Project 基础知识.docx

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Project基础知识

在已经定义了项目目标并完成个项目的各个主要阶段之后，就可以开始创建计划了。

首先，输入并组织需完成任务的列表，包括每项任务的工期。

然后，在计划中加入人员、设备、材料及其成本。

随后将这些资源分配到任务中。

利用这些信息，MicrosoftProject创建一个日程安排。

您可以核对这个日程安排，并在必要时做出调整。

本小节中的课程将会教您学会如何创建项目计划。

1．课程：

如何建立项目？

创建日程安排的第一步是创建一个新文件、确定项目的开始和结束日期并输入总体的项目信息。

在完成此课后，你将会获得一个MicrosoftProject文件，其他包括项目名称和其他重要信息、项目的开始或结束日期以及项目日历。

本课程包括三个步骤。

利用屏幕上方的导航栏在这些步骤中进行切换：

1．1创建新项目

在MicrosoftProject中创建新项目时，可以输入项目的开始或结束日期，但是同时输入两个日期。

我们建议您只输入项目的开始日期，然后让MicrosoftProject在您输入所有任务并完成了这些任务的日程安排之后计算出结束日期。

如果项目必须在某个日期之前完成，只需入项目的结束日期。

即使您一开始是按项目的结束日期进行日程安排的，在项目的工作开始后，最好按项目的开始日期进行日程安排。

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1单击“新建”按钮。

“新键”按钮可能暂时被隐藏了。

如果没有足够的空间显示所有按钮，它可能不会显示出来。

单击“其他按钮”按钮，然后单击“新建”按钮。

2在“项目信息”对话框中为项目键入或选择一个开始或结束日期，然后单击“确定”按钮。

3单击“保存”按钮。

4在“文件名称”对话框中，键入项目的名称，然后单击“保存”按钮。

提示可以随时改变项目信息，只需单击“项目”菜单中的“项目信息”命令。

1．2输入关键项目信息

每个项目包括一组特有的组件：

其包含的任务、工作人员以及项目目标。

为了记住并传送这些重要的详细信息，输入与项目有关的信息，并在需要时查阅这些信息。

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1单击“文件”菜单中的“属性”命令，然后单击“摘要信息”选项卡。

