数字档案室建设评价办法终稿.docx
《数字档案室建设评价办法终稿.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《数字档案室建设评价办法终稿.docx（89页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
数字档案室建设评价办法终稿
（DINGDESHENG.ALLRIGHTSRESERVED.20161020仅供参考）
数字档案室建设评价办法
第一条为加强数字档案室的科学建设与管理，引领机关档案工作转型升级，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《数字档案室建设指南》等有关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于机关（含团体和其他社会组织，下同）数字档案室建设的评价。
第三条国家档案局成立数字档案室建设评价工作领导小组，并组建评价专家队伍，负责数字档案室建设评价工作。
领导小组日常事务由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。
第四条数字档案室建设以《数字档案室建设评价指标》（见附件1，以下简称《评价指标》）为评价依据，评价采用百分制。
评价结果达到80分以上（含加分，下同）为通过数字档案室评价，达到90分以上认定为“全国示范数字档案室”。
第五条具有以下情形之一的，不得申请参加数字档案室建设评价：
（一）未纳入数字档案室建设试点单位名单的；
（二）尚未开展电子文件归档工作的；
（三）未按规定向本地区国家综合档案馆移交档案的；
（四）发生过重大信息安全事故或存在严重信息安全隐患的。
第六条集中式数字档案室的评价对象为承担统一管理工作的档案行政管理部门或其他工作部门，独立式数字档案室的评价对象为机关。
第七条各单位可对照《评价指标》对数字档案室建设情况进行自评，自评分数达到80分以上的，根据自愿原则申报数字档案室建设评价。
申报单位为中央和国家机关、承担统一管理工作的档案局的，申报单位填写《数字档案室建设评价申请表》（见附件2，以下简称《评价申请表》），向国家档案局提出评价申请，由国家档案局组织评价。
申报单位为省、市两级机关或承担统一管理工作的其他工作部门的，申报单位填写《评价申请表》后，经省级档案行政管理部门审查同意后向国家档案局提出评价申请，由国家档案局组织评价。
第八条评价工作程序：
（一）申请评价。
按照本《办法》第六条规定，申报部门填写《评价申请表》，按照要求向国家档案局提出评价申请。
（二）现场评价。
评价专家组对照《评价指标》，通过现场评价、查看材料和抽查数据等形式，对数字档案室建设情况进行评价打分。
（三）评价审批。
现场评价工作结束后的30日内，将评价专家组通过数字档案室评价、“全国示范数字档案室”的评价结果报国家档案局审批。
第九条国家档案局将适时通报全国数字档案室建设评价工作情况。
第十条本办法自发布之日起施行。
附件：
1.数字档案室建设评价指标
2.数字档案室建设评价申请表
附件1
数字档案室建设评价指标
满分100分（组织建设5分，基础设施建设15分，应用系统建设30分，数字档案资源建设35分，保障体系建设15分），加分10分。
项目
评价指标
标准分
评价细则及评分标准
评价方式
自评
计分
1
领导与组织
5
1.1
明确了本单位电子文件归档管理与数字档案室建设的分管领导和职能部门
2
1.未明确分管领导的，本条扣2分。
2.明确分管领导，但未明确档案部门为数字档案室建设的主要职能部门的，扣1分；未明确信息化部门、电子文件形成部门、保密部门在数字档案室建设中承担职责的，扣0.5分。
查看有关证明材料
1.2
将电子文件归档与数字档案室建设纳入本单位电子政务（或信息化）建设发展规划
1
1.未将电子文件归档与数字档案室建设纳入本单位电子政务（或信息化）建设发展规划的，本条扣1分。
2.纳入发展规划，但规划中未明确电子文件归档与数字档案室建设工作目标的，扣0.5分。
查看有关发展规划
1.3
建立档案部门、信息化部门联合工作机制，开展业务系统电子文件归档功能开发、数字档案室建设与管理
1
1.未形成联合工作机制的，本条扣1分。
2.形成联合工作机制，但单位业务管理系统未同步规划设计电子文件归档功能的，每个系统扣0.2分，扣满0.6分为止；单位信息化部门未参与数字档案室建设或管理的，扣0.4分。
现场演示，查看有关证明材料
1.4
数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核
1
1.数字档案室建设与管理工作未纳入相关人员岗位职责的，扣0.5分。
2.数字档案室建设与管理工作未纳入相关人员年度考核的，扣0.5分。
查看有关岗位职责和年度考核材料
2
基础设施建设
15
2.1
