书信.docx

书信.docx

《书信.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《书信.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

书信

英语常用应用文写作第一章书信

书信是人们在日常生活中经常使用的应用文，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。

由于中西方在文化和习惯上的差异，英文书信在写作格式及表达方式上与汉语都有着很大的区别。

英文书信分为私人书信（PrivateLetter）和公务书信（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）两大类。

但无论是私人书信还是公务书信，其结构和格式都是大致相同的，本章将分别对其进行较为详细的介绍。

第一节书信的一般格式

书信与一般作文的写法不同，它要求用简洁、明了的语言，礼貌、准确地表达作者的意图。

无论是私人书信还是公务书信，写作时都应遵循以下四条原则：

1．主题突出，层次分明。

一封信着重说明一两件事情。

2．用词准确，意思明白。

运用平时掌握的常用习语和句型，明确表达自己的意见或建议。

3．语言简洁，句子简短。

把必要的事项表达清楚，不提无关的事情。

4．用语礼貌，态度谦逊。

用语要尊重对方，但不要过分热情、恭维或迎合。

一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。

一、书信的构成

书信通常由信头（Heading）、信内地址（InsideAddress）、称谓（Salutation）、正文（Body）、结尾礼词（ComplimentaryClose）、签名（Signature）组成，部分书信还有附件（Enclosure）、又及（Postscript）等。

1．信头（Heading）

英文书信的信头包括发信人的地址和发信的日期两部分。

信头的写法视书信的格式而定：

齐头式写在信纸的左上角；缩行式和混合式写在信纸的右上角。

信头一般要分行写：

先写发信人地址，再写发信日期。

写发信地址时依据从小到大的原则：

先写门牌号、街道名或路名，再写区（县）及所在城市名称，然后是省或州、郡名称，最后写国家的名称。

写日期的顺序是：

先写月，再写日，最后写年。

年份应写全，不能随意简写，如不能用“06”代替“2006”。

需写邮政编码时，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。

信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。

信头行末不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少；城区名和邮政编码之间、日月和年份之间要用逗号隔开。

日期千万不要全用数字表示，因为像4/3这样的表达，美国人理解为April3，而欧洲人则理解为March4。

通常的写法是：

July5,2006。

另外，在日的后面加st，nd，th的写法也过时了。

信头一般不要写得太高，信头的上方要留些空白。

例如：

6PParkAve.（门牌号和街名）

NewYork;NY11215,U.S.A.（地区名）

December1,1999（日期）

写地址时一定要清楚明了，下面介绍一些表示地址的常用词（有简写的多用简写）：

楼——F，如：

3F

巷——Lane，如：

Lane12

段/区——Section；Sec.，如：

Sec.II

弄——Alley，如：

Alley6

路——Road；Rd.，如：

XinhuaRd.

街——Street；St.；如：

Ping’anSt.

2．信内地址（InsideAddress）

信内地址包括收信人的姓名称谓和地址两部分。

社交的私人信件信内地址是省略的。

信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。

信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址。

地址排列次序同信头一样。

信内地址的书写格式也有两种：

并列式和斜列式。

一般来讲，信头和信内地址所用的格式是一致的。

标点符号的使用也与信头一样。

关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称谓一般有以下几种情况：

无职称的男子用Mr.（加姓）

已婚的女子用Mrs.（加女子丈夫的姓）

未婚的女子用Miss

婚姻状况不明的女子用MS.

博士或医生用Dr.（Doctor）

有教授职称的用Prof.（Professor）

总经理、校长、会长、总统用Pres.（President）

3．称谓（Salutation）

称谓是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址间隔一行，顶左格，上下排齐。

通常用“Dear”引出写信人的称谓，在美国用“MyDear”比用“Dear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。

对于一个陌生的人通信一般用“DearSir”或“DearMadam”。

如果不知收信人的性别则可用DearSirorMadam。

需要注意的是，写称谓时，英国人习惯在后面用逗号，美国人习惯在后面用冒号，非正式社交信可用逗号，在商业书信或其他正式书信中，用冒号。

4．正文（Body）

正文是书信的主要部分，要做到表意准确、思路清晰、表达简洁、措辞得体。

它一般由开场白——主体段——结束句（段）组成。

英文书信正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的（致谢、道歉、祝贺等），然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。

英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。

一般说来，人们习惯用一些较为固定的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。

如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

结尾部分用一些祝愿类话语。

正文从低于称谓一至二行处写起，如使用缩行式，每段第一行向内缩进约五个字母；如使用齐头式或混合式，每段开头顶格写，段与段之间间隔一、二行。

（1）常用的起首语

Firstofall,Imustthankyouforyourkindassistanceandhighattentiontome.