2输入与项目有关的信息，例如管理和维护项目文件的人员、项目目标、任何已知的实现目标的难点以及其他一般性的项目注释。

3单击“确定”按钮。

提示如果要查看未显示出的菜单命令，单击菜单底端的箭头。

菜单将会扩展、显示更多的命令。

也可双击菜单，实现这个功能。

1．3设置项目日历

可以修改项目日历，以反映项目中每个人的工作时间。

日历的默认值为星期一至星期五，上午8：

00至下午5：

00，其中有一个小时的午餐时间。

可以指定非工作时间，例如周末和晚上的时间以及一些特定的休息日，如节假日等。

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2单击“工具”菜单中的“修改工作时间”命令。

3在日历中选择一个日期

如果要在整个日历中修改每周中的某一天，例如，希望每周五下午4：

00下班，单击日历顶端那天的缩写。

如果要修改所有的工作日，例如，希望从星期二到星期五的工作日上午9：

00上班，单击一周中第一个工作日的缩写（例如星期二的缩写为T）。

按住Shift键，然后单击一周中最后一个工作日的缩写（例如星期五的缩写为F）。

4如果要将某些天标记为非工作日，单击“非工作日”单选按钮，如果要改变工作时间，可单击“非默认工作时间”单选按钮。

5如果在第3步中单击了“非默认工作时间”单选按钮，请在“从”文本框中键入开始工作的时间，在“到”文本框中键入结束工作的时间。

6单击“确定”按钮。

2．课程：

如何输入和组织任务列表？

首先列出实现项目目标的所有步骤。

从最大块的工作开始，然后将每块工作分配到各项任务中，每个任务有自己的可交付结果。

添加里程碑，最后收集并输入工期的估计值。

在输入任务信息之后，创建一个大纲，便于您查看项目的结构。

完成了这个课程后，您就能够把任务列表中的任务分别组织到摘要任务和详细任务中。

本课程包括五个步骤。

利用屏幕上方的导航栏在这些步骤中进行切换：

。

2．1输入任务及其工期

通常，项目是由一系列相互关联的任务组成。

一个任务代表了一定量的工作，并有明确的可交付结果；它应当是很短的，以便定期跟踪其进展情况。

任务通常应介于一天到两周之间。

按照发生的先后顺序输入任务，然后估计完成每项任务所需的时间，将估计值作为工期输入。

MicrosoftProject利用工期计算完成任务的工作量。

注释请不要为每项任务都在“开始时间”和“完成时间”域中输入日期，MicrosoftProject根据任务的相关性计算其开始和完成的日期。

有关这些信息的输入方法，您将会在下一课中学习。

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1单击“视图”菜单中“甘特图”命令。

2在“任务名称”域中键入任务名称，然后按Tab键。

MicrosoftProject为此任务输入估计为一个工作日的工期，并且工期值后面带有一个问号。

3在“工期”域中，键入每项任务的工作时间，单位可以是月、星期、工作日、小时或分钟，不包括非工作时间。

您也可以利用下面这些缩写：

月=mo

星期=w

工作日=d

小时=h

分钟=m

注释为了标明是估计工期，请在工期之后键入一个问号。

4按Enter键。

提示您也可以为任务添加备注。

在“任务名称”域中，选择任务，然后单击“任务备注”按钮。

在“备注”文本框中键入信息，然后单击“确定”按钮。

注释所需的工具条按钮可能暂时被隐藏了，如果没有足够的空间显示所有的按钮，有些按钮可能不会显示出来。

这时可以单击“其他按钮”按钮，然后单击“任务备注”按钮。

2．2创建里程碑

里程碑是一种用以识别日程安排中重要事件的任务，例如某个主要阶段的完成。

如果在某个任务中将工期输入为0个工作日，MicrosoftProject将“甘特图”中的开始日期上显示一个里程碑符号。

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1在“工期”域中，单击要设为里程碑任务的工期，然后键入“0d”。

