常用公文格式与国家机关公文制作.docx

1、常用公文格式与国家机关公文制作几种常用公文的格式1、布置工作（拟稿）相关材料：湖北省教育厅根据上级有关文件精神，决定在2007年3月份对全省各高校学习贯彻公民道德建设实施纲要情况进行一次检查，主要检查：（1）教职工、学生对公民道德建设重要性认识的情况；（2）学校学习贯彻公民道德建设实施纲要工作方案；（3）学校加强公民道德建设的有关规章制度；（4）校园文明环境建设情况；（5）学校“两课”教学情况。省教育厅要求各高校要充分认识加强公民道德建设的重要性、艰巨性、长期性和紧迫性，把公民道德建设放在突出位置来抓，促进依法治校与以德治校的紧密结合，推动学校教育事业的全面发展；要加强对学习贯彻公民道德建设实

2、施纲要的领导和组织工作，大张旗鼓地开展多种形式的宣传教育活动，确保公民道德建设纲要深入人心，工作方案切实可行，各项措施落实到位；要在2006年底之前先进行自查，并向省教育厅写出自查报告。省教育厅在2007年3月从各高校抽调人员组成4个检查组对各校进行检查，检查的具体日程安排另行通知。检查结果将作为各高校评选文明单位的重要依据。写作思路：布置这项工作的原因和依据工作名称具体工作内容有关要求和注意事项。写作要求：按照一份完整的公文设计拟写，有文头部分、行文部分、文尾部分。发文字号、抄报和抄送机关、印发机关、落款日期和印发日期、印发份数自行设计。2、召开会议（修改） 湖北省财政厅关于召开 2007年

3、全省财政工作会议的通知各市、州、县（市）财政局：经请示省委、省政府同意，省财政厅党组研究决定，根据全国财政工作会议精神，为圆满完成2007年财政工作任务，定于2007年1月中旬在宜昌市召开2007年全省财政工作会议，请各市、州、县（市）财政局接到本通知后，积极认真负责地作好与会前的各项准备工作，届时派一名局长和一名预算科长于2007年1月11日到宜昌市华联大厦报道开会。这次财政工作会议很重要，所以我厅经过再三研究，下决心开好这次会议，已指派专人负责会议的筹备工作。特此通知 （公章） 2006年12月4日主题词：省财政厅 2007年 工作 会议 （以下文尾部分略）写作思路：召开会议的目的、依据会

4、议名称和时间（会期）、地点与会人有关注意事项（随带材料和物品、报到时间和地点、行车路线和是否接站等。）3、转发文件（修改） 湖北财经高等专科学校 关于转发财务制度改革工作方案的通知校内各部门：财务处同志认真学习领会上级有关文件精神，吸取兄弟院校宝贵经验，广泛征求教职工的意见，结合本校实际，起草了湖北财经高等专科学校财务制度改革工作方案，并反复进行了修改，现已经校党委、校行政研究同意，决定转发给你们，请你们严格按照方案开展工作。附件：湖北财经高等专科学校财务制度改革工作方案。 （公章） 2006年12月1日主题词：转发 财务 制度 改革 通知写作思路：转发（含发布、印发、批转、转发）文件名称 有

5、关要求。注意：分清发布、印发、批转、转发的区别。下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。4、任免人员（例文）根据党管干部的原则，党政机关、事业单位的副科级（县局的副股级）以上干部，由党的各级领导机关根据干部管理权限予以任免职务。企业一般拥有用人自主权，尤其是私人企业、外资企业、合资企业的干部，一般由企业董事会（局）或老总决定任免。 太平实业有限责任公司 关于王刚等人任免职务的通知（党内称同志。写任职、免职或任免职务的通知，不要写成职务任命、职务免除或职务任免的通知。）各部门：经公司董事会2006年1

6、1月4日会议同意：（批准机关和批准时间）王刚先生任公司总经理助理，免去其公司公关部经理职务；李强先生任公司公关部经理；免去张林先生公司总经理助理职务。（免职须写“职务”二字，任职则否。） （公章） 二00六年十一月五日主题词：干部 任免 通知二、令修改： 嘉奖令市化工厂，采取有力措施，切实贯彻安全生产条例，建立安全生产岗位责任制，实现全年无生产事故，成为我市第一个安全生产年企业。为此，市政府决定对化工厂通令嘉奖。 省政府 XXXX年XX月XX日三、通告修改： 通 告为了贯彻我市城市建设总体规划，完成市人民政府下达给我区的向阳路扩建任务，并保证于我市成立周年前顺利竣工，特通告如下：一、向阳路扩建

