文件管理内控制度.doc
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内部控制系列文件
文件管理
业务循环名称：
行政管理
文件编号
版本
文件密级
□一般□中级□高级
总页数
编写部门
体系部
生效日期
签署栏
编制
审核
批准
日期
日期
日期
制度更新一览表
序号
版本号
修订日期
修订摘要
修订人
注：
1.本表记录每次制度修订的内容和版本号；
2.本记录由修订人负责填写。
1总则
1.1目的
为进一步建立规范合理的文件发放和管理制度，建立、健全企业管理制度，促进企业制度建设流程化、规范化，并给合润达公司的实际情况，特制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于***********有限公司。
1.3术语及定义
1.3.1文件：
信息及其承载媒体，本制度中特指本企业的管理制度与公司公告等。
1.3.2表式：
本制度中特指空白的表单模板。
2关键控制点
2.1所有文件、表单在发布前都必须经过授权审批，公司二级及以上内控制度相关文件文件、制度在发布后，须提交总公司内控部门备案。
2.2所有的文件应该统一编号，并及时更新颁布。
2.3所有文件、表单的更改须经过有效的申请和审批。
2.4所有文件、表单应妥善保管、存储以及处理。
3操作流程
3.1职责
3.1.1各职能部门负责相关的管理性文件（包括表式）的编制，并负责各自专用文件及记录的管理。
3.1.2部门主管或其授权人负责文件的审核并签署。
3.1.3公司总经理或其授权人负责文件的批准并签署。
3.1.4体系部负责经过签批的文件的受控管理、文件发布以及文件归档工作。
3.2文件的分类与编号
3.2.1文件分类：
²一级文件：
集团统一制定的内控制度总则；
²二级文件：
集团统一制定的企业制度；
²三级文件：
子公司参照集团制度编制的企业制度、实施细则、作业指导书、公文等。
²四级文件：
制度记录（特指表式）；
注：
子公司不可编制一级文件、二级文件，只参照执行。
3.2.2文件编号规则
3.2.2.1内控制度文件编号规则
文件编号格式公司代号+文件级别号+业务循环缩写+文件序号+版本号+修订号
文件编号格式：
AA-NCCNN-AN
构成
公司代号
文件级别号
业务循环缩写
文件序号
版本号
修订号
属性
字母
数字
字母
数字
字母
数字
位数
2
1
2
2
1
1
取值
范围
AB
3：
三级
4：
四级
AA~ZZ，如：
财务循环：
CW
销售循环：
XS
采购循环：
CG
行政循环：
XZ
资产管理：
ZC
人力资源循环：
RL
信息系统循环：
XX
生产管理：
SC
研发管理：
YF
……
01～99
A~Z
0~9
举例：
AB-3CG01-A0
3.2.2.2公告文件编号规则
文件编号格式：
公司代号+部门缩写+标志字+文件级别号+发文年月+序号
文件号格式：
AA-X字-NYYMM-NN
构成
公司代号
部门缩写
标志位
文件
级别号
发文
年月
序号
属性
字母
汉字
汉字
数字
数字
数字
位数
2
1
1
1
4
2
取值
范围
AB
市场部：
市
财务部：
财
人力资源部：
人
行政部：
行
质量管理部：
质
物流部：
物
研发部：
研
生产部：
生
……
“字”
3：
三级
1201～9912
01～99
举例：
AB-人字-31210-01
3.2.3电子文件命名规则：
文件编号-文件名称.后缀。
如：
AB-3ZC01-A0-自用固定资产管理.doc
3.3文件工作流程
3.3.1文件的编制与评审
¨各职能部门在自己的职能范围内对业务流程进行梳理、优化，在此基础上制定管理制度，并在企业实际情况发生变化时修订相应的管理制度。
¨文件制订或修订后，由制定或修订文件的职能部门牵头组织相关部门和人员，对本部门制订或修订的文件进行评审。
¨评审方式：
会议、会签等。
¨评审职责：
对制度文件的可操作性、适宜性、合规性、公平性、效益性等进行评审。
¨评审成员的构成，可根据制度文件的重要性、复杂性以及是否新制订的文件来组织召集。
注：
子公司编制的制度文件需提交总公司运营中心进行制度专项审核，其主要审核子公司制度文件与总公司制度公司的相容性、相通性。
如出现相悖情况，总公司运营中心需组织相关公司、相关部门人员进行协商处理。
3.3.2制度文件（包括细则）签发。
制度文件由编制部门部门经理或其授权人审核，总经理或其授权人批准。
签署后的纸质文件以及相应的电子文件，提交体系部备案并下发。
3.3.3文件以纸质文件及电子共享形式发放，流程如下：
¨经过签署的纸质文件加盖公司公章方为有效。
¨体系部负责将经过签署并加盖公章的文件，共享在公司资料管理系统中，并由文件管理员登记在《文件清单》中，纸质文件、原版电子文件均需归档保存。
¨体系部文件管理员以邮件形式进行公告。
《文件清单》须及时更新并共享，以便员工确认最新版文件。
3.3.4文件的管理
3.3.4.1文件存档。
体系部负责制度文件的存档管理工作。
3.3.4.2文件编制部门的负责人原则上每年进行一次适宜性审核。
执行部门原则上应每半年全面检查各类在用文件的有效性，对于各使用者手中的文件，发现问题及时纠正处理。
3.3.4.3文件的保存按规定的地点和方式有序存放，以便存取，文件的保存应严格管理，存放地点应防水、防火，以确保文件的完整性。
3.3.5文件的更改
3.3.5.1发生以下情形之一时，应对文件进行更改或作废：
¨国家现行或地方性法律法规发生变化时；
¨企业制度在日常工作或专项检查过程中发现控制缺陷时。
¨集团企业制度变更引起的子公司三级文件变更。
3.3.5.2如文件需要更改时，应由原文件编制部门负责提出，说明更改或作废原因，并将文件修订稿提相关授权人员审核，经批准后重新发布，旧版文件同时作废（特殊情况下，有些制度也可能直接作废）。
3.3.6文件的作废与销毁
3.3.6.1体系部文件管理员应将作废文件的作废原因、状态和替代文件，作废日期等记录在《文件清单》中，同时在存档的电子文件名上加注“作废”。
3.3.6.2体系部删除公司资料管理系统中需作废的文件，对更改或作废情况进行公告声明，并通告相关执行和监督部门。
3.3.6.3作废的制度文件（包括表式）应集中收回销毁，防止已作废的文件在相关职能部门留存使用，该项工作各部门具体负责。
注：
制度文件换版升级时，需在新文件中注明“自本制度生效执行之日起XXXX制度同时废止”的相关描述。
3.3.7制度（包括细则）培训。
为推动制度有效实施，制度制定部门应牵头组织培训。
3.3.8文件的备案。
子公司文件需定期向总公司运营中心进行文件备案，文件提交时，需同时提供文件清单。
4颁布实施及解释权
4.1本制度自颁布之日起实施。
4.2本制度之具体解释权属上**************公司。
5附则：
流程图与表单
附件一：
流程图
1-1
N/A
附件二：
表单
2-1
文件清单
2-2
文件更改／作废申请表
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