国家图书馆办公自动化系统.docx
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国家图书馆办公自动化系统
国家图书馆办公自动化系统
需求说明书
（1.8）
2008年2月4日
1．引言2
1.1编写目的3
1.2项目背景3
1.3定义3
1.4参考资料及相关标准3
2．任务概述4
2.1目标4
2.2系统的使用者及其特点4
2.3假定和约束4
3．功能需求5
3.1公文管理5
3.2信息共享6
3.3日常办公7
3.4高效沟通9
3.5个人事务10
3.6系统管理11
4．性能需求11
4.1时间特性11
4.2并发数11
4.3可靠性11
5．运行环境12
5.1服务器12
5.2系统软件12
5.3与其它系统接口图13
6其它需求13
6.1安全性需求13
6.2可维护性14
6.3可扩展性14
6.4适应性14
6.5易用性14
6.6培训要求15
6.7售后服务要求15
6.6培训要求14
6.7售后服务要求14
1．引言
1．引言2
1.1编写目的3
1.2项目背景3
1.3定义3
1.4参考资料及相关标准3
2．任务概述4
2.1目标4
2.2系统的使用者及其特点4
2.3假定和约束4
3．功能需求5
3.1公文管理5
3.2信息共享6
3.3日常办公7
3.4高效沟通9
3.5个人事务10
3.6系统管理11
4．性能需求11
4.1时间特性11
4.2并发数11
4.3可靠性11
5．运行环境12
5.1服务器12
5.2系统软件12
5.3与其它系统接口图13
6其它需求13
6.1安全性需求13
6.2可维护性14
6.3可扩展性14
6.4适应性14
6.5易用性14
6.6培训要求15
6.7售后服务要求15
1.1编写目的
为明确国家图书馆办公自动化系统软件需求、安排项目规划与进度、组织软件开发与测试，撰写本文档。
本文档供项目组成员、软件开发商等参考。
1.2项目背景
国家图书馆目前使用的办公自动化系统是2000年开发的，已经运行多年，一直没有进行升级，厂商不再提供对该版本的技术支持；目前OA市场技术越来越成熟，利用多种通信渠道提高协同办公效率，如利用手机办公等成为很多OA的一个重要扩展功能；OA用户的需求也越来越高；并且随着国家图书馆二期项目的逐步开展，国家图书馆的应用系统越来越多，办公自动化系统必然要考虑和相关应用系统的衔接。
经多方面考虑，有必要对现有OA系统进行替换。
因此，办公自动化系统的建设作为一个子项目立项，主要任务是建立馆内通信联络、公文发布、计划管理、流程管理等，应用于国家图书馆的各办公管理环节。
办公自动化系统旨在利用现有通讯方式和技术手段，加强信息的流转，加强知识管理，帮助工作人员（管理层、业务人员、行政人员等所有员工）有效获取有用的信息资源，提高工作效率，达到提高整体办公效率的目的，并将相关信息迅速、准确地送到主管部门和各级领导的桌面。
1.3定义
OA:
OA是OFFICEAUTOMATION的缩写，本意为利用计算机等相关技术手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。
OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
公文：
是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
1.4参考资料及相关标准
1.4.1原《国家图书馆OA系统用户需求说明书》
1.4.2技术标准：
采用国际上成熟的、通用的技术标准、规范和协议，包括：
WFMC、XPDL、SOAP、XML等。
1.4.3.电子政务标准：
遵照国务院信息化工作办公室和国家标准化管理委员会编写的《电子政务标准化指南》和六项电子政务标准：
