WPS电子表格不可不知的速录技巧.docx

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WPS电子表格不可不知的速录技巧

WPS电子表格不可不知的速录技巧

　　WPS　2010-08-12　【群组讨论】　【进入论坛】

关键词：

WPS;电子表格;速录技巧

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　　在ET中输入大理相同的公式、数据，如果不使用一些技巧，就会浪费许多时间和精力。

其实，在ET中有许多技巧可以帮助我们快速录入数据。

　　1、使用序列自动填充数据

如果需要在一行或一列中输入按顺序排列的数据，可以使用ET中的自动填充功能。

输入序列中的第一个数据，选中后鼠标拖动单元格右下角的填充柄到其它单元格，就可以自动输入了。

如果是没有顺序规律的内容，拖动句柄可以快速复制相同数据。

　　2、不同单元格相同数据一次性录入

要在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。

使用ctrl+Enter键可以帮你快速完成：

首先按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。

按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

　　3、自动定位小数点帮助数字快速输入

如果你要输入的数据中有大量含有小数点的内容，每一次都输入小数点，会非常麻烦。

使用ET中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。

选择“工具|选项”菜单项，打开“选项”对话框，单击“编辑与显示”对话框，勾选“自动设置小数点”前边的复选框，在位数框中输入要自动添加小数的位数。

如果输入的位数是负数，如“-2”，则输入任意数字后会自动添加2个0。

　　4、快速删除表格中的空行

首先在打开的工作表中插入插入一新的列X，在X列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。

删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。

按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。

5、快速录入文本文件中的内容

　　使用其中的数据导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。

使用该功能时，您只要在ET编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/导入外部数据/导入数据”命令，单击“下一步”钮以后，程序会弹出一个数据导入向导，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

　　6、快速处理多个工作表（一键十行）

首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，可以同时为所有所中的工作表设成相同的页面模式、在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作、将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作、将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。

　　7、快速对不同单元格中字号进行调整

选择要调整的行或列，选择“格式|单元格”菜单项，单击打开的单元格对话框中的“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，ET能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致。

如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号。

　　8、单元格中重复录入相同的字符

　　假如要在同一单元格内重复输入相同的字符串很多次，可以使用REPT函数，格式为：

REPT（“字符串”，重复次数）。

　　例如，要录入“Et”10次，则输入=REPT（"Et",10）后，回车即可。

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一、数据输入和编辑技巧

45.一个单元格内输入多个值

有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

其实可以采用以下方法:

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了

46.增加工作簿的页数

单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。

一个工作簿最多可以有255张工作表。

47.奇特的F4键

Excel中有一个快捷键的作用excel使用技巧有哪些？

极其突出，那就是F4键。

作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。

48.将格式化文本导入Excel

1.Window记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。

输入完成后，保存此文本文件并退出;2.Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1对话框，选择“分隔符号”单击“下一步”;3.文本导人向导-3步骤之2对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。

注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。

预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。

单击“下一步”;4.文本导人向导-3步骤之3对话框中，可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。

常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。

单击“完成”按钮即可。

49.快速换行

使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:

选定单元格输入第一行内容后，换行处按“Alt+回车键”即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

50.巧变文本为数字

工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在数字默认是右对齐，而文本是左对齐的即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:

空白的单元格中填人数字1然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中excel使用技巧有哪些？

所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的乘”就会发现它都变为数字了

51.单元格中输入0值

一般情况下，Excel表格中输入诸如“054.00之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“54Excel默认的这种做法让人使用非常不便，可以通过下面的方法来避免出现这种情况:

先选定要输入诸如“054.00之类数字的单元格，鼠标右键单击，弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”接着出现的界面中选“数字”标签页，列表框中选择“文本”单击“确定”这样，这些单元格中，就可以输入诸如“054.00之类的数字了

52.将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。

若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。

如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。

方法是:

1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（;3.分类”列表中，单击“文本”然后再单击“确定”;4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。

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53.快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）

Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。

方法如下:

用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab可向前移。

这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

提示:

事实上，采用此方法最大的好处是一行的最后一个单元格，继续按Tab则可以转到下一行开始的单元格;选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。

同样用Enter可以按列输入数据。

54.同一单元格内连续输入多个测试值

一般情况下，当我单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:

单击“工具→选项→编辑”取消选中“按Enter键后移动”选项（从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

55.输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。

如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入9/5/96或Jun-96如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a上午）或p下午）例如，9:

00p否则，如果只输入时间数字，Excel将按AM上午）处理。

56.快速输入欧元符号

先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘（俗称小键盘）键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

