完整word版SAP清账的高手剖析.docx

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完整word版SAP清账的高手剖析

说到清帐,这个我就熟悉了,虽然我一贯非常谦虚,但是我还是愿意透露一下实际上我曾是200X年第一清帐高手（我公司内评的,当时候选人就我一个）.

我初中的一个同学,最近联系上了,中山大学财务系的高材生,现混了个master文凭,在某会计事务所做审计师,非常遗憾,他竟然从没听说过SAP,因为他做的企业大都是国内中小企业,靠,原准备好好显示一番,最后弄的俺心灵备受挫折.由此可见,SAP的圈圈非常闭塞.

他很羡慕SAP的高薪问曰,转FICO要多长时间,我回答象你这样的,我来带你一下一个月也就足够了,鉴于你可能成为我的第100001个竞争对手,你事先得付50,000RMB作酒资,这是参考市场培训价格,公平合理,可以分50年付清,打个欠条,我计划一年吃你一次.

MD,什么世道?

要是财务专业的人都来搞FICO将来哪里还有俺老屠混饭的地方.

反思一下,如果有一堆详细的培训书籍,只要能认识中文字的SAP谁不会应用呢?

然后他说你写点东西,靠,要是等俺这个杀猪的将SAP的肠呀肚呀什么的给写出来当街叫卖,估计SAP这行也就成TMD的狗屎了.

SAP月末清帐处理

手工清帐相关Tcode:

（1）.F-03:

手工清G/Laccount未清项

（2）.F-44:

手工清Vendor未清项

（3）.F-32:

手工清Customer未清项

（4）.F-04:

G/Laccount的带清帐的过帐

（5）.F-51:

Vendor的带清帐的过帐

（6）.F-30:

Customer的带清帐的过帐

F-04,F-51,F-30功能一样只是初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已（真想不通设计这么多重复的Tcode干啥）,这个可以使用OBU1设置.

这样的情况在SAP非常常见,经常是一堆Tcode功能完全一样仅仅是初始屏幕上放的内容不同而已.

*要找前台路径请使用Tcode:

Search_SAP_Menu

自动清帐相关Tcode:

（1）F.13:

不带清帐货币的自动清帐

（2）F13E:

带清帐货币的自动清帐

什么样的科目需要使用未清项管理?

无论是手工还是自动清帐,需要清帐的会计科目在建立时（FS00）的ControlDataTab页必须选上未清项管理,这些科目必须是BS科目,通常需要未清项管理的科目有银行清帐科目|现金折扣清帐科目|GR/IR和类GR/IR,类GR/IR科目包括PO中的Condition应用了accountKey并在OBYC里设置的相关科目典型的比如运输费,保险费,报关费和其它相关科目,设置这些科目的目的是为了将相关费计入采购物料存货成本.更详细请看接下来的实例运输费用清帐.不能使用未清项管理的科目有材料科目|统驭科目|所有的损益科目

注:

Vendor,Customer的统驭科目被显示隐藏在Vendor,Customer的行项目中,统驭科目本身不能打上未清项管理标志.

如使用手工清帐,注意会计科目主数据create/bank/interest的自动过帐标致不能选上.

看一个未清项的图,你可使用Tcode（FS10N/FK10N/FD10N）查看余额再双击看明细,实际上是调用行项目查看Tcode（FBL3N/FBL1N/FBL5N）,当然可使用后者直接查看.

如图1,展示的是FBL3N查看VendorOpenitem的一个结果画面.

图1-[1]-[2]:

两个重要的行项目状态标志未清项状态标志和DueDate状态（FBL3N时GR/IR只有未清项标志,GR/IR科目本身无所谓的到期概念）,DueDate是表示该应收应付是否已经到期,根据凭证产生时的基限日期（baselinedate）和OME2定义的付款条件的日期计算而来.

