英语实用文体写作系列8会议记录.docx
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英语实用文体写作系列8会议记录
Unit8
会议事务（ConferenceBusiness）
一、概述
在正式会议尤其是大型会议进行前，通常要设定会议议程，一时会议如期进行。
正式会议进行期间通常由秘书在场，将会议的过程用文字记录下来，以便日后分析、研究、考查决议事项的执行情况提供依据。
正式会议记录一般是在秘书原始记录的基础上整理出来的。
另外，会议记录也可整理成“会议纪要”，以叙述的方式总结会议精神，主要功能是汇报会议要点，总结会议的收获或成果，故可称为Summary。
二、写作技巧
会议记录可以采用信件或备忘录形式。
此类会议记录的主要内容：
1、会议时间、地点（DateandPlace）
2、会议主持（Presentingoffice）
3、会议主题（Subject）
4、会议类别（Typeofmeeting）
5、出席人员（Memberspresent）
6、缺席者（Absentees）
7、会议发言、讨论纪要（Summaryofspeechesanddiscussions）
8、结束时间（Timeofadjournment）
9、记录人签名（Signature）
撰写这类会议记录时应注意做到以下几点：
1、记录应客观、清楚、简明、完整。
2、一般采用过去式、间接引语。
3、尽量避免使用抽象、概念性词语，如：
“人事办公室”应写成“thePersonnelDepartment”,而不应简单写为“theOffice”。
4、尽量避免使用感情色彩较浓的词语，如：
good,poor,asusual,Mr.Johnsdisagreedwiththecommittee…
5、当提及某人时，其姓名、头衔应一并使用。
6、总结会议情况时，不要漏掉重要事项，如：
某提议由谁提出？
由谁附议？
有多少人赞同？
有多少人反对？
7、要有记录整理人签名。
如果记录时有一个人整理，另一个人打印，则应标注其姓名的首字母缩写。
三、经典范文
会议记录（MeetingMinutesForm）
例一
ClassMeetingMinutesofClassThree,GradeOne
Time:
Fridayafternoon,June2,2006
Place:
Classroom301oftheEnglishDepartmentBuilding
Attending:
AllthestudentsexceptYangLing
Observing:
TeacherLiu
Chairman:
MonitorLiYong
MinutesKeeper:
ZhouTao
TopicforDiscussion:
Howtoreviewthelessonsinpreparationforthefinalexam.
Thecontentsareasfollows:
Ch:
Comrades,iseveryoneherenow?
Whowillchecktheattendance?
A:
Letmecountthememberpresent…onlyoneisabsent.Whoisit?
B:
Oh,yes,itisYangLing,whoisonsickleave.
Ch:
Then,let’sbeginourmeeting,shallwe?
Cries:
Order!
Order!
Themeetingisgoingtobegin.
Ch:
Thetopicfordiscussiontodayis:
“Howshallwereviewthelessonsinpreparationfortheforthcomingfinalexam?
Who’dliketospeakfirst?
”LiYing,itseemsyouhavegotsomethingtosay,haven’tyou?
L:
Allright,letmesaysomething,Ithinkitwon’tbeveryhelpfulifweorganizeintosmallgroups,say,intogroupsoffive,oratleastseven.Whatdotheothercomradesthink?
D:
Ithinkthat’sagoodidea.Andthatwasjustwhatwedidlastterm.Theresultwasquitegood….
J:
That’saverywonderfulidea.Iquiteagreewithyou.Butsometimestheremayoccurquestionswhichwecannotsolveourselves.Andinsuchcases,Ithinkwemayasktheteacherforcoaching,whatdoyouallthink?
Cries:
“Verygood,”Iquiteagree,”“Ok”,“Goodidea”.
Ch:
Allright.Wehavedoneagoodjobofdiscussiontoday.Weshallpreparefortheexamaswehavejustagreed.Let’snowaskTeacherLiutosaysomethingtous.