IamwritingtoapplyforthepositionoffinancialmanageryouadvertisedinYangchengEveningNewsofMarch12,2002.

IamwritingtoaskaboutconferencetobeheldinBeijingnextmonth.

InreplytoyourletterdatedMarch15,2002,Iwanttosay….

ThankyouforyourletterdatedMarch15,2002.

（2）常用的结束语

Allthebest.

Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.

Lookingforwardtoyourearlyreply.

Pleaseremembermetoyoufamily.

Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.

5．结尾礼词（ComplimentaryClose）

结尾礼词即结尾语，是结尾的客套语。

一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。

结尾礼词措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种：

（1）写给单位、团体或不相识的：

Trulyyours,

Faithfullyyours,

（2）写给尊长或上级的：

Respectfullyyours,

Gratefullyyours,

Appreciativelyyours,

（3）写给熟人或朋友的：

Yours,Yoursever,Yoursfraternally,

Yourscordially,Yoursdevotedly,

（4）写给亲戚或密友的：

Yours,Yoursever,Yoursaffectionately,

Yoursdevotedfriend,

Lovinglyyours,

Yourslovingson（father,mother,nephew…）,

以上各种情况，yours无论放在前面或是后面都行，但一般不可缩写或省去。

6．签名（Signature）

写信人的亲笔签名常位于结尾礼词正下方一至二行。

即使是打印的正式书信，签名也应用手写。

除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名，职称、职务可在签名下方。

签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。

在齐头式中齐头写；在缩行式和混合式中位于信纸正中或偏右。

7．附件（Enclosure）

附在信后的附属资料。

可缩写为Encls.。

写法视书信的格式而定。

如果信中还附寄有简历、照片等材料，可在此注明，标注时可以只标注有几份附件，也可以标明是什么材料。

如Enclosures（3）；

或Enclosures：

Resume

Transcript

Photo

8．又及（Postscript）

也可称为附言。

可缩写为P.S.或PS。

写法视书信的格式而定。

如果在正文中漏写了某事，或者需要提醒一下收信人，可以把需要补写的内容简短的写在附言中。

如：

P.S.Ijustreceivedyourletter—ittook20daystogethere.

二、书信的书写格式

书信的书写格式一般有混合式（ModifiedStyle）、齐头式（BlockedStyle）和缩行式（IndentedStyle）三种。

1．混合式（ModifiedStyle）

混合式又称混排式或改良式。

这种排列方式是目前最为流行的英文书信格式，它将信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，信内地址和称谓排在左边，但每个要素分行时都不向右缩入；正文每段开始缩进五个英文字母，而段与段之间可不空行。

这种形式较匀称美观。

Dept.ofEnglish

SichuanNormalUniversity

Chengdu,Sichuan,610068

P.R.China

June25,2006

Director

Dept.ofGeology

ColumbiaUniversity

NewYork,NY,10027

U.S.A.

DearProfessor:

ThisisarequestforadmittancetoyourUniversityasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodoresearchinyourdepartment.

Ourgovernmentwillprovidemewithalltravelingandlivingexpenses.

EnclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendationwhichIhopeyouwillfindsatisfactory.

Thankyouforyourkindconsideration.Ilookforwardtoyourreply.

Sincerelyyours,

Y.L.Hsia

Encls:

LettersofRecommendation

ApplicationForm

2．齐头式（BlockedStyle）　

齐头式又称平头式、正排式或垂直式。

这种排列的要领在于每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩入，因而整封信的左边成一垂直线而右边参差不齐。

这种形式因为打字时不需考虑左边缩进，从而更加方便省事。

Dept.ofEnglish

SichuanNormalUniversity

Chengdu,Sichuan,610068

P.R.China

June25,2006

Director

Dept.ofGeology

ColumbiaUniversity

NewYork,NY,10027

U.S.A.

