行政部部门职能及管理分工.docx

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行政部部门职能及管理分工

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行政部部门职能及管理分工

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1．行政部职能

1.1行政管理职能

1.1.1经营计划类

组织编制集团年度经营目标和计划。

指导集团下属各公司按集团投资部的统一要求编制年度管理目标和计划。

审核集团下属公司的年度经营目标和计划。

按董事会审批的年度经营目标和计划进行过程跟踪、管理诊断、推进管理，按季度提交跟踪报告。

负责投资项目的收集、立项、可行性论证、项目评估；协助项目谈判与实施，跟踪投资项目进展；

负责投资下属内企业的资产管理、资产租赁及物业服务（含国有托管资产）、资产处置方案与实施、后勤管理（内退离退休人员的管理）。

负责投资下属内企业的融资规划与商贸业务规划。

1.1.2综合协调类

董事会、集团公司经营班子决定事项的督办、检查、落实、反馈及专项工作的组织实施。

协调各职能部门的关系，及时收集和了解集团各职能部门和下属各公司的工作动态，掌握全集团的主要活动情况。

负责由集团公司组织（不包括部门组织）的所有会议的组织和管理，做好会议的召集、记录和决议的跟踪落实。

负责主持集团管理制度的拟定及修改完善。

负责集团年度工作总结、工作计划的拟定、综合性资料的汇总和文稿的编写。

1.1.3公共关系和企业文化管理类

协调集团公共关系、内外业务联系，做好来宾接待工作和综合事务处理。

负责集团企业文化建设。

负责集团CI系统的策划、实施、维护等相关管理工作。

负责集团VI相关的标志使用、印刷品、宣传资料、视听材料、网站等展示企业形象的项目进行策划、更新和维护。

负责集团内部刊物的编制、发行等相关工作。

1.1.4信息化建设类

根据集团的发展和利用水平，制订网络系统的建设方案。

利用网络建设网站、OA平台和企业邮箱，搭建集团管理信息平台。

负责集团网络系统软硬件的安全、维护、保证网络的正常运行。

负责办公设备（包括电话、电脑等系统）的调配、安装及维护。

不断提升集团信息化建设的意识和水平。

1.1.5法务合同类

组织重大合同的起草、审查与管理。

对集团重大经营决策提供法律意见和方案。

对口集团律师业务，协调各项工作往来关系。

办理民事诉讼事务。

配合投资部处置相关资产及不良债权。

建立和完善法律资料库，做好员工法律知识的宣贯和配合劳动合同仲裁工作。

1.1.6文秘档案类：

负责集团公司行政发文及文件流转，做好以集团名义发文文稿的审核工作。

负责集团公司证照和印鉴管理，指导和监督集团各职能部门和下属公司做好证照印鉴管理。

负责指导新设公司的注册、登记、相关证件办理等事宜。

拟定集团发文制度和行文程序，并进行监督实施。

发放集团文件，负责集团公司档案的整理、归档、保管、借阅等。

1.1.7行政及后勤保障类

负责集团公司固定资产、办公设备的购买、租用、建帐、管理、盘点和维修保养。

负责集团公司低值易耗品、办公用品的购买、建帐、保管、发放和盘点。

负责集团车辆的管理和维修保养。

负责集团公司员工宿舍的管理工作。

负责集团员工服装发放、管理等工作。

负责集团本部报刊邮件订阅及收发。

负责办公区域日常水电、卫生管理以及领导班子办公室的管理和服务。

1.1.8环保安全类

负责集团公司环保、消防、防汛、安全等日常管理工作。

指导下属各公司的环保、消防、防汛、安全等相关制度的建设和日常相关管理工作。

负责定期或不定期对下属各公司的环保、消防、防汛、安全的检查稽核工作。

协助重大安全事故的处理工作。

1.2人力资源管理职能

1.2.1制度建设和人力资源规划类

负责制定和修订集团的组织管理制度，用工管理制度、薪酬、福利管理制度、绩效管理制度、培训管理制度、职业卫生安全管理制度和职业发展制度。

