中小企业库存管理系统操作手册范本.docx
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中小企业库存管理系统操作手册范本
库存管理系统操作手册
1.整体流程图
1.1.库存管理流程图
“xx”代表：
出库、退货、报废、借用、外协
2.功能
库存管理：
物资入库形成入库单，入库单核准后，可维护退货、报废、借用、外协单，其中“先进先出”类型仓库不进行月结，直接进行盘点，盘点后仓库冻结，“加权平均”、“移动平均”类型仓库需进行月结，月结后仓库冻结，对库存盘点后可对库存数量进行调整、核准；其中物资在相应仓库下，可生成库存采购申请单，核准后，在“采购申请单维护”程序中，形成采购申请单。
3.公共部分说明
公共说明：
●本系统使用浏览器主要针对浏览器为IE8、IE9。
●“管理”、“文件管理”、“任务管理”三个模块选择的用户为“用户管理”中的用户
信息，其他模块均为“组织人员分配”中的用户信息。
●查询时文本查询条件支持模糊查询。
●必填项：
在追加、修改页面中必填项，控件左上方用“”进行标注。
●失效:
对失效的数据只能进行查看，不能进行其它操作。
●分页：
分页在页面最下方进行显示，如下图：
合计：
显示检索数据的总共记录数、总共页数，每页总记录数，当前位于的页数。
首页：
点击，页面显示第一页信息。
尾页：
点击，页面显示最后一页信息。
上一页：
点击，页面显示当前页面的上一页信息。
下一页：
点击，页面显示当前页面的下一页信息。
跳转：
在中输入要跳转页面的数字，点击按钮，页面跳转到输入数字的页面，同
时在中输入的数字清空。
输入的数字为0或为空或数字大于尾页，页面不进行跳转。
按钮说明：
按钮
说明
点击此控件，打开下拉数据列表，进行数据选择。
点击此控件，打开日历控件，进行日期的选择。
点击此按钮，打开开窗页面，进行数据的选择；点击按钮，清空选择的数据。
点击此按钮，打开人员开窗页面，进行数据的选择；点击按钮，清空选择的数据。
点击此按钮，根据查询条件检索数据。
点击此按钮，打开“追加”页面。
点击此按钮，对多条数据进行删除。
点击此按钮，对多条数据进行失效。
点击此按钮，打开排序页面。
在排序页面中，点击此按钮，将选择的数据往上移。
在排序页面中，点击此按钮，将选择的数据往下移。
在排序页面中，点击此按钮，将选择的数据移动到指定的位置。
点击此按钮，打开“修改”页面。
点击此按钮，打开“查看”页面。
点击此按钮，对单条数据进行删除。
点击此按钮，对单条数据进行失效。
点击此按钮，对维护的数据进行保存。
点击此按钮，关闭当前页面。
4.库存管理
1.
2.
3.
4.
4.1.仓库信息维护
程序名称：
仓库信息维护
功能概要：
维护仓库信息
关联程序：
入库单维护、出库单维护、退货单维护、报废单维护、借用单维护、借用消单维护、外
协单维护、生成库存采购单申请、库存采购申请单维护、库存月结、库存盘点
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“仓库信息维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库名称”、“失效否”，其中“仓库名称”支持模糊查询，“失效否”
为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
其中“仓库编码”、“仓库名称”、“审批流程”、“出库类型”、“月结开始年月”、“周期”、“仓库管理员”为必填项。
仓库编码：
手动输入，最多输入32个字符，只允许输入英文、数字。
仓库名称：
手动输入，最多输入50个汉字。
审批流程：
开窗选择，开窗数据来源于“审批流程模板维护”程序中维护的有效数据。
出库类型：
下拉选择，下拉数据为“请选择”、“先进先出”、“加权平均”、“移动平均”。
月结开始年月：
下拉选择，选择“出库类型”后可进行维护，默认为空。
周期：
手动输入，选择“出库类型”后可进行维护，默认为0，最大输入为2位数字。
仓库管理员：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
●修改：
点击按钮，打开修改页面，如下图，对相关信息进行修改。
其中“仓库编码”为显示项，“仓库名称”、“审批流程”、“出库类型”、“月结开始年月”、“周期”、“仓库管理员”为必填项。
说明：
仓库进行入库核准操作后，“月结开始年月”、“周期”为显示项。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
●失效（单条失效）：
对错误或不需要的数据，点击按钮，进行单条数据失效。
●失效（多条失效）：
对错误或不需要的多条数据，对数据前面的进行勾选，再点击
按钮，进行多条数据失效。
本页数据全部失效，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，再点击按钮，本页数据全部失效。
1.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.货位号维护
程序名称：
货位号维护
功能概要：
