文本与段落格式导图.docx

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文本与段落格式导图

文本与段落格式：

设置字体必须选中文本，设置段落只需将光标定位在段中

1、字体格式----字体，字型，字号，颜色，下划线，着重号，上标ctrl+shift+＝，下标ctrl+=，阴文，阳文等

2、段落格式----对齐方式，缩进，间距

对齐方式：

左对齐，右对齐，居中对齐，两端对齐（除最后一行是左对齐，其它行都是左右两端对齐），分散对齐（所有行的文字增大间距形成两端对齐）

缩进：

左缩进，右缩进，首行缩进，悬挂缩进

间距：

段前，段后，行间距（单倍行距，1.5倍行距，两倍行距，最小值，固定值，多倍行距）

注：

前后两段合并成一段文字，字体格式不变，段落格式要以前一段为准

项目符号：

以段落为标准

边框与底纹：

可以应用于文字，段落或全文

分栏：

默认最多栏数是11栏，可以设置栏宽，栏间距，分隔线

首字下沉：

可以设置下沉行数或悬挂下沉，可以设置正文距离，可以设置下沉字体等

制表位：

背景：

针对全文，可以设置水印（图片或文字）

样式与格式：

用户可以自定义样式，可以直接应用样式，可以清除段落和字体格式

二、编辑文本（编辑菜单）

选择性粘贴：

可以只粘贴内容，不复制格式

查找与替换：

可以通过内容及格式查找和替换

三、视图菜单：

页眉和页脚，页眉和页脚不能

同时编辑，想在每页中插入不同的页眉和页脚，可以在页首或页尾插入分隔符中的连续分节符

显示比例：

10%---500%

四、文件菜单

页面设置：

页边距（可以通过标尺调整），纸张方向（在一篇文档中有多种页面方向要插入分节符）可以设置首页页眉页脚不同，奇偶页页眉页脚不同，还可以设置每页多少行，每行多少字

打印预览：

不能编辑文字，可以调整页边距

打印：

文件菜单/打印CTRL+P---打开对话框

工具栏上的打印按钮－自动打印所有文档

五、插入

分隔符：

分页符ctrl+enter

分栏符

换行符shift+enter（换行不分段）

分节符（将一篇文档分成多篇，每篇都可以单独设置页面，页眉和页脚

页码：

可以设置页码对齐方式，可以设置首页不显示页码，可以设置起始页码

日期与时间：

用户可以设置自动更新

域：

F9更新，SHIFT+F9切换当前域代码和内容，ALT+F9切换所有域代码和内容

引用：

脚注（页面边角）和尾注（文档结尾）

图片：

系统自带的剪贴画或来自于文件，也可以是艺术字或手绘图形等。

对象：

公式或其它软件文档

六、工具菜单

拼写和语法：

红色波浪线表示拼写错误，绿色波浪线表示语法错误

宏：

用户可以录制宏，将用户的每一个操作步骤录制下来，以后可以再用，录制宏时不可以使用鼠标

工具栏‘格式刷’―――选中文本，单击或双击格式刷按钮，可以复制字体及段落格式，不复制内容，单击只能使用一次，双击可以使用多次

七、表格

1、增加行

光标定位在每行的行末，enter

选中一行，右击/插入行，会在选中行的上方插入一行，插入的行数与选中行数一样。

表格菜单/插入/行

2、增加列

选中一列，右击/插入列，会在选中行列的前方插入一列，插入的列数与选中列数一样。

表格菜单/插入/列

Excel电子表格

工作薄，默认名称是book1.xls，一个工作薄中最多有255个工作表

工作表：

默认工作表有三个，分别是sheet1,sheet2,sheet3，每个工作表中有256列（A---IV），65536行

单元格：

行与列的交汇区是单元格，单元格默认名称是’列名+行号’A1，B25

一、工作表

1、重命名

双击工作表名

右击工作表/重命名 

选中工作表，通过格式菜单/工作表/重命名

2、插入工作表

右击工作表/插入

插入菜单/工作表

新增加的工作表是放在选中工作表前方

3、删除工作表

右击工作表/删除

编辑菜单/删除工作表

工作表被删除后无法恢复，内容随工作表一起删除。

4、移动和复制工作表

移动：

