国内外档案网站信息服务比较及启示.docx

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国内外档案网站信息服务比较及启示

国内外档案网站信息服务比较及启示

锅艳玲

2012-11-2115:

19:

36　　来源：

《档案管理》（郑州）2011年4期

　　【英文标题】ComparisonbetweenArchivesWebsitesInformationServiceatHomeandAbroadandItsEnlightenment

　　【作者简介】锅艳玲，河北大学管理学院。

保定071002

　　【内容提要】档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物，提供档案信息服务是档案网站的本职所在。

本文通过对国内外档案网站的信息服务功能进行比较，以档案检索服务、咨询服务、开放利用服务三种方式为切入点，提出我国档案网站还需从调整定位、加强资源整合、植入现代技术、提供个性化服务四个方面入手，以提升其信息服务水平。

　　Archiveswebsitesareinevitableproductsofarchivalinformationserviceunderthenetworkenvironment.Providingarchivalinformationserviceisthewebsitesresponsibility.Throughcomparisontothedomesticandforeignarchiveswebsites'informationservicefunction,itconcludsthat,topromoteinformationservicelevel,measuresmustbetakeninourarchiveswebsitesfromadjustinglocalization,strengtheningtheresourcesconformity,implantingthemoderntechnologyandprovidingthepersonalizedservice.

　　【关键词】档案网站/信息服务/档案检索/档案咨询/开放利用Archiveswebsites/Informationservice/Archivesretrieval/Archivalconsultation/Openinguse

　　档案资源与生俱来的社会记录性、原生性、权威性是其他信息资源不可比拟的，注定了档案网站的信息服务，会受到广大的用户青睐。

[1]但从ALEXA排名来看，档案网站的这一优势并没有发挥出来。

笔者于2011年2月查询结果显示，上海档案信息网在ALEXA上的全球综合排名为1968537位，这是我国档案网站在ALEXA上排名最靠前的，其次，为北京市档案信息网、浙江档案网，排名分别为2825542、4045556位。

而国外档案网站在ALEXA上的综合排名情况为：

加拿大国家档案馆网站排名为628位，其次，为美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站，排名分别为18690位、22729位。

同为档案网站差距如此之大，笔者认为，除了历史、经济等原因外，信息服务也是其重要原因。

纵观国内外档案网站，大多提供档案检索、咨询、开放利用服务。

本文以这三种服务方式为切入点，比较国内外综合性档案网站，以期获得完善我国档案网站的借鉴意义。

　　1国内外档案网站信息服务的相同点

　　1.1信息服务方式总体一致。

从总体上看，各档案网站大多提供检索、咨询和开放利用服务。

其中，检索服务是通过档案网站的检索系统和检索途径，向用户提供基于馆藏的各种形式、各种层次的档案信息。

咨询服务是通过非实时咨询方式和实时咨询方式，与用户互动交流，解决其在档案利用、档案教育及其他档案业务上的问题。

开放利用是档案资源“取之于民，用之于民”的重要体现，将公开的档案信息公布于众，这一方式在信息公开环境下更是大放异彩。

以上三种服务方式，在国内外档案网站中均被充分利用。

　　1.2信息服务中重视网络法的规制。

档案网站基于网络空间向用户提供服务，虚拟世界同现实世界一样，需要法律规范，网络法应运而生。

规范档案网站信息服务的网络法主要有《政府信息公开法化》、《个人信息保护法》以及《网络空间的管辖制度》和《证据制度》。

网络法，一方面，维护网民的合法权益，一方面，促进网络世界的健康发展。

国内外各档案网站在提供信息服务时均重视网络法的规制。

如，美国档案与文件署网站专门设置“隐私权保护方针（PrivacyPolicy）”和“信息自由法（FreedomofInformationAct）”栏目。

前者说明用户信息的有效保护和合法利用政策，后者提供信息自由法相关内容，并作为该网站信息公开的依据。

我国的档案网站在提供服务时，也都非常注意保护权利人的相关权利。

如，用户申请咨询服务时，不必提交不必要的个人信息，提供档案信息时注意档案的著作权保护。

《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息公布和查询的场所，各档案网站以现行文件公开、政府信息公开等形式将已公开信息公布于众。

