国内外档案网站信息服务比较及启示.docx
《国内外档案网站信息服务比较及启示.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《国内外档案网站信息服务比较及启示.docx(5页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![国内外档案网站信息服务比较及启示.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-12/12/ac23e0f9-3af4-43e2-9703-93fef9600756/ac23e0f9-3af4-43e2-9703-93fef96007561.gif)
国内外档案网站信息服务比较及启示
国内外档案网站信息服务比较及启示
锅艳玲
2012-11-2115:
19:
36 来源:
《档案管理》(郑州)2011年4期
【英文标题】ComparisonbetweenArchivesWebsitesInformationServiceatHomeandAbroadandItsEnlightenment
【作者简介】锅艳玲,河北大学管理学院。
保定071002
【内容提要】档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物,提供档案信息服务是档案网站的本职所在。
本文通过对国内外档案网站的信息服务功能进行比较,以档案检索服务、咨询服务、开放利用服务三种方式为切入点,提出我国档案网站还需从调整定位、加强资源整合、植入现代技术、提供个性化服务四个方面入手,以提升其信息服务水平。
Archiveswebsitesareinevitableproductsofarchivalinformationserviceunderthenetworkenvironment.Providingarchivalinformationserviceisthewebsitesresponsibility.Throughcomparisontothedomesticandforeignarchiveswebsites'informationservicefunction,itconcludsthat,topromoteinformationservicelevel,measuresmustbetakeninourarchiveswebsitesfromadjustinglocalization,strengtheningtheresourcesconformity,implantingthemoderntechnologyandprovidingthepersonalizedservice.
【关键词】档案网站/信息服务/档案检索/档案咨询/开放利用Archiveswebsites/Informationservice/Archivesretrieval/Archivalconsultation/Openinguse
档案资源与生俱来的社会记录性、原生性、权威性是其他信息资源不可比拟的,注定了档案网站的信息服务,会受到广大的用户青睐。
[1]但从ALEXA排名来看,档案网站的这一优势并没有发挥出来。
笔者于2011年2月查询结果显示,上海档案信息网在ALEXA上的全球综合排名为1968537位,这是我国档案网站在ALEXA上排名最靠前的,其次,为北京市档案信息网、浙江档案网,排名分别为2825542、4045556位。
而国外档案网站在ALEXA上的综合排名情况为:
加拿大国家档案馆网站排名为628位,其次,为美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站,排名分别为18690位、22729位。
同为档案网站差距如此之大,笔者认为,除了历史、经济等原因外,信息服务也是其重要原因。
纵观国内外档案网站,大多提供档案检索、咨询、开放利用服务。
本文以这三种服务方式为切入点,比较国内外综合性档案网站,以期获得完善我国档案网站的借鉴意义。
1国内外档案网站信息服务的相同点
1.1信息服务方式总体一致。
从总体上看,各档案网站大多提供检索、咨询和开放利用服务。
其中,检索服务是通过档案网站的检索系统和检索途径,向用户提供基于馆藏的各种形式、各种层次的档案信息。