DearProfessor,

ThisisarequestforadmittancetoyourUniversityasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodoresearchinyourdepartment.

Ourgovernmentwillprovidemewithalltravelingandlivingexpenses.

EnclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendationwhichIhopeyouwillfindsatisfactory.

Thankyouforyourkindconsideration.Ilookforwardtoyourreply.

Sincerelyyours,

Y.L.Hsia

Encls:

Lettersofrecommendation

3．缩行式（IndentedStyle）　

缩行式又称斜排式。

这种排列的要领在于信头、结尾礼词、签名和发信人姓名都靠右或偏右，而封内地址和称谓靠左。

如果以上任一要素要分行排列时，后行要比前行缩进两个（或三个）英文字母；正文每段开始要缩进五个英文字母，段与段之间要空一行。

这种形式讲究匀称美观，是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用。

Dept.ofEnglish

SichuanNormalUniversity

Chengdu,Sichuan,610068

P.R.China

July5,2006

Director

Dept.ofGeology

ColumbiaUniversity

NewYork,NY,10027

U.S.A.

DearProfessor,

ThisisarequestforadmittancetoyourCollegeasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodoresearchinyourdepartment.

EnclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendationwhichIhopeyouwillfindsatisfactory.

Thankyouforyourkindconsideration.Ilookforwardtoyourreply.

Sincerelyyours,

Y.L.Hsia

Encls:

Lettersofrecommendation

第二节私人书信

私人书信是以个人事务为中心、关于个体生活方方面面的一种交流媒介，它在形式、内容和语言风格上都有很大的跨度，既可以很正式，也可以很随意。

一、私人书信的写作要领

在结构上，私人书信因收信人、写信目的等不同，构成也有差别。

写给亲友的信没必要写信内地址，但写给单位的如求职信等就要写得正规一些，非得写上信内地址不可。

但总的来说，私人书信通常包括五个部分：

信头（Heading）、称谓（Salutation）、正文（Body）、谦称和结束语（ComplimentaryClose）、签名（Signature）。

在写私人书信时应注意掌握以下几个方面的要领：

1.信头（Heading）

私人书信的信头仍然放在信笺的右上角，也包括寄信人地址和写信日期，但根据个人的具体情况（如给很熟悉的朋友写的信），寄信人地址常可以省略，而写信日期应予保留，这有助于收信人对信件里的相关事宜具有清晰的时间概念。

2.称谓（Salutation）

在私人书信中，因其内容涉及人们生活的诸多领域，所以它在形式上的变化跨度很大。

因此，对收信人称谓的把握就显得尤为重要。

当寄信人需要传达的是一种严肃或敬慕的信息时，措辞应当尽可能正式庄重，一般用Dear*，Mr.**，DearMrs.***，DearMiss./Ms.***，DearDr.***，DearProfessor***等；而若传达的是一种亲近热情的信息，措辞就可以轻松随意些。

如熟人和亲友之间用DearSmith,MydearSmith,MydearestSmith等。

以下是几种不同场合常用的称谓：

（1）对与自己年龄相当的同学朋友，通常直呼其名。

如给一个叫FloraQuain的同学去信，可用DearFlora，而不用DearMs.Quain。

（2）对年长的熟人朋友、一般人或值得你尊敬的人，则在前面加Mr.，Mrs.，Miss./Ms.，对有头衔的要加Dr.，Professor等。

（3）对父母、叔叔、阿姨等近亲长辈，一般姓和名都不用，而直接用DearMother，DearGrandfather，DearUncle。

（4）对兄弟、姐妹、表兄妹等也可直呼其名，而不用DearBrother，DearSister等。

如对堂兄DavyDefoe，称谓DearDavy即可。

（5）写给一对夫妇的信用DearMr.andMrs.加上丈夫的姓；写给两个男性，用DearMr.andMr.；写给两个女性，用DearMs.andMs.