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57.将单元格区域从公式转换成数值

有时，可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的数值”选项来转换数据。

其实，有更简便的方法:

首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离（不松开鼠标）然后再把它拖回去，原来单元格区域的位置松开鼠标此时，单元格区域边框变花了从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”

58.快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（12日期（1日、2日…等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:

先在需要输入序列文本第1第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（通常称其为“填充柄”按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊…依序自动填入相应的单元格中。

59.输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:

248可以用右键拖拉的方法来完成:

先在第1第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（24同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（选“等比序列”选项，则该序列（24816及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”则输入2468

60.巧妙输入常用数据

有时我需要输入一些数据excel使用技巧有哪些？

，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我一次性定义好“职工姓名序列”以后输入就快多了具体方法如下:

将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（先后按“导入”确定”按钮。

以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名）用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

61.快速输入特殊符号

有时候我一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※）非常麻烦，对录入速度有较大的影响。

这时我可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X注意:

不能是表格中需要的字母）等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X替换为”下面的方框中输入“※”将“单元格匹配”前面的钩去掉否则会无法替换）然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

62.快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了可以采取快速复制（不是通常的Ctrl+CCtrl+XCtrl+V方法来完成输入:

1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。

2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。

3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D或R键就可以完成输入，其中“Ctrl+D向下填充，Ctrl+R向右填充。

4.如果多个单元格需要输入同样的文本，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下excel使用技巧有哪些？

Ctrl+Enter键即可。

63.快速给数字加上单位

有时我需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等）少量的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了用下面的方法来实现单位的自动输入:

先将数值输入相应的单元格中（注意:

仅限于数值）然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开单元格格式”对话框（数字”标签中，选中“分类”下面的自定义”选项，再在类型”下面的方框中输入“#立”方”米”按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

64.巧妙输入位数较多的数字

大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码）则系统会将其转为科学计数的格式，与我输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。

如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。

其实我输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“就可以了注意:

必须是英文状态下输入）

65.将WPS/Word表格转换为Excel工作表

有时需要将WPSWord编辑过的表格转换成Excel工作表，可利用Excel数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单:

1.启动WPSWord打开WPSWord文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在编辑”菜单中选择“复制”命令;2.启动Excel打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在编辑”菜单中选择“粘贴”命令。

注:

若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97WPS2000WPSOffice或Word打开，再进行转换。

66.取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:

选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了

67.快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。

单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

68.插入“√”

首先选择要插入“√”单元格，字体下拉列表中选择“Marlett字体，输入a或b即在单元格中插入了√”

69.按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐:

1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以02.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”右面的小数位数”中输入需要的程序就会自动以0补足位数。

同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

70.对不同类型的单元格定义不同的输入法

一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。

于是编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。

下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换:

1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，模式”下拉列表中选择“打开”单击“确定”按钮（;2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）单击“确定”按钮。

此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

71.Excel中快速插入Word表格

1.打开Word表格所在文件;2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域;3.选中Word中的表格;4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

72.设置单元格字体

选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，字体”框中，单击所需字体，字号”excel使用技巧有哪些？

框中，单击所需的字体大小即可另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。

73.一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的自动换行”复选框（即可。

74.将网页上的数据引入到Excel表格

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。

可以选中信息并复制它然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。

使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。

Excel2002中，可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。

75.取消超级链接

下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。

1.如果正在输入URL或E-mail地址，输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。

2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

76.编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。

另外，还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了

77.设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（然后在样式”中选中所需的线型样式，同时可以在颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的外边框”和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，会和文本旋转同样的角度。

78.设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。

79.输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号）若单击了编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。

80.输入人名时使用“分散对齐”微软Office技巧大赛获奖作品）

Excel表格中输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。

按空格键是一个办法，但是这里有更好的方法。

以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”水平对齐”中选择“分散对齐”最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了

81.隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）

有时候，需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。

单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，分类”列表中选择自定义”然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;3个分号）即可（提示:

也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。

这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单excel使用技巧有哪些？

元格中显示。

现在都空了当然就都不显示了

82.恢复隐藏列

通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。

其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:

将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。

83.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）

Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:

快速隐藏选中单元格所在行:

Ctrl+9快速隐藏选中单元格所在列:

Ctrl+0取消行隐藏:

Ctrl+Shift+9取消行隐藏:

Ctrl+Shift+0

84.彻底隐藏单元格

很多时候我会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。

如果要想避免这种情况，可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，打开的对话框中点击“定位条件”按钮，定位条件对话框中选中“可见单元格”选项）这样就可以避免