咨询服务是通过非实时咨询方式和实时咨询方式,与用户互动交流,解决其在档案利用、档案教育及其他档案业务上的问题。
开放利用是档案资源“取之于民,用之于民”的重要体现,将公开的档案信息公布于众,这一方式在信息公开环境下更是大放异彩。
以上三种服务方式,在国内外档案网站中均被充分利用。
1.2信息服务中重视网络法的规制。
档案网站基于网络空间向用户提供服务,虚拟世界同现实世界一样,需要法律规范,网络法应运而生。
规范档案网站信息服务的网络法主要有《政府信息公开法化》、《个人信息保护法》以及《网络空间的管辖制度》和《证据制度》。
网络法,一方面,维护网民的合法权益,一方面,促进网络世界的健康发展。
国内外各档案网站在提供信息服务时均重视网络法的规制。
如,美国档案与文件署网站专门设置“隐私权保护方针(PrivacyPolicy)”和“信息自由法(FreedomofInformationAct)”栏目。
前者说明用户信息的有效保护和合法利用政策,后者提供信息自由法相关内容,并作为该网站信息公开的依据。
我国的档案网站在提供服务时,也都非常注意保护权利人的相关权利。
如,用户申请咨询服务时,不必提交不必要的个人信息,提供档案信息时注意档案的著作权保护。
《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定,档案馆是政府信息公布和查询的场所,各档案网站以现行文件公开、政府信息公开等形式将已公开信息公布于众。
国内外档案网站都通过权限设置,对用户的访问,尤其是全文阅读和下载进行规范。
如,英国国家档案馆网站只对付费用户提供全文阅读、下载服务,我国的一些档案网站只对付费的注册用户提供全文检索服务。
1.3信息服务中均重视民生档案的提供利用。
国外档案机构重视民生档案的提供利用,这从其档案分类体系中就能看出,如,美国档案与文件署网站专设“老兵档案”、“家谱档案”类。
在国内,随着档案管理从国家模式向社会模式的转变,民生档案的提供利用逐渐得到档案网站的重视。
如,北京市档案信息网专设有“民生档案资源共享”栏目,该栏目将“民生档案”分为人员调动档案、独生子女档案、房产档案、工商档案、户籍档案、婚姻档案、计划生育档案等33类。
这些资源,由北京市档案馆与各区档案馆基于各馆馆藏共建而成。
如,房产档案由北京市档案馆、大兴区档案馆等10个档案馆建设而成,点击每一类得到的是查询这类档案的指导说明及相关信息。
[2]虽该栏目还存在分类体系欠完善、全文获取水平差等问题,但这毕竟是近几年来民生档案建设的新成就,非常值得肯定。
2国内外档案网站信息服务的不同点
2.1信息检索服务的不同
2.1.1检索系统的种类与数量不同。
在构建检索系统的过程中,用户需求分析、信息组织与加工是至关重要的两点。
从总体上看,国内档案网站的检索系统数量少、种类单一。
如,北京市档案信息网提供目录查询系统和全文查询系统,前者供用户进行档案信息的目录查询,后者将档案按来源(如,北平市政府、北平市社会局等)组织,供全文查询和下载。
国外档案网站也都能提供目录检索和全文检索,但在构建检索系统时,大多会基于用户需求组织档案信息,允许用户选择相应的检索入口。
从数量上看,加拿大国家档案馆网站的数据库检索系统有82个,按数据库的首字母顺序排列。
[3]由于国内外档案组织、加工的角度和深度以及用户需求的重视程度不同,国外档案网站检索系统的种类和数量比国内档案网站丰富。
2.1.2检索途径与方式设置的角度不同。
国内档案网站设置的检索途径大都基于档案与档案工作,专业性强,普通用户很难把握,系统的易用性差。
如,北京市档案信息网的目录查询系统只有“关键词”这一检索途径,上海档案信息网的网上查档提供“档号”、“正题名”、“第一责任者”三个检索途径。
国外档案网站提供的检索途径多样化。
如,加拿大国家档案馆网站中档案分类在首页中占很大篇幅,主题索引中,将主题按首字母“A~Z”的顺序展开,加上导航检索的使用,用户对所需信息不甚明确,也可通过浏览使其具体化。
在“馆藏查询”中,用户可选择按媒体形式、产品类型检索,不同数据库的检索途径不同,如,“1881年加拿大人口普查数据库”,提供“姓”、“名”、“年龄”、“出生地”、“宗教信仰”等16个检索途径,用户可选择档案以“PDF”或“JPEG”格式呈现。