数字档案室主机房配置科学合理
2
1.主机房符合《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）要求的B级机房标准的，本条不扣分。
2.主机房未达到B级机房标准的，按照以下标准评分：
a.主机房选址不合理，未远离强电磁场、强振动源、强噪声源等场所和区域，未远离粉尘、油烟等易燃易爆场所和区域的，扣0.4分。
b.主机房未具备双路供电系统的，扣0.1分；未配备计算机设备专用配电柜的，扣0.1分；未配备计算机设备专用后备式不间断电源或蓄电池组供电时间低于2小时的，扣0.1分。
c.未配备主机房安全防范与监控系统的，扣0.2分；未配备门禁设施（如身份卡、指纹、虹膜等识读设备）的，扣0.1分；未配备视频监控设施或监控视频保存周期达不到三个月的，扣0.1分；未配备温度、烟感等报警装置的，扣0.1分。
d.未配备主机房洁净气体灭火系统或高压细水雾灭火系统的，扣0.2分。
e.未配备主机房专用空调设施的，扣0.2分；主机房开机、关机温湿度控制不符合标准要求（开机温度22-24℃、湿度40%-55%，关机温度5-35℃、湿度40%-70%）的，每项扣0.1分。
查看机房建设验收报告或相关证明材料，与实地查看、测量相结合
2.2
数字档案室配备能够满足数字档案资源管理需要的网络基础设施
2
1.数字档案室应具备政务外网、政务内网、单位内部局域网等网络信息点。
缺少一种网络信息点的，每项扣0.1分。
2.数字档案室各网络信息点数量配置应满足业务要求。
办公区、整理区和利用区网络信息点数量不能满足需要的，每项扣0.1分。
3.数字档案室应用系统运行在与因特网物理隔离的局域网、政务内网或基于VPN构建的政务外网虚拟专用网络。
系统运行在政务外网公共网络区域的，扣0.4分。
4.数字档案室应用系统运行网络带宽满足各类数字档案资源传输、利用要求。
主干线路未采用光纤铺设的，扣0.3分；管理利用终端桌面网络带宽未达到100M的，扣0.3分。
5.数字档案室应用系统运行网络核心交换机未实现冗余的，扣0.4分。
实地查看，查看网络拓扑图等相关证明材料
2.3
数字档案室配备能满足工作需要的服务器
3
1.数字档案室应配置专用服务器（包括本单位自行采购部署的服务器或云平台统一提供的虚拟机）。
与其他业务合用服务器的，扣1分；使用个人计算机替代服务器的，扣2分。
2.数字档案室服务器应为近三年采购的主流配置产品。
服务器使用时间超过6年的，扣1分；使用时间在3年以上但低于6年的，扣0.5分。
3.数据库服务器和WEB应用服务器合用1台服务器的，扣0.6分。
4.数字档案室服务器未实现冗余的，扣0.4分。
实地查看，查看设备登记表等相关证明材料
2.4
数字档案室配备数字档案资源在线存储设备
3
1.数字档案室应配备SAN、NAS等在线存储设备（包括本单位自行采购部署的磁盘阵列或云平台统一提供的存储池）。
使用服务器硬盘作为在线存储设备的，扣1分。
2.在线存储设备可用容量应至少能满足本单位数字档案资源2年的增长量。
在线存储设备只能满足1年增长量的，扣0.2分；可用容量低于1年增长量的，扣0.5分；在线存储设备不具备可扩展性的，扣1分。
3.在线存储设备的I/O吞吐量应达到3Gbps以上。
I/O吞吐量高于1.5Gbps但达不到3Gbps的，扣0.5分；I/O吞吐量达不到1.5Gbps的，扣1分。
实地查看、测量，查看设备登记表等相关证明材料
2.5
数字档案室配备近线和离线备份系统
1
1.数字档案室应配备近线和同城异地备份设备（包括本单位自行采购的近线和同城异地备份设备或云平台统一提供的近线和同城异地备份设备）。
未配备近线和同城异地备份设备的，扣0.5分；近线和同城异地备份设备未使用国产化产品的，扣0.1分。
2.数字档案室应配备离线备份设备，采用磁带、光盘、移动硬盘等脱机存储介质进行离线备份。
未配备离线备份设备的，扣0.3分。
3.数字档案室未配备离线备份介质检测设备的，扣0.2分。
实地查看，查看设备登记表等相关证明材料
2.6
数字档案室配备必要的正版基础软件
1
1.数字档案室配备正版网络操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等基础软件。
缺少基础软件的，每项扣0.1分；基础软件未使用国产化产品的，扣0.1分。
2.数字档案室配备通用的字处理、图像查看、音视频播放等工具软件。
缺少工具软件的，每项扣0.1分；工具软件未使用国产化产品的，扣0.1分。
实地查看服务器、存储设备，抽查终端设备
2.7
参照信息系统安全保护有关要求为数字档案室应用系统建立安全保障体系
2
1.数字档案室应用系统通过《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2008）信息系统安全等级保护二级（及以上）测评。
未达到的按照以下标准评分：