T:
Comrades,yourmeetingisasuccess.Thewayyouaretotaketoreviewthelessonsisquiteright.Individualeffortsandgroupdiscussionshouldbecombinedwithemphasisontheformer.Iamsure,insodoingyouwillreapgoodresults.That’sall.
Ch:
Doesanybodyhaveanythingmoretosay?
___Well,then,themeetingisclosed.
Meetingclosedat5:
00
一年级三班班会会议记录
时间：
2006年6月2日下午
地点：
英语系教学楼301教室
出席：
全班同学（杨玲未出席）
缺席：
杨玲（病假）
列席：
刘老师
主席：
李勇（班长）
记录：
周涛
讨论事项：
如何复习功课，准备期考。
发言如下：
主席：
同学们，大家都到齐了吗？
请哪位点一下人数。
A：
我来算一下人数……只有一个没有来。
是谁呀？
B：
是杨玲同学没有来，她在休病假。
主席：
那么我们开始开会，好吗？
喊声：
请大家安静，会议开始了。
主席：
今天讨论的题目是：
“如何复习功课，迎接即将到来的期末考试？
”谁想先发言？
C同学，你好像要发言似的，是吗？
C：
好吧，我来说几句。
我认为在期末考试中，如果我们大家组成一些学习小组，每组五个同学，最多不超过七个，会很有好处的。
不知道其他同学认为如何？
D：
我看这个办法很好。
我们上个学期就是这么做的，效果很好。
G：
这是一个好办法，我完全同意。
但是有时我们会碰到一些解决不了的难题。
我看在这种情况下我们可以请老师辅导。
同学们认为如何？
喊声：
很好！
我完全同意。
同意！
好办法！
主席：
好了。
今天的讨论会开得很好。
我们就按照大家同意的办法去做。
现在请刘老师讲话。
刘：
同学们，你们的会开得很好。
你们提出的办法也很好。
个人的钻研和小组讨论可以结合起来。
但重点放在个人努力上。
我敢肯定的说，你们这样做，一定会取得良好的效果。
就说这些吧。
主席：
还有同学要发言吗？
好吧，没有人要发言，散会。
五点散会
Notes：
1.whoisonsickleave她在休病假
2.atleast
3.agreewithyou同意
4.insuchcases在这种情况下
5.Individualeffortsandgroupdiscussionshouldbecombinedwithemphasisontheformer.
个人的钻研和小组讨论可以结合起来，但重点放在个人努力上。
例二
MeetingMinutesofStudentUnion
Time:
Thursdayafternoon,April2,2006
Place:
Classroom301ofBuildingOne
Attending:
AllthemembersofStudentUnion
Observing:
TeacherZhang
Chairman:
SunHua
MinutesKeeper:
ZhangQiang
TopicforDiscussion:
ThingsonForthcomingEnglishSpeechContest
Thecontentsareasfollows:
Ch:
comrades,iseveryoneherenow?
Whowillchecktheattendance?
A:
Letmecountthememberpresent…everyoneishere.
Ch:
Then,let’sbeginourmeeting,shallwe?
B:
Order!
Order!
Themeetingisgoingtobegin.
Ch:
Thetopicfordiscussiontodayis:
“ThingsonforthcomingEnglishSpeechContest.Who’dliketospeakfirst?
”LiHong,itseemsyouhavegotsomethingtosay,haven’tyou?
L:
Allright,letmesaysomething,Ithinkweshouldfirstcalluponstudentstoparticipateinit.Andthenwefirstchoosethosewhodowellinclasses,askthemtopracticemoreinordertomakemuchprogressinEnglishSpeechContest.
D:
Ithinkthat’sagoodidea.Andthatwasjustwhatwedidlastterm.Theresultwasquitegood.Inaddition,weshouldshowhonorablestyleandhighlevel.
