公文文件处理管理的基本规则.docx

公文文件处理管理的基本规则.docx

《公文文件处理管理的基本规则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文文件处理管理的基本规则.docx（34页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

公文文件处理管理的基本规则

第一章文件管理

狄煜宝

要转变观念：

档案载体的变化、档案管理手段的变化、档案服务对象的变化。

第一节机关文件

一、文件的种类

二、文件的分类

三、文件的稿本

四、文件的格式

一、文件的种类

可分为三大类：

1、通用文书2、专用文书3、科技文书

（一）通用文书

《中国共产党机关公文处理条例》1996年5月中央办公厅颁布的，共14种公文名称：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

《国家行政机关公文处理办法》是国务院2000年8月颁布的，共13种公文名称：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1、通知：

（1）、批转和转发公文

（2）、发布规章

（3）、通知办理、执行或周知事项

（4）、任免干部和工作人员

2、报告：

（1）汇报性报告

（2）情况报告

3、请示：

4、批复：

5、公报、公告、通告

6、函：

（二）专用文书

1、对外文书

主要种类有：

照会、备忘录、外交函件、全权证书、批准书、条约、协议、协定书、声明等。

2、司法文书

主要种类有：

公安的立案报告、破案报告、起诉意见书、提请批准逮捕书等；

检察院的案件审结报告、起诉书、不起诉决定书、抗诉书等；

法院的一审、二审、再审刑事判决书、民事判决书、刑事裁定书、民事调解书、决定书等；

还有各种诉状、笔录、现场勘查笔录等。

3、会计文书

（1）、会计凭证

（2）、会计帐簿（3）会计报告（4）其它。

（三）科技文书

（1）、图样科技文件材料；

（2）、文字科技文件材料；

（3）、表格、目录科技文件材料。

文件的形式、信息载体、制作手段多样化。

文件的形式有图样、文字、表格、目录、音像等；

信息载体有纸张、胶片、磁盘、磁带等；

制作手段有手写、印刷、晒制、摄影、录音等。

二、文件的分类

（一）从来源分：

1、自制的文件（本机关）

2、外机关发来的文件（外机关）

（二）从文件的性质和作用分

1、法规、规章性文件：

规定、章程；

2、指挥性文件：

指示、决定；

3、报请性文件：

报告、请示；

4、知照性文件：

通知、通告；

5、记录性文件：

会议纪要、总结；

6、交流性文件：

简报、经验介绍。

（三）从文件的内容、时间、保密分

1、内容：

需办文件、参阅文件；

2、时间：

急件类、平件类；

3、保密：

机要文件、普通文件；

机要文件又分为绝密、机密、秘密三级。

三、文件的稿本

（一）草稿（未定稿）

（二）定稿（原稿、签发稿、底稿）

（三）正本

（四）副本

（五）存本

四、文件的格式

（一）印刷和装订要求

1、公文中图文的颜色：

未作特殊说明均为黑色；

2、排版规格要求：

正文用3号仿宋字，每面排22行，每行排28个字。

（二）公文中各要素标识规则

1、眉首

（1）公文份数序号：

用阿拉伯数字在左上角第1行；

（2）秘密等级和保密期限：

用3号黑体字，右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开；

（3）紧急程度：

用3号黑体字，在右上角第1行，两字之间空1字；如有秘级，就在右上角第2行。

（4）签发人：

在发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人居右空1字，签发人用3号仿宋字体，签发人后用全角冒号，签发人用3号楷体字标识。

2、版记

（1）主题词：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格，后用冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

