OA办公系统解决方案样本.docx

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OA办公系统解决方案样本

OA办公自动化

系统阐明

1.前言

1.1.产品简介

随着Internet/Intranet和Web技术日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为公司信息化建设有力工具。

凭借Microsoft、UNIX等系统平台上开发经验，成功地推出了基于Internet/Intranet平台公司级网络应用系统。

办公自动化应用软件----OfficeAssistant变成一种新发展方向。

该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部管理流程，设计而成一套以便、稳定、实用办公自动化软件。

其和谐界面、严谨管理构造，充分担当起了机构中各个管理层各项工作，不但是企事业单位员工工作中先进助手，同步更是协助关于领导做出英明决策左右手。

她使最复杂、繁琐办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门工作效率。

办公助手采用纯WEB技术，即：

在客户端不必安装专用代码，系统功能所有在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显减少，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与老式方式相比有了质奔腾。

系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活以便；良好系统开放能力和可扩展性，同步可依照各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。

1.2.产品特点

1、可定制：

组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、记录等全面提供自定义

◆组织机构

   对组织机构进行设立，涉及部门设立、岗位设立和人员设立，以及各部门、各岗位职能描述。

组织机构是系统进行工作管理和权限分派基本。

◆表单定制

   管理员可依照本单位业务需求，定义出各种格式表单，提供应各个子系统应用。

◆流程定制

   管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求各项工作流程，自定义项目丰富，可较好地满足组织中各种工作解决需要。

流程定制涉及：

流程定义、环节定义和流向定义三个环节：

       [流程定义]：

对每个流程名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创立新工作人员等基本属性进行定义。

       [环节定义]：

对流程中各个办理环节名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。

办理方式可选取：

◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：

可选取详细岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中某个域指定，并提供“只需其中一种办理人办理”或“需所有办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：

◎容许编辑文档◎容许填写意见◎容许查看意见汇总◎容许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节可以看到或编辑正文某些；提示催办中可设定：

新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。

       [流向定义]：

对流程中各个环节流向进行定义，可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型流程解决需要。

       自由流程：

系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化流程运转，这时可将此类工作定义成自由流程，不必定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人依照详细状况来决定下一步流向。

◆字典库

   对惯用办公用语、流水号、打印格式等进行设立和维护。

◆系统初始化

   提供创立系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设立Domino服务器文档、删除顾客自定义信息和删除顾客登录信息等功能。

2、可规划：

可依照单位详细状况规划工作流程和文献管理体系

◆按照需要设定工作流程

   应用流程定制功能可以便地定义出组织中发文解决、收文解决、请示报告及各项审批、签核等工作流程。

流程一经定制完毕，即可重复应用于寻常办公之中。

每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处在办理中文档进行实时监控，以便各级主管及时掌握所管工作进展状况。

◆层次化文献管理模式

   文献在系统中按：

文献库-文献夹-文献-子文献四个层次进行组织，文献库可依照需要进行设立，文献夹也可依照需要多级设立。

◆提供多重权限框架，各类组织可依照自身需要有效地规划访问控制体系

   文献库权限有：

管理者、编辑者、作者、读者4类，文献库权限向下递延到文献夹。

   文献夹权限有：

管理者、编辑者、作者、读者4类，文献夹权限向下递延到下级文献夹。

   文献访问受文献夹权限控制，管理者还可进行文献级访问权限设定。

◆文献格式自定义

   文献管理系统中文献格式表单可灵活自行定制，文献中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型文档。

3、可管理：

以组织机构为基本，对整个组织工作和权限进行管理 

 当组织机构中部门、岗位或人员发生调节时，可对系统各模块内相应权限进行同步更新，以保证数据安全和完整。

4、B/S+C/S：

采用群件技术和Web技术相结合，同步提供B/S和C/S两种应用模式

   顾客可依照自身需要选取适当应用模式，也可两种模式混合应用。

特别地，合强iOA在B/S模式下具备良好运营速度，可基于互联网实现安全迅速地运营，大大以便了分布式办公和移动办公。

5、事找人：

为领导和办公人员提供一种集中办理工作窗口

   合强iOA将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并准时间和轻重缓急进行排列，每个人都可以便地在此依次办理各项工作。