J:
That’sanexcellentidea.Iquiteagreewithyou.Butsometimestheremayoccurquestionswhichwecannotsolveourselves.Andinsuchcases,Ithinkwemayasktheteacherforcoaching,whatdoyouallthink?
Cries:
“Verygood,”“Iquiteagree,”“Ok”,“Goodidea”.
Ch:
Allright.Wehavedoneagoodjobofdiscussiontoday.WeshallprepareforEnglishSpeechContest.aswehavejustagreed.Let’snowaskTeacherZhangtosaysomethingtous.
T:
Comrades,yourmeetingisasuccess.ThewayyouaretotaketoprepareforEnglishSpeechContestisquiteright.Wellbegunishalfdone.Iamsure,indoingsoyouwillreapgoodresults.That’sall.
Ch:
Doesanybodyhaveanythingmoretosay?
——Well,then,themeetingisclosed.
Meetingclosedat4:
30
学生会会议记录
时间：
2006年4月2日下午
地点：
一号教学楼301教室
出席：
全体学生会成员
缺席：
无
列席：
张老师
主席：
孙华
记录：
张强
讨论事项：
有关英语演讲比赛事宜。
发言如下：
主席：
同学们，大家都到齐了吗？
请哪位点一下人数。
A：
我来算一下人数……大家都来了。
主席：
那么我们开始开会，好吗？
B：
请大家安静，会议开始了。
主席：
今天讨论的题目是：
“有关英语演讲比赛的事宜？
”谁想先发言？
李宏同学，你好像要发言似的，是吗？
L：
好吧，我来说几句。
我认为首先我们在班上要动员大家参加这次比赛，然后选出在上表现好的同学，要求他们继续准备.，以便在比赛中取得更大的进步。
D：
我看这个办法很好。
我们上个学期就是这么做的，效果很好。
另外，我们要赛出风格、赛出水平。
J：
这是一个好办法，我完全同意。
但是有时我们会碰到一些解决不了的难题。
我看在这种情况下我们可以请老师辅导。
同学们认为如何？
喊声：
很好！
我完全同意。
同意！
好办法！
主席：
好了。
今天的讨论会开得很好。
我们就按照大家同意的办法去做。
现在请张老师讲话。
张：
同学们，你们的会开得很好。
你们提出的办法也很好。
好的开端是成功的一半。
我敢肯定的说，你们这样做，一定会取得良好的效果。
就说这些吧。
主席：
还有同学要发言吗？
好吧，没有人要发言，散会。
四点半散会
Notes：
1．callupon动员
e.g.Theleadercalleduponalltheteacherstowritearticles.
2．dowellinclasses在班上表现好的同学
e.g.Thestudentswhodidwellinclasseswerepraisedbytheteacher.
3．makemuchprogressinEnglishSpeechContest.比赛中取得更大的进步
e.g.ThestudentsmademuchprogressinthisEnglishcompetition.
例三
MinutesofaMeetingoftheEnglishClub
Time:
Thursday,June5,2006
Place:
ClubOffice
Chairman:
TheEnglishClubofⅩⅩUniversityhelditsfirstmeetingofthenewtermat2:
30p.m.Alltheleading（council）memberswerepresent.Alsoattendingwereitstwoadvisers,pro.HarryandMr.Johnson.Thechairmangaveareportontheactivitiesplannedforthewholeterm.Therewasaheateddiscussiononit.Revisionsandimprovementsweremadebeforeitwasfinallyapproved.ItwasdecidedthatonoratoricalcontestbeheldontheafternoonofSaturday,Apr.4,withaviewtoencouragingthemembershipoftheclubtopracticespeakingEnglish,andthattheclubrunanEnglishwallpapertobeputouteveryotherweek.Alltheclubmemberswereexpectedtosendincontributions.Mr.Weldenwasentrustedwiththepreparatoryworkoftheoratoricalcontest.MissJiangwasappointedtheeditoroftheEnglishwallpaper,andMr.Sterling,herassistant.
