常用公文格式与国家机关公文制作.docx
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常用公文格式与国家机关公文制作
几种常用公文的格式
1、布置工作（拟稿）
相关材料：
湖北省教育厅根据上级有关文件精神，决定在2007年3月份对全省各高校学习贯彻《公民道德建设实施纲要》情况进行一次检查，主要检查：
（1）教职工、学生对公民道德建设重要性认识的情况；
（2）学校学习贯彻《公民道德建设实施纲要》工作方案；
（3）学校加强公民道德建设的有关规章制度；
（4）校园文明环境建设情况；
（5）学校“两课”教学情况。
省教育厅要求各高校要充分认识加强公民道德建设的重要性、艰巨性、长期性和紧迫性，把公民道德建设放在突出位置来抓，促进依法治校与以德治校的紧密结合，推动学校教育事业的全面发展；要加强对学习贯彻《公民道德建设实施纲要》的领导和组织工作，大张旗鼓地开展多种形式的宣传教育活动，确保《公民道德建设纲要》深入人心，工作方案切实可行，各项措施落实到位；要在2006年底之前先进行自查，并向省教育厅写出自查报告。
省教育厅在2007年3月从各高校抽调人员组成4个检查组对各校进行检查，检查的具体日程安排另行通知。
检查结果将作为各高校评选文明单位的重要依据。
写作思路：
布置这项工作的原因和依据——工作名称——具体工作内容——有关要求和注意事项。
写作要求：
按照一份完整的公文设计拟写，有文头部分、行文部分、文尾部分。
发文字号、抄报和抄送机关、印发机关、落款日期和印发日期、印发份数自行设计。
2、召开会议（修改）
湖北省财政厅关于召开
2007年全省财政工作会议的通知
各市、州、县（市）财政局：
经请示省委、省政府同意，省财政厅党组研究决定，根据全国财政工作会议精神，为圆满完成2007年财政工作任务，定于2007年1月中旬在宜昌市召开2007年全省财政工作会议，请各市、州、县（市）财政局接到本通知后，积极认真负责地作好与会前的各项准备工作，届时派一名局长和一名预算科长于2007年1月11日到宜昌市华联大厦报道开会。
这次财政工作会议很重要，所以我厅经过再三研究，下决心开好这次会议，已指派专人负责会议的筹备工作。
特此通知
（公章）
2006年12月4日
主题词：
省财政厅2007年工作会议
（以下文尾部分略）
写作思路：
召开会议的目的、依据——会议名称和时间（会期）、地点——与会人——有关注意事项（随带材料和物品、报到时间和地点、行车路线和是否接站等。
）
3、转发文件（修改）
湖北财经高等专科学校
关于转发财务制度改革工作方案的通知
校内各部门：
财务处同志认真学习领会上级有关文件精神，吸取兄弟院校宝贵经验，广泛征求教职工的意见，结合本校实际，起草了《湖北财经高等专科学校财务制度改革工作方案》，并反复进行了修改，现已经校党委、校行政研究同意，决定转发给你们，请你们严格按照《方案》开展工作。
附件：
湖北财经高等专科学校财务制度改革工作方案。
（公章）
2006年12月1日
主题词：
转发财务制度改革通知
写作思路：
转发（含发布、印发、批转、转发）文件名称
——有关要求。
注意：
分清发布、印发、批转、转发的区别。
下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。
4、任免人员（例文）
根据党管干部的原则，党政机关、事业单位的副科级（县局的副股级）以上干部，由党的各级领导机关根据干部管理权限予以任免职务。
企业一般拥有用人自主权，尤其是私人企业、外资企业、合资企业的干部，一般由企业董事会（局）或老总决定任免。
太平实业有限责任公司
关于王刚等人任免职务的通知（党内称同志。
写任职、免职或任免职务的通知，不要写成职务任命、职务免除或职务任免的通知。
）
各部门：
经公司董事会2006年11月4日会议同意：
（批准机关和批准时间）
王刚先生任公司总经理助理，免去其公司公关部经理职务；
李强先生任公司公关部经理；
免去张林先生公司总经理助理职务。
（免职须写“职务”二字，任职则否。
）
（公章）
二00六年十一月五日
主题词：
干部任免通知
二、令
修改：
嘉奖令
市×××化工厂，采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，实现全年无生产事故，成为我市第一个安全生产年企业。
为此，市政府决定对×××化工厂通令嘉奖。
××省政府
XXXX年XX月XX日
三、通告
修改：
通告
为了贯彻我市城市建设总体规划，完成市人民政府下达给我区的向阳路扩建任务，并保证于我市成立××周年前顺利竣工，特通告如下：
一、向阳路扩建范围内的所有国营、集体单位、商店、个体摊贩、公共汽车站、邮亭，以及所有居民，限定在××年×月××日前搬迁完毕。
二、所有搬迁单位、居民应按区人民政府的统一安排执行。
个体摊贩一律迁往和平农贸市场白天摆摊。
三、从×月×日起，向阳路禁止车辆、行人通行，以保证安全施工。
四、所有搬迁单位和居民必须按此公告执行。
借故不按时搬迁者，后果自负。
向阳区人民政府
向阳区城建局
向阳区公安分局
××××年×月××日
通知格式：
（指示性通知）
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院二○○五年三月十日
例文（指示性通知）
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发（1996）×号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日
通知格式：
（会议性通知）
关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室：
定于×月×日召开××××会。
现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。
）
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜
（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
联系人：
×××，电话：
××××××××，传真：
××××××××。
北京积水潭医院
××××年×月×日
例文（会议通知）
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部，柳铁党委宣传部：
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。
四、会议地点报到及住宿地点：
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
会场：
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：
16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。
在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：
×××，电话：
××××，传真：
××××××。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日
《通知》写作要点