3.正文（Body）

这是信件的主体部分。

写作时，应突出中心，尽量做到准确地表情达意。

一般在开头就要说明写信的目的或寒暄；中间部分叙述写信人的要求、企图或商谈事宜，对来信中提出的问题、询问的事情要进行答复，同时也要表现出对对方的关心和兴趣等；结尾部分则应表达良好的祝愿。

此外，还应考虑如何恰倒好处地使用不同语气，表现出客气、亲热或是彬彬有礼的情绪。

4.结尾礼词（ComplimentaryClose）

私人书信中的结尾礼词一定要把握对方与自己的关系，根据情况选择使用。

（1）对地位比自己高的、长辈或值得尊重的人，用Respectfully，Respectfullyyours，Veryrespectfullyyours；

（2）对官员如市长、州长等，除了上面的用语，还可用Truly，Trulyyours，Verytruly；

（3）对一般关系的人，常用的结尾礼词有：

Sincerely，Sincerelyyours，Verysincerelyyours等；

（4）对亲人和朋友，用Cordially，Cordiallyyours，Love，Lovelyyours,Yourlovely,Yourloving等；

（5）对值得感谢的人，用Affectionately，Devotedly或Gratefully；

（6）当你拿不准用什么好的时候，用Sincerely；

（7）英美的区别：

Sincerelyyours或Faithfullyyours是美式用法；Yourssincerely或Yoursfaithfully是英式用法；

（8）结尾礼词的词首应大写，后面用逗号。

5.签名（Signature）

一般情况要签全名，亲密的人之间可以只签名而不签姓。

签名时不能在自己的名字前加如Mr.、Miss、Dr.、Professor等头衔。

3．道歉信

（1）写作要领

在日常生活中难免会出现一些差错，如失约，损坏别人东西等。

在这种情况下，应该及时写信表示道歉，以避免不必要的误会。

写道歉信时态度要诚恳，措词应委婉，要把原委解释清楚。

一般在信的开头就要向对方表示歉意或内疚，然后说明原因并提出补救的办法。

（2）范例

例

MydearMr.Anderson,

IregretverymuchthatIhavelostyourtelephonenumberyouleftmelasttime.ThusIhavenotbeenabletocallyoudirectlyaboutMichael’sweddingceremony.SoIhavetowriteyouandtoinformyouthathisweddingwillbeheldonFriday,February15.

Ifyoudecidetocometohiswedding,pleaseletmeknowassoonaspossibleandalsotellmeyourphonenumberagain.

Trulyyours,

LiGuangping

例

DearLinda,

I’mverysorryformyfailureofkeepingtheappointmentthatwemadelastSunday.Ihatetohavedoneso,butIhadnowayoutbecausemymotherfellillatthattimeandIhadtosendhertohospitalandlookafterher.Ihopeyouwillunderstandmeandexcusemyabsence.

Love,

Peter

4．感谢信

（1）写作要领

感谢信有浓厚的感情色彩，具有比较浓的人情味。

收到别人赠送的礼物，或得到别人的帮助后，都应写封信表示感谢，以表达你的感激之情。

其基本格式与一般的英文书信类似，都是由信头（Letterhead/Heading）、称谓（Salutation）、正文（Bodyofaletter）、结尾礼词（Complimentaryclose）、签名（Signature）等组成。

一般开头表达谢意，提及受到的帮助；在正文中具体叙述得到的帮助，然后高度评价或赞扬对方，表达当时的心情感受；结尾再次表达谢意，提出回报希望。

写感谢信应注意开头要直截了当；表明诚意，避免空洞；态度热情，感情要真挚；语气要诚恳，言语要富有感染力；时间及时，简明扼要，着重事由。

感谢信应当手写，而且多数情况下适合用非正式的口语化文体来书写。

（2）范例

对车祸后别人给予的帮助表示感谢

DearJohn,

Iamwritingtothankyouforlookingaftermeafterthatunfortunateaccidenttheotherday,whenIwasknockedoffmybikebyataxi.Ifithadnotbeenforyourassistanceingivingmefirstaidandtakingmetoanearbyhospital,Ifearthatthec