6、可扩展：

开放式体系构造、原则化接口、并配有二次开发手册

   合强iOA采用开放式体系构造，各个模块独立实现，并具备原则接口，为此后系统升级和扩展打下良好基本。

同步，客户也可依照二次开发手册，并运用系统内置二次开发辅助工具自己进行二次开发，开发出新功能模块或与其他系统互连。

三、应用效果

   实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务

   无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，以便快捷地掌握组织内部工作进度与状况，及时解决工作问题。

   实现知识管理，使先进员工思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中共享资源通过合强iOA进行知识管理，员工工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大共享资源，通过对知识资源授权运用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作脱节与贻误。

   通过工作流转自动化，实现高效快捷办公

   通过合强iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程解决自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、精确地解决工作。

这一点在办公场地较为分散单位尤为明显。

   有效监管工作人员工作状况，实现实时工作任务监督与催办

   及时有效监控各部门、各个人员工作进度状况；实时全面掌控各部门工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

系统将记录每个工作全程办理状态信息。

   明确工作岗位与工作职责，增强人员责任感，减少推托、扯皮等现象

   明确赋予各岗位权限与职责，任何人都不可越权解决工作，使得各自责任明确，贯彻到人，查有所依；杜绝工作中浮现职权不明、互相推脱扯皮现象。

解决多岗位、多部门协同工作问题，实现高效协作办公。

   以便领导同各级工作人员有效沟通

   各种途径、各种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给公司发展带来羁绊。

1.3.系统功能

1、内部通讯平台

◆电子邮件

   使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件创立、发送、接受、阅读、回答等。

◆在线短信

   可以即时感知顾客与否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

2、信息发布平台

◆电子公示

   可发布各种公共信息如公示、告知或启事等。

每个部门也可以建立自己公示系统。

◆电子论坛

   为顾客提供一种信息交流、思想沟通和问题讨论空间，依照需要可以发起并创立某方面议题，其她人可在此进行自由谈论和发言，涉及进行征询、解答和收集意见等。

◆电子刊物

   实现网上收集、编辑和发布单位内部刊物。

刊物编辑将关于信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有顾客都可以参加投稿和阅览已发布各类刊物。

3、寻常办公

◆网上审批

   网上办理单位内部各项审批，如：

工作请示、工作报告、工作交办、部门间工作联系、出差申请、采购申请、报销、请假等寻常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

◆公文解决

   实现收文解决和发文解决电子化，提高公文解决效率。

收文解决可对来文登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。

发文解决可对公文制发中拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行解决。

◆工作监控

   领导可对各项工作进展状况进行实时监控，理解每个人员每项工作办理状况，并可进行催办。

4、文献管理

◆文献管理

   文献是信息和知识载体，文献管理目是对文献存储、阅读和查找进行有效组织与控制；并提供快捷检索工具。

◆文献库设立

   可依照单位实际业务需要设立文献库数目，在文献库中文献夹数量和级次也可按需设立，实现了文献层次化管理。

◆访问权限

   提供针对文献库、文献夹和文献多重访问权限控制，保证文献访问与操作安全。

5、会议管理

   提供对会议全过程进行管理，由会议筹划和会议纪要两某些构成，会议筹划涉及:

筹划拟定、筹划审批、告知和会议安排查询。

会议纪要涉及：

纪要拟稿、核稿、审批和纪要文献管理与查询。

6、机构管理

◆组织机构

   对组织机构与人员进行设立，涉及部门设立、岗位设立和人员设立，以及各部门、各岗位职能描述等。

◆权限划分

   对所有人员依照部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，拟定符合其职务规定使用权限。

7、系统管理

   对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、记录定义等功能与模块进行管理与维护。

8、辅助办公（增强版）

◆物品管理

   提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

◆车辆管理

   提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

◆资源管理

   提供单位内各类可共享资源分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源运用率。

◆图书管理

   提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◆领导活动安排

   提供领导活动筹划拟定与审批、日程安排查询等功能。

◆名片管理

   提供名片信息登记、管理与共享等功能，可自由设立私有名片和共享名片。

◆时刻表

   提供各类时刻表信息（航班时刻表、列车时刻表及其他类型时刻表）发布与查询等功能。

◆信息采编

   提供信息收集与整顿、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

2.系统管理

组织机构、员工、职位是办公助手基本信息构成某些，在各个机构下设立相应职位，每个职位可以具备不同操作权限，通过建立员工与相应职位相应关系，实现对员工操作权限统一管理。