a.参照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等开展管理工作。
未建立安全管理制度、未设立安全管理机构、未实施人员安全管理、未开展系统建设管理、未开展系统运维管理的，每项扣0.1分。
b.参照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等落实技术保障措施。
物理安全保障不到位、网络安全保障不到位、主机安全保障不到位、应用安全保障不到位、数字安全及备份恢复保障不到位的，每项扣0.1分。
2.档案部门与信息化部门应联合实施数字档案室应用系统三员管理。
未实施三员管理的，扣1分；系统管理员、安全管理员和审计员授权不明确，职责落实不到位的，各扣0.2分。
实地查看，查看等保备案材料、管理制度等证明材料
2.8
数字档案室配备满足工作需要的终端及辅助设备
1
1.按照档案室在岗档案管理人员数量满配专用终端计算机。
每缺少一台终端计算机扣0.2分，扣满0.4分为止。
2.档案室利用区配备专用档案查阅终端计算机。
未配备专用档案查阅终端计算机的，扣0.1分。
3.档案室配备恒温恒湿防磁柜、扫描仪、数码照相机、刻录机、打印机等辅助设备。
缺少设备的，每项扣0.1分。
实地查看，查看设备登记表等证明材料
3
应用系统建设
30
3.1
业务系统电子文件归档功能
3
1.业务系统应内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限和预归档功能，能够完成格式转换等基本整理。
2.未具备内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表的，每项扣0.5分。
3.未具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围功能的，扣0.4分；未具备划定保管期限功能的，扣0.4分；未具备预归档功能的，扣0.2分。
4.未具备格式转换功能的，扣0.5分。
系统演示
3.2
档案门类管理
2
1.具有多门类档案管理功能，档案门类划分合理，应用软件界面档案门类树罗列准确。
系统应具备文书、音像（照片、录音、录像）、科技等档案门类管理。
缺少档案门类的，每项扣0.2分。
2.按照《国家基本专业档案目录》核查专业档案门类。
缺少档案门类的，每项扣0.2分，扣满0.4分为止。
3.具备新增档案门类功能，新增电子档案门类和实体档案门类应具备电子文件、元数据和目录信息的接收采集、分类编目、检索利用、鉴定处置、统计打印等功能。
不具备新增档案门类功能的，扣0.6分；新增档案门类缺少功能的，每项扣0.1分。
系统演示，现场查看系统功能
3.3
配置信息管理
2
1.具备建立、管理本单位档案分类方案、保管期限处置表功能。
不具备建立档案分类方案、保管期限处置表的，每项扣0.3分；不具备档案分类方案、保管期限处置表管理（增删改）功能的，每项扣0.2分。
2.具备各种门类电子档案的元数据方案建立与管理功能和元数据值有效性验证设置功能。
不具备建立电子档案的元数据方案的，扣0.6分；不具备电子档案的元数据方案管理（增删改）功能的，扣0.2分；不具备元数据值有效性验证功能的，扣0.2分。
系统演示，现场查看系统功能
3.4
接收采集功能
4
1.系统应具备自动或手动接收采集文书、照片、录音、录像等不同类型电子文件功能，具备辅助接收、采集传统载体归档文件或传统档案数字副本功能，接收采集电子文件时应确保电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件保持关联，同时应自动记录接收采集业务行为元数据。
2.不具备办公自动化等业务系统的电子文件在线自动接收登记功能的，扣1分。
3.不具备照片、录音、录像类电子文件接收采集功能的，扣0.3分；不具备电子文件批量采集功能的，扣0.3分。
4.不具备辅助接收、采集传统载体归档文件或传统档案数字副本功能的，扣0.5分。
5.不具备设置接收采集电子文件元数据项目功能的，扣0.5分。
6.不具备电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件关联功能的，扣0.4分。
7.不具备自动记录接收采集业务行为元数据功能的，扣1分。
系统演示，现场查看系统功能
3.5
分类编目功能
4
1.数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目功能。
2.系统应能够按照分类方案、元数据方案对电子文件进行分类和元数据自动采集，根据权限手工著录、修改电子档案实体元数据，并具备辅助传统载体归档文件分类、著录功能。
不具备电子文件分类功能的，扣0.3分；不具备辅助传统载体归档文件分类功能的，扣0.3分；不具备根据分类结果自动赋予电子档案档号功能的，扣0.3分；不具备自动采集记录电子档案元数据功能的，扣0.3分；不具备根据权限手工著录、修改电子档案实体元数据功能的，扣0.3分；不具备辅助传统载体档案著录功能的，扣0.3分。
