公函及督办治理方法.docx

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公函及督办治理方法

关于印发《神木汇森凉水井矿业有限责任

公司公函治理方法》的通知

公司各部门、所属各单位：

现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公函治理方法》印发给你们，请遵循执行。

特此通知。

二〇一二年二月二十七日

神木汇森凉水井矿业有限责任公司

公函治理方法

第一章总那么

第一条为使神木汇森凉水井矿业有限责任公司（以称公司）公函处置工作标准化、制度化，结合公司实际，制定本方法。

第二条公函处置应当坚持实事求是,精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。

第三条公函处置必需严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的平安。

第四条各相关人员应当重视公函处置工作，遵守本方法。

每一个部门（单位）的治理人员都应当认真学习把握公函处置方法，对公函办理做到应知应会。

第五条公司综合办公室是公函处置的治理机构，主管公司的公函处置工作。

第二章公司公函大体情形

第六条公司的公函种类要紧有：

（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公报。

适用于发布重要决定或重大事项。

（四）通告。

适用于在必然范围内发布应当遵守或周知的事项。

（五）意见。

适用于对重要问题提出观点和处置方法。

（六）通知。

适用于发布、转达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公函。

（七）通报。

适用于表彰先进、批评错误、转达重要精神和告知重要情形。

（八）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情形，答复上级机关的询问。

（九）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（十）批复。

适用于回答下级机关请示事项。

（十一）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和回答下列问题、请求批准和回答审批事项。

（十二）记要。

适用于记载会议要紧情形和议定事项。

第七条依照公司实际情形，将公函分为两大类：

（一）收文类

一、外部收文：

各级政府部门、上级公司、公司股东单位及相关单位发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的文件。

二、内部收文：

公司董事会、股东会、监事会、各部门（单位）向公司报送的文件。

3、收文标准流程（见附件1）。

4、收文治理方式：

（1）创建收文簿，设置详细的分类文件夹保留、备查。

（2）在领导审阅、指示后，一概复印下发。

（3）各部门（单位）对接收到的文件，必需进行签收。

（4）必需严格执行收文标准流程。

五、收文处置程序：

机要秘书记录编号，办公室主任提出拟办意见，公司领导提出具体处置意见，承办部门按指示落实，部门收发员负责备份归档，机要秘书传递文件并负责归档。

（二）发文类

一、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及上级公司报送的请示、报告等公函。

二、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公函。

3、公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函等公函。

4、公司内部发布的制度、规定、方法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公函

五、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公函。

六、发文标准流程（见附件2）。

7、公司发文治理方式：

（1）创建发文簿，设置详细的分类文件夹保留、备查。

（2）如违抗发文标准流程，综合办公室有权不予办理、不予用印，以保障公司发文标准流程的严格执行。

（3）必需严格执行发文标准流程。

八、发文处置程序：

部门起草文件，部门负责人审核、修改，机要秘书核稿，分管领导审签，总领导签发，机要秘书印制公函，相关单位接收文件。

第三章公函格式第八条公司公函一样由发文单位标识、发文字号、签发人、题目、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题辞、抄送单位、印发单位和印发日期等部份组成。

（一）发文单位标识应当利用发文单位全称或标准化简称，公司发文单位标识为“神木汇森凉水井矿业有限责任公司公司文件”。

（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名，还应当在附注处注明联系人的姓名和。

联系人应为对该公函的咨询能作出回答的人。

（四）公函题目应当准确简腹地归纳公函的要紧内容并标明公函种类，一样应当标明发文单位。

题目为宋体二号字体，加粗并居中，除法规、规章名称加书名号外，一样不用标点符号。

（五）主送单位指公函的要紧受理单位，应当利用全称或标准化简称、统称（上行文为矿业公司，陕西汇森煤业开发有限责任公司；下行文为公司各部门、所属各单位）。

（六）公函正文为仿宋GB2312三号字体，行间距为倍，在页面底端正中插入页码，五级小题目为：

一、

（一）

一、

（1）

①

（七）公函如有附件，应当注明附件顺序和名称，与正文空开一行，用仿宋GB2312三号字体。

（八）公函除“会议记要”之外，应当加盖章章。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，日期为汉字输入法（如：