7、范围内的所有国营、集体单位、商店、个体摊贩、公共汽车站、邮亭，以及所有居民，限定在年月日前搬迁完毕。二、所有搬迁单位、居民应按区人民政府的统一安排执行。个体摊贩一律迁往和平农贸市场白天摆摊。三、从月日起，向阳路禁止车辆、行人通行，以保证安全施工。四、所有搬迁单位和居民必须按此公告执行。借故不按时搬迁者，后果自负。 向阳区人民政府向阳区城建 局向阳区公安分局年月日通知格式：（指示性通知）北京积水潭医院关于的通知各科室：。北京积水潭医院二五年三月十日例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:改革开

8、放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日通知格式：（会议性通知）关于会议的通知各职能处室：定于月日召开会。现将有关事宜通知如下：会议议题。参加人员。会议时间月日（会期，报到。）会议地点。有关事宜（一）。（二

9、）。（三）。联系人：，电话：，传真：。北京积水潭医院年月日例文(会议通知)关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部，柳铁党委宣传部：定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交

10、会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。 （二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人：，电话：，传真：。中共广西壮族自治区委员会宣传部二三年九月四日通知写作要点通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题：制发机关事由通知。二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的

11、问题，经批准，现将，具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾：三种写法：意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。再次明确主题的段落描写。公文写作之二公文的格式2007-04-29 08:33一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成。 一、文头。 又称版头。位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。文头必备项目有：1、发文机关。即公文的作者。应用全称或规范化简称。用大号字套红，后加“文件”2 字。俗称“红头文件”。2、发文字号。又称发文号、文号，是发文机关的发文流水号。便于统计发

12、文的数量和公文的检索、引用。它由发文机关的代字、发文年份和发文序号组成。例如：“国发200008号”即代表国务院2000年第8号文件。文号中的年份用全称，用“ ”括起。位置应标在文件版头发文经过的下面，居中排列。 文头的必要项目即视情况可有可无的项目：1、秘密等级和保密期限。应顶格标在公文版心右上角第一行。秘密等级为绝密、机密、秘密三级。例：“绝密6年”。2、紧急程度。指公文在处理时限上的要求。分“特急”、“急件”。电报有“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。与秘密等级标法相同，同时标注，放在密级下面。3、份数号。指同一文稿印制若干份时每一份公文的顺序编号，简称“份号”。用阿拉伯数字，不少于

13、两位数。如“01”。份号应标注在公文版心左上角的第一行，顶格。4、签发人。标在发文字号的右侧。二、内文。1、 标题。一般由“发文机关关于事由文种”构成。除书名号外不能有标点符号。如：省人民政府关于任免等工作人员职务的通知。2、主送机关。指公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。必须标在标题之下，顶格，用冒号启下。请示、报告只能一个主送机关。上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。直接面向基层和广大群众的普发性文件，则不必标出主送机关。3、正文。一般包括提出问题、分析问题、解决问题3部分。公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯

14、数字，书写时不能转行。层次的标识法为：第一层用一、二、三、四第二层用（一）、（二）、（三）、（四）第三层用.、.、.、.、第四层用（）、（）、（）、（）、附件。附属于正文的文件或材料。标注在正文之后。标法如：附件： 、署印。即加盖发文机关的印章。应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。、成文时间。指公文开始生效的时间。要用方块汉字写明全称。三、文尾。1. 附注。指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。如：“此件发至县团级”、“此件可见报”。2. 主题词。是采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。标注方法：根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文

15、内容的次，再标出公文使用种类的词。应置于文尾抄送机关之上。一般27个。3. 抄送机关。有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。4. 发机关和日期。引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行。 国家机关公文格式制作一、公文的模板制作进入Word 2000系统：“开始”菜单“程序”“Microsoft Word”进入Word 2000界面, 1进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上

16、：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2插入页号选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“

17、确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级

18、”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4红线制作首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图

19、”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5文号制作平行

20、文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6主题词制作选择“表格”“插入”“表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7保存成模板文件单击

21、“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1依据模板建立新公文选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中显示；主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。