2按Enter键。

注释除了工期为0的任务会被自动标记为里程碑之外，也可以将任意一项任务标记为里程碑。

如果要将某个任务标记为里程碑，请单击“任务名称”域中的任务，然后单击“任务信息按钮”，然后单击“高级”选项卡，选中其中的“标记为里程碑”复选框。

提示如需查看所有的里程碑，单击“筛选器”列表中的“里程碑”命令。

如需再次查看整个项目，单击“筛选器”列表中的“所有任务”命令。

2．3创建周期性任务

周期性任务是定期重复的任务，例如每周召开的会议。

周期性任务可以按日、周、月或年为周期。

可以指定每次执行任务所需的工期以及执行任务的时间和次数。

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1单击要在“任务名称”域中插入周期性任务的行。

2单击“插入”菜单中的“周期性任务”命令。

3在“任务名称”文本框中，键入任务名称。

4在“工期”文本框中，键入或选择每次任务所需的工期。

5在“重复发生方式”下，单击“每天”、“每周”、“每月”或“每年”单选按钮。

6在“每天”、“每周”、“每月”或“每年”单选按钮的右边，指定任务发生的频率。

7在“重复发生期限”下的“从”文本框中键入开始日期，然后选择“共发生”或“到”单选按钮。

l如果选定了“共发生”单选按钮，请键入任务发生的次数。

l如果选定了“到”单选按钮，请键入周期性任务结束的日期。

8单击“确定”按钮。

提示如果要查看所有周期性任务执行的情况，请单击主周期性任务旁边的加号。

2．4将任务按结构组织到逻辑大纲中

大纲可以帮助您将任务组织成更易于管理的模块。

将相关的任务按一定层次缩进到概括的任务中，从而创建层次化的结构。

这些概括的任务称作摘要任务；摘要任务下面附属的任务称作子任务。

摘要任务的开始和完成日期取决于其最早的子任务的开始日期和最晚的子任务的结束日期。

如果要组织大纲，可以利用大纲按钮：

“降级”按钮

“升级”按钮

“显示子任务”按钮“隐藏子任务”按钮

“显示所有子任务”按钮

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2单击第一个要作为子任务的任务。

3单击“插入”菜单中的“新任务”命令。

4在插入行的“任务名称”域中，键入新的摘要任务的名称。

5在“任务名称”域中，选择要作为子任务的任务。

6单击“降级”按钮，将这些任务降级。

提示可以利用鼠标迅速地降级或升级一项任务。

选中这个任务，然后将鼠标指针放到任务名称的第一个字上。

在指针变成双向的箭头后，向右拖指针可以降级任务，而向左则可以升级任务。

2．5编辑任务列表

在创建任务列表的过程中，可能需要将大任务分割成小任务，并重新安排这些任务，也可能要在项目中复制、删除或移动任务。

按大纲组织重新安排项目阶段是很容易的。

在移动或删除摘要任务时，与其相关的子任务也同时被删除或移动。

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1在“标识号”域（最左侧的域）中，选中需要复制、移动或删除的任务。

l要选择一行，请单击任务的标识号。

l要选择一组相邻的行，请按住Shift键，然后单击第一行和最后一行的标识号。

l要选择不相邻的几行，请按住Ctrl键，然后单击各个任务的标识号。

2复制、删除或移动任务

l要复制任务，请单击“复制”按钮。

l要移动任务，请单击“剪切任务”按钮。

l要删除任务，请按Delete键。

3要移动已经剪切的任务或者重复复制的任务，选择要粘贴的行。

请确保选择整行。

4单击“粘贴”按钮。

如果在目标行中已经有了信息，新行将会插入到目标行的上面。

注释所需的工具条按钮可能暂时被隐藏起来。

如果没有足够的空间显示所有的按钮，有些按钮可能不会显示出来。

请单击“其他按钮”按钮，然后单击所需的按钮。

提示要在现有的任务中插入新任务，请单击任务的标识号然后按Insert键。

在插入新任务后，任务将会重新编号。

3．课程：

任务何时开始、何时完成？

在创建了任务列表并按大纲的形式将其组织起来之后，就可以决定这些任务之间的相互关系并指定日期了。

任务之间的关系有很多种，例如链接关系表明一项任务在另一项任务完成后立即开始。

这些链接称作任务相关性。

MicrosoftProject自动决定依赖其他任务日期的任务的开始和完成日期。

相关性或“链接”任务的优势是在某个任务被改变之后，与之链接的任务也会自动重新安排日程。

在工作暂时停止时，可以利用限制、重叠或延迟任务和拆分任务精细地调整任务的日期安排。

完成本课后，您就可以为项目设定一个日程。

3．1建立任务间的关系

可以利用任务相关性建立任务间的关系。

首先，选择相关的任务，链接它们，如果需要，则可以改变相关的类型。

开始和完成时间取决于其他任务的任务称作后续任务。

后续任务所依赖的任务称作前置任务。

例如，如果将“挂钟”与“粉刷墙壁”链接起来，那么“挂钟”是后续任务，而“粉刷墙壁”则是前置任务。

在将任务链接起来后，改变前置任务的日期将会影响后续任务的日期。

MicrosoftProject在默认情况下创建完成-开始相关性。

但是，并不是所有的情况都是完成-开始相关的，可以根据项目的实际情况将任务链接类型设成开始-开始、完成-完成或开始-完成。

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2在“任务名称”域中，按照链接顺序选择要链接的两项或多项任务。

l要选择相邻的任务，按住Shift键，然后单击需要链接的第一项和最后一项任务。

l要选择非相邻的任务，按住Ctrl键，然后依次单击需要链接的任务。

3单击“链接任务”按钮。

4如果需要改变任务链接，双击需要修改的任务之间的链接线。

会弹出“任务相关性”对话框。

如果弹出的是“设置条形图格式”对话框，那么您未能准确地双击任务链接线，这里需要关闭这个对话框然后再次双击任务链接线。

5在“类型”文本框中，选择所需的任务链接类型，然后单击“确定”按钮。

注释如果需要取消任务链接，请在“任务名称”域中选择需要取消链接的任务，然后单击“取消任务链接”按钮。

这些任务将会根据与其他任务的链接或限制重新安排日程。

3．2重叠任务或在其间加入延隔时间

在链接了前后相关的任务后，您还可以重叠或者推迟这些任务。

在MicrosoftProject中，在前置任务中增加延隔时间实现任务延迟；也可以输入前置重叠时间实现任务重叠；还可以按任务的百分比输入前置重叠或延隔时间。

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1在“任务名称”域中，单击需要加入前置重叠或延隔时间的任务（这项任务必须有前置任务），然后单击“任务信息”按钮。