《基于XML电子公文格式规范》、《XML在电子政务中的应用指南》、《电子政务流程设计方法通用规范》、《电子政务数据元》及《信息化工程监理规范》，以及遵照执行国家颁布的现有标准以及即将推出的各类规范。
1.4.4.通信协议：
采用标准通信协议，包括：
TCP/IP、HTTP、HTTPS、SOAP、WAP等。
1.4.5.安全标准：
《信息系统安全技术国家标准》
2．任务概述
2.1目标
该系统要采用先进的技术平台与成熟的应用方案相结合的办法，建设一套具有本馆特色，满足我馆实现办公管理现代化，实现各种业务环节的量化管理和控制要求，高性能、高可靠性，界面美观，操作便捷，实用性强，安全可靠的自动化办公信息系统。
实现办公自动化、管理信息化、传输网络化和决策科学化，最终成为电子化的办公环境。
该系统要实现手机办公，手机办公为现代社会提供了一种全新的工作模式，用户只需要手机，就能完成日常工作的开展，不受时间与空间的限制，将办公从桌面衍生到随时随地。
该系统的设计要体现“先进性与实用性”、“开放性与兼容性”、“安全性与灵活性”原则；以国家图书馆各个部门的实际应用为核心，以实用、易用、好用三大主线为出发点，全面兼顾技术、应用与发展的和谐统一；并保证系统的按时顺利实施。
该系统要满足国家图书馆提出的功能要求、性能要求等具体要求，同时应该考虑与国家图书馆其他相关应用系统的挂接，考虑国家图书馆与上级单位OA系统的衔接，留出与这些相关应用系统的标准接口。
2.2系统的使用者及其特点
办公自动化系统的用户主要有两类：
用户和系统管理员。
用户：
指使用办公自动化系统的各级行政办公人员以及其他拥有个人计算机的办公人员，包括普通用户和馆领导。
系统管理员：
办公自动化系统的技术维护人员，可以对系统进行必要的维护工作。
2.3假定和约束
国家图书馆原有OA系统为Domino架构，是基于Lotus/notes系统在Windows下的应用，版本为R5.09。
原OA系统应用的是文档型数据库，目前总数据量大约几十个G，最大的单库大小为3G左右。
工作审批流程支持固定流程和自由流程等形式，既可使用已定制好的模版，也可自由定制实现特殊公文的特殊处理，各部门还可根据自身情况定制子流程。
考虑现有系统的应用，新办公自动化系统应能够替代原有的办公自动化系统。
此次需要实现新旧系统衔接，要做好现有系统数据文档的迁移和保存，使办公自动化历史业务数据能平滑地移植到新版系统上，要保证原有数据能够无障碍的继续使用、查询，需要将原有办公自动化系统中未归档的数据导入到新系统中，并且在新系统中能够按某种检索条件对原有系统数据进行查询和读取。
同时要保证新旧系统在较短时间内实现平稳过渡。
办公自动化系统并不是独立存在的，要保证办公自动化系统与其他相关软件系统能够进行无缝衔接。
办公自动化系统将要与如下系统配合运行以实现一些扩展功能：
1.档案管理系统（东方飞扬公司的软件）
2.短信平台
3.指纹考勤系统
4.国家图书馆统计平台
系统应支持统一的业务处理，支持HTML、XML、SMTP/POP3等统一的信息交换标准，支持消息机制。
进一步说，只要涉及到开发的技术标准和报文格式，系统均采用通用的国际或国家标准，包括SMPP、CIMD2、TNPP、FLEX等等协议，覆盖了多种应用范畴。
在本次和以后的信息化建设中遵循统一的接口规范，实现应用的整合。
3．功能需求
依据调研的结果和目前实际OA使用的情况，从事物流程的角度进一步分析，项目组认为可以纳入办公自动化系统的功能模块如下：
（注：
此系统要求包括以下列出的所有功能，但各功能模块的划分、组织形式以及功能模块的名称可不必拘泥于下图所列。
）
图1：
OA功能模块图
此外，本系统还包括手机办公的功能，手机办公需要实现那些适合应用于手机的OA功能模块。
在符合国家普密标准的前提下，领导可以通过手机流转批复公文管理部分，包括收发文，签报，合同等；其他例如会议、通知、待办可以根据具体情况选择是否通过短信提醒。
