文秘岗位素质研究报告.docx

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文秘岗位素质研究报告

文秘岗位素质研究报告

摘要：

随着社会经济的发展，秘书人员作为上下级沟通的枢纽、工作衔接的桥梁，他们工作的压力越来越大，在处理与上司的关系时矛盾也越来越多，从而影响了工作效率，因此提高秘书人员的工作能力与工作素养显得尤为重要。

现如今秘书公关礼仪不但是一种社会文化的反映，也是一个人综合素质的外在表现，它在秘书工作中起着至关重要的作用，因而秘书人员要在社会交往中体现出良好的公关礼仪风范，须加强自身的修养，全面提高个人的素质。

关键词：

公关礼仪文秘工作公关素养

越来越快的经济发展、商务环境的变化，使得文化礼仪的地位越来越重要。

因此，各个企业组织和党政机关对于礼仪的培养和提高变得尤为重视。

对于每一个企业组织和党政机关来说，恰到好处的礼仪是打开合作道路的第一步，它体现着每一个组织的精神面貌和企业文化。

随着文化教育程度的的不断提高，加大文化礼仪的培训也变得越来越重要。

增强文化底蕴，提高道德修养素质，成为我国各企、事业单位核心。

一、基本问题概述

（一）公关礼仪的概念

礼仪是文化在长期的发展中形成的一种积淀，对人们的行为有着一种极为重要的约束作用。

不管历史怎样发展，每个时期都需要礼仪来规范人们的行为，并为文化做导向。

那样，礼仪就成为了人类文明进步的显著标识，是人们不断增强自身道德修养的重要方式。

现代社会，公关礼仪成为了人和人、人和组织以及人和组织之间相互沟通交流的主要渠道，有利于营造一个良好的环境，促使个人增强自身道德水平。

从古至今，都将礼仪视为一个国家和民族文明程度的关键指标，凝聚了整个民族的精神面貌。

因此，了解公关礼仪的知识，能够增强国民素质，使人们在生产生活中学会自尊自信，更好地与周围人相处。

我国自古便有“礼仪之邦”的美称，随着历史的发展，礼仪也在不断完善，现在的礼仪体系是由古代礼仪演变而来的，并广泛吸收国外的优秀礼仪文化，形成一套独属于本国的礼仪系统。

从某种程度上来说，礼仪就是一种教养，包含了言词、公共关系、社交礼仪以及仪表等方面，涉及范围较为广泛。

公关礼仪成为了人类文明程度的一个有效指标，在个人培养过程中发挥重要作用，不但能够表现出个人的社交水平，而且能够体现出一个人的精神面貌，成为个人综合素养的一种表现形式。

（二）文秘人员的基本素养

文秘人员的主要工作都需要与人沟通交流，这种情况下，礼仪就发挥了非常重要的作用，文秘人员需要做好公关礼仪的工作。

那么，文秘人员到底需要哪些素养才能做好沟通工作呢？

下面，就分别介绍文秘人员所需具备的基本素养。

外貌气质。

容貌是人的第一张名片，一个面容姣好、气质翩翩的人总会给人一种美的享受，使人在初次见面中留下深刻印象，第一印象就好。

所谓的第一印象，就是第一次见面中给人的总体感觉，成为以后交往的根据。

若是留给人一个很好的第一印象，别人就会产生兴趣，想要继续了解下去，促进相互沟通交流，如果留给人一个不好的第一印象，就不会主动接近，或者原本的交往活动也会停止。

每个人都希望得到好的容貌，希望光彩夺目。

但是，容貌是天生的，不可强求。

尽管我们没有办法选择容貌，但是可以改变气质，做好端庄大方，并内化成为一种独特的个人气质，必要时需要强化文化修养，转化为内在气质。

与样貌的衰老消逝相比，气质的美更为持久，也更有助于文秘人员保持。

做文秘工作的人，需要尽可能地使自己的外貌处于一个最佳状态，保持好的身材和外貌。

可是，如果没有办法做到的话，就需要内化的气质。

文化知识。

一个人的气质需要文化知识作为基础，文秘人员如果没有美丽的容颜，就需要强化内在气质，为自己在与人沟通过程中赢得优势。

作为思维的基础，也作为公关技巧的基础，文化涵养需要从方方面面来培养，不仅包含了语文专业知识、广告知识、心理学知识、营销知识、传播知识、美学知识和新闻知识等，还需要掌握一定的语言文字和民俗风情，遇到不同民族和国家的人都能很好地沟通。