国内外档案网站都通过权限设置，对用户的访问，尤其是全文阅读和下载进行规范。

如，英国国家档案馆网站只对付费用户提供全文阅读、下载服务，我国的一些档案网站只对付费的注册用户提供全文检索服务。

　　1.3信息服务中均重视民生档案的提供利用。

国外档案机构重视民生档案的提供利用，这从其档案分类体系中就能看出，如，美国档案与文件署网站专设“老兵档案”、“家谱档案”类。

在国内，随着档案管理从国家模式向社会模式的转变，民生档案的提供利用逐渐得到档案网站的重视。

如，北京市档案信息网专设有“民生档案资源共享”栏目，该栏目将“民生档案”分为人员调动档案、独生子女档案、房产档案、工商档案、户籍档案、婚姻档案、计划生育档案等33类。

这些资源，由北京市档案馆与各区档案馆基于各馆馆藏共建而成。

如，房产档案由北京市档案馆、大兴区档案馆等10个档案馆建设而成，点击每一类得到的是查询这类档案的指导说明及相关信息。

[2]虽该栏目还存在分类体系欠完善、全文获取水平差等问题，但这毕竟是近几年来民生档案建设的新成就，非常值得肯定。

　　2国内外档案网站信息服务的不同点

　　2.1信息检索服务的不同

　　2.1.1检索系统的种类与数量不同。

在构建检索系统的过程中，用户需求分析、信息组织与加工是至关重要的两点。

从总体上看，国内档案网站的检索系统数量少、种类单一。

如，北京市档案信息网提供目录查询系统和全文查询系统，前者供用户进行档案信息的目录查询，后者将档案按来源（如，北平市政府、北平市社会局等）组织，供全文查询和下载。

国外档案网站也都能提供目录检索和全文检索，但在构建检索系统时，大多会基于用户需求组织档案信息，允许用户选择相应的检索入口。

从数量上看，加拿大国家档案馆网站的数据库检索系统有82个，按数据库的首字母顺序排列。

[3]由于国内外档案组织、加工的角度和深度以及用户需求的重视程度不同，国外档案网站检索系统的种类和数量比国内档案网站丰富。

　　2.1.2检索途径与方式设置的角度不同。

国内档案网站设置的检索途径大都基于档案与档案工作，专业性强，普通用户很难把握，系统的易用性差。

如，北京市档案信息网的目录查询系统只有“关键词”这一检索途径，上海档案信息网的网上查档提供“档号”、“正题名”、“第一责任者”三个检索途径。

国外档案网站提供的检索途径多样化。

如，加拿大国家档案馆网站中档案分类在首页中占很大篇幅，主题索引中，将主题按首字母“A~Z”的顺序展开，加上导航检索的使用，用户对所需信息不甚明确，也可通过浏览使其具体化。

在“馆藏查询”中，用户可选择按媒体形式、产品类型检索，不同数据库的检索途径不同，如，“1881年加拿大人口普查数据库”，提供“姓”、“名”、“年龄”、“出生地”、“宗教信仰”等16个检索途径，用户可选择档案以“PDF”或“JPEG”格式呈现。

　　浏览检索、导航检索、高级检索、简单检索等检索技术在国内外档案网站中应用程度不同。

从形式上看，这些检索方式在国内档案网站中是有的。

如，北京市档案信息网的目录查询系统将档案信息分成六类，简单检索提供关键词检索，高级检索提供“档号”、“题名”、“起始时间”、“终止时间”四个检索字段，前两个字段的检索条件为“包含”或“等于”，后两个字段的检索条件为“大于”、“等于”或“小于”，四个字段之间是“逻辑与”的关系。

而国外这些检索技术、方法的应用程度较高。

首先，导航贯穿于整个检索过程。

如，在美国档案与文件署网站中，将用户分为11类，点击进入某一类，如档案管理者，系统将档案管理者所需信息从各个角度细分。

如，其中的“档案资源管理”又分为“档案管理常见问题”、“联邦文件中心”、“电子档案管理”、“档案管理手册”等13类。

其次，检索技术和方法综合应用程度较高。

如，美国档案与文件署网站的AAD检索系统，简单检索和高级检索分别供用户描述欲查找信息的一个或多个特征，并选择特征之间的逻辑关系，[4]这将极大地提高检索的灵活性。