3.1公文管理
建立各个部门无纸化协同办公的平台，结合电子签名，USBKEY，CA系统等实现发文、收文、签报以及合同管理的自动化。
公文管理模块采用完全的B/S模式，要求用户在客户端只需要使用常用的浏览器即可，不需要安装任何其它软件。
应具有很好的可移植性、可扩展性，能够跨平台使用。
系统应该具有良好的用户界面，极具人性化的设计，灵活方便，支持全文检索，具有手机短信、E-mail、即时消息等多种催办手段，集成扫描、文字识别等技术以解决录入瓶颈，系统运行速度快，数据可以方便地导出，便于统计。
公文管理主要包括四大部分：
收文管理、发文管理、签报管理、合同管理。
各个模块中需要归档的文件可以进行归档设置，实现归档文件的保存、维护、借阅、销毁等功能，同时归档的文件可以实现电子封装。
3.1.1发文管理
发文管理实现公文流转全程电子化，即从公文起草、审核、签发到归档全程电子化，并支持公文签发的电子签名和手写签名、盖章和红头套打。
在电子公文流转过程中，如果在某些环节，需要纸面办理，随时可以打印出公文全文和稿签。
发文管理的主要功能包括：
公文起草、公文阅读、公文流转、联合发文、发文提醒、公文查询、公文办理、委托代办、接替代办、公文抽回、手写签名、痕迹保留、催办督办、文号管理、公文模板管理、公文预归档等功能。
3.1.2收文管理
收文管理是指主送或抄送国家图书馆的公文的处理，提出拟办意见，送处领导批办，转各承办部门办理。
收文既有电子收文，也有纸质收文。
有条件的单位来文可通过公文交换直接以电子数据进入本单位公文流程，开展电子公文的应用。
其它单位来文存在纸面形式。
二者处理流程一致。
收到外单位来文后，收文部门进行收文登记，对收文编号、提出拟办意见，然后送处领导批办，送各承办部门办理，最后由文档管理员进行预归档管理。
收文管理的功能包括：
收文登记、公文流转办理等。
3.1.3签报管理
签报是对各种内部请示进行管理，包括起草、确定批核流程、相关领导批核修改等，并对请示流转的全过程进行监控。
签报管理实现流转全程电子化，即从起草、审核、签发到归档全部是电子化。
在电子公文流转过程中，如果在某些环节，需要纸面办理，随时可以打印签报正文。
3.1.4合同管理
合同管理也属于签报管理的一种，功能及流程与签报管理有些不同，需要律师提出意见并签字，同时根据签署的合同内容不同，模板要求各不相同，需要针对每个模板进行单独的设置。
流程中除了单位审批的相关人员外，还需要律师参与。
3.2信息共享
信息共享模块提供国图公告和通知的发布功能，同时为国家图书馆内部工作人员提供了进行网上讨论和思想交流的园地。
另外对收集到的知识资料提供分类保存、快速查询等功能。
3.2.1通知公告
通知公告模块为用户建立一个电子公告栏，使用户可以发布通知、通告和消息，并可方便地浏览公告板。
公告的发布可设定审批人，由审批人审批通过后才能发布；公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用户将看不到此公告信息；发布公告还可设定发布时间范围，超过时间范围的公告将自动从公告板撤消。
并可根据通知公告的分类自由定义多个公告栏。
3.2.2学习园地
学习园地管理模块对收集到的知识资料提供分类保存、快速查询的功能。
内部人员可以随时查阅相关资料，或是向其中添加新的资料。
资料包括公文文档、图片、多媒体数据、期刊报纸，以及通过智能搜索引擎进行定制搜索而获得的参考资料等。
3.2.3办事指南
提供国家图书馆内部有关人事、劳资、财务、保密制度、工作准则及其他政策等规章制度的发布、浏览、板块设置、模板设置四个功能。
对于国家图书馆内常用的各类业务处理的具体规则和方法，分类/专项展现在办公系统中，同时支持按不同条件对各类办事指南信息的查询。
该模块应面向所有馆内用户，并且提供完善的快速查询功能。
3.2.5国图刊物