维护货位号信息
关联程序：
入库单维护
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“货位号维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“货位号编码”、“货位号”、“失效否”，其中“货位号编码”、“货位
号”支持模糊查询，“失效否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
其中“货位号编码”、“货位号”为必填项。
货位号编码：
手动输入，最多输入32个字符，只允许输入英文、数字。
货位号：
手动输入，最多输入50个汉字。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
●修改：
点击按钮，打开修改页面，如下图，对相关信息进行修改。
其中“货位号编码”为显示项，“货位号”为必填项。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
●失效（单条失效）：
对错误或不需要的数据，点击按钮，进行单条数据失效。
●失效（多条失效）：
对错误或不需要的多条数据，对数据前面的进行勾选，再点击
按钮，进行多条数据失效。
本页数据全部失效，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，再点击按钮，本页数据全部失效。
4.3.入库单维护
程序名称：
入库单维护
功能概要：
维护入库单信息，当前登录人可以修改、删除本人维护的入库单，任何人登录都能查看入库单
关联程序：
入库单核准
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“入库单维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“入库单号”、“入库日期起”、“入库日期止”、“入库类
型”、“核准否”，其中“入库单号”支持模糊查询，“入库日期起”、“入库日期
止”为下拉日期控件选择，“仓库”、“入库类型”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
说明：
当前用户未关联用户账号，提示为“您没有设置人事管理的员工用户账号关联！
”。
其中“入库日期”、“仓库”、“入库类型”、“物资明细”为必填项。
入库单号：
显示项，自动生成，格式分别为：
RKYYYYMMDDXXX、CGRKYYYYMMDDXXX、CGRKDYYYYMMDDXXX
RK表示在“入库单维护”程序中维护的入库单；
CGRK表示“采购订单转入库”程序中批量转入库生成的入库单；
CGRKD表示“采购订单转入库”程序中单条转入库生成的入库单；
Y表示年；M表示月份；D表示日期；X表示流水号。
入库日期：
下拉日期控件选择，默认为系统当前日期。
仓库：
下拉选择，下拉数据来源于“仓库信息维护”程序中维护的有效数据，默认为“请选择”。
入库经手人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
负责人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
入库类型：
下拉选择，下拉数据为“请选择”、“采购入库”、“归还”、“维修”、“随机配
件”、“紧急采购”、“外协入库”，默认为“请选择”。
记账：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
仓库负责人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
外协单号：
开窗选择，开窗数据来源于“外协单维护”程序中维护且未进行入库单核准的数据。
（入库类
型为“外协入库”时，显示该字段）
发票单号：
手动输入，最多输入500个字符，允许输入英文、数字及英文下的标点符号。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
物资名称：
开窗选择，开窗数据来源于“物资信息维护”程序中维护的有效数据。
规格型号：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
单位：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
数量：
手动输入，默认为0.00，最大输入为11位，其中8位整数，1位小数点，2位小数。
单价：
手动输入，默认为0.00，最大输入为11位，其中8位整数，1位小数点，2位小数。
金额：
显示项，输入数量、单价后自动计算。
货位号：
开窗选择，开窗数据来源于“货位号维护”程序中维护的有效数据。
备注（物资明细）：
手动输入，最多输入100个汉字。
◆追加：
点击按钮，追加物资明细。
◆追加（物资明细）：
点击按钮，追加物资明细。
◆删除：
点击按钮，删除不需要的物资明细。
◆查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