鼠标拖动工作表标签，移动到相应位置

编辑菜单，移动或复制工作表，设置移动位置即可，通过该方法还可以跨工作薄移动工作表。

复制：

按CTRL拖动，工作表名会在原有表名后加入

（2）或使用编辑菜单

4、选择工作表

按CTRL不连续选择，按SHIFT是连续选择

5、冻结工作表

选中列或行，通过窗口菜单/冻结窗格，可以将列前或行上的内容锁定。

二、单元格

1、重命名

插入菜单/名称/定义

2、单元格两种状态

激活状态（活动状态）和编辑状态

单击为激活，双击为编辑

默认单元格内容较多时，如果右侧单元格中无内容，则该单元格内容扩展显示，如果右侧单元格中有内容，则该单元格内容隐藏

3、填充

选中多个单元格后，填充上同内容可以按CTRL+ENTER

如果选中多个工作表，在一个工作表的单元格中填充内容，所有被选中工作表的相同单元格也将填充相同内容

纯数字填充时，如果数字位数超过11位，则必须在前面加’，默认数字填充为右对齐

例（8）显示为-8

例：

2-10显示为2月10日

例：

2/10显示为2月10日

要输入并显示2-10，可以在前面加’，也可以输入=”2-10”

要输入并显示2/3，可以在前面加02/3，显示为分数2/3，如果前面加’，则显示文本2/3，默认文本左对齐，时间日期右对齐，逻辑结果（TRUE,FALSE）居中对齐

自动填充：

通过拖动单元格右下角控制手柄实现，纯文本类实现复制填充；文本与数字组合，直接拖动控制手柄实现数字序列，如果按CTRL再拖动实现复制，纯数字类直接拖动实现复制，按CTRL实现序列

4、删除和清除

清除是保留单元格，只清除单元格中的内容，格式或批注

删除是将内容，格式，批注等和单元格一起删除，当删除单元格时，可以是右侧单元格左移或下方单元格上移，也可以是删除整行或整列

5、插入单元格

活动单元格右移或活动单元格下移，也可以插入整行或整列，当插入整行或整列时都是在当前行的上方或当前列的前方插入，插入的行数和列数与选择的数量相同。

6、单元格格式

自动换行：

alt+enter

合并单元格：

合并后内容只显示左上角单元格中的内容

7、复制和移动单元格

移动：

直接拖动单元格边框

复制：

在拖动时按CTRL

按ALT键可以跨工作表移动单元格，按SHIFT键可以将单元格插入两个单元格之间

8、公式=

算术运算：

+，－，*，/

比较运算（关系运算）：

>，<，=，>=，<=，<>

逻辑运算：

&连接符，and，or

引用单元格----

冒号――表示连续引用B2:

E7

逗号――表示不连续引用A3,B5,A9

空格――表示交叉引用

引用单元格时有三种状态，即绝对引用$A$1，相对引用A1和混合引用$A1或A$1

在复制公式时，被引用的单元格如果是绝对引用则不发生变化，如果是相对引用则发生变化，该变化依据复制后的公式所在单元格和原公式所在单元格之间的对比

如果是删除或插入了其中的某行或列，则列论是绝对引用还是相对引用，都要发生变化

[工作薄]工作表！

单元格

9、常用函数

Sum求和

Average平均值

Max最大值

Min最小值

Count求数字个数

Round四舍五入近似数

Int取整

ABS求绝对值

IF判断

注：

sum,average,max,min,count只计算数字，空白单元格或文本内容不参与计算

=If（条件，结果1，结果2）

条件为真，执行结果1，条件为假，执行结果2

9、排序

，排序时可以设置3个关键字，用户可以自定义序列进行排序

10、筛选

自动筛选

高级筛选：

需要有数据区和条件区，且两个区名要一致，筛选后的数据可以放在原位置，也可以放知其它位置

11、分类汇总----分类汇总前必须要排序

12、数据透视图---从不同角度去分析数据

13、图表----通过插入菜单/图表

设置图标类型，引用数据是绝对引用，插入图表时可以是作为对象也可以作为工作表插入。

打印输出----默认边框不打印，用户可以设置为打印状态，而且可以设置打印区域

#######！

――产生值太长

#div/0!

