本中心、訂單、成本物件和利潤中心等之間轉移實際價值。
對當前公司結構和未來策略的描述取決於用戶在SAPR/3財會子系統中如何使用這些組織結構的術語：
•集團公司
•公司
•公司代碼
•業務部門
•利潤中心
2.2公司代碼
在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，在其內部沒有任何法定報表的要求。
在比較複雜的公司結構中，R/3系統的分級功能往往用於劃分或集成公司的組成部分，這就引出了兩個通常的公司概念----集中式模式和分散式模式。
2.3集中式公司的管理模式
公司代表了一個獨立法人實體，由一個或多個公司代碼組成。
公司代碼是一個法定的會計主體。
在公司代碼中確定會計年度、幣種以及稅務報表。
業務部門能幫助描述出企業內部的結構。
用戶可以用業務部門來對產品組或地區性結構的資產和盈虧狀況進行分析。
利潤中心是一個富有靈活性的管理會計概念，用於對企業內部的業務領域的職責進行分析。
一個公司內部的一些專案如成本中心、資產、物料以及象生產和客戶訂單等衡量企業經營狀況的專案都被歸結於利潤中心。
此外，利潤中心中的內容要比業務部門更為詳盡。
2.4分散式公司的管理模式
公司是一個獨立法人實體，在此同集中式相同。
公司代碼在這種模式下表示一些高度獨立並且分散式的業務單位，這些部門可以彙集到會計單元中。
SAPR/3的財會子系統能夠自動處理跨公司代碼的業務，系統對每個涉及這類業務的公司代碼產生憑證。
業務部門和利潤中心的概念在此與集中式模式中相同。
2.4.1分散式系統（ALE）
這裏對公司業務結構的考慮超出了電腦系統在描述一個公司的業務流程方面的局限。
公司業務是可以分離的。
例如，分散式的後勤系統與一個集中式的財會子系統的組合，或者一個分散式的客戶和供應商管理系統與一個集中式的金庫子系統的組合。
用戶可以使用應用連接系統（ALE）在幾個子系統之間完成這種組合，它允許財會子系統保持集中式的功能。
系統能以高度的協調和業務的匯總來避免資料的冗餘。
此外，現代的財會系統已經不僅僅是一個確保會計資料的適用性和完整性的工具，它們已經成為適應變化中的業務環境的靈活的電算化系統了。
2.5集團公司報表
2.5.1集團公司
複雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。
與單獨的會計報表相比，集團公司會計報表顯得越來越重要。
另一個趨勢是，用在特定的方針下作出的資產負債表來描述一個集團公司。
這同單獨的會計報表是不同的。
集團公司可以細分為一些合併的單元。
它們可以是象業務部門那樣基於法規要求的獨立的公司。
在集中化的公司裏，經營性的公司代碼中的資料都直接集中到集團公司總分類帳中。
否則，這些資料就週期性地使用ALE協定記錄到集團公司總分類帳中。
用戶可以從非SAP的系統中獲得資料，SAP為此提供特殊的工具。
對法定合併單位和集團公司進行重組的能力是國際性會計系統的基本要求。
SAP的系統滿足用戶對資料在法規方面的要求，這也包括滿足全國性的和地區性的分散式公司的要求。
3作為系統集成的中心---總分類帳
作為R/3財會子系統的集成的中心，總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。
其公開性、集成的資料流程和對用戶友好的介面，滿足了作為現代的，國際化使用的財會系統的要求，簡化了財務決策的業務處理流程。
集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業務流程的資料。
在滿足國際會計慣例的前提下，用戶可以用不同的會計科目表和貨幣將有關專案記帳到總分類帳中。
使用多種資產負債表結構的靈活的報表功能可以從不同的匯總層次上向用戶提供明晰的相關資料。
此外，系統可以讓用戶方便地查尋科目的餘額和行專案。
特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模組報表系統的補充，完成其無法達到的功能。
會計年曆可以用於控制週期性的工作如期末結算等，它可以幫助用戶建立工作計畫，並將不同的工作分配給特定的人。
4總分類帳基本術語
4.1公司代碼
根據國際會計標準（IAS），法定的或獨立的會計實體是財務會計的核心概念。
對獨立會計實體的一個基本要求是披露資產負債表和損益表。
在SAP系統中，公司代碼就代表了獨立的會計實體。
它是從許多不同的業務部門中匯總會計資料的中心組織結構單元。