图1-[4]:

你必须在Layout选上Cleared/openitemssymbol和Netduedatesymbol,此屏幕的头部才会出现图1-[1]-[2]的两个标志,你还可选择Netduedate和Arrearsafternetduedate（过期多少天）对行项目分析,更详细的帐龄分析请参考本书的帐龄分析配置部分.

对vendor,customer的行项目,前面已经说过,其统驭科目科目不能选清帐标志,实际上行项目

清帐隐含是必须的,在实际收付款时会根据一定规则清帐,请参考接下来的部分和剩余收付款

.

通常企业用户也直接使用F-32/F-44清帐,假设选择的Debit/Credit金额相同,则会产生一只有凭证头的清帐凭证（数据库中只有BKPF数据而BSEG没有行项目）.

图2显示的一个F-44清Vendor未清项的一个实例,选择DocumentNumber5100000052和5100000051的未清项对清,金额是8.33HKD,因为清帐的Dr/Cr金额完全相同,于是产生了只有凭证头的清帐凭证0100000228.

注意的是剩余付款产生的新未清项的Baselinedate,这与帐龄分析和催款流程密切相关,一般是默认从原来的行项中Copy过来.,如有必要可以在部分付款时按实际需求更改baselinedate.

部分和剩余收付款

无论是部分还是剩余收付款（收款:

F-28,付款:

F-53）,以付款为例,当本次付款金额恰好等于选择的行项目金额和,当然行项目自动变成已清项.

假设某Vendor的一笔10000RMB的未清项（凭证号假设是5100000063,类型一般是RE/KR,RE由LIVMIRO而来,KR通常是手工记帐）,本次付9000.

如果采用部分付款时通常会产生一KZ的付款凭证,原来的5100000063依旧是未清项.本次付款产生的付款凭证如下:

Dr:

应付（某vendor）9000HKD

Cr:

银行存款9000HKD

其中产生的应付借项也是未清项（注意该付款凭证的贷方行项目是银行存款没有所谓的未清项）,金额是9000HKD..

如果采用剩余付款,则5100000063会变成已清项,同时产生一新的未清项凭证如下:

Dr:

应付（某vendor）10000HKD（5100000063成已清项清帐凭证为该次付款凭证）

Cr:

应付（某vendor）1000HKD（未清）

银行存款9000HKD

最后剩下的是贷方1000HKD成为新的未清项,原来的凭证5100000063则成已清项,新的未清项的baselinedate自动为5100000063的baselinedate,除非你手工更改它,这也很合理.

图3是一个实际付款的例子,凭证5100000045是MIRO进行LIV产生的凭证（类型RE）.companycode5100的本位币是HKD,POcurrency是USD,MIRO时的Exch.Rate是1HKD=0.12000USD,确定应付80USD,折合666.67HKD,假设F-53使用剩余付款方法付出500HKD.

图3-[3]显示的凭证5100000045的两个行项目（AP和GR/IR科目都使用未清项管理）对应的清帐凭证（1500000026是F-53剩余付款500HKD产生的,如图4,凭证100000121则是F.13自动清帐产生的,如图5）.

图4,显示的是F-53剩余付款产生的凭证1500000026,在图3中的localcurrencyamountHKD金额是666.67HKD,Documentcurrencyamount是80USD.

在付款时汇率发生变化,1HKD=0.12900USD,SAP的凭证产生逻辑是付出500HKD,根据此时汇率（0.12900）转成64.50USD,还剩下15.50USD,转HKD为15.50/0.12900=120.16HKD.可以看到此时80USD=620.16HKD.

因为图3确定应付80USD,付款应以付清80USD为准.然而,SAP的清帐原则是:

确保Documentcurrencyamount,localcurrencyamount和groupcurrencyamount（本书是USD,假设你设置了parallelcurrency并使用GroupcurrencyUSD做第2本币的话）三种货币同时平衡.

这样就会产生一汇兑损益行,documentcurrency和groupcurrencyamount都是0,而localcurrencyamount为46.51（根据SAP的清帐逻辑,这种由于汇率变化某一货币金额为0而其中另外某币别的金额不为0情况在MIRO时汇率变化时也经常发生,所以在SAP中,不要以为Documentcurrency为0,localcurrencyamount就一定为0）.