这种情况下，文秘人员在公关过程中能说会写，遇到什么人都能相处好，遇到什么问题都能处理好。

相反，如果没有一定的文化知识积累，连最简单的公关书信都不会写，更何况与客户进行很好地交流呢？

性格特点。

有心理专家研究，某些性格要比有的性格更好地做好文秘工作。

一般情况下，内向型性格的人，不喜欢交际，行动做事过于谨慎，行动力不强，对环境的适应性较差，就不太适合做文秘工作。

而外向型性格的人，情感外露奔放，做事干脆利索，有较强的行动力和执行力，善于与人交流沟通，也会成为一个好的文秘人员。

（三）秘书礼仪的主要特点

1、等级性

秘书礼仪的等级性主要表现在秘书岗位中接触到的无论对内和对外都有岗位阶级的差别，这种阶级的差别在秘书岗位礼仪中对待不同岗位等级的人和事的时候，礼仪所存在的等级差异性。

在与党政机关交往沟通时，要注意官方的礼宾次序问题，对于官方方面的交往中，官方的等级次序概念很浓重。

因此，秘书应当时刻注意礼宾次序的细节，在我国对于礼宾次序很讲究，它代表着各种人员的社会角色和角色规范。

在与社会交往中，在不同企业组织、不同地区的人际交往中，应当遵循双向对等性，这是对自己也是对交往对象的尊重。

在各个方面社交方面我们都应遵循着有来有往、相互对等、平等互惠的原则。

2、差异性

秘书礼仪的差异性主要表现在不同的生活环境而产生的个人自己整个组织部门的差异性，这种差异性是普遍存在的，它主要出现两大方面。

第一，民族文化差异产生的一系列如宗教差异、文化差异、风俗习惯的差异、地域性差异等方面，作为一名合格的商务秘书应当提前了解合作协商的对象存在的民族差异，避免对于整个企业组织带来不良的影响。