Prof.HarrysuggestedholdinganEnglisheveninginthemiddleoftheterm.Theparticipantsagreed.Messrs.StewartandMitchellwereputinchargeofthetask.Themeetingadjournedat4:
30p.m.
WilliamJohnson
Secretary
大学生英语学会会议记录
时间：
2006年6月5日（星期四）
地点：
学会办公室
主席：
ⅩⅩ大学英语学会今天下午2：
30举行新学期的第一次会议。
全体理事出席了会议。
学会的顾问哈利教授和赫伯特先生出席了会议。
主席向会议报告了整个学期的工作安排。
大家就他的报告进行了热烈的讨论，对其中的某些地方作了修正和改进，然后予以通过。
会议决定在4月4日星期六下午举行一次演讲比赛，以便鼓励学会的会员练习英语口语，还决定办一期英语墙报，每两个星期出一期，希望会员们踊跃投稿。
韦尔登先生负责演讲比赛的准备工作。
西尔维亚女士被任命为英语墙报的编辑，斯特林先生任她的助理。
哈利教授建议期中举行一次英语晚会。
大家一致同意他的建议，并委托斯图尔特和密切尔先生负责此事。
会议于4点30分结束。
秘书：
威廉·约翰斯顿
Notes：
1.Thechairmangaveareportontheactivitiesplannedforthewholeterm.
主席向会议报告了整个学期的工作安排
e.g.Prof.WanggaveusalectureonhowimportantEnglishwas.
2.Itwasdecidedthatonoratoricalcontestbeheldon…
会议决定在……举行一次演讲比赛。
that引导了一个主语从句，由于decide一词，后面从句中的谓语动词用（should）+V.（动词原形）
e.g.ItwasdecidedthatanEnglishpartybeheldatthisweekend.
3.runanEnglishwallpapertobeputouteveryotherweek.
每隔一星期办一期英语墙报
4.suggestedholding建议举行
suggesteddoing建议做某事。
suggest一词后跟动名词或从句，表示“建议…”
e.g.WesuggestedgoingcampingthatSunday.
Wesuggestedthatameetingbeheldatonce.
6.inchargeof负责
e.g.Sheisinchargeofthesalesdepartment.
例四
GuangzhouTradeCompany
MarketingDepartmentmeeting,tobeheldonFriday,12thJuly,2006,at9:
00a.m.inthemeetingroom.
Agenda
1.Apologiesforabsence
2.Minutesofthemeetingheldon14thJune,2006（copiedcirculated）
3.Mattersarisingfromtheminutes：
a）Minute6shouldbeamendedasfollows：
For“85%”and“87%”
b）Minute1__Mr.Liu’sreportonthemarketsurvey
1.Winterpromotionplans
2.Toreviewlastmonth’ssalesrecord
3.Dateofnextmeeting
4.Otherbusiness
广州贸易公司
市场推广部会议。
于7月14日上午9点在会议室举行。
议程
1、缺席致歉
2、2006年6月14日会议记录（已传阅）
3、上次会议事项
（a）记录6应作以下修改：
“85%”作“87%”
（b）记录1——刘先生介绍市场调查报告
4、冬季推广计划
5、上月业绩回顾
6、下次会议日期
7、其他事项
Notes：
1.Minute6shouldbeamendedasfollows
记录6应作以下修改：
例五
GuangzhouTradeCompany
MinutesoftheMarketingDepartmentconferenceheldon18thJuly,2006at10：
00a.m.inthemeetingroom.
Present：
Mr.ZhangXiaohua（Chairman）
MissWuJie（Secretary）
1.Apologiesforabsence
apologiesforPeter
2.Minutesofthemeetingheldon14thJune,2006weretakenasread.Thefollowingamendmentsweremade：
Minute1for“85%”and“87%”.Theminuteswerethenapprovedasacoredrecordandsignedbythechairman.
3.MattersarisingfromtheminutesM
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