国图刊物是国家图书馆内部的电子期刊，经过相关人员编辑在办公自动化系统中定期生成。
整个电子刊物的浏览和管理都能够基于浏览器。
可以由不同的撰稿人提交相应的新闻稿件，由电子刊物的管理人员负责整个刊物的编辑和发布工作，电子期刊管理员将可以在浏览器端选择发布的文章，发布版面的格式，并由系统自动生成当期的电子刊物。
3.2.6公共通讯录
按部门提供各部门员工的联系方式，并可以提供按部门、人名、电话号码等多种检索条件的检索功能，当点击员工个人时能够链接显示他的人力地图信息；提供我馆一些后勤保障部门电话，比如：
总值班室、警卫、送水、物业、维修、食堂等；提供国家图书馆附近的招待所、饭店、KTV、订票等场所的联系方式，方便大家查阅。
3.3日常办公
日常办公管理内容包括请示报告、会议管理、值班管理、外出管理、请假管理等日常办公中频繁应用的功能。
方便员工日常工作，提高资源获取和日常工作效率。
3.3.1值班管理
对值班事务进行管理，包括：
安排值班人员、值班日志及突发事件记录处理等。
值班管理的主要功能包括：
1.值班的安排：
办公室值班安排人员填写值班安排并发送给值班人员，系统将采用待办事宜、邮件等方式提醒值班人员。
值班人员接收到值班安排后进行回复；
2.值班信息的填报：
值班人员交班后填写值班报告，描述值班过程中的情况，包括值班日志和突发事件的处理情况等信息并上报至值班信息库；
3.值班情况的统计：
领导或办公室授权人员可以设定条件查询、统计值班的相关信息。
3.3.2项目管理
项目管理模块是进行项目执行工作的重要工具，包括项目基本信息、进度管理、项目文档管理三个部分。
项目基本信息中录入项目的起始时间、结束时间、生命周期、组员等基本信息。
项目进度管理部分由项目经理根据生命周期或项目阶段进行工作任务分配，下面设置摘要和工作包两级，最小一级是工作包，与“工作日志”模块紧密结合；可以记录项目开展过程中的会议安排、会议记录等；方便项目经理分配任务及员工查找自己的工作任务及填写日志，同时也方便管理层查看项目执行情况。
项目文档管理是对从项目立项到项目完成的过程中生成的各种文档进行管理。
项目管理可以自由设定项目组的范围，可以是科组内、部门内、馆级等。
3.3.3任务管理
任务管理是根据本馆业务工作需要而定制。
一方面是为馆内业务处、人事处、馆领导管理好业务工作而设置的，包括馆内各部门每年定期需要完成的任务和额外的或临时的任务管理两部分；另一方面是为各部门主任、科组长等管理本部门、本科组业务工作而设置。
希望能反映我馆任务管理的特色，又具有较好的实用性。
任务管理主要包括任务的下达、回复，任务的跟踪、反馈、汇报，完成情况以及完成任务后的总结、审批、评价等功能。
3.3.4会议管理
会议管理模块中，会议管理员进行会议室管理的会议室名称、设备等信息的维护。
会议发起人通过正式发文和非正式发文分别衔接“发文管理”和“签报管理”，通过预设的流程拟定会议计划并进行审批。
会议计划制定过程中调用会议管理信息确定会议室。
会议审批通过后通过发文管理和公告栏、手机短信通知与会人员。
会议召开时由具有相关权限的用户进行会议的记录并可直接通过“发文管理”进行会议记录的发布。
3.3.5考勤管理
连接目前的指纹考勤系统生成考勤，方便请假、加班，生成月报表，供相关部门和财务统计。
1.请假（加班）管理
对单位内部工作人员的请假（加班）进行管理。
包括：
请假（加班）申请：
需要请假（加班）的用户启动“请假（加班）申请流程”，填写申请单，包括：
请假（加班）时间、预计请假（加班）多长时间、事由等信息。
请假（加班）审批：
通过设定的“请假（加班）申请流程”，由相关部门和领导进行审批。
销假登记：
请假返回后，用户进行销假登记，相关负责人进行记录。
请假（加班）记录：
返回登记后由相关负责人对该请假、加班记录进行归档。
领导和相关部门用户可以对请假（加班）记录进行查询和统计，并提供统计报表的打印功能。