审定集团所属各公司的人力资源管理制度实施细则。

指导和监督集团所属各公司按集团统一的人力资源管理模式实施管理。

参与制定集团人力资源战略规划，经批准后组织实施。

制定人力资源开发中长期规划，经批准后组织实施。

编制人力资源年度计划，经批准后组织实施。

根据集团发展规划拟定和调整组织机构。

负责集团各职能部门、集团与下属各公司职责、权限划分的拟定、修订，经批准后组织实施。

组织拟定机构人员编制和岗位需求计划，经批准后组织实施。

制定和修订岗位职务说明书。

1.2.2人事和劳动管理类

负责新进、在职、临时、兼职人员人事管理办法的拟定。

负责集团所管人员的招聘和集团总部人员的有效配置。

负责集团所管人员的人事关系协调和人事问题的解决处理，指导和协助集团下属公司的人事关系协调和人事问题的解决处理。

拟定、修改劳动合同和相关协议文本，签订劳动合同和专项协议，实施劳动合同和专项协议的变更等管理。

负责试用期满人员的考核和在职人员的迁调手续办理。

负责人员的解聘、解雇事宜。

负责集团所管人员出勤、请假登记和异动记录。

负责汇编人事统计资料。

负责员工劳动合同和集团人事档案管理。

1.2．3薪酬福利类

制定年度薪酬、福利计划和季度、月度人力费用计划，合理安排人力资源成本支出。

按集团的规定办理薪酬调整事宜。

按国家、省、市规定办理社会保险提取及缴纳事宜。

做好薪酬、福利的日常管理工作。

1.2.4绩效管理类

组织建立公司级、部门级和关键岗位级的绩效考评体系。

建立绩效考评程序，负责组织绩效考评。

指导集团下属各公司建立对其下属机构、主管的绩效考评体系，进行绩效考评。

通过对绩效考评的管理，不断改进集团绩效、提升集团的整体素质。

拟定和修订集团奖惩制度，经批准后组织实施。

1.2.5教育培训类

负责建立集团的培训体系，落实培训资源。

拟定集团培训计划，经批准后组织实施。

指导集团下属各公司拟定培训管理制度。

组织对培训效果的评估。

2．内部机构设置

2.1组织机构图

集团行政部

行政办

人资办

下属公司

综管部

2.2拓扑图

行政部副总

行政部总经理

后勤及文秘主管

后勤及信息主管

法务

专员

总裁秘书

计考主办

人事经理

人事

专员

人事主管

2.3编制定员

3．岗位职责概要

3.1总经理

主持行政部工作，向集团分管领导汇报工作

3.2副总经理

协助总经理工作，侧重主管行政类工作

3.3总裁行政秘书

主办1.1.1经营计划类、1.1.2综合协调类、1.1.6文秘档案类工作事务

3.4法务专员

主办1.1.5法务合同类

3.5计划考核主管

协办1.1.1经营计划类、1.1.2综合协调类工作事务

3.6后勤及信息主管

主办1.1.3公共关系和企业文化管理类、1.1.4信息文化建设类、1.1.7行政及后勤保障类、1.1.8安全环保类工作事务

3.7后勤及文秘主管

协办1.1.3公共关系和企业文化管理类、1.1.4信息文化建设类、1.1.6文秘档案类工作、1.1.7行政及后勤保障类、1.1.8安全环保类工作事务

3.8人事经理

负责人力资源类工作

3.9人事主管

主办1.2.1制度建设和人力资源规划类、1.2.4绩效管理类、1.2.5教育培训类工作事务

3.10人事专员

承办1.2.2人事和劳动管理类、1.2．3薪酬福利类工作事务

4．职位说明书（请结合上述第３大点职责概要归类）

4.1行政部总经理

4.2总裁秘书

4.3法务专员

4.4计划考核主管

4.5后勤主管

4.6信息化主管

4.7文秘主管

4.8、驾驶员

4.9人力资源经理

4.10人事主管

4.11、人事专员

1、总裁行政秘书

总裁日程拟定编制并必要分发集团有关领导（OA），按既定行程落实酒店、票务预订事务，日程计划事项提醒、安排与事前必要的工作联络；

负责总裁出访预约或访客预约及安排；

负责总裁的宴请接待安排（含礼品）；

负责呈报总裁批阅文件的收、报，及批阅后的传递、归档；

负责月度计划与总结的归集汇总，以及月度绩效考核；