（2）抄送：

在主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识抄送，后用冒号，最后一个抄送机关后标句号。

（3）印发机关和印发时间：

位于抄送机关之下，（同抄送），印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）页码：

用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中4号字左右各一字线。

3、公文的基本组成部分：

（主体）

（1）发文机关标识：

发文机关全称或规范化简称；

（2）发文字号：

由发文机关代字、年份、序号组成；

（3）公文标题：

空2行，用2号小标宋体字，居中；

（4）主送机关：

（5）正文：

数字、年份不能空行；

（6）附件：

在正文下一行左空2字；

（7）成文日期：

（8）盖章：

上不压正文，下不压日期。

纸张规格：

210—297为A4

XXX文件

杭档发[2005]1号

XXXXX

主送机关

正文。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

附件：

XXXXX

XXXX年X月X日

第二节文件处理

一、文件处理程序

二、发文处理环节的工作内容、要求与方法

三、收文处理环节的工作内容、要求与方法

四、办毕文件的处置

一、文件处理程序

（一）概念：

文件须经收、发处理的一系列环节，每一个环节都是公文运转处理过程依次出现的工序，统称公文处理程序。

（二）构成：

发文和收文

（三）特点：

每一环节都有各自独立的工作内容和要求，每一个环节之间前后相互衔接，上下次序不可逆转。

二、发文处理环节的工作内容、要求与方法

（一）行文的方向和方式

1、下行文

2、上行文

3、平行文

（二）行文规则

1、向上级机关行文，一般只有一个主送机关；

2、向下级机关的重要行文，应抄送直接上级机关；

3、同级党政机关可以联合行文；

4、不相隶属机关之间一般用函行文；

5、请示必须一文一事；

6、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（三）发文处理过程

拟稿、审核（会商）、签发（会签）、注发、缮印、校对、盖印、登记、封发、立卷、归档（或销毁）等环节。

（四）发文处理工作的内容、要求与方法

1、会商

2、签发

3、注发

4、文件的制作（打印、校对、装订、盖印）

5、登记与封发

6、传递与公布

（1）文件的传递：

电信传递、寄递、直投。

（2）文件的公布：

媒体、传阅、宣讲等。

三、收文处理环节的工作内容、要求与方法

（一）收文处理程序

签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档（或销毁）等环节。

（二）收文的工作内容、要求与方法

1、收文登记：

签收和拆封

登记：

并非收到的原是要登记（各种公开的和内部不保密的出版物，一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等）。

登记的内容与形式：

收文号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、份数、密级等。

登记的方法：

大流水号与分类小流水号登记两种。

2、分办、拟办与批办

3、传阅：

不能“横传”。

4、承办

5、催办

6、注办

四、办毕文件的处理

（一）立卷归档

（二）清退

（三）销毁

（四）暂存

第三节文件的立卷与归档

一、机关文件的立卷

二、文件的归档范围

三、立卷的质量要求

四、立卷操作程序的工作内容、要求与方法

五、案卷的归档

二、文件的归档范围

（一）归档范围

1、上级机关的文件材料

2、本机关的文件材料

3、同级机关和非隶属机关的文件材料

4、下级机关的文件材料

（二）归档的重点

本机关或本单位形成的文件材料

1、档案归档范围

凡是在工作活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。

主要有以下几方面内容：

①反映本单位历史变迁和发展过程的文件材料（发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、单位变迁发展记录等）；

②单位在党、群（工青妇）团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料（党的年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发文件需要贯彻执行的指导性文件，有经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、年度计划总结、人事任免、职工名册等）；

③在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成文件材料（各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育的文件、教材等）；