　　2.1.3检索体验不同。

从全文获得情况来看，国内大多数网站只提供案卷目录或文件目录信息，提供全文信息的只有北京市档案信息网、青岛市档案信息网等寥寥数家，各网站所提供信息都基于自身馆藏。

而国外，有相当多的档案网站提供全文查询，如，美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站等。

所提供的信息在更大范围内实现了集成，如，美国档案与文件署网站的ARC、AAD能提供全国范围内的档案信息。

加拿大国家档案馆网站不仅能提供档案信息，还与国家图书馆的信息实现集成。

从检索的易用性、灵活性来看，国内档案网站提供的检索途径专业性强，对普通公众要求较高。

而国外档案网站检索途径较多且灵活，有使用说明或案例指导用户检索，易化检索过程，让用户身心愉悦畅游在档案网站中。

　　2.2咨询服务的不同

　　2.2.1咨询服务的方式和内容不同。

咨询服务方式主要有非实时咨询服务和实时咨询服务，前者，如常见问题解答、电子邮件等，后者如电话、网络聊天室等。

咨询内容包括档案理论与实践、档案业务、档案利用、档案培训等。

国内档案网站咨询方式有限，实时咨询没有展开或形同虚设，如有的网站虽然留有咨询电话但根本就打不通。

大多数网站设有“常见问题解答”、“电子邮件”等非实时咨询服务，但效果不尽如人意。

如，笔者于2011年2月浏览某网站的“常见问题解答”，该栏目信息最近更新于2008年1月18日，且自2006年3月8日至今只有10条内容。

在可用的电子邮件和留言板中，普遍存在答案过于简单、对某些问题避而不谈或责任推脱的现象。

但上海档案信息网与浙江档案网的咨询栏目内容全面、解答及时。

[5][6]

　　国外档案网站咨询服务较为完善，除了电子邮件、常见问题解答等非实时咨询服务外，在线交流、电话联络等实时咨询服务也有所展开。

咨询内容涉及档案利用、档案研究、档案利用政策。

如，美国档案与文件署网站的常见问题解答中，将所有常见问题分为31类，按类名首字母顺序排列。

点击任何一类可得到关于这一方面的具体信息。

另外，在网站的“联系我们”栏目中，提供了在线联系以及其他联系方式。

该栏目将在线联系的原因分为“在研究”与“档案工作中有疑惑”、“想购买复印件和缩微件”、“给档案网站提建议”等六类。

点击后，可在出现的对话框中填写相关内容。

　　2.2.2咨询服务的互动性和及时性不同。

总体上看，国内档案网站咨询服务的互动性、及时性整体不强，基本上是“一问一答”，用户与咨询人员沟通很难深入进行。

有的网站设“在线交流”栏目，用户可留言，等待回复。

从回复时间来看，有的较快，如浙江档案网，第二天就有回复。

但大多数档案网站回复很慢，如，某网站2006年3月6日提出的问题，2008年1月18日才办结。

国外档案网站咨询服务的互动性、及时性较强。

如，美国档案与文件署网站收到用户提问后，会在第二个工作日以电子邮件或电话的方式与用户联系，确认已收到的问题。

该网站中，有明确规定不同问题具体回复的时间不同，大致为3~7天。

　　2.3开放利用服务不同。

开放利用服务主要体现为信息公开、政府文件公开、政务公开等方式。

如，英国国家档案馆网站中的“最新公开的政府档案”、“档案公开”栏目。

[7]前者两个月或三个月更新一次，向公众公开最新公开的档案，用户可在线浏览，也可通过RSS定制，后者是前者的积累，并将档案按主题分为21类，如家庭个人档案、政府档案、宗教信仰档案等。

美国档案与文件署网站将公开信息以文本、照片或多媒体的形式向公众公开，如“美国历史档案”栏目，将所有公开的档案分成20类，如“美国独立”、“选举法”等，并在其页面显要位置展示有特色或经常被利用的档案。