3.系统应具备档案资源的删除与回收功能，档案资源回收后应确保电子档案及其组件与元数据的关联关系。
不具备档案资源删除回收功能的，扣0.4分；回收后电子档案关联关系存在问题的，扣0.2分。
4.应具备对归档电子文件自动或手动进行PDF或OFD格式版式文件转换功能（业务系统已经具备格式转换功能的，此处不扣分），并具备对电子档案各组件进行签名功能。
不具备版式文件格式转换功能的，扣0.5分；仅具备手工转换功能的，扣0.2分；不具备电子档案签名功能的，扣0.5分；不具备签名验证功能的，扣0.2分。
5.系统应具备依据档号等带有语义信息的唯一标识符自动、逐级建立并命名电子档案内容存储文件夹功能，确保电子档案存储文件夹与元数据的唯一关联。
不具备自动建立存储文件夹功能的，扣0.5分；自动建立存储文件夹不能确保与元数据的唯一关联的，扣0.3分；未使用带语义信息的标识符为存储文件夹命名的，扣0.2分。
6.系统应具备自动编制电子档案归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录功能。
缺少归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录编制功能的，每项扣0.1分。
系统演示，现场查看系统功能
3.6
检索利用功能
3
1.系统应以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，应能满足用户各类查档需求。
2.系统应具备不设定检索字段的简单检索、选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索、跨档案门类检索、全文检索等功能。
不具备跨档案门类简单检索功能的，扣0.5分；不具备全文检索功能的，扣0.4分；不具备高级检索功能的，扣0.3分。
3.系统应具备在线查看、打印、下载目录数据和档案内容功能。
缺少目录数据打印、下载功能的，每项扣0.1分；缺少档案内容在线查看、打印、下载功能的，每项扣0.1分。
4.系统应支持档案借阅流程管理和利用审批功能。
不具备借阅流程管理功能的，扣0.3分；缺少借阅登记、利用效果反馈功能的，每项扣0.2分。
5.系统应具备在本单位主要工作网络开展档案自助查询利用服务功能。
不具备档案自助查询利用服务功能的，扣0.6分；不具备查询数据自动同步功能的，扣0.3分。
系统演示，现场查看系统功能
3.7
鉴定统计功能
3
1.系统应具备各门类档案资料的鉴定处置功能，应具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。
2.系统应具备以自动触发的方式提示处置任务功能。
不具备提示处置任务功能的，扣0.5分。
3.系统应具备按工作流程开展处置鉴定、续存、销毁、移交、开放鉴定工作功能。
缺少流程管理功能的，每项扣0.3分；各项流程不具备业务行为元数据自动记录功能的，每项扣0.2分。
4.系统应具备实体档案、数字档案资源室藏量的统计功能，统计条件应包含档案门类、保管期限、文件格式、类、卷（件）、年度等。
缺少统计条件的，每项扣0.1分。
5.系统应具备档案利用情况统计功能，包括利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等。
不具备档案利用情况统计功能的，扣0.2分。
6.系统应具备按档案工作统计年报统计数据功能，通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示统计报告。
不具备统计报表多方式显示功能的，扣0.2分。
系统演示，现场查看系统功能
3.8
监督指导功能
3
1.系统应具备对所属单位、部门各门类文件材料归档和档案整理齐全完整和规范性检查。
2.系统应具备按照工作流程开展档案检查功能。
不具备流程管理功能的，扣0.3分；不具备档案检查提醒功能的，扣0.1分。
3.系统应具备档案目录、元数据项目规范性自动检查功能。
不具备档案目录、元数据项目规范性自动检查功能的，每项扣0.5分；不具备自动形成检查报告功能的，扣0.3分。
4.系统应具备档案内容齐全性、准确性检查功能。
不具备齐全性、准确性检查功能的，每项扣0.5分；不具备自动形成检查报告功能的，扣0.3分。
系统演示，现场查看系统功能
3.9
系统管理功能
3
1.系统应具备日志审计跟踪功能，记录、审计系统各类管理、操作行为。
不具备日志审计跟踪功能的，扣1分；随机抽检5个管理操作行为，发现一个行为记录日志不全的扣0.1分，扣满0.5分为止。
2.系统应具备三员管理用户组配置功能。
不具备三员管理用户组配置功能的，扣0.5分。
3.系统应具备功能权限与数据权限授权与关闭授权功能。