汇兑损益科目在OB09或OBA1（KDF）中定义,通常各种AP/ARRecon.科目和GR/IR都要定义对应的汇兑损益科目.

图5显示的是使用F.13（SE38:

SAPF124）自动清GR/IR的结果,实际上一般会将MIGO收货产生的贷方GR/IR和MIROGR/IR借方金额根据一定规则（详细请参考接下来的自动清帐处理）自动抵消.

一个跨国集团可能经常使用groupcurrency作为parallelcurrency,关于此请看本书的专门讨论并行货币的相关篇幅.

Groupcurrency是在SCC4中定义的,对整个client生效,就是说,假设你在某client使用了多个controllingarea,groupcurrency只能有一个,如图6,client066的groupcurrency是EUR,client200是USD,在此你可以改变client级的groupcurrency

Groupcurrency通常被用来定义为2ndlocalcurrency请看SE16:

V_T001A.

Vendor和Custom的对清

有时候,企业可能向某家Vendor采购原材料同时又销售商品给这家Vendor,或反之,此时产生的应收应付就可相互清帐,但是进项和销项增值税是必须缴纳的.通常ansh=YAn.rencyunt（nt,localcurrencyamount

小庖:

象这种交易能不能做以物易物处理?

有什么好方法在SAP中简化流程?

老屠:

美国以武器换石油（要是别人出售武器老美一般要出来职责一番,类似中国的只许州官放火）,中国以日常用品换飞机这种贸易并不少见,特别是有些中小企业缺少周转资金,通过这种换货贸易将原材料,产品向其它企业换取继续生产物资甚至新技术倒是一个可行的资金解决方案.

<<初级会计实务>>这样描述,以物易物是购销双方不以货币而以同等价格的货物互相结算以实现货物销售的一种方式。

以物易物双方都必须做购销处理，以各自发出的货物核算销售额计提销项税额，以各自收到的货物核算购货成本计提进项税额。

既然如此,在SAP中就直接开PO和SO处理.

小庖:

那昨天邻家小强以他的小坦克和隔壁小灵子换了个小熊猫玩具算不算以物换物?

要不要交税?

老屠:

你怎么不为社会做点正经事就光知道抬杠?

Vendor的AP和Customer的AR能被对清,需要在Vendor和customer主数据设置一下,

如图7-[2],在vendor的control页的Accountcontrol的Customer填上Customername80005803.

如图8-[2],在paymenttransactionaccountings页选上ClngwithCust.标志

如图9和图10,在Customer80005803设置Vendor和ClearningwithVendor标志.

这样在处理Vendor/customer未清项时就能看到Customer/Vendor的未清项.

运输费用清帐处理

Fowarder的运输费用可不可以直接作为期间费用呢?

当然没问题.根据<<中华人民共和国会计法>>第..条…,对不起,一想玩点高级的就出错…还是引用我的<<初级会计实务>>,里面说存货的入库成本可以包括相应的运输费保险费报关费挑拣费合理损耗等.一个会计人员是这样和我解释的,一个PO可能多个采购物料运输费怎么分摊（可根据数量或重量）到材料成本还有分摊后记帐问题,这样工作量将非常大,通常运输费占物料成本的比例应该比较小,因为如果运输费用太高公司估计自己就组建运输队了,（要不让员工拉大板车将采购材料拉回也行,反正钱不能让forwarder给赚了去）,所以根据重要性原则,采购物料入库就只计算采购价将相关采购费用直接记入期限费用.

*抬高采购库存成本的一个最有实际意义就是报价应用.

外企似乎喜欢将运输费报关务费用计入采购物料的库存,下面举一个实例说明SAP中典型的运输费用的处理方法.

