国内外档案网站信息服务比较及启示.docx

1、国内外档案网站信息服务比较及启示国内外档案网站信息服务比较及启示锅艳玲2012-11-21 15:19:36来源：档案管理(郑州)2011年4期【英文标题】Comparison between Archives Websites Information Service at Home and Abroad and Its Enlightenment【作者简介】锅艳玲，河北大学管理学院。保定 071002【内容提要】 档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物，提供档案信息服务是档案网站的本职所在。本文通过对国内外档案网站的信息服务功能进行比较，以档案检索服务、咨询服务、开放利用服务三种方式为切

2、入点，提出我国档案网站还需从调整定位、加强资源整合、植入现代技术、提供个性化服务四个方面入手，以提升其信息服务水平。Archives websites are inevitable products of archival information service under the network environment. Providing archival information service is the websites responsibility. Through comparison to the domestic and foreign archives websites i

3、nformation service function, it concluds that, to promote information service level, measures must be taken in our archives websites from adjusting localization, strengthening the resources conformity, implanting the modern technology and providing the personalized service. 【关 键 词】档案网站/信息服务/档案检索/档案咨

4、询/开放利用Archives websites/Information service/Archives retrieval/Archival consultation/Opening use档案资源与生俱来的社会记录性、原生性、权威性是其他信息资源不可比拟的，注定了档案网站的信息服务，会受到广大的用户青睐。1但从ALEXA排名来看，档案网站的这一优势并没有发挥出来。笔者于2011年2月查询结果显示，上海档案信息网在ALEXA上的全球综合排名为1968537位，这是我国档案网站在ALEXA上排名最靠前的，其次，为北京市档案信息网、浙江档案网，排名分别为2825542、4045556位。而国外档

5、案网站在ALEXA上的综合排名情况为：加拿大国家档案馆网站排名为628位，其次，为美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站，排名分别为18690位、22729位。同为档案网站差距如此之大，笔者认为，除了历史、经济等原因外，信息服务也是其重要原因。纵观国内外档案网站，大多提供档案检索、咨询、开放利用服务。本文以这三种服务方式为切入点，比较国内外综合性档案网站，以期获得完善我国档案网站的借鉴意义。1 国内外档案网站信息服务的相同点1.1 信息服务方式总体一致。从总体上看，各档案网站大多提供检索、咨询和开放利用服务。其中，检索服务是通过档案网站的检索系统和检索途径，向用户提供基于馆藏的各种形式、各种

6、层次的档案信息。咨询服务是通过非实时咨询方式和实时咨询方式，与用户互动交流，解决其在档案利用、档案教育及其他档案业务上的问题。开放利用是档案资源“取之于民，用之于民”的重要体现，将公开的档案信息公布于众，这一方式在信息公开环境下更是大放异彩。以上三种服务方式，在国内外档案网站中均被充分利用。1.2 信息服务中重视网络法的规制。档案网站基于网络空间向用户提供服务，虚拟世界同现实世界一样，需要法律规范，网络法应运而生。规范档案网站信息服务的网络法主要有政府信息公开法化、个人信息保护法以及网络空间的管辖制度和证据制度。网络法，一方面，维护网民的合法权益，一方面，促进网络世界的健康发展。国内外各档案网

7、站在提供信息服务时均重视网络法的规制。如，美国档案与文件署网站专门设置“隐私权保护方针(Privacy Policy)”和“信息自由法(Freedom of Information Act)”栏目。前者说明用户信息的有效保护和合法利用政策，后者提供信息自由法相关内容，并作为该网站信息公开的依据。我国的档案网站在提供服务时，也都非常注意保护权利人的相关权利。如，用户申请咨询服务时，不必提交不必要的个人信息，提供档案信息时注意档案的著作权保护。中华人民共和国政府信息公开条例明确规定，档案馆是政府信息公布和查询的场所，各档案网站以现行文件公开、政府信息公开等形式将已公开信息公布于众。国内外档案网站都

8、通过权限设置，对用户的访问，尤其是全文阅读和下载进行规范。如，英国国家档案馆网站只对付费用户提供全文阅读、下载服务，我国的一些档案网站只对付费的注册用户提供全文检索服务。1.3 信息服务中均重视民生档案的提供利用。国外档案机构重视民生档案的提供利用，这从其档案分类体系中就能看出，如，美国档案与文件署网站专设“老兵档案”、“家谱档案”类。在国内，随着档案管理从国家模式向社会模式的转变，民生档案的提供利用逐渐得到档案网站的重视。如，北京市档案信息网专设有“民生档案资源共享”栏目，该栏目将“民生档案”分为人员调动档案、独生子女档案、房产档案、工商档案、户籍档案、婚姻档案、计划生育档案等33类。这些资

9、源，由北京市档案馆与各区档案馆基于各馆馆藏共建而成。如，房产档案由北京市档案馆、大兴区档案馆等10个档案馆建设而成，点击每一类得到的是查询这类档案的指导说明及相关信息。2虽该栏目还存在分类体系欠完善、全文获取水平差等问题，但这毕竟是近几年来民生档案建设的新成就，非常值得肯定。2 国内外档案网站信息服务的不同点2.1 信息检索服务的不同2.1.1 检索系统的种类与数量不同。在构建检索系统的过程中，用户需求分析、信息组织与加工是至关重要的两点。从总体上看，国内档案网站的检索系统数量少、种类单一。如，北京市档案信息网提供目录查询系统和全文查询系统，前者供用户进行档案信息的目录查询，后者将档案按来源(