浏览检索、导航检索、高级检索、简单检索等检索技术在国内外档案网站中应用程度不同。
从形式上看,这些检索方式在国内档案网站中是有的。
如,北京市档案信息网的目录查询系统将档案信息分成六类,简单检索提供关键词检索,高级检索提供“档号”、“题名”、“起始时间”、“终止时间”四个检索字段,前两个字段的检索条件为“包含”或“等于”,后两个字段的检索条件为“大于”、“等于”或“小于”,四个字段之间是“逻辑与”的关系。
而国外这些检索技术、方法的应用程度较高。
首先,导航贯穿于整个检索过程。
如,在美国档案与文件署网站中,将用户分为11类,点击进入某一类,如档案管理者,系统将档案管理者所需信息从各个角度细分。
如,其中的“档案资源管理”又分为“档案管理常见问题”、“联邦文件中心”、“电子档案管理”、“档案管理手册”等13类。
其次,检索技术和方法综合应用程度较高。
如,美国档案与文件署网站的AAD检索系统,简单检索和高级检索分别供用户描述欲查找信息的一个或多个特征,并选择特征之间的逻辑关系,[4]这将极大地提高检索的灵活性。
2.1.3检索体验不同。
从全文获得情况来看,国内大多数网站只提供案卷目录或文件目录信息,提供全文信息的只有北京市档案信息网、青岛市档案信息网等寥寥数家,各网站所提供信息都基于自身馆藏。
而国外,有相当多的档案网站提供全文查询,如,美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站等。
所提供的信息在更大范围内实现了集成,如,美国档案与文件署网站的ARC、AAD能提供全国范围内的档案信息。
加拿大国家档案馆网站不仅能提供档案信息,还与国家图书馆的信息实现集成。
从检索的易用性、灵活性来看,国内档案网站提供的检索途径专业性强,对普通公众要求较高。
而国外档案网站检索途径较多且灵活,有使用说明或案例指导用户检索,易化检索过程,让用户身心愉悦畅游在档案网站中。
2.2咨询服务的不同
2.2.1咨询服务的方式和内容不同。
咨询服务方式主要有非实时咨询服务和实时咨询服务,前者,如常见问题解答、电子邮件等,后者如电话、网络聊天室等。
咨询内容包括档案理论与实践、档案业务、档案利用、档案培训等。
国内档案网站咨询方式有限,实时咨询没有展开或形同虚设,如有的网站虽然留有咨询电话但根本就打不通。
大多数网站设有“常见问题解答”、“电子邮件”等非实时咨询服务,但效果不尽如人意。
如,笔者于2011年2月浏览某网站的“常见问题解答”,该栏目信息最近更新于2008年1月18日,且自2006年3月8日至今只有10条内容。
在可用的电子邮件和留言板中,普遍存在答案过于简单、对某些问题避而不谈或责任推脱的现象。
但上海档案信息网与浙江档案网的咨询栏目内容全面、解答及时。
[5][6]
国外档案网站咨询服务较为完善,除了电子邮件、常见问题解答等非实时咨询服务外,在线交流、电话联络等实时咨询服务也有所展开。
咨询内容涉及档案利用、档案研究、档案利用政策。
如,美国档案与文件署网站的常见问题解答中,将所有常见问题分为31类,按类名首字母顺序排列。
点击任何一类可得到关于这一方面的具体信息。
另外,在网站的“联系我们”栏目中,提供了在线联系以及其他联系方式。
该栏目将在线联系的原因分为“在研究”与“档案工作中有疑惑”、“想购买复印件和缩微件”、“给档案网站提建议”等六类。
点击后,可在出现的对话框中填写相关内容。
2.2.2咨询服务的互动性和及时性不同。
总体上看,国内档案网站咨询服务的互动性、及时性整体不强,基本上是“一问一答”,用户与咨询人员沟通很难深入进行。
有的网站设“在线交流”栏目,用户可留言,等待回复。
从回复时间来看,有的较快,如浙江档案网,第二天就有回复。
但大多数档案网站回复很慢,如,某网站2006年3月6日提出的问题,2008年1月18日才办结。
国外档案网站咨询服务的互动性、及时性较强。
如,美国档案与文件署网站收到用户提问后,会在第二个工作日以电子邮件或电话的方式与用户联系,确认已收到的问题。
该网站中,有明确规定不同问题具体回复的时间不同,大致为3~7天。
2.3开放利用服务不同。
开放利用服务主要体现为信息公开、政府文件公开、政务公开等方式。
如,英国国家档案馆网站中的“最新公开的政府档案”、“档案公开”栏目。