如图11,看看采购的ConditionprocedureZM3000（这个Procedure用于StocktransferOrder,将产品从国内工厂转到国外的集团分公司工厂,关于STO的业务处理详细流程请参考本书的STO处理流程篇）,Y090/Y100/Y110/Z090是相关运输费用condition,因为集团公司可能有多个Fowarder,通常的做法是尽量使一个conditio只对应一两个Fowarder,AccountKey是FR1（OBYC-FR1）,表示此condition会产生会计凭证行项目（详细请参考本书的POcondition相关配置）.

同样设置相关报关费用（图中未显示）conditionwithaccountkeyFR2.

这些condition对应一accesssequence,conditionamount事先使用MEK1维护一标准价格.

在OBYC->FR1定义Freightclearing科目14050050,Customclearing科目14050060.

图12-1conditionP101的单价默认是supplyingplant的物料单价,

图12-2Y090是运输费用condition,注意到有多个运输费condition,因为从国内到国外可能需要多个fowarder,比如货从工厂到香港,从香港上货轮,从货轮到国外工厂是不同的运输商.

图12-3连装卸费也算上了

图12-4是包括运输费,关务费（比如企业可能将报关业务外包给某关务代理）和装卸费在内的所有deliverycost是413.90HKD,这部分成本将计入receivingplant的存货成本.

图13-[1],显示和普通LIV不同的是,Deliverycost发票校验需要选择2planneddeliverycosts,此时显示出fowarder的vendorno,因为STO700001的Deliverycost由一个fowarder和一个装卸公司承担,其中一个是装卸公司30213,

假设图12-[3]对应的Y121表示装卸公司30213的装卸费用87.75HKD,这是使用MEK1维护的,标准价格是0.45USD/PC,当时合计87.75HKD,在MIRO时假设实际应付给vendor3021380HKD,此时本次节省的-7.75HKD做为unplanneddeliverycost.如图14-[1],维护-7.75作为unplanneddeliverycost（此科目在OBYC-UPF维护,科目假设是62000270）.

过帐后产生图15的凭证.

图15-[1]特意在行项目layout抽出transaction,这个正是OBYC里的transaction,SAP应用这个

自动确定科目,要不OBYC怎么叫MM自动科目分配?

图15-[3]特意将PO,POitem和assignment选出,assignment记录的正是PO＋POitem内容，

　　　　自动清帐时就使用这个assignment做关键字段．

关于自动清帐请看接下来的自动清帐处理．

自动清帐处理

前面已经说过,不管是手动清账还是自动清账，科目需设定未清项管理.自动清账除了可以进行总账科目（典型的比如GR/IR科目）的清账外，还可以进行应收、应付的清账处理.通常带特殊总帐标识（常见的有A预收预付帐款,W应收付票据）的一些凭证不能自动清帐（当然可以手工清帐）.

自动清账除了可以进行总账科目的清账外，还可以进行应收、应付的清账处理及其相关的特别总账的清理。

通常,在执行自动清帐F.13,程序一般根据相同的借贷金额和相同的分配字段（这个视你的清帐配置）进行清帐处理.

下面以为GR/IR详细介绍如何设置自动清帐，其它类GR/IR科目（POcondition用的所有非GR/IR科目）一样．

一个家伙问究竟需不需要清帐？

不清帐有什么后果？

我家GR/IR没有使用未清项管理也不用清帐?

如没有清帐该打谁的PP.你看这什么人说话?

整一个流氓口气.我回答说:

即使GR/IR不清帐似乎也无可厚非,因为并不影响总的余额,只是当你使用FLB3N看openitem时一堆东西,你分不清南北.审计来审你的GR/IR估计要找对应关系估计也挺费力的.另,打人PP是要犯错误的,要是脱裤子打人家的PP就属于严重犯罪行为,弄不好你自己得先洗好PP准备坐牢.