2单击“前置任务”选项卡。

3在“延隔时间”列中，以工期或前置任务工期百分比的形式键入所需的前置重叠时间或延隔时间。

l键入负数或负的百分比是表示前置重叠时间（例如，–2d表示前置重叠时间为两个工作日）。

l键入正数或正的百分比是表示延隔时间。

4单击“确定”按钮。

提示如果要迅速地在前置任务中加入前置重叠或延隔时间，请在“甘特图”中双击链接线，然后在“任务相关性”对话框中的“延隔时间”文本框中键入前置重叠或延隔时间的数值。

3．3设定任务的开始或完成日期

安排任务日程最有效的办法是输入任务的工期，创建任务的相关性，然后让MicrosoftProject计算任务的开始和完成日期。

但是您也可以在需要的时候设定任务的开始或完成日期。

为任务设置特定日期的任务限制称作非弹性限制；最不灵活的限制是指定任务开始或完成日期。

因为MicrosoftProject在计算日程安排时需要考虑这些限制条件，所以请在任务必须在特定的日期开始或完成时才使用非弹性限制。

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1在“任务名称”域中单击需要设定开始或完成日期的任务，然后单击“任务信息”按钮。

2单击“高级”选项卡。

3在“限制类型”文本框中选择一种限制类型。

4在“限制日期”文本框中键入或选择一个日期，然后单击“确定”按钮。

注释如果在“甘特图”的“开始时间”域中为任务选择了开始时间或者拖动甘特条改变了开始时间，MicrosoftProject自动按照新的开始时间设定不得早于……开始（SNET）限制类型。

如果为任务选择了完成时间，MicrosoftProject自动设定不得早于……完成（FNET）限制类型。

3．4设定任务期限

在设定任务的期限时，如果将任务设定在期限之后完成，MicrosoftProject会显示一个标记。

设定期限不会影响任务的日程安排。

这只是MicrosoftProject用于通知您任务将在期限之后完成的一种方式，从而，您可以调整日程安排以满足期限的要求。

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2在“任务名称”域中，单击需要设定期限的任务。

3单击“任务信息”按钮，然后单击“高级”选项卡。

4在“任务限制”下，在“期限”文本框中键入或选择期限日期，然后单击“确定”按钮。

提示可以在“甘特图”中拖动期限符号改变期限日期。

3．5拆分任务

如果某项任务需要中断后继续开始，您可以在日程中拆分任务。

在有些情况下，这是很有用的。

例如，如果需要暂时停止某任务的工作，转而进行其他任务。

根据不同的需要可以将任务拆分任意多次。

请注意，将任务拆分成多个部分与周期性任务不同。

周期性任务是按固定的间隔进行的任务，例如员工会议。

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2单击“拆分任务”按钮。

3在任务的“甘特条形图”中，单击要拆分的日期，然后拖动条形图的第二部分直至要继续开始工作的日期。

提示拖动拆份后的任务的某一部分使其与另一部分相接，这样可以取消拆分。

4．课程：

如何分配资源？

您应当在所需的时候为任务分配资源：

l跟踪由分配给任务的人员和设备完成的工时量或监视使用的材料。

l在任务的日程安排上具有更大的灵活性。

l监视分配了太少或太多工时的资源。

l跟踪资源成本。

如果不输入资源信息，那么MicrosoftProject仅使用任务工期和相关性来计算日程。

当您进行完本课程后，您就已经将人员、设备和材料添加到了项目中，并将其分配给了任务。

4．1创建资源列表

您可使用MicrosoftProject中的“资源工作表”创建人员、设备和材料资源的列表，由它们组成工作组并实施项目任务。

资源列表可以由工时资源或材料资源组成。

工时资源为人员或设备；材料资源为可消耗的材料或供应品，例如，混凝土、木材或钉子。

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1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令。