◆物资序号：
点击按钮，打开物资序号页面，如下图，对相关信息进行维护。
说明：
在“物资信息维护”程序中，勾选物资序号后，该页显示“物资序号”按钮。
当输入数量大于1000时，点击按钮，给予提示信息，如下图。
●修改：
点击按钮，打开修改页面，如下图，对相关信息进行修改。
其中“入库单号”、规格型号”、“单位”、“单价（元）”、“金额（元）”为显示项，“入库日期”、“仓库”、“入库类型”、“物资明细”为必填项。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
●删除（单条删除）：
对错误或不需要的数据，点击按钮，进行单条数据删除。
●删除（多条删除）：
对错误或不需要的多条数据，对数据前面的进行勾选，再点击
按钮，进行多条数据删除。
本页数据全部删除，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，再点击按钮，本页数据全部删除。
4.4.入库单核准
程序名称：
入库单核准
功能概要：
对入库单进行核准、查看
关联程序：
出库单维护、退货单维护、报废单维护、借用单维护、外协单维护、生成库存采购单申
请、库存采购申请单维护、库存月结、库存盘点
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“入库单核准”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“入库单号”、“入库日期起”、“入库日期止”、“入库类
型”、“核准否”，其中“入库单号”支持模糊查询，“入库日期起”、“入库日期
止”为下拉日期控件选择，“仓库”、“入库类型”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
●核准（单条核准）：
对需要核准的数据，点击按钮，进行单条数据核准。
●核准（多条核准）：
对需要核准的数据，对数据前面的进行勾选，点击按
钮，进行多条数据核准。
本页数据全部核准，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，点击按钮，本页数据全部核准。
说明：
入库单核准时，若单价（元）小于“采购管理-物资信息维护”程序中的最低采购价，则反写最低采
购价；若单价（元）大于“采购管理-物资信息维护”程序中的最低采购价，则反写最高采购价；若
单价（元）不等于“采购管理-物资信息维护”程序中的最新采购价，则反写最新采购价。
出库类型为“先进先出”的仓库，已生成盘点单并且调整单未核准时，不能进行入库单核准操作；
出库类型为“加权平均”或“移动平均”的仓库，调整单未核准时，不能进行入库单核准操作，给予提示信息，如下图。
若未核准的两个入库单，选择相同的外协单号，核准时，给予提示信息，如下图。
若未核准的两个入库单，选择相同的外协单号，将其中一个核准，在核准另一个，给予提示信息，如
下图。
4.5.出库单维护
程序名称：
出库单维护
功能概要：
对出库单进行追加、修改、查看、删除操作
关联程序：
出库单核准
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“出库单维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“出库单号”、“出库日期起”、“出库日期止”、“核准
否”，其中“出库单号”支持模糊查询，“出库日期起”、“出库日期止”为下拉日
期控件选择，“仓库”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
说明：
当前用户未关联用户账号，提示为“您没有设置人事管理的员工用户账号关联！
”。
其中“出库日期”、“仓库”、“物资名称”、“数量”为必填项。
出库单号：
显示项，自动生成，格式为：
CKYYYYMMDDXXX
CK表示出库；Y表示年；M表示月份；D表示日期；X表示流水号；
工单核准形成的出库单号,格式为：
GDCKYYYYMMDDXXX
GDCK表示工单核准形成的出库单；Y表示年；M表示月份；D表示日期；X表示流水号。
出库日期：
下拉日期控件选择，默认为系统当前日期。
仓库：
下拉选择，下拉数据来源于“仓库信息维护”程序中维护的有效数据，默认为“请选择”。
出库类型：
显示项，根据“仓库”选择的数据自动带出。
负责人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
出库经手人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
记账：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据。
仓库负责人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的数据
领用部门：
开窗选择，开窗数据来源于“组织关系维护”程序中维护的有效数据。
领用人：