④单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。

具体归档范围有：

一是上级单位的文件材料：

是指上级单位针对本级单位的文件材料（如任命本单位的主要领导、本单位的机构设置等）。

二是本单位的归档文件材料：

（归档重点）

⑴本单位召开的党、政、工、青、妇会议的全套会议文件，以及各种声像材料；

⑵本单位召开党的、行政的会议记录以及召开的工作会议、专业会议材料；

⑶本单位颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿；

⑷本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本级单位的批复文件；

⑸本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

⑹反映本单位业务活动的专业文件材料；

⑺本单位检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；

⑻本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料；

⑼本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

⑽本单位党、团、工和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

⑾内容重要的来信、来访材料等；

⑿本单位成立、合并、撤销、、更改名称、启用印章及组织简介、人员编制方面的文件材料；

⒀本单位制订的条例、章程、制度等文件材料；

⒁本单位的历史沿革、大事记、年鉴；

⒂本单位干部任免、调配、培训、转业、评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

⒃本单位及本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

⒄本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

⒅本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

⒆本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

⒇各种普查工作中形成的文件材料；

（21）按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

2、同级单位和非隶属单位的归档文件材料

与本单位有关的重要文件材料。

3、下级单位的归档文件材料

①报送的重要工作计划、报告、总结、、典型材料、统计报表、财务报告等文件；

②下级单位报送的法规性备案文件。

4、不归档的文件材料：

重份的、不需要执行的而需要了解的，供参考的，未定稿的征求意见稿，无保存价值的文件。

不归档的文件材料范围具体是：

1、上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2、上级单位发来供工作参考的抄件；

3、上级单位征求意见未定稿的文件；

4、本单位的重份文件；

5、本单位负责人兼任外单位职务形成的文件材料；

6、为参考目的从各方面收集的文件材料等。

（三）注意事项

1、不仅以上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的依据；

2、不仅以载体作为划分归档范围的依据；

3、不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档

（四）集团企业档案

1、集团公司档案的作用

①有助于集团公司增加技术知识储备，促进集团公司保护好知识产权和商业秘密，为集团公司的可持续发展提供强有力的保障；

②有助于集团公司在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护集团的经济利益和合法权益；

③有助于集团公司构筑企业信用体系，提高集团公司诚信度，树立公司形象；

④有助于集团公司加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。

2、集团公司档案归档范围

凡是公司在生产、经营、管理和科研等活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。

主要有以下几方面内容：

①反映公司历史变迁和发展过程的文件材料（发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、公司变迁发展记录等）；

②公司在党支部、共青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料（党支部年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件，公司经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结、人事任免、职工名册等）；

③集团公司在经营活动方面形成的文件材料（计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务、市场信息预测中形成的文件材料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面）；

④集团公司在生产技术管理、产品开发、科学技术研究方面所产生的文件材料（生产管理、生产计划及实施记录、安全操作规程、事故报告、质量管理、质检报告、标准管理、卫生达标、环境保护等；产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、说明书及底图等；新开发项目的建议书、可行性研究方案、技术转让、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文或著作等）；

⑤集团公司在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成文件材料（各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育、技术培训的文件、教材等）；

⑥集团公司在各项工作活动中形成的照片、录音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。

3、集团公司办公室主任职责

办公室主任主要职责是：

A、贯彻落实《档案法》及档案工作方针、政策、健全各项档案管理制度；

B、指导、督促档案部门的工作，主持编制本企业档案工作长远规划及年度工作计划，并负责组织实施；

C、组织档案工作人员认真学习掌握档案管理专业知识，学习档案管理工作先进经验，督促和指导综合档案室加强基础建设。

作用：

与上级沟通，解决人、财、物问题，确保档案工作正常运转；与各部门沟通协调，协助档案人员及时顺利地完成档案的收集工作。

档案管理人员职责是：

A、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，建立健全本公司的档案工作制度；B、负责做好本公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；

C、负责指导本公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

D、监督、指导本集团公司所属机构的档案工作；E、严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；F、根据公司的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。