二○一三年二月二十七日），与正文最后一行空开两行，如有附件，与附件最后一行空开两格。

（十）公函应当标注主题辞。

（十一）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公函的其他单位，应当利用全称或标准化简称、统称。

（十二）印发单位应为发文单位的办公室，印发日期以公函付印的日期为准。

（十三）会议记要应当在题目之下注明通过日期，通过日期以会议终止的日期为准。

“主送单位”标注在公函版记中的主题辞之下。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第九条公函用纸一样采纳国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订。

张贴的公函用纸大小，依如实际需要确信。

第四章公函处置职责

第十条公司级领导（包括董事长、总领导、副总领导、总工程师、总领导助理）的公函处置责任：

（一）当日审签、签发以公司、部门（单位）名义印发的重要公函并承担其法律和行政责任。

（二）当日阅处重要收文并指示处置原那么与方式。

（三）直接承办最重要的收文。

第十一条综合办公室主任（副主任）的公函处置责任：

（一）当日审核各类综合性公函，并承担其相应的行政责任。

（二）当日阅处或经总领导明确授权代为阅处部份收文并指示处置原那么与方式。

（三）拟办和承办重要的收文。

（四）制定公司公函处置方面的规章制度和标准并催促检查实施情形，组织计划公函处置流程，成立公函处置质量与效率保障体系，确保公函处置的质量与效率。

（五）和谐公司内外行文关系，指导解决公司内部公函处置中的一样随机事件。

第十二条其他部门（单位）负责人的公函处置责任：

（一）当日审核、修改本部门（单位）分管业务范围内发出的公司公函并承担相应的行政责任（如有敷衍审核而显现明显错误的公函，综合办公室一概回退）。

（二）当日阅处由本部门（单位）直接办理的收文并确信具体处置方案，并转至本部门（单位）承办人或全部职工。

（三）严格督办本部门（单位）的公函处置工作，保证其质量，确保工作效率，及时向公司领导或综合办公室反映公函处置中的有关问题，解决本部门（单位）公函处置中的矛盾和问题等。

第十三条机要秘书的公函处置责任：

（一）分类集中进行公函处置，专门是其中具有治理性质的公函，按规按时限对公函进行启封、收发、清退、记录、编号、组织传阅、印制、发送、对别传递、交办、催办、归档、销毁、保管等。

（二）成立综合办公室独立的公函档案，创建收发文簿，设置详细的分类文件夹寄存,严格记录、收发、归档。

（三）组织公司公函的具体运转进程，严格审核公司的各类公函。

（四）辅助设计、制定公函处置的制度、标准和规程等。

第十四条部门（单位）收发员的公函处置责任：

（一）部门（单位）指定收发员，负责本部门（单位）文件收发，部门（单位）发文只能用收发员OA账号进行。

（二）对当日公函进行收发、记录、编号，负责公函的组织传阅、分办、对别传递、归档、保管等。

（三）成立部门（单位）独立的公函档案，创建收发文簿，设置详细的分类文件夹寄存,严格记录、收发、归档（关于部门（单位）需记录归档的收文复印件、收文及部门（单位）负责人、收发员账号上存在的文件，综合办公室一概不予查找）。

（四）组织负责部门（单位）内部公函的督办、和谐工作，对报送的公函进行严格审核。

第十五条一样业务人员的公函处置责任：

（一）当日阅处收文，提供办理意见。

（二）当日承接办理公函，解决其中涉及的问题。

（三）起草和修改具体承办的公函。

第十六条各级人员必需严格依照文件标准流程和公函标准格式处理文件，天天必须至少登录两次自己的OA系统账号，确保待办事项维持零状态，文件处置完毕要及时提交，不得积存，阻碍文件归档。

假设因文件处置不及时阻碍到工作办理，公司要追究责任，严肃处置。

第十七条公司领导在外出差时应携带移动办公设备，及时处置公函，不得以出差为由延误办公。

假设休假，应委托其他人进行处置，确保文件处置流程的正常。

第十八条部门（单位）负责人、收发员不在公司时，应授权本部门（单位）其他人员进行公函处置，不得以不在公司为由延误办公，不然承担相应责任。

第十九条公司实行网上办公，原那么上不接收部门（单位）纸质来文。

第五章行文规那么第二十条行文应当确有必要，注重效用。

第二十一条公司各部门（单位）除办公室外，不得对外正式行文。

第二十三条行文关系依照隶属关系和职权范围确信，一样应逐级行文，不得越级行文。

有平行关系和不相隶属关系的部门（单位）之间只能彼此送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第二十四条公司内部各部门（单位）之间传递公函时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件，报公司董事长、总领导、副总领导阅批的各类公函由综合办公室统一处置。