系统管理是为OA系统正常运营提供管理功能。

系统管理还涉及审批流程设立，在寻常办公事务中员工要提出各种申请，通过有关领导审批核准，之后要进行有关业务登记解决，办公助手充分运用计算机网络优势，顾客可自行预先设立各种申请业务审批流程，对于员工申请系统自动提示行应审批人员进行解决；同步提供有关业务登记功能，从而大大提高了组织内部办公效率。

2.1.机构配备管理

您可以通过机构配备所提供一系列功能结合您单位实际状况来完毕如下设立：

单位机构体系、人事构造构成、职位建立、职位分派。

整个机构配备管理功能模块特点重要是引进了TreeView概念，通过以便树型构造导航图，让您能更轻松、更直观地来管理单位部门体系、人事构造以及职位建立和分派。

机构配备管理流程：

1．建立单位内部机构体系，设立相应部门。

2．在各部门中设立行应职位，同步对职位指定相应操作权限；顾客可以在此指定一种职位，该职位具备系统管理权限，用来进行系统寻常维护与管理。

3．输入各部门中相应员工信息，此处可上传员工照片。

4．为员工分派相应职位。

5．指定各部门部门主管。

通过一定设立后，即可使用已有员工登录进入系统。

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2.1

2.1.1部门机构设立

通过公司体系构造设立可以设立您公司各级部门，从而形成您公司部门构造体系；

上级部门：

由系统自动带出，如果你是在某一节点下新增部门话，那么该域内容会自动显示为该节点名称，只有是在机构节点或者部门节点上才可以新增部门；

部门名称：

由顾客自定义输入，表达将要增长部门显示名称，该项输入是必要；

部门主管：

顾客点击〔选取〕按钮，在人员选取窗口中选取系统中既有人员（在职人员）；如果选取为空，则代表该部门暂时没有设立主管，可以在修改部门信息时候再设立或更改；

备注：

用来填写关于部门某些辅助阐明文字；

[拟定]、[放弃]：

功能操作区域，按［拟定］保存当前输入部门信息，按［放弃］取消当前新增操作。

2.1.2部门职位设立

每个部门都应当具备相应职位。

在这里职位重要是指，由顾客自己设定一职位名称，然后从系统所有功能模块中选取一种或各种模块赋予这个职位。

那么一旦拥有了这个职位就可以对该职位所包括系统功能模块进行使用。

此版块初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设立’，‘基本使用权限’涉及每个员工都具备操作权限，‘管理权限设立’是由管理人员针对详细职位所担任相应角色，对其进行相应权限设立。

2.1.3人员设立

通过人事构造设立可以在各部门下增长、修改、删除您公司人员信息，从而更以便地维护您公司人事基本资料；

（1）、人员新增：

（2）、人员编辑：

（3）、人员删除：

（4）、人员调动/分派：

2.2.审批流程设立

一种公司或机关中普通存在许多需要关于职能科室或领导审查、批准事务。

如员工请假和加班，单位车辆使用和维修；公务接待，会议室安排以及办公用品领用等等。

这些事务普通需要事先提出申请，按照一定审批流程，交由具备某种审批权限部门和主管领导审批，才干最后贯彻。

普通公司或机关中对于每种详细办公事务，存在相应审批流程，例如：

员工请假流程普通为一方面由本人提出请假申请，交本人所在部门主管领导批准。

批准后员工才干实行请假。

员工请假都应当由其上级领导按审批权限批准。

分析这个审批流程，共有三个审批点，分别是：

组长审批，部长审批和总经理审批。

员工请假交由本组组长审批，而组长请假则直接交由本部部长审批，同理，部长请假直接有总经理批准。

依照上例，咱们可以规定一种请假审批流程，这里假定没有指出流向都是批准请假申请，如图一所示：

图一：

请假审批流程一

从上图可以看出该审批流程有三个审批点，每个审批点有一种请假申请入口和相应批准权限。

在审批点权限范畴内请假申请，可以直接终结审批，否则继续交由下一级审批。

这时一种最简朴审批流程。

在本系统中，上述事务审批流程具备普通性。

因而，咱们规定：

按照详细办公事务进行分类，如：

请假、加班、单位车辆使用、维修、公务接待、会议室安排、办公用品领用、办公用品采购等等。

每个办公事务类别可有各种审批流程，每个流程由若干个审批点构成，每个审批点又具备申请入口、审批权限、审批职位等内容，同步商定，每个审批点只有一种受理申请入口且仅有一种审批权限。