该网站还设有“历史上的今天”栏目，用户可在线浏览，也可通过RSS定制。

国内也很重视通过档案网站向用户提供开放利用服务，具体大多为“档案局（馆）工作动态公开”、“政府信息公开”等。

上海档案信息网以政府部门的职能分工为基础，以市民经常查询的信息为切入点，构建了“政府公开信息查询实用类目分类体系”，包括分类检索和单位检索两部分，前者共设综合管理、公共服务、社会事业、城市管理、经济管理五类。

后者分为市级机关公开信息查询及区县级机关公开信息查询。

　　3完善我国档案网站信息服务功能的启示

　　3.1调整定位。

定位是网站建设的基调，国内外网站定位不同，决定了信息服务的方式、内容、效果的不同。

我国档案网站的定位大多为“宣传型”、“展示型”，而国外档案网站的定位大多为服务型。

为充分发挥档案的价值，把档案信息融入社会信息流中，推送到公众面前，必须不断强化档案网站的服务功能。

视用户需求为网站建设的第一要件，使档案网站为用户所接受，档案价值的充分发挥才成为可能。

　　3.2强调整体规划和资源整合。

资源是网站建设的基础，服务的前提是拥有合适的、充分的资源。

然而，这仅靠任何一个档案馆的自身力量很难实现。

“档案资源的共建共享”在美国、加拿大、英国、澳大利亚、欧盟等国家和地区已在一定程度上实现，[8]如，美国档案与文件署网站的ARC，就可实现全国档案资源的网上查询。

我国档案网站建设大多各自为政，各网站建设从内容到形式差别很大，没有国家对档案网站建设的宏观指导和整体规划，档案资源割据局面越来越严重，导致网站信息服务的整体效果差。

亟待国家对档案网站及资源建设进行整体规划，以形成统一、规范的全国档案网站体系，提高档案信息服务效果。

　　3.3重视现代技术的植入。

国外档案网站的数字化水平较高，提供档案全文已成为一种普遍现象，声像、照片、胶片等形式的档案在美国、加拿大等国家的档案网站中已能提供利用。

Web2.0技术增强了网站的互动性，优化了网站性能，如RSS在国外档案网站中已盛行。

而国内档案网站现代技术植入的水平亟待提高。

RSS技术在国内档案网站中尚未使用。

大多数网站只提供目录级档案信息查询，大量有价值的档案不能及时纳入信息资源体系中，多媒体信息得不到适当的开发和利用。

国内档案网站迫切需要现代技术的不断植入，用以优化网站的性能，提高信息服务水平。

　　3.4提高信息服务的个性化水平。

在国外，档案网站能根据用户的背景、习惯、偏好和要求，从多层次、多角度提供满足其信息需求的个性化服务，减少用户成本、提高利用效率。

如，在美国、加拿大等国家档案网站，可根据用户的个性化信息（如职业、查询目的等），向用户提供不同的信息服务。

有些档案网站，通过Cookie技术的嵌入，对一些经常来访的用户记住并识别，当该用户再访时，根据系统掌握的其个人信息及历次查询经历，提供智能化服务。

而国内档案网站仍然是“千人一面，千次一面”，各检索系统提供的检索途径相似，大多为档号、题名等。

用户会因网站单调、易用性差而不愿访问。

提高档案网站的个性化服务水平，“时刻把用户记心头”，是切实实现以用户为出发点和落脚点的网站建设宗旨。

　　【参考文献】

　　[1]张宁.我国市级档案网站综合测评及分析[J].档案学研究，2010

（2）：

49～54.

　　[2]北京市档案信息网[2011-02-06].

　　[3]加拿大国家图书馆与档案馆网站[2011-02-06].http:

//www.collectionscanada.gc.ca/index-e.html.

　　[4]美国档案与文件署网站[2011-02-06].http:

//www.archives.gov/index.html.

　　[5]上海档案信息网[2011-02-06].

　　[6]浙江档案网[2011-02-05].

　　[7]英国国家档案馆网站[2011-02-06].http:

//www.nationalarchives.gov.uk/.

　　[8]澳大利亚国家档案馆网站[2011-02-08].http:

//www.naa.gov.au/.