第二十五条“请示”应当一文一事；一样只写一个主送单位；“报告”不得夹带“请示”事项，“请示”不得夹带“报告”事项；“意见”用于上行文，应按请示性公函的程序和要求办理。

第二十六条各部门（单位）行文，如内容涉及公司其他部门（单位）分管的业务和职权范围，必需对其中的有关问题协商一致，不然一概不得按自己的意见各自行文；部门（单位）向公司报送请示、报告等文件时，必需经部门（单位）负责人同意，与分管领导协商沟通后方可上报；未经公司会议讨论的文件，一概不准显现“经公司会议研究决定”字样。

第六章公函办理

第二十七条督办工作职责。

综合办公室是督办工作责任部门，公司各级治理人员、各部门（单位）要踊跃配合综合办公室，认真做好督查督办工作。

第二十八条督办工作的范围和内容：

（一）公司所有经综合办公室处置的文件与责任人。

（二）督办负责人对收发文的阅处、记录、编号、处置、归档等。

第二十九条交办

督办人负责对领导指示事项确认后，交由承办部门（单位）/人以予办理，特殊情形也可或口头交办。

承办部门（单位）/人对领导指示后的文件无条件接收，如有异议，可向相关领导说明情形。

第三十条催办

督办人依照事项的重要、紧急程度，可向承办部门（单位）/人发出文字或口头通知，加以催办。

办理进程中如碰到矛盾和问题，承办部门（单位）/人要及时向领导报告，以便和谐解决。

第三十一条承办

承办部门（单位）/人负责按要求办理交办事项，如未按要求完成，应说明缘故并提出处置意见和方法，经承办部门（单位）负责人确认后报领导阅示。

第三十二条办结归档

任务完成后，承办部门（单位）收发员对事项进行记录整理并归档保留。

第三十三条通报

综合办公室每一个月不按期对部门（单位）公函处置情形进行督查并统计，对违背本规定的责任人在公司范围内给予通报批评。

第七章附则

第三十四条本方法最终说明权归神木汇森凉水井矿业有限责任公司。

第三十五条本方法自发布之日起执行。

附件1：

内部收文标准流程

附件2：

发文标准流程

附件3：

公函范本

附件1：

内部收文标准流程

打开OA--选择并打开

--填写（其中收文编号一栏不填写）

--点击

并打开---点击

打开文件--上传文件--保留退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改、盖章--点击发送

附件2：

发文标准流程

一、发红头文件

打开OA--选择并打开

---填写

打开

---点击

打开文件--上传文件--保留退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改--点击发送

二、发协同

--

--

--点击

打开文件--上传文件--盖章--保留退出--填写题目--新建流程--选择“组”：

单位领导组，承办部门领导组，部门收发员组，区队收发员组（其他一概不选）--当即发送

附件3：

公函范本

范本1：

关于印发《神木汇森凉水井矿业有限责任

公司……治理方法》的通知

公司各部门、所属各单位：

现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司……》印发给你们，请遵循执行。

特此通知。

二〇一二年十二月二十八日

神木汇森凉水井矿业有限责任公司

……治理方法

第一章总那么

……

第二章治理机构及职责

……

……

第十二条附那么

治理方法至下发之日开始执行。

附件1：

……

附件2：

《凉水井矿业公司……标准》

范本2：

关于……的请示

矿业公司：

依照……

……

拟对2021年度……进行招标，以确信供给商和供货单价。

妥否，请指示。

二〇一二年十二月七日

范本3：

关于上报《……》的报告

矿业公司：

2013年2月19日，凉水井矿业公司依照《……》和……要求，进行了2021年度的……，……从上午7时30分开始，到11时30分终止，历时4小时。

……达到了……的预期目的。

现将……予以上报，请审查验收。

特此报告。

二○一三年二月二十二日