此外，每个审批点审批职位可以相应各种，因而对每个审批点又设计了两个选项，第一种选项决定多人所有审批后再进入下级审批还是多人中只要有一人审批后即可进入下级审批。

第二个选项决定在各种审批人中间只能由与申请人同部门审批人审批还是所有审批人中任意一人审批即可。

如果咱们对这个审批流程增长某些内容，审批点审批权限随申请职位不同而规定不同权限。

例如部长这个审批点对于不同职位请假申请，具备不同审批权限。

这个流程如图二所示。

与上面审批流程比较，这个流程增长了三个审批点，其中由于部长审批权限分为两种，因而该级审批点需要增长一种，以满足不同审批权限规定，但本来从员工申请流入该审批点入口取消，表达该审批点只接受经组长审批后请假申请审批。

同理，总经理审批权限虽然没有变化，但由于申请入口变化，导致增长一种。

办公事务解决流程普通为：

一方面提出申请，然后按审批流程进行审批，申请批准并办理完毕后，进行登记。

从这个解决流程可以看出，审批流程是整个办公事务运转基本，因而，在启用办公事务之前，必要事先设立各类办公事务审批流程。

图二：

请假审批流二

3.信息中心

信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享公共平台。

在这里，员工可以查看组织中最新消息，各种规章制度等等，使用惯用链接可以及时访问所关怀Web站点；使用BBS功能，可以随时刊登有关意见或针对某一问题进行讨论。

当前信息中心涉及：

信息发布、惯用链接和BBS、飞机航班和邮编区号管理。

3.1.信息栏目管理

信息栏目管理是使顾客可以依照本单位实际状况，设立相应信息发布栏目，同步可对每个信息栏目指定相应信息发布权限和信息审核修改（删除）权限，如设立：

新闻、公示、大事记、组织机构简介、规章制度、产品简介等栏目，并可为这些栏目指定不同信息发布管理人员和审核修改人员。

顾客在这里可指定某一种栏目为系统默认栏目，当员工进行信息查询时，一方面会看到系统默认栏目信息。

点击某一栏目，可修改该栏目有关信息。

●增长、删除栏目

在上个界面中，点击某个栏当前单选框后，可增长，删除某个栏目或子栏目。

可对某个栏目选取与否为系统默认栏目、指定同级栏目显示顺序。

界面如下图：

●信息栏目发布、修改权限设立

3.2.信息发布管理

信息发布管理是具备指定栏目发布权限人员，可以在规定栏目中发布信息。

如果当前操作员要在没有发布权限栏目中发布信息时，系统会给出相应提示信息；如果当前操作员对指定栏目有修改删除权限，则该顾客可修改或删除该栏目下信息。

在发布信息同步，可以上传有关图片信息或附件信息。

3.3.信息中心

本版块显示系统默认栏目下信息，如果系统没有设立默认栏目，则将显示首页下个栏目最新（按日期）头几条信息。

点击某一栏目旁边‘进入。

。

。

’或‘更多。

。

。

’链接，可直接进入并显示该栏目下信息。

3.4.惯用链接管理

惯用链接为员工提供迅速登录惯用WEB站点功能，在这里，管理员可设立某些与公司业务关于及惯用Internet/Intranet站点供员工以便访问。

进入惯用链接管理主页面后，可进行新增、删除解决、修改已有链接，并可直接进入链接地址。

3.5.惯用链接

惯用链接为员工提供迅速登录惯用WEB站点功能，在这里，员工可以以便访问与公司业务关于及惯用Internet/Intranet站点。

员工通过在个人桌面点击相应链接名称即可直接访问到有关页面（需要网络与Internet链接正常）。

3.6.BBS栏目管理

本模块具备权限限制，由指定公司BBS管理员对公司BBS栏目和内容进行维护。

在这里，管理员可设立各种BBS栏目，为每个栏目指定不同员工，同步可对各个栏目中内容进行管理（删除）；在进行匿名顾客管理中，可对某个匿名顾客刊登权进行设立管理。

增长栏目：

修改栏目：

搜索话题：

删除话题：

本栏目精华管理：

搜索匿名顾客：

删除匿名顾客：

禁止匿名顾客发言：

容许匿名顾客发言：

浏览匿名顾客信息：

发E_Mail给匿名顾客：

浏览匿名顾客个人主页：

3.7.BBS

本模块实现员工发布BBS功能。

依照“BBS栏目管理”中“顾客维护”管理，不同员工所显示BBS栏目不同。