---被除数为0

#name---公式中出现excel不可识别文本

#values!

---出现错误参数

#REF――引用的单元格不存在

#NULL---公式引用单元格没有交叉

Powerpoint---幻灯片

PPT演示文稿

POT模板

PPS放映文稿

新幻灯片只有一个标题版式，再新建幻灯片时默认版式为’标题和文本’

1、新建演示文稿CTRL+N

可以建立空白，根据模板创建，根据向导，使用像册

2、视图

普通视图（幻灯片缩略图和大纲视图），在大纲视图中只能看到幻灯片的文字，不显示图像，在大纲视图中可以通过大纲工具栏调整标题的级别（可以升，降级，也可上下移动大纲）

幻灯片放映视图――能观片，但不能编辑幻灯片上的内容，也不能调整幻灯片的顺，也不可以增，删幻灯片。

幻灯片浏览视图：

可以同时显示多张幻灯片，不能编辑幻灯片内容，查可以增，删及调整幻灯片顺序

备注视图：

只能编辑备注内容，不能编辑幻灯片。

3、增，删幻灯片

添加幻灯片：

右击幻灯片/新幻灯片

插入菜单/新幻灯片ctrl+m

幻灯片显示在当前幻灯片下方。

删除幻灯片：

选中按DEL

右击/删除

编辑菜单/删除幻灯片

4、调整幻灯片顺序：

在普通视图或浏览视图下拖动幻灯片，拖动中按CTRL键可以复制幻灯片。

5、编辑幻灯片内容

新幻灯片中的虚线框是占位符，专用于文本编辑，不需要时可以删除，不删除在放映时也不显示

格式菜单下------

幻灯片设计（模板），在一个演示文稿中幻灯片可以使用多种模板

幻灯片版式―――用于幻灯片文字排版格式，只能应用于选定幻灯片

背景――可以应用于全部幻灯片，也可以只应用于选定幻灯片。

6、幻灯片母版

视图菜单/母版/（幻灯片母版，讲义母版，备注母版），当希望内容出现在所有幻灯片中时，可以使用母版。

幻灯片母版：

标题区，日期区，数字区，页脚区

讲义母版：

页面区，页脚区，页码区，日期区

备注母版：

页眉区，日期区，页脚区，页码区，备注文本区

7、幻灯片切换

通过幻灯片放映菜单/幻灯片切换

可以设置全部幻灯片采用相同的切换方法，也可以为每张幻灯片单独设计切换方式。

在切换时可以是手动切换（鼠标单击，enter，向下或向上方向键，pageup/pagedown，在放映时鼠标右击幻灯片/上一张或下一张），也可以设置自动切换

设置放映方式：

幻灯片放映菜单/设置放映方式

可以设置：

演讲者放映（全屏），可以设置手动，也可以自动切换幻灯片

观众自行浏览（窗口），是手动切换

展台浏览（全屏），设置为自动切换

还可以设置放映幻灯片的章节

幻灯片放映时可以从第一张开始放映，也可以从所选位置开始放映

从第一张开始放映：

视图菜单/幻灯片放映视图

幻灯片放映菜单/观看放映

F5

将幻灯片存为PPS

从选定位置放映：

shift+f5

单击放映工具栏上的放映按钮

8、动画设置―――针对幻灯片中的每个对象

可以使用动画方案，也可以自定义动画，自定义动画可以为每个对象单独设置动画效果。

9、打印及输出

幻灯片可以被打包输出成CD，不需要powerpoint软件直接放映

打印时可以设置打印内容，讲义打印时在一张纸上最多可以打印九张幻灯片。