负责集团公司层面会议安排、布置、资料准备、形成会议纪要或会议文件（部门总经理周联席会、月度计划与总结会，季度、半年度、年度会议）；

负责总裁主持的专题办公会议的通知、出席会议并记录、形成会议纪要经审定后下发；

陪同出席总裁参加的内部或外部会议，并做好记录；

负责总裁重要活动安排及记录，并做好大事记的资料收编工作；

负责总裁交办工作事务（含总裁专题办公会议议定事项）的布置、落实、检查、督促及反馈；

信息报表：

集团各部、各业务板块规定报表的收集、汇总，呈报报总裁；各类信息的收集、筛选，提供总裁决策；

负责草拟总裁工作报告、发言稿等文书工作；

总裁交办事项。

2、法务专员

起草、审查和修改公司各类法律文书及合同；

组织公司重大经营决策的法律论证和法律保障；

为集团对外投资、收购、兼并、项目开发与建设，以及集团下属公司生产经营管理活动提供法律咨询与服务；

负责对集团及下属公司制定的规章制度进行法律审核；

审核公司的各类合同、制定标准（格式）合同；

代表公司或协同外聘律师、法律顾问处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益；

联系对接外聘律师、法律顾问；

法律培训

３、计划考核主管

协同会议安排、布置、资料准备、形成会议纪要或会议文件（部门总经理联席周会、月度计划与总结会，季度、半年度、年度会议）；

协同负责月度计划与总结的归集汇总，以及月度绩效考核；

月度绩效考核：

总结汇总后考核承办；

协同负责计划、会议议定事项的跟催、督办、反馈；

4、后勤及文化信息主管

公司网站、局域网、OA系统、视频会议系统维护与监控；

集团本部办公大楼及办公设施的管理与维护，建立台账；

办公用品的采买计划，重要备货的采买计划与管理；

车辆调派、用油与里程考核、控制；

招待所及宿舍管理；

保安保洁绿化管理；

移动办公设备的管理控制；

新入职人员办公设备、文具、门禁卡等的安排，离职人员相应设备证卡的回收。

与保安、物业、租车、快递、电信、车辆保险、公司域名、邮件服务器等服务提供单位的对接；

5、文秘主管

文件流转、上传下达：

收件、传转会签、文件草拟、呈批、集团领导签发后盖章、下发并归档；

印章管理控制：

按用印审批流程控制；

证照管理台账的建立，证照的管理控制，跟踪下属公司证照年检工作；；

来访接待及外联事务；

酒店、票务预订事务；

费用报销归集报批（周三）；

协同办公楼设施、办公区域管理；

协同文化信息主办有关企业文化、信息化工作事务

协同车辆调派；

6．人事主管

主办、对接日常行政工作；

月度、专题会议安排及会议纪要的草拟、下发

子公司请示事项的承办回复、文件草拟；

掌握各类证照台账，跟踪证照年检工作；

承办公司的年检及变更事项；

集团人资工作：

起草修订集团人资管理制度，协助制定集团人力资源战略，集团人事招聘工作，员工薪资发放审核，员工培训，协助处理劳动争议，员工德能勤绩考核；

7．人事专员

办理人事招聘、人才引进、协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况、发录用通知、签订劳动合同、办理入职手续、建立员工人事档案等；

员工出差、请销假的管理及考勤统计、异常公布（含商贸），考勤信息报表提报；

员工薪资奖金核算（含发放与社保关系的安排对接），各板块薪资动态管理与稽核、异常提报；

集团本部及各板块人员异动信息报表的收集汇总与提报；

承办员工内部调动、任免职等人事发文草拟与下发；

承办员工调薪报批；

承办员工离职、解聘、退休手续，工作移交、解除劳动合同、离职证明；

员工福利的提报安排；

协助起草排版集团人资制度文件。

8、行政部全体人员共同工作

协同做好集团公司半年度、年度大会的召开；

协同做好本部月度工作计划、月度工作总结；

协同起草、修订、完善行政人事相关管理制度规定；

协同做好企业文化建设工作；

协同做好集团重大活动的组织实施；

完成集团分管领导、本部领导交办的工作。