2.出差管理
对单位内部工作人员的出差进行管理。
包括：
出差申请：
需要出差的用户启动“出差申请流程”，填写申请单，包括：
出差时间、预计返回时间、事由等信息。
出差审批：
通过设定的“出差申请流程”，由相关部门和领导进行审批。
审批通过则由人事部门进行备案，不通过则由领导打回申请。
返回登记：
出差返回后，由用户到人事部门进行返回登记。
人事部门进行记录。
出差记录：
返回登记后由人事部门对该出差记录进行归档。
领导和相关部门用户可以对出差记录进行查询和统计，并提供统计报表的打印功能。
3.3.6人事管理
该模块提供各部门每个月向人事处提交的各种报表。
各部门可在此完成本部门本月报表并提交人事处。
可以快速检索、查询本部门的历史报表。
另外报表的内容、格式可自行设置。
3.3.7财务管理
该模块提供各部门需要向财务处提交的部门预算报表，并可查看预算报表的审批状态等。
可以快速检索、查询本部门的历史财务报表。
另外报表的内容、格式可自行设置。
3.4高效沟通
高效沟通包括即时消息，进行文件传输，可以选择同时发短信，可以群发和点对点，包含电子论坛和人力地图等。
3.4.1即时信息
即时消息可以通过网络为用户提供即时通讯的功能，方便用户之间的沟通和交流，有利于提高工作效率。
工作人员可以利用即时消息系统随时随地的进行文字消息、多人群聊，消息群发、传输文件、音频视频对话、截屏、POP3邮件数量检测。
系统包括客户端程序和服务器程序，支持局域网和Internet。
利用即时消息系统，工作人员之间可以在任何地点、任何时间进行即时交流，真正实现内部协同工作。
3.4.2手机短信
手机短信提供了更加快捷方便的通讯方式，OA办公人员可以直接使用此功能向OA成员发送手机短息；或者在发送通知时能够同时通过手机短信发送，以保证有紧急事情通知时能够即时通知某个或几个相关人员。
此模块要与短信平台进行连接。
手机短信模块要实现不同用户每月可以发送不同条数短信的限制。
3.4.3电子论坛
电子论坛是进行网上信息交流、讨论、发布的场所。
为国家图书馆工作人员就国家图书馆发展等方面的内容提供一个交流和讨论的环境，通过论坛用户可随时随地地进入热点话题系统进行讨论和信息交流。
可以设定讨论范围，实现讨论组功能，还可以匿名参加讨论。
每一名工作人员都可以利用热点话题，提出自己的问题或发表自己的意见。
3.4.4人力地图
根据部门和人员信息自动形成国家图书馆组织机构图，面向馆内所有用户开放，提供基于浏览器的模式。
包含有注册用户的所有通讯信息，主要包括基本信息、电话、照片、工作信息、岗位职责和个性化信息等。
人力地图折叠显示，用户可以选择查看的级别，比如可以选择查看部门级别的地图，也可以查看科组级别，还可以细致到每个科组下面的用户级别。
可以提供多检索点，如姓名、电话、部门等。
3.5个人事务
3.5.1个人工作台
充分考虑到不同用户和群组之间在业务需求和使用权限上的特殊性，提供用户自定制主界面的功能。
所有功能的添加和删除采用模块化的设计和管理界面。
功能模块的添加和删除对应用系统的正常运行无影响。
管理员可以定义整个应用系统界面的样式、颜色、风格，可以任意删除或添加菜单组和菜单项，可以定制各种链接（包括各种超链或功能链接）。
同时，所有菜单与链接都可以分配不同的权限。
普通用户可以根据自己的喜好，通过系统提供的模板，定制个人工作区，突出整个系统的个性化与人性化。
同时，个性化的提供不只是内容，还要提供用户所需要的应用和服务，通过用户预先的自助式定制和权限控制为领导、工作人员提供便捷的访问方式。
个性化只会也只能做到个人工作台（登录后的第一个页面）层次，否则对系统压力极大，同时给系统的管理维护带来极大难度。
系统中每个用户都有自己的描述文件，通过它来定义自己的角色，过滤出他需要的信息。
这一点是非常重要的，因为在浩如烟海的数据中寻找自己需要的信息并不是一件容易的事情。