兼职档案人员的职责是：

A、认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策，严格执行本公司制定的档案工作各项规章制度；

B、负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；

C、负责各类档案材料移交前的保管工作；D、对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；

E、根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。

4、管理体制与档案分类

一、组织管理体制

1、建立集团公司档案工作领导小组；

2、建立集团公司档案工作网络小组；

3、建立集团公司档案工作鉴定小组；

4、制定集团公司档案管理办法；

5、制订集团公司文件材料归档范围与不归档范围；

6、制订集团公司档案保管期限表；

7、制订集团公司档案室档案保密与借阅制度；

8、制订集团公司档案保管制度；

9、制订集团公司档案统计工作制度；

10、制订集团公司档案鉴定销毁制度；

11、制订集团公司科技档案修改补充规定；

12、制订集团公司档案人员岗位职责；

13、制订集团公司兼职档案人员岗位职责。

（五）集团公司档案的分类方案（大纲）（门类）

1、党群工作类；

2、行政管理类；

3、经营管理类；

4、生产技术管理类；

5、产品类；

6、科研类；

7、基本建设类；

8、备仪器类；

9、会计类；

10、职工档案类；

11、特种载体类。

其中1—4类是管理类，5—8类是科技档案，9—10是专门档案。

还可以建立销售（客户）类档案。

一、文件的立卷

（一）立卷工作的组织：

承办部门立卷。

（二）立卷工作的步骤

第一步，准备立卷；

第二步，平时归卷；

第三步，调整和组卷；

第四步，编目装订。

二、立卷的质量要求

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管和利用。

三、立卷操作程序的工作内容、要求与方法

（一）立卷的方法---六个特征及其在立卷中的运用

作者、问题、名称、时间、通讯者、地区

（二）案卷的组合方法和要求

1、对已归卷文件进行检查调整（齐全、范围、期限）。

2、卷内文件排列

时间、重要程度、姓氏笔划、问题、作者、名称、地区。

3、拟写案卷标题

作者（通讯者）—问题（内容）—名称

4、卷内文件的编目与案卷装订

（1）卷内文件编号

（2）填写卷内文件目录

（3）填写卷内备考表

（4）填写案卷封面

（5）装订案卷

四、案卷的归档

（一）归档制度

归档范围

归档时间

（二）案卷的编号

1、案卷的排列

2、案卷目录

案卷目录的作用

案卷目录的编制

归档的手续

第四节归档文件整理规则

一、总论

（一）意义

（二）特点

1、简化

2、兼容

3、灵活

（三）概念

1、归档文件

2、归档文件整理

以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

（三）整理原则

二、归档文件的整理单位与装订

（一）整理单位

1、文件正本与不同稿本

2、正文与附件

3、正文与文件处理单等

4、原件与复制件

5、转发文与被转发文

6、报表、名册、图册等

7、来文与复文

（二）文件修整

1、修裱破损文件

2、复制字迹模糊或易褪变的文件

3、超大纸张折叠

4、去除易锈蚀的金属物

（三）文件装订

1、线装

2、不锈钢装

三、归档文件的分类

年度---问题---保管期限

四、文件的排列

五、归档文件的编号

（一）件号

（二）编号项目

1、必备项目

全宗号、年度、保管期限、件号

2、选择项目（机构或问题）

（三）盖章

1、归档章的格式

单位：

mm

（全宗号）

（年度）

（室编件号）

*（机构或

问题）

（保管期限）

（馆编件号）

1

16

83×15

2、盖章位置

六、归档文件的编目

（一）归档文件目录的项目

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

（二）归档文件目录

封面（全宗名称、年度、保管期限、机构）

归档文件目录

全宗名称：

年度：

保管期限：

机构：

七、归档文件的装盒

（一）档案盒格式

1、档案盒封面

单位全称

2、档案盒脊背的项目

全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

全宗号

年度

保管期限

*机构（问题）

起止件号

室

馆

盒号

（二）备考表

盒内文件情况说明

整理人:

检查人:

年月日

全宗号----目录号---案卷号----件号（页号）

全宗号----年度-----期限--------件号

第二章档案与档案工作

第一节档案

一、档案的起源与发展

第二章档案与档案工作

档案经历了漫长的演变过程：

从口口相传，到结绳刻契，从文字记录，到声像记录，再到电子记录。

结绳、

刻契（木片、片或玉片上刻上符号以记事）古代，人们借助各种标记、符号、，用结绳、刻契、图画等记事方法，能保存、传递，可以看作是档案的萌芽，是档案起源的初始形态。

二、档案的产生与发展

（一）档案产生的条件

1、记录符号的产生是档案产生的客观条件

2、国家的出现是档案产生的社会条件

（二）早期档案形态

1、甲骨档案

2、金石档案

3、简牍档案

4、缣帛档案

5、纸质档案

三、档案的概念与性质

（一）档案的概念

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

含义：

1、档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人

2、档案是有保存价值的文件

档案与现行文件（历史与现实）

3、档案的实存形态是多种多样的

4、档案是直接形成的历史记录

（二）档案的性质

1、档案的本质属性是原始记录性

2、档案的一般属性是知识性和信息性

（三）档案与相邻事物的联系与区别

1、档案与图书（来源、作用）

2、档案与文物

3、档案与资料

四、档案的类型

按形成时间分：

1、新中国成立前的历史档案：

历代王朝时期的档案、民国档案、革命历史档案；

2、新中国成立后的现行档案

按形成领域分：

文书档案；科学技术档案；专业档案。

按所有权性质分：

公共档案与私人档案。

按载体形态分：

纸质档案与非纸质档案。

档案作用的主要表现：

①档案是机关工作的查找凭证据；

②档案是生产建设的重要依据；

③档案是科学研究的必要条件；

④档案是政治斗争的重要手段；

⑤档案是宣传教育的生动素材。

档案发挥作用的规律性

1、档案作用范围的递增性；

2、档案机密程度的递减性；

3、档案作用的转移性（工具、政治斗争）

4、档案发挥作用的条件律

收集齐、整理妥、保管好，随时便捷利用。

第二节档案工作

一、档案工作的内容

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等8项。

二、档案工作的性质

1、档案工作是一项服务性的工作；

2、档案工作是一项政治性机要性的工作；

3、档案工作是一项科学管理工作性的工作（人事管理离不开人事档案、财务管理离不开会计档案）。

三、档案工作的基本原则

1、统一领导、分级管理；

2、维护档案完整与安全；

3、便于社会各方面的利用。

四、档案工作标准化与现代化

第三章档案事业

一、档案事业的内容

有档案管理工作、档案行政管理作、档案法制工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作等。

1、档案管理工作（馆、室）

2、档案行政管理工作（局）

3、档案法制工作；

4、档案教育工作（学校、培训）

5、档案科学研究工作；

6、档案宣传工作（全方位、多渠道）

7、档案国际合作与对外交流工作。

二、档案事业的地位与意义

1、档案事业是维护党和国家历史真实面貌的重要事业

是记录历史、启迪未来，服务社会、造福人民，传承文明、泽被后世的事业。

2、是党和国家各项建设事业必不可少的环节

3、是整个国家文献信息事业的重要组成部份

4、是功在当代、得在千秋怕永恒事业

三、档案事业管理体制

1、统一领导、分级管理

2、专业和科技档案工作“条块结合”管理

3、局馆合一管理

第二节档案事业的建立与发展

一、我国档案事业的建立

1、接管旧政权遗留下来的档案，征集革命历史档案

2、制定档案工作方针、政策和法规，建立起机关档案工作，集中管理撤销的档案

3、成立国家档案局，开展对档案学理论研究，创办档案高等教育。

二、我国档案事业的发展

1、全面建设阶段（1958－1966）

实行党、政档案和档案工作统一管理；

建立各级档案行政管理机构和各级国家档案馆；

各级机关普遍建立了统一管理党、政档案的档案室；

建立了科技档案工作；

档案学成为一门独立的学科。

2、严重挫折阶段（1966－1976）

3、恢复提高阶段（1976－1987）

4、全面发展阶段（1988年以来）

第三节档案机构与人员

一、档案机构类型及其职责

1、档案行政管理机构

档案行政管理机构设置（区县市）

档案行政管理机构职责；

2、档案馆

各级国家档案馆；

其他各类档案馆；

部门档案馆；

企事业档案馆。

3、档案馆性质与国家档案馆的功能拓展

档案馆的性质与任务；

国家综合档案馆的功能：

一