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：
制发机关＋事由＋通知。
二、正文：
㈠通知前言：
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。
㈡通知主体：
写出通知事项，分条列项，条目分明。
三、结尾：
三种写法：
㈠意尽言止，不单写结束语。
㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
公文写作之二——公文的格式
2007-04-2908:
33
一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成。
一、文头。
又称版头。
位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。
文头后有一条红线间隔。
文头必备项目有：
1、发文机关。
即公文的作者。
应用全称或规范化简称。
用大号字套红，后加“文件”2字。
俗称“红头文件”。
2、发文字号。
又称发文号、文号，是发文机关的发文流水号。
便于统计发文的数量和公文的检索、引用。
它由发文机关的代字、发文年份和发文序号组成。
例如：
“国发[2000]08号”即代表国务院2000年第8号文件。
文号中的年份用全称，用“[]”括起。
位置应标在文件版头发文经过的下面，居中排列。
文头的必要项目即视情况可有可无的项目：
1、秘密等级和保密期限。
应顶格标在公文版心右上角第一行。
秘密等级为绝密、机密、秘密三级。
例：
“绝密★6年”。
2、紧急程度。
指公文在处理时限上的要求。
分“特急”、“急件”。
电报有“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。
与秘密等级标法相同，同时标注，放在密级下面。
3、份数号。
指同一文稿印制若干份时每一份公文的顺序编号，简称“份号”。
用阿拉伯数字，不少于两位数。
如“01”。
份号应标注在公文版心左上角的第一行，顶格。
4、签发人。
标在发文字号的右侧。
二、内文。
1、标题。
一般由“发文机关＋关于＋事由＋文种”构成。
除书名号外不能有标点符号。
如：
《××省人民政府关于任免×××等工作人员职务的通知》。
2、主送机关。
指公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。
必须标在标题之下，顶格，用冒号启下。
请示、报告只能一个主送机关。
上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。
如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。
直接面向基层和广大群众的普发性文件，则不必标出主送机关。
3、正文。
一般包括提出问题、分析问题、解决问题3部分。
公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。
层次的标识法为：
第一层用一、二、三、四……
第二层用
（一）、
（二）、（三）、（四）……
第三层用１.、２.、３.、４.、……
第四层用（１）、（２）、（３）、（４）……
４、附件。
附属于正文的文件或材料。
标注在正文之后。
标法如：
附件：
１．××××××××××
２．××××××××××
３．××××××××××
５、署印。
即加盖发文机关的印章。
应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。
６、成文时间。
指公文开始生效的时间。
要用方块汉字写明全称。
三、文尾。
1.附注。
指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。
如：
“此件发至县团级”、“此件可见报”。
2.主题词。
是采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。
标注方法：
根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的次，再标出公文使用种类的词。
应置于文尾抄送机关之上。
一般2~7个。
3.抄送机关。
有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。
4.发机关和日期。
引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。
印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。
印发机关和日期只能占一行。
国家机关公文格式制作
一、公文的模板制作
进入Word2000系统：
“开始”菜单——“程序”——“MicrosoftWord”——进入Word2000界面,
1 进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：
3.7厘米 下：
3.5厘米 左：
2.8厘米 右：
2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2 插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3 发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4 红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5 文号制作
平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：
文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：
选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6 主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7 保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：
选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：
给模板命名；“保存位置”：
模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：
选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1 依据模板建立新公文
选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标 题——二号小标宋字体，居中显示；
主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正 文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
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