开窗选择，开窗数据来源于“组织人员分配”程序中维护的有效数据。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
物资名称：
开窗选择，开窗数据来源于“物资信息维护”程序中维护的有效数据。
规格型号：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
单位：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
数量：
手动输入，默认为0.00，最大输入为11位，其中8位整数，1位小数点，2位小数。
单价：
出库类型为“先进先出”的仓库，单价为选择物资后带出，显示为物资最先入库时的单价；
出库类型为“加权平均”的仓库，单价为库存月结后反写；
出库类型为“移动平均”的仓库，单价为物资库存总金额/物资库存总数量。
金额：
显示项，数量与单价的乘积。
备注（物资明细）：
手动输入，最多输入100个汉字；
工单核准时，生成的出库单，默认显示为“工单核准出库”。
◆追加：
点击按钮，追加物资明细。
◆追加（物资明细）：
点击按钮，追加物资明细。
◆删除：
点击按钮，删除不需要的物资明细。
◆查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
◆物资序号：
点击按钮，打开物资序号页面，如下图，对相关信息进行维护。
若选择的物资序号个数大于数量，点击按钮，给予提示信息，如下图。
●修改：
点击按钮，打开修改页面，如下图，对相关信息进行修改。
其中“出库编号、规格型号”、“单位”、“单价（元）”、“金额（元）”为显示项，“出库日期”、“仓库”、“物资名称”、“数量”为必填项。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
说明：
先进先出仓库，物资多次入库，出库核准后，查看页面物资明细进行拆单，按入库先后顺序排列。
●删除（单条删除）：
对错误或不需要的数据，点击按钮，进行单条数据删除。
●删除（多条删除）：
对错误或不需要的多条数据，对数据前面的进行勾选，再点击
按钮，进行多条数据删除。
本页数据全部删除，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，再点击按钮，本页数据全部删除。
4.6.出库单核准
程序名称：
出库单核准
功能概要：
对出库单进行核准、查看操作
关联程序：
退货单维护、报废单维护、借用单维护、外协单维护、生成库存采购单申请、库存采购
申请单维护、库存月结、库存盘点
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“出库单核准”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“出库单号”、“出库日期起”、“出库日期止”、“核准
否”，其中“出库单号”支持模糊查询，“出库日期起”、“出库日期止”为下拉日期
控件选择，“仓库”、为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
说明：
先进先出仓库，物资多次入库，出库核准后，查看页面物资明细进行拆单，按入库先后顺序排列。
●核准（单条核准）：
对需要核准的数据，点击按钮，进行单条数据核准。
●核准（多条核准）：
对需要核准的数据，对数据前面的进行勾选，点击按
钮，进行多条数据核准。
本页数据全部核准，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，点击按钮，本页数据全部核准。
说明：
当前出库单中，仓库中的物资库存数量不足出库，核准时，给予提示信息，如下图。
4.7.退货单维护
程序名称：
退货单维护
功能概要：
可以追加、修改、查看、删除退货单
关联程序：
退货单核准
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“退货单维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“退货单号”、“退货日期起”、“退货日期止”、“核准
否”，其中“退货单号”支持模糊查询，“退货日期起”、“退货日期止”为下拉日期控
件选择，“仓库”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
说明：
当前用户未关联用户账号，提示为“您没有设置人事管理的员工用户账号关联！
”。
其中“仓库”、“退货日期”、“备注”、“物资名称”、“数量”为必填项。
退货单号：
显示项，自动生成，格式为：
THYYYYMMDDXXX
TH表示退货；Y表示年；M表示月份；D表示日期；X表示流水号。
仓库：
下拉选择，下拉数据来源于“仓库信息维护”程序中维护的有效数据，默认为“请选择”。
退货日期：
下拉日期控件选择，默认为系统当前日期。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
物资名称：
开窗选择，开窗数据来源于“物资信息维护”程序中维护的有效数据。