员工可进入相应栏目中刊登自己意见和看法。

3.8.飞机航班管理

使用本功能可以对飞机航班关于信息（航空公司、飞机型号、币种、飞机航班）进行增删改等维护解决。

3.9.飞机航班查询

使用本功能查询飞机航班信息。

3.10.邮编区号管理

使用本功能可以对各地方邮政编码和长途区号进行增删改等维护解决。

3.11.邮编区号查询

使用本功能查询各地邮编区号信息。

4.人事机构

人事机构是对组织中人员信息进行管理，涉及人员基本信息维护，人事调动和分派、人员信息、履历信息、人员状态查询显示等。

4.1.人事基本信息管理

人事信息维护重要涉及增长人员、修改人员信息、人员履历信息等。

4.2.人事调动和分派

人员调动和分派可将人员从一种部门调到另一部门，并分派职位，也可使一人身兼多职，涉及跨部门兼多职。

4.3.离职人员管理

使用本功能查看离职人员信息，并可将该员工复职。

4.4.部门人事信息查询

单位部门主管可以通过“部门人事信息查询”查看所管部门员工基本信息。

4.5.全体人事信息查询

单位高层人员和经授权人员可以通过“全体人事信息查询”查看整个单位员工基本信息。

4.6.显示当前操作员个人信息

可显示当前操作员个人详细信息。

4.7.显示系统当前在线人员状况

显示‘当前有XX顾客在线’，即可显示系统中当前在线人员状况。

如果离线人员在离线时有留言，则可在这里查看离线人员留言信息。

如果将鼠标移到某一人名上时，则会显示该人员联系方式（电话、手机、分机、呼机）。

5.考勤管理

考勤管理涉及单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤记录、考勤记录查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。

其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完毕。

5.1.请假/销假

用于员工填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。

对于已发生请假填写实际请假时间，即进行销假解决。

●删除（修改）请假申请

在请假单未审批前或审批状况为不批准状况下，选中该条记录前复选框后，点击[删除]可删除该条请假记录。

点击[修改]可修改请假单信息，对审批不批准请假单修改后保存可重新审批。

●增长请假申请

在请假销假界面点击[新增]后，弹出如下界面，可填写请假申请。

注：

请假申请审批在审批登记模块由负有该权限人员完毕。

●销假

员工请假结束后需填写实际请假时间进行销假。

（注：

事后填写请假单，系统会自动完毕销假、销假核准）

5.2.销假核准

销假核准是对员工填写实际请假状况进行核查解决。

●查询请假单信息。

●销假核准

5.3.加班/确认

用于员工填写、删除、修改加班申请，并查看个人加班申请信息。

对于已发生加班填写实际加班时间，即进行加班确认解决。

●删除（修改）加班申请

●增长加班申请

注：

加班申请审批在审批登记模块由负有该权限人员完毕。

●加班确认

5.4.加班核准

加班核准是对员工实际加班状况进行核查解决。

●查询加班申请单信息

●加班核准

5.5.生成考勤记录

月考勤数据记录取于查询指定部门指定月份考勤记录信息。

●生成指定年月考勤记录数据

5.6.考勤记录查询

本功能用于查询显示各组织机构中指定考勤月份内员工考勤记录信息。

●可查询单位所有部门指定月出勤、缺勤、签到、签退、加班、请假等考勤信息。

●点击可查询指定部门所有人员指定月出勤、缺勤、签到、签退、加班、请假等考勤信息。

5.7.个人考勤信息查询

个人考勤信息查询用来查询显示当前操作员指定月份考勤明细信息。

5.8.所有考勤信息查询

使用本功能查询显示所全单位所有部门员工指定月份考勤明细信息。

5.9.考勤参数维护

使用本功能设立本单位考勤参数，如考勤起始时间、上班时间、下班时间等。

考勤月起计标志可以是‘从上月开始计算’或‘从本月开始计算’。

5.10.休息日设立

使用本功能设立当年、