自动清帐使用步骤

（１）设置自动请帐依据（Criterion）

Tcode:

SPRO（SE16:

V_TF123）

如图16-[1],设置accounttype（D,K,S）,D,K（AP/AR）通常就不用自动清帐了,在实际业务中你想好好使用自动清帐功能恐怕也不那么好使,最后还是手工清帐（AP/AR）方便,请看接下来来的清帐存在的问题.SAP默认设置使用ZUONR（Assignment）字段做清帐条件,意思是说如果一堆openitems在一起,如果assignment字段相同,并满足Totaldebitamout=Totalcreditamount,就讲它们对清了.注意是Total,我们知道,通常设置openitem管理的科目是GR/IR和类GR/IR科目,说说GR/IR,PO某Item的采购物料quantity100PC.,MIGO3次,30/30/40,GR/IR记录在贷方3次,供应商送两次发票,MIRO50/50,GR/IR记录在借方2次,假设assignment字段记录PO+POitem,如果在收货后PO价格不发生变化,正常情况下,F.13时3个贷方和2个借方的GR/IR未清项因为金额平衡就自动对清了.

如图16-[2],如果你假如第2个Criterion2,就表示F.13不但要assignment字段相同同时还要第2个字段内容也相同,相当多与（判断条件的与或非应该不用多讲）了一个条件,一般使用PO+POitem清比较合适.如果是这样GR/IR科目的自动清帐倒不如Criterion1用EBELN,Criterion使用EBELP,因为使用assignment字段可能会有潜在的问题,就是assignment有时会偷懒并不记录PO+POitem内容（我一直跟踪过这个问题但是还是没有找到答案）.

话又说回来,如果G/L确实只有GR/IR和类GR/IR科目才进行未清项管理使用EBELN+EBELP倒是更好的选择,如果还有其它的GLaccount也需要清帐,就请使用ZUONR（因为在一般的总帐科目在手工记帐时通常是没有PO和PO　item的）．

（2）设置sortKey

Tcode:

SPRO（SE16:

V_TZUN）

那么ZUONR是如何和PO+POitem关联的呢？

使用sortkey.

图17-[1]表示sortkey014使用的字段将是EBELN+EBELP.　Allocationfield对应的实际就是BSEG-ZUONR（assignment字段）．

在FS00定义（类）GR/IR科目，controldatatab页的sortkey选择014（另一个常用的sortkey是001-postingdate）,这样在,MIGO,MIRO等时产生的会计凭证，绝大多数情况下BSEG-ZUONR将记录ＰＯ+POitem字段．非常遗憾的是,并不是100%如此,有时ZUONR字段只记录到PO信息而已,这样在自动清帐时就出现问题了.

至此,相信大家对自动清帐已经了解的差不多了,是的,接下来你只要runF.13就行.

清帐存在的问题

1.AP/AR自动清帐的困惑

以AP为例,同GR/IR不同的是,通常GR/IR一定可以对应到PO+Item,MIRO做LIV时每笔GR/IR是对应MIGO的（多数企业会使用GR-basedinvoiceverification,为此在vendor主数据维护好此标志,）,但是AP通常是个总数,特别是byvendor进行发票校验,你不可能在AP的行项目确切地记录PO和POitem,因此,根据ZUONR自动清帐显然就行不通,尽管在设置自动清帐criterion（MD,这个单词读起来怎么怎么不顺口呢）你可专门为accounttypeK/D设置一个自动清帐criterion（SE16:

V_TF123）,但是似乎找不到合适字段组合做自动清帐条件.

MD,自动不好玩就手工,FB15/FB17Manual清AR还挺惯用的.

小庖跑过来说,刚才我做了笔测试,使用postingdate做Vendoropenitem的自动清帐条件,没事,F.13OK了,这是什么人呀,实际业务多复杂,用某个鸟人的话,那时博大精深呀.

2.已经发生业务交易,再想使用未清项如何处理

3….

集团公司间的相互清帐

Tcode:

OBYA

SAP清帐的设计逻辑

不玩了…

说到清帐,这个我就熟悉了,虽然我一贯非常谦虚,但是我还是愿意透露一下实际上我曾是200X年第一清帐高手（我公司内评的,当时候选人就我一个）.

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