了解当地的文化风俗习惯和禁忌，做好准备避免在礼仪方面的不礼貌行为，同时也会让对方了解彼此的真诚度，对整体起到一个推动作用。

第二，个体差异。

如：

性格、做事风格、资质以及受教育程度等方面存在的差异，对于商业秘书来说充分了解对方存在的个体差异，避免在沟通协作上存在的分歧。

用合理恰当的礼仪进行具体问题具体分析，进行有效的沟通。

3、时代性

秘书礼仪的时代性主要体现在与时俱进的方面。

秘书岗位的对外沟通上永远是一个企业的脸面，秘书在礼仪方面得不得体完全可以体现一个企业整体形象和发展水平。

与此同时，随着社会的不断发现，秘书社交礼仪方面的沟通也在不断变化，这就要求秘书们不断吸取新的知识和礼仪特点作出恰当的礼仪。

所以秘书礼仪是不断变化的，不是一成不变的，一成不变的礼仪最终都会被时代的发展所淘汰。

“与时俱进、不断发展”才能跟上社会的脚步，适应时代需要，反应时代精神，不断推陈出新，才能在众多场合上脱颖而出。

4、传承性

秘书礼仪的传承性指的是秘书礼仪作为文秘岗位职能的一部门，不论怎样的变幻莫测，它作为秘书岗位都是一项必备技能。

随着社会需求的发展、岗位职能的变化、时代精神的传承、社会发展的迅速，秘书礼仪也会随着时间的推移，时代的需求做出相应的改善和创新。

但是无论怎么变幻莫测，礼仪都会是秘书岗位的核心，它协调着整个部门的沟通合作，推动者领导者的决策。

5、规范性

秘书礼仪的规范性指的是秘书礼仪的最基本的礼仪制度都是具有规范性的，都是直板且必须要遵守的。

作为与人打交道的行业，虽然人都具有差异性，但是对于秘书礼仪的一些规定俗成的规定还是每一个商业秘书所遵守的底线和原则。

它是文秘工作人员的制度规范，沟通套路。

反之，不遵守此项规律就会产生在交往中处于被动状态，同时也给企业带来不必要的形象损害。

（四）秘书礼仪的基本观念

我国名为礼仪之邦，极度重视明礼诚信。

所以对于文秘岗位人员这种以人为主，沟通合作为核心的工作中，规范秘书礼仪的基本观念是必要课程。

在秘书礼仪的基本观念中主要体现在以下三个方面：

第一，凡事以尊重平等为主。

平等是一切工作的前提，从礼仪的方面出发学识、修养、气度、知识、气质方面表现一个人的道德品质。

在以尊重为前提的情况下，从这些方面的表现可以充分反映出来一个人的对于工作的认真度和对人的尊重意识，以谦虚低调为主，做到求同存异。

尊重领导、同事、小辈这就是秘书礼仪的尊重观念。

第二，沟通表达是礼仪的核心。

作为以人为主的岗位，沟通协调以及个人的表达能力是这个岗位职能的核心，作为核心它充分的体现在工作岗位上的上通下达的能力，以及对人的尊重上。

合理恰当的表达出观点，谦虚敬慎的态度都是每个工作人员的尊重。

合理恰当的表达也是思想道德品质良好的体现。

因此，秘书礼仪中的表达能力是岗位的核心。

第三，形式的规范性。

“没有规矩，不成方圆”任何岗位都会有不同的制度规范，它起到了管理集中，和谐统一的作用。

作为秘书礼仪也是如此，通过制度的规范性具体的形式来展示对他人的尊重，同时体现秘书礼仪的特点和职业道德。

整齐划一的工作制度，合理恰当的遵守运用，透明的工作流程，有条理的工作态度，让对方对整体组织的管理规范能力具有良好的印象。

不仅对工作顺利开展提供条件，同时对员工的管理素质进行了很好的提高。

二、公关礼仪在秘书人员素质构建中的重要性

（一）有助于提高个人职业素质

秘书人员的个人素质主要表现在：

良好的文化底蕴、正确的人生观、价值观、自我的评价分析、自我职位的定位等方面。

然而，提高个人的职业素养需要进行良好的培训以及文化底蕴的熏陶。

舍己为人，吃苦耐劳的精神运用到工作岗位中，可以充分体现个人的职业素质和道德修养。

用这些大而高尚的情操使自己提升到更好的精神层面与思想素质上。

（二）有助于塑造良好的公众形象

公众形象顾名思义就是一个组织企业或个人在老百姓之中的形象解读。

而秘书礼仪作为一个公司的脸面，更是要注重在公众之间的形象，它代表着组织的整体素质和精神层面。

对于秘书礼仪来说，双方协商的是否融洽都是由秘书礼仪形象的是否得体作为重要依据。

一个企业或组织是否想要扩大，都是要从树立良好的公众形象扩大知名度做起，。

秘书作为“脸面”是公众形象的直接表现对象。

因此，秘书必须做到时刻保持良好形象，礼仪合理得当，才能让组织塑造一个良好的公众形象，推动企业发展。

（三）有利于传递信息，展现个人价值

秘书等公关行业，在礼仪方面是格外注意的，礼仪包括着装风格、服务态度、业务水平以及精神风貌。

它不仅仅体现着公司的企业文化，也包含着在与客户谈判时建立良好的信誉、维护良好的企业形象运用一切有效的手段为公司创造最大的利益。

因此，秘书等公关行业必须在礼仪等手段必须在塑造公司完美形象的过程中发挥特殊作用。

在对于礼仪方面的形象塑造秘书本人就应该在日常生活中时刻注意自己的礼仪以及形象让社会公众通过个人对组织产生好感及兴趣。

在现代社会中，多元化发展的前提下，我们不得不重视第一印象以及礼仪方面给我带来的影响，他是一切合作的源头。

树立良好的社会形象、提高组织的美誉度和信誉，是现代社会没一个社会组织都应该重视的问题。

所以秘书在整个礼仪形态的管理中起到了至关重要的作用。

所以在日常生活中，秘书应该配合领导进行礼仪的管理以及时刻提醒员工注重自己的礼仪和形象，通过个人转为整体的组织形象，进行很好的管理。

秘书的礼仪工作主要由向对方进行很好的展示自己的长处从而赢得对方客户的好感和信任。

合适恰当的礼仪是可以推动整体谈判的进度的。

对于组织来说，组织整体需要提升价值，工作突破；对于秘书工作而言，秘书需要在组织进步的脚步下提升个人水平，体现个人价值。

（四）有效促进领导决策

合适恰当的礼仪对于领导在出席活动、谈判、决策时是起到了很大的作用的。

因此，领导作为决策者必然是有权威性的，没必要事必躬亲。

对于秘书来说，他的工作则是领导的左右手，为领导在出席任何活动时，为她想到各个方面的礼仪：

着装、场地、服务、出席工具等。

秘书岗位，为领导安排各种礼仪事情都是工作职责之内。

辅助领导进行决策的工作中，让领导在礼仪方面安置妥当，从而让领导在活动中占据主动地位，促进活动的进行。

礼仪周到，使人心情舒畅、精神放松、给人第一印象良好从而促进活动的顺利进行。

然而，领导的礼仪不仅仅是活动以及谈判，还会有象征性的礼仪。

比如：

剪裁、奠基等表面商业活动。

对于秘书来说就要安排好工具装饰、地点选定、结束后领导的退场方式，这些事情细微及繁琐，但是都是秘书必须考虑到的事情。

事情虽小却关系到整个组织的形象发展。

秘书的职业还包括一