公司代碼也是對外會計系統的最小組織結構單位，它代表了一個完整獨立的會計系統。
一個公司代碼將綜合考慮稅務、商務和其他方面的因素，與一個獨立的法人公司非常相似。
公司代碼在財會子系統中的功能是什麼？
公司代碼是財會子系統的中心組織結構單元，它控制了資產負債表和損益表資料的披露。
4.2業務部門
公司代碼是一個法定實體，代表一個獨立的會計單位，除此之外，用戶還可以在公司代碼之外建立代表特定的業務領域或責任中心的組織結構，可以將輸入到財務會計中的資料分配到指定的單元中，業務部門中可以包括各種單位，如產品組、利潤中心、工廠、辦公室等。
在一張憑證上，每一個記帳到總分類帳中的行專案均可以指定到某個業務部門。
在此，系統還允許用戶對記帳到不同的公司代碼中的資料組合成新的資料匯總。
所有主要的會計項目，如完整的損益表、固定資產、應收帳款和應付帳款、庫存貨物等，均可以在業務部門中得到評估。
業務部門在財會子系統中的功能是什麼？
業務部門是在公司代碼之外的一個組織結構，它為企業內部的業績評估提供了不同的層次和視角。
4.3憑證
4.3.1憑證原則
SAPR/3的財會子系統遵循嚴格的財務會計憑證原則。
所有的會計業務都以會計憑證方式記帳到會計系統中。
憑證是一個資料載體，它包含了能影響科目餘額的資料，即行專案。
憑證具有以下功能：
•準備創建資產負債表的直接資料來源；
•通過憑證，用戶可以將有關資料分配到成本中心、訂單和專案中；
•它為許多明細分類帳的業務處理如付款和催款等提供資料。
一個獨特的憑證創建系統、結算記帳規則和嚴格地審核憑證的格式與內容的體系，確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財會子系統中。
在財務會計模組中，所有的科目餘額和匯總資料都能正確地回溯到每一個正確記帳的憑證中。
為了能用唯一的標準來處理大量的業務，財務會計模組提供以下功能：
•用獨特的記帳和輸入規則來創建憑證；
•由大量的參數來控制憑證輸入。
憑證抬頭是憑證的重要組成部分。
憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等資料，憑證的主體是若干個行專案，它們都代表了特定的業務。
行專案中記錄了業務金額、科目和附加的科目分配。
4.3.2基本憑證參數
以下基本憑證參數是用於標識每一個業務處理的：
•憑證類型：
憑證類型包含用於管理不同的憑證的控制資料；
•記帳碼（輸入類型）：
記帳碼用於確定行專案記帳的方向，借記或貸記。
它還確定了記帳科目的類型（總帳科目或明細分類帳帳戶）和記帳資料登錄的螢幕格式。
•憑證號碼：
每一張憑證都有唯一的號碼，有的是系統自動分配，有的是用戶自定義。
在任何情況下，SAP系統確保憑證號碼的唯一性。
系統允許用戶按業務類型（發票、預付定金等）定義憑證號碼值的範圍，這就意味著不同的憑證能被正確地分類和存儲。
•科目內容和類型：
包括付款條件和其他科目的指定。
SAP的財務會計模組提供所有關於憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。
在憑證記帳後，其資料可以顯示、更改、沖銷和歸檔。
整個憑證始終是一個單元，而憑證之間的聯繫也始終存在。
獨特的憑證原則確保了所有集成的系統和其業務或行項目在業務上的連接。
4.3.3更改憑證
憑證在被記帳後也可以更改，當然，所有影響科目餘額的欄位是不可更改的，這些欄位包括：
•記帳金額
•科目號碼
•記帳碼
•會計年度
•稅額
有些可以更改的欄位取決於同財會子系統一起安裝的模組，用戶可以對其他欄位定義相應的規則，確定在什麼情況下，什麼時候和如何進行更改。
用戶可以指定某些科目分配可以在記帳期間未關閉時更改，還可以設置系統參數，確保資料不被更改。
在會計部門結算後，把資料傳送到其他系統中。
更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。
只要有適當的授權，用戶可以方便地切換顯示與修改而不會丟失當前顯示的視圖。
在SAP財務會計模組中，憑證有什麼功能？
SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則，憑證可以快捷方便地按用戶的需要進行調整，並且正確地記帳。
4.4會計科目表
SAPR/3的財務會計模組能滿足在法規、資金流和記帳分類方面的要求，提供靈活可變的方式來建立總分類帳。
會計科目表是會計系統用來記錄資產價值和價值流的分類系統，此外，它還確保了科目文本的正確翻譯。