要实现个性化必须要提供能够涵盖所有功能和可能的选项，而且还要提供自由定制的功能。
3.5.2待办事宜
通过待办事宜，每天把用户需要处理或查阅的各种文件、批示、通知、公告、事务（工作）、会议等任务信息自动发送到待办事宜窗口，即时推送给用户，使用户可以通过一个单一的入口集中访问与处理各种事务。
并按照任务性质进行分类列表，包括：
文、事、会等工作内容。
并提供待办事宜实时声音提醒。
代办事宜还将结合短信、即时通讯、邮件系统实现对用户的短信、即时消息和邮件提醒。
3.5.3文档管理
文档管理中将已归档的文件按类别保存在档案卷中，方便日后的查阅和快速检索。
文档管理提供对文档的检索查询功能，可根据标题、时间等参数来进行检索。
3.5.4电子邮件
电子邮件系统除具备收、发、转、复等基本功能外，还要具备邮件数据的导入、导出维护功能，自定义文件夹邮件分类功能，自定义地址组、外部用户地址定义功能，邮件定时发送功能，来件的批量回复功能，电子自动回执签收功能，来件拒收功能，地址转存等功能。
3.5.5工作日志
用户每天的工作情况以日志的方式进行管理，每天的日志生成日志记录，继而生成周日志，指定时间段日志。
3.6系统管理
系统管理是办公系统的控制中心，实现群组权限、人员管理、数据库管理、流程定义、数据归档、功能模块权限（ACL及角色）设置等功能。
系统的组织机构设置，支持群组，部门或是角色以及个人策略。
支持一人多岗，一人多岗用户的权限范围是各岗位权限的并集。
给管理员提供一个比较友好的管理界面，管理员可以方便、清晰的看到OA办公自动化系统的运行情况，包括在线人员情况，模块使用点击情况，资源占用情况，多种组合查询，统计，表定义，以及性能监控，各种日志分析统计管理等。
4．性能需求
4.1时间特性
在国家图书馆OA办公自动化用户正常使用的情况下，排除网络的因素，系统平均反映时间最多不得超过2秒，尖峰时间不得超过3秒。
4.2并发数
每秒钟允许连接到该系统的用户数量要求为400用户，同时对该系统发出读写请求操作的并发用户数量要求为50用户/秒。
4.3可靠性
要求系统整体运行稳定，满足多用户并发访问要求，具有防错、抗错能力，以保证OA办公自动化系统各个功能的正常进行。
本系统运行过程中会与二期工程中的其他系统发生数据交换，因此，本系统的正常运作应不影响其他系统的运行速度、效率、稳定性。
可靠性可以细化为成熟性、稳定性、易恢复性等，主要有以下几项指标。
4.3.1可用度：
软件的处于正常运行状态的时间的概率要大于99.9％。
4.3.2初期故障率：
初期故障率指软件在初期故障期（一般以软件交付给用户后的三个月内为初期故障期）内单位时间的故障数。
一般以每100小时的故障数为单位。
该软件的初期故障率要小于0.1%（平均四十天发生一次故障）。
4.3.3偶然故障率：
指软件在偶然故障期（一般以软件交付给用户后的四个月以后为偶然故障期）内单位时间的故障数。
一般以每1000小时的故障数为单位。
该软件的偶然故障率要小于0.01%。
4.3.4平均失效前时间（MTTF）：
指软件在失效前正常工作的平均统计时间。
该软件要大于一年。
4.3.5平均失效间隔时间（MTBF）：
指软件在相继两次失效之间正常工作的平均统计时间。
在实际使用时，MTBF通常是指当n很大时，系统第n次失效与第n+1次失效之间的平均统计时间。
该软件要大于一年。
4.3.6平均失效恢复时间（MTTR）：
指软件失效后恢复正常工作所需的平均统计时间。
对于软件，其失效恢复时间为排除故障或系统重新启动所用的时间。
该软件要求小于10分钟。
5．运行环境
5.1服务器
支持环境：
SUN或IBM高性能服务器/或同档次其它品牌的服务器。
5.2系统软件
操作系统：
Solaris、Aix操作系统。
数据库：
商业数据库软件（Oracle）。
5.3与其它系统接口图
图2：
与
升级会员 