文件资料控制程序QP.doc

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深圳市xxxx有限公司

文件编号

文件资料控制程序

制定日期

版本

发行日期

深圳市xxxxxxx有限公司

文

件

资

料

控

制

程

序

文件编号：

版本：

制定日期：

发行日期：

批准：

审核：

制定：

1．目的

对公司所有的文件资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。

2．适用范围

本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。

3职责

3.1文控中心是文件和资料的管理部门。

3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。

4定义

4.1受控文件：

维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。

受控文件在发放之前由文控中心盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。

4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：

4.1.1.1一级文件：

质量手册；

4.1.1.2二级文件：

程序文件；

4.1.1.3三级文件：

作业文件（作业指导、检验标准、管理办法、技术文件等）；

4.1.1.4四级文件：

记录表单。

4.1.2外来文件：

包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。

4.2非受控文件:

质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.2.1部门管理文件；

4.2.2公司级管理文件：

内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。

5工作程序

5.1文件资料的编制

质量手册由总经理指派专人编制，程序文件及其它文件与资料由各相关职能部门编制。

5.2文件资料的编号、版本号、修改状态号管理规则

5.2.1文件资料和表单版本编号

文件和表单版本编号共2位：

例A0（“A”表为版本号。

注：

文件版次号是A0则表示为原版；B0即表示第二版第一次，依此类推。

“0”修订次数流水号。

）

5.2.1.1修订次数用0-9的流水号表示：

文件首次发布时修订数流水号为0，再修订一次，流水号为1，最高到9；

5.2.1.2版本用字母A-Z表示：

文件首次发布时版本为A，每换版一次，版本升级一个字母，最高到Z；

5.2.1.3版本升级原则：

A.当文件被修订9次后；

B.当文件名称发生变更时；

C.当文件内容出现较大修改，需重新培训时.

5.2.2文件资料的文件编号规则：

5.2.2.1质量手册

质量手册:

BRT-QM-XXX:

其中BRT表示公司代号；QM代表质量手册；XXX代表序号。

5.2.2.2程序文件

程序文件:

BRT-QP-XXX:

其中BRT表示公司代号；QP代表程序文件；XXX代表序号。

5.2.2.3作业文件

作业文件:

BRT-WI-YY-XXX:

其中BRT表示公司代号；WI代表作业文件（作业指导、检验标准、管理办法、技术文件等）；YY代表编制部门；XXX代表序号。

5.2.2.4记录表单

记类表单：

BRT-QF-YY-XXX:

其中BRT表示公司代号；QF代表表单类；YY代表编制部门；XXX代表序号。

5.2.2.5外来文件

外来文件：

BRT-WL-XXX:

其中BRT表示公司代号，WL代表外来文件，XXX代表序号；

5.2.3文件资料排版要求

5.2.3.1体系文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式排版进行编制，同时在内容上表现

公司名称、文件名称、版次、文件件编号、页数、日期与编写审批人员等；

5.2.3.2正文及标题排版如下：

（章节号最多分四个等级，等级不够用英文字母替代）

1第一单

1.1第一节

1.1.1第一条

1.1.1.1第一款

A.

B.

......

5.2.4文件资料字体要求

体系文件与资料的字体一律为宋体黑色字，文件名称字号为：

二号字，，正文内容

序号题目为粗体四号字，正文内容文字为小四号字，段落行距为1.5倍行距。

5.2.5公司部门编码代号:

总经办

ZJ

研发部

YF

采购部

CG

文控中心

DCC

工程部

RD

市场部

SC

人力资源部

RL

品质部

QC

销售部

XS

仓储部

CC

生产部

MA

PMC

PMC

财务部

CW

文件类型

文件名称

初审

审批

受控文件

质量手册、程序文件

管理者代表

总经理

作业文件，记录表单

部门主管

管理者代表

非受控文件

部门管理文件

部门主管

管理者代表

公司级管理文件

管理者代表

总经理

5.3文件资料的审批

5.4文件资料的发布

5.4.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、记录表单表统一由文控中心编目，并负责填写“受控文件清单”，报管理者代表审批。

5.4.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。

5.4.3所有经批准的文件和资料均由文控中心负责发放，并必须在“文件资料发放、回收记录表”上签字。

5.4.4发放的受控文件在封面盖“受控文件”章。

5.5文件资料的修改和作废

5.5.1每年可以对质量手册、程序文件、作业文件有效性进行评审，必要时可以作出修改。

5.5.2文件的修改，由申请修改的部门填写“文件修订申请表”，报管理者代表核准，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。

5.5.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。

5.5.4经审批后的“文件修订申请表”由文控中心保存，并执行5.3。

5.6文件资料的存档、销毁

5.6.1已发行的文件和资料的原稿（正本），均由文控中心列册存档，保存的原版文件加盖“正本章”。

5.6.2各类记录表单由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时按规定程序销毁。

5.6.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的尤物移人由使用部门集中保管。

5.5.4已作废的文件和资料由文控中心负责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章或者直接销毁掉。

5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控中心填写“文件销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。

5.7文件资料的使用和更新

5.7.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“文件资料发放、回收记录表”。

5.7.2确有保留需要的文件，由使用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，管理者代表批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用”章，作为特殊情况留用。

5.6.3文件使用部门文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向文控中心申请，由文控中心核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。

5.7.4文件补发程序同5.4.3-5.4.4。

5.8外来文件控制

5.8.1文控中心应将外来文件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控文件”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。

5.8.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，文控中心需列册存档。

5.8.3外来文件由责任部门（使用部门）受控使用后，交文控中心存档。

5.8.4文控中心每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的更新变化情况。

6相关文件

6.1《质量记录控制程序》

7相关记录

7.1文件修订申请单

7.2文件资料发放、回收记录表

7.3受控文件清单

7.4文件销毁申请单

7.5文件留用申请单

7.6外来文件管制表

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