在SAP系統中，會計科目表有以下形式：
•作為經營需要的會計科目表。
經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司範圍內的業務處理。
財務會計和成本核算都使用同一個會計科目表。
•作為地區性的會計科目表。
地區性的會計科目表包含了為滿足當地有關法規而設的科目。
記帳的資料是基於政府的規定和預先定義的一些規則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所區別。
•作為集團公司的會計科目表。
集團公司會計科目表包含了在集團公司內使用的所有科目，其記帳資料是基於外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目表的項目與經營用會計科目表不同。
SAP系統提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。
記帳資料可以在公司的層次結構的不同層面上處理。
日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中的，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求進行會計評估，也可以將經營用會計科目表與集團公司的需要相結合。
4.4.1會計科目表的組織結構
為了滿足不同的要求來建立會計科目表，SAP的財務會計模組提供兩種不同的方式來建立一個或多個會計科目表：
•使用集中式的組織結構，用戶指定一個特定的，通常是在集團公司層面上包括所有科目的會計科目表，供在集團公司內的所有公司代碼使用。
•使用分散式的組織結構，在公司代碼層面建立會計科目表，對每一個公司代碼定義一個會計科目表。
它們可以是跨國公司，有許多分部和利潤中心，以及跨幾個行業的集團公司。
4.4.2在多種語言方面的靈活性
只要指定所需要的語言代碼，每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。
SAPR/3的國際性設置使用戶在同一會計科目表中使用多種語言。
其科目名稱在用多種語言輸入後，可以為用戶顯示其所需的語言的內容。
在財務會計模組中的會計科目表有什麼功能？
會計科目表在不同層次上的使用，使用戶可以在公司結構的不同層次上處理會計數據。
4.5總分類帳科目
每一個用於記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的資訊，這些資訊是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳資料的處理。
4.5.1總帳科目主記錄的結構
總帳科目主記錄分為兩部分：
•關於會計科目表的資料。
這部分資料用於整個主記錄，如總帳科目號碼，科目名稱，確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。
此外，用戶還可以用它來規定主記錄中用於公司代碼部分的資料的有關控制資訊，如科目組和螢幕格式。
•關於公司代碼的資料。
這部分資料包含了如何控制業務資料的輸入與記帳的參數，如何管理科目的資料，以及其他與公司代碼相關的資料，如貨幣、稅碼、統馭科目、行專案的顯示和未清項的管理等。
基於公司的組織結構，兩部分資料既可以分開處理，也可以同時處理。
這就允許用戶按自己公司的慣例來控制對主記錄的責任。
比如，用戶可以在整個集團公司內預先定義好所有科目中關於會計科目表部分的資料，而屬於各子公司的雇員則只有權力來處理關於公司代碼的資料，當然，用戶也可以給其雇員處理兩部分資料的許可權。
4.5.2對主記錄的處理
SAP系統可以將創建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。
用戶可以對其雇員按照職責要求給予不同的許可權。
每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中，科目組是以下列指標來對總帳科目進行分類的：
•科目號碼的分配。
對於有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以為之預定義總帳科目號碼的數字範圍。
•用戶介面的螢幕格式。
用戶可以對總帳
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