[7]前者两个月或三个月更新一次,向公众公开最新公开的档案,用户可在线浏览,也可通过RSS定制,后者是前者的积累,并将档案按主题分为21类,如家庭个人档案、政府档案、宗教信仰档案等。
美国档案与文件署网站将公开信息以文本、照片或多媒体的形式向公众公开,如“美国历史档案”栏目,将所有公开的档案分成20类,如“美国独立”、“选举法”等,并在其页面显要位置展示有特色或经常被利用的档案。
该网站还设有“历史上的今天”栏目,用户可在线浏览,也可通过RSS定制。
国内也很重视通过档案网站向用户提供开放利用服务,具体大多为“档案局(馆)工作动态公开”、“政府信息公开”等。
上海档案信息网以政府部门的职能分工为基础,以市民经常查询的信息为切入点,构建了“政府公开信息查询实用类目分类体系”,包括分类检索和单位检索两部分,前者共设综合管理、公共服务、社会事业、城市管理、经济管理五类。
后者分为市级机关公开信息查询及区县级机关公开信息查询。
3完善我国档案网站信息服务功能的启示
3.1调整定位。
定位是网站建设的基调,国内外网站定位不同,决定了信息服务的方式、内容、效果的不同。
我国档案网站的定位大多为“宣传型”、“展示型”,而国外档案网站的定位大多为服务型。
为充分发挥档案的价值,把档案信息融入社会信息流中,推送到公众面前,必须不断强化档案网站的服务功能。
视用户需求为网站建设的第一要件,使档案网站为用户所接受,档案价值的充分发挥才成为可能。
3.2强调整体规划和资源整合。
资源是网站建设的基础,服务的前提是拥有合适的、充分的资源。
然而,这仅靠任何一个档案馆的自身力量很难实现。
“档案资源的共建共享”在美国、加拿大、英国、澳大利亚、欧盟等国家和地区已在一定程度上实现,[8]如,美国档案与文件署网站的ARC,就可实现全国档案资源的网上查询。
我国档案网站建设大多各自为政,各网站建设从内容到形式差别很大,没有国家对档案网站建设的宏观指导和整体规划,档案资源割据局面越来越严重,导致网站信息服务的整体效果差。
亟待国家对档案网站及资源建设进行整体规划,以形成统一、规范的全国档案网站体系,提高档案信息服务效果。
3.3重视现代技术的植入。
国外档案网站的数字化水平较高,提供档案全文已成为一种普遍现象,声像、照片、胶片等形式的档案在美国、加拿大等国家的档案网站中已能提供利用。
Web2.0技术增强了网站的互动性,优化了网站性能,如RSS在国外档案网站中已盛行。
而国内档案网站现代技术植入的水平亟待提高。
RSS技术在国内档案网站中尚未使用。
大多数网站只提供目录级档案信息查询,大量有价值的档案不能及时纳入信息资源体系中,多媒体信息得不到适当的开发和利用。
国内档案网站迫切需要现代技术的不断植入,用以优化网站的性能,提高信息服务水平。
3.4提高信息服务的个性化水平。
在国外,档案网站能根据用户的背景、习惯、偏好和要求,从多层次、多角度提供满足其信息需求的个性化服务,减少用户成本、提高利用效率。
如,在美国、加拿大等国家档案网站,可根据用户的个性化信息(如职业、查询目的等),向用户提供不同的信息服务。
有些档案网站,通过Cookie技术的嵌入,对一些经常来访的用户记住并识别,当该用户再访时,根据系统掌握的其个人信息及历次查询经历,提供智能化服务。
而国内档案网站仍然是“千人一面,千次一面”,各检索系统提供的检索途径相似,大多为档号、题名等。
用户会因网站单调、易用性差而不愿访问。
提高档案网站的个性化服务水平,“时刻把用户记心头”,是切实实现以用户为出发点和落脚点的网站建设宗旨。
【参考文献】
[1]张宁.我国市级档案网站综合测评及分析[J].档案学研究,2010
(2):
49~54.
[2]北京市档案信息网[2011-02-06].
[3]加拿大国家图书馆与档案馆网站[2011-02-06].http:
//www.collectionscanada.gc.ca/index-e.html.
[4]美国档案与文件署网站[2011-02-06].http:
//www.archives.gov/index.html.
[5]上海档案信息网[2011-02-06].
[6]浙江档案网[2011-02-05].
[7]英国国家档案馆网站[2011-02-06].http:
//www.nationalarchives.gov.uk/.
[8]澳大利亚国家档案馆网站[2011-02-08].http:
//www.naa.gov.au/.