不具备功能权限授权功能的，扣0.2分；不具备数据权限授权功能的，扣0.2分。
4.系统应具备用户口令或数字证书管理功能。
不具备用户口令或数字证书管理功能的，扣0.3分。
5.系统应具备多种通用格式的元数据、目录数据和档案内容导入、导出功能。
不具备元数据、目录数据和档案内容导入、导出功能的，每项扣0.1分。
6.系统应具备各门类档案档号配置功能。
不具备档号配置功能的，扣0.2分。
系统演示，现场查看系统功能，抽检审计日志记录情况
3.10
技术文档管理
1
1.系统采用开发方式建设的，应保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档；采购商品化应用软件的，保存数据库设计文档、用户手册等文档。
2.采用开发方式建设缺少文档的，每项扣0.2分；采购商品化应用软件缺少文档的，每项扣0.5分。
查看相关文档
3.11
系统测评鉴定
1
1.以开发方式建设数字档案室应用系统的，系统通过建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门出具的项目鉴定验收报告。
采购商品化应用软件的，应用软件应出具权威部门出具的鉴定报告。
2.没有项目鉴定验收报告或权威部门出具的鉴定报告的，扣1分。
查看系统鉴定验收报告
3.12
技术指标要求
1
1.系统平均响应时间不超过5秒。
平均响应时间超过5秒的，扣0.4分。
2.独立式数字档案室5用户并发访问、集中式数字档案室10用户并发访问时，系统运行正常，服务器CPU使用率<70%，内存使用率<80%。
CPU使用率达不到要求的，扣0.2分；内存使用率达不到要求的，扣0.2分。
3.系统支持7*24长期运行。
系统达不到7*24长期运行要求的，扣0.2分。
系统演示，现场测量，查看系统运行记录
4
数字档案资源建设
35
4.1
各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理
2
1.涉密与非涉密数字档案资源分别在对应安全保护级别的数字档案室应用系统中管理。
涉密档案进入非涉密数字档案室应用系统管理的，扣0.6分。
2.各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理。
缺少门类的，每项扣0.2分，扣满1.4分为止。
系统演示，现场检查
4.2
使用档号为电子档案或传统载体档案数字副本命名
2
1.数字档案室应用系统应使用档号自动命名电子档案或传统载体档案数字副本。
未使用唯一标识符命名的，扣1分；使用档号以外的其他唯一标识符自动命名的，扣0.2分。
2.档号编制不符合《数字档案室建设指南》《档号编制规则》（DA/T13-94）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）或地方标准规范要求的，扣0.5分；档号编制规则存在唯一性和扩展性问题的，扣0.5分。
实地检查存储数据，查看证明材料
4.3
电子文件归档及时，齐全完整，整理规范
6
1.本单位文书、照片、录音、录像等主要门类电子文件及其元数据实施归档管理。
缺少门类的，每项扣0.2分。
2.按照本单位文件材料归档范围，及时接收或采集各门类归档电子文件。
按照各门类文件材料归档范围，每门类抽查20份上年度归档电子文件，每门类归档率不足80%的，扣0.4分；不足90%的，扣0.2分；达到95%以上不扣分。
文书、照片、录音、录像等主要门类中有一个门类文件材料归档不及时的，每项扣0.1分。
3.电子文件归档程序规范。
发现本单位文书、照片、录音、录像等主要门类的归档过程中有一个门类电子文件及其元数据不符合标准要求的，扣0.2分；发现一个门类电子文件及其元数据存在加密、染毒的，扣0.1分；发现一个门类未填写《电子文件归档登记表》或未记录电子文件归档过程元数据和归档审计日志的，扣0.1分。
4.归档电子文件整理符合国家或地方标准、规范的要求。
发现本单位文书、照片、录音、录像等主要门类中有一个门类电子文件整理不规范的，扣0.2分。
5.归档电子文件可以正常浏览。
抽查近3年内20份不同格式的归档电子文件，发现一份无法正常浏览电子文件扣0.1分，扣满1分为止。
抽查上年度归档文书类、照片类、录音类、录像类电子文件，检查电子文件归档过程和整理质量
4.4
电子档案文件格式、质量符合规范要求
6
1.采用规范的计算机文件格式保存文书类电子档案。
文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换（公文处理单采用HTML、DOC等格式的，不扣分）；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
文书类电子档案的正本符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-20
升级会员 