2指向“视图”菜单中的“表”子菜单，然后单击“项”命令。

3在“资源名称”域中，键入资源名称。

4若要指明资源组，则可在资源名称的“组”域中，键入组名。

5在“类型”域中，指定资源类型：

l对于工时资源（人员或设备），将资源类型设置为“工时”。

l对于材料资源（会在项目中不断消耗），将资源类型设置为“材料”。

6对于每个工时资源（人员或设备），在“最大单位”域中键入该资源可用的资源单位数，为百分比。

例如，输入300%表明特定资源的三个全时单位。

7对于每个材料资源（在项目中不断消耗的供应品），在“材料标签”域中，键入材料资源的度量单位，例如吨。

注释

l属于特定组的资源可使用资源组对任务进行排序、筛选或分组。

您可使用资源组指示人力资源所属的部门，或为帐单指定帐户代码。

l您不能为任务分配资源组。

如果想指定合并资源，例如“木匠”、“编辑”或“工程师”，请将他们作为资源名称输入，然后为任务指定合并后的资源名。

提示当您使用“甘特图”视图或其他任务视图时，可以输入其他资源名称。

要分配其他资源，请单击“分配资源”按钮，然后在“名称”域中键入资源名称。

也可单击“地址”按钮从电子邮件通讯簿中选择资源。

4．2更改资源的工作日程

在项目日历中定义的工作时间和休息日是每个资源默认的工作时间和休息日。

当个别的资源按完全不同的日程工作时，或者当您计算假期或设备停工期时，可以修改个别的资源日历。

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1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令，然后选择希望更改其日程的资源。

2单击“项目”菜单中的“资源信息”命令，然后单击“工作时间”选项卡。

3在日历上，选择希望更改的日子。

若要更改整个日历的一周中的某一天（例如所有星期三），请单击日历顶部的该天的缩写。

4单击“使用默认设置”、“非工作日”或“非默认工作时间”单选按钮。

当您单击“使用默认设置”单选按钮时，选定的工作日将返回MicrosoftProject标准日历的默认值，即从周一到周五，工作时间为8:

00到12:

00，以及13:

00到17:

00。

5如果在第4步中单击了“非默认工作时间”单选按钮，那么请在“从”框中键入希望工作开始的时间，在“到”框中键入希望工作结束的时间。

6单击“确定”按钮。

提示如果资源组具有相同的特殊工作时间和休息日，则可为他们创建一个新的基准日历。

请单击“工具”菜单中的“更改工作时间”命令。

单击“新建”按钮，然后输入新基准日历名。

单击“新建基准日历”单选按钮来从默认日历开始创建。

如果要根据原有的日历新建日历，则可单击“复制”单选按钮，然后在“日历”框中单击原有日历的名称。

单击“确定”按钮，然后在日历中修改工作日和小时。

单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令，然后在希望为其指定日历的资源的“基准日历”域中选择新基准日历。

4．3为任务分配资源

当为任务分配资源时，就创建了一个工作分配。

您可为任何任务分配任何资源，并可在任何时刻更改工作分配。

您可以为一个任务分配多个资源，并指定资源在任务上是全职还是兼职。

如果分配给资源的工时超过了显示在资源工作时间日历中的每工作日的全职工作时间，那么MicrosoftProject将在资源视图中用红色显示过度分配的资源的名称。

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1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2在“任务名称”域中，单击希望为其分配资源的任务，然后单击“分配资源”按钮。

3在“名称”域中，单击希望分配给任务的资源。

4要指定资源兼职，可以在“单位”列中输入或选择小于100的百分比，该百分比表示您希望资源在任务上花费的工作时间的百分比。

l要分配几个不同的资源，请按住Ctrl键并单击资源名称。

l要分配多个相同的资源（例如两个木匠），可在“单位”列中输入或选择大于100的百分比。

如果必要，可在“名称”列中输入新资源的名称。

5单击“分配”按钮。

“名称”列左边的选中标记表明该资源分配给了选定的任务。

6单击“关闭”按钮。

提示您可用一个资源替换另一个资源。

选定希望替换其资源的任务。

在“