规格型号：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
单位：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
数量：
手动输入，默认为0.00，最大输入为11位，其中8位整数，1位小数点，2位小数。
单价：
出库类型为“先进先出”的仓库，单价为选择物资后带出，显示为物资最先入库时的单价；
出库类型为“加权平均”的仓库，单价为库存月结后反写；
出库类型为“移动平均”的仓库，单价为物资库存总金额/物资库存总数量。
金额：
显示项，数量与单价的乘积。
备注（物资明细）：
手动输入，最多输入100个汉字。
◆追加：
点击按钮，追加物资明细。
◆追加（物资明细）：
点击按钮，追加物资明细。
◆删除：
点击按钮，删除不需要的物资明细。
◆查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
◆物资序号：
点击按钮，打开物资序号页面，如下图，对相关信息进行维护。
若选择的物资序号个数大于数量，点击按钮，给予提示信息，如下图。
●修改：
点击按钮，打开修改页面，如下图，对相关信息进行修改。
其中“退货单号”、规格型号”、“单位”、“单价（元）”、“金额（元）”为显示项，“仓库”、“退货日期”、“备注”、“物资名称”、“数量”为必填项。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
说明：
先进先出仓库，物资多次入库，退货单核准后，查看页面物资明细进行拆单，按入库先后顺序排列。
●删除（单条删除）：
对错误或不需要的数据，点击按钮，进行单条数据删除。
●删除（多条删除）：
对错误或不需要的多条数据，对数据前面的进行勾选，再点击
按钮，进行多条数据删除。
本页数据全部删除，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，再点击按钮，本页数据全部删除。
4.8.退货单核准
程序名称：
退货单核准
功能概要：
对退货单进行核准、查看操作
关联程序：
出库单维护、报废单维护、借用单维护、外协单维护、生成库存采购单申请、库存采购
申请单维护、库存月结、库存盘点
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“退货单核准”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“退货单号”、“退货日期起”、“退货日期止”、“核准
否”、“核准否”，其中“退货单号”支持模糊查询，“退货日期起”、“退货日期止”
为下拉日期控件选择，“仓库”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●查看：
点击按钮，打开查看页面，如下图，查看维护的相关信息。
说明：
先进先出仓库，物资多次入库，退货单核准后，查看页面物资明细进行拆单，按入库先后顺序排列。
●核准（单条核准）：
对需要核准的数据，点击按钮，进行单条数据核准。
●核准（多条核准）：
对需要核准的数据，对数据前面的进行勾选，点击按钮，
进行多条数据核准。
本页数据全部核准，则在列表的第一列的标题中的进行勾选，本页
数据全部选中，点击按钮，本页数据全部核准。
说明：
当前退货单中，仓库中的物资库存数量不足退货，核准时，给予提示信息，如下图。
4.9.报废单维护
程序名称：
报废单维护
功能概要：
对报废单进行追加、修改、查看操作
关联程序：
报废单核准
操作说明：
●打开程序：
点击左侧树状列表的“报废单维护”，如下图。
●查询：
查询条件为“仓库”、“报废单号”、“报废日期起”、“报废日期止”、“核准
否”，其中“报废单号”支持模糊查询，“报废日期起”、“报废日期止”为下拉日期控
件选择，“仓库”、“核准否”为下拉选择。
输入查询条件后，点击按钮，在查询条件下方显示检索符合条件的数据列
表，如下图。
●追加：
点击按钮，打开追加页面，如下图，对相关信息进行维护。
说明：
当前用户未关联用户账号，提示为“您没有设置人事管理的员工用户账号关联！
”。
其中“仓库”、“报废日期”、“备注”、“物资名称”、“数量”为必填项。
报废单号：
显示项，自动生成，格式为：
BFYYYYMMDDXXX
BF表示报废；Y表示年；M表示月份；D表示日期；X表示流水号。
仓库：
下拉选择，下拉数据来源于“仓库信息维护”程序中维护的有效数据，默认为“请选择”。
报废日期：
下拉日期控件选择，默认为系统当前日期。
备注：
手动输入，最多输入500个汉字。
物资名称：
开窗选择，开窗数据来源于“物资信息维护”程序中维护的有效并且勾选参数设置“报
废回收”选项的数据。
物资名称：
开窗选择，开窗数据来源于“物资信息维护”程序中维护的有效数据。
规格型号：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
单位：
显示项，根据“物资名称”选择的数据自动带出。
数量：
手动输入，
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