10、如，北平市政府、北平市社会局等)组织，供全文查询和下载。国外档案网站也都能提供目录检索和全文检索，但在构建检索系统时，大多会基于用户需求组织档案信息，允许用户选择相应的检索入口。从数量上看，加拿大国家档案馆网站的数据库检索系统有82个，按数据库的首字母顺序排列。3由于国内外档案组织、加工的角度和深度以及用户需求的重视程度不同，国外档案网站检索系统的种类和数量比国内档案网站丰富。2.1.2 检索途径与方式设置的角度不同。国内档案网站设置的检索途径大都基于档案与档案工作，专业性强，普通用户很难把握，系统的易用性差。如，北京市档案信息网的目录查询系统只有“关键词”这一检索途径，上海档案信息网的网上查

11、档提供“档号”、“正题名”、“第一责任者”三个检索途径。国外档案网站提供的检索途径多样化。如，加拿大国家档案馆网站中档案分类在首页中占很大篇幅，主题索引中，将主题按首字母“AZ”的顺序展开，加上导航检索的使用，用户对所需信息不甚明确，也可通过浏览使其具体化。在“馆藏查询”中，用户可选择按媒体形式、产品类型检索，不同数据库的检索途径不同，如，“1881年加拿大人口普查数据库”，提供“姓”、“名”、“年龄”、“出生地”、“宗教信仰”等16个检索途径，用户可选择档案以“PDF”或“JPEG”格式呈现。浏览检索、导航检索、高级检索、简单检索等检索技术在国内外档案网站中应用程度不同。从形式上看，这些检索

12、方式在国内档案网站中是有的。如，北京市档案信息网的目录查询系统将档案信息分成六类，简单检索提供关键词检索，高级检索提供“档号”、“题名”、“起始时间”、“终止时间”四个检索字段，前两个字段的检索条件为“包含”或“等于”，后两个字段的检索条件为“大于”、“等于”或“小于”，四个字段之间是“逻辑与”的关系。而国外这些检索技术、方法的应用程度较高。首先，导航贯穿于整个检索过程。如，在美国档案与文件署网站中，将用户分为11类，点击进入某一类，如档案管理者，系统将档案管理者所需信息从各个角度细分。如，其中的“档案资源管理”又分为“档案管理常见问题”、“联邦文件中心”、“电子档案管理”、“档案管理手册”等

13、13类。其次，检索技术和方法综合应用程度较高。如，美国档案与文件署网站的AAD检索系统，简单检索和高级检索分别供用户描述欲查找信息的一个或多个特征，并选择特征之间的逻辑关系，4这将极大地提高检索的灵活性。2.1.3 检索体验不同。从全文获得情况来看，国内大多数网站只提供案卷目录或文件目录信息，提供全文信息的只有北京市档案信息网、青岛市档案信息网等寥寥数家，各网站所提供信息都基于自身馆藏。而国外，有相当多的档案网站提供全文查询，如，美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站等。所提供的信息在更大范围内实现了集成，如，美国档案与文件署网站的ARC、AAD能提供全国范围内的档案信息。加拿大国家档案馆网

14、站不仅能提供档案信息，还与国家图书馆的信息实现集成。从检索的易用性、灵活性来看，国内档案网站提供的检索途径专业性强，对普通公众要求较高。而国外档案网站检索途径较多且灵活，有使用说明或案例指导用户检索，易化检索过程，让用户身心愉悦畅游在档案网站中。2.2 咨询服务的不同2.2.1 咨询服务的方式和内容不同。咨询服务方式主要有非实时咨询服务和实时咨询服务，前者，如常见问题解答、电子邮件等，后者如电话、网络聊天室等。咨询内容包括档案理论与实践、档案业务、档案利用、档案培训等。国内档案网站咨询方式有限，实时咨询没有展开或形同虚设，如有的网站虽然留有咨询电话但根本就打不通。大多数网站设有“常见问题解答”

15、、“电子邮件”等非实时咨询服务，但效果不尽如人意。如，笔者于2011年2月浏览某网站的“常见问题解答”，该栏目信息最近更新于2008年1月18日，且自2006年3月8日至今只有10条内容。在可用的电子邮件和留言板中，普遍存在答案过于简单、对某些问题避而不谈或责任推脱的现象。但上海档案信息网与浙江档案网的咨询栏目内容全面、解答及时。56国外档案网站咨询服务较为完善，除了电子邮件、常见问题解答等非实时咨询服务外，在线交流、电话联络等实时咨询服务也有所展开。咨询内容涉及档案利用、档案研究、档案利用政策。如，美国档案与文件署网站的常见问题解答中，将所有常见问题分为31类，按类名首字母顺序排列。点击任何

16、一类可得到关于这一方面的具体信息。另外，在网站的“联系我们”栏目中，提供了在线联系以及其他联系方式。该栏目将在线联系的原因分为“在研究”与“档案工作中有疑惑”、“想购买复印件和缩微件”、“给档案网站提建议”等六类。点击后，可在出现的对话框中填写相关内容。2.2.2 咨询服务的互动性和及时性不同。总体上看，国内档案网站咨询服务的互动性、及时性整体不强，基本上是“一问一答”，用户与咨询人员沟通很难深入进行。有的网站设“在线交流”栏目，用户可留言，等待回复。从回复时间来看，有的较快，如浙江档案网，第二天就有回复。但大多数档案网站回复很慢，如，某网站2006年3月6日提出的问题，2008年1月18日才

17、办结。国外档案网站咨询服务的互动性、及时性较强。如，美国档案与文件署网站收到用户提问后，会在第二个工作日以电子邮件或电话的方式与用户联系，确认已收到的问题。该网站中，有明确规定不同问题具体回复的时间不同，大致为37天。2.3 开放利用服务不同。开放利用服务主要体现为信息公开、政府文件公开、政务公开等方式。如，英国国家档案馆网站中的“最新公开的政府档案”、“档案公开”栏目。7前者两个月或三个月更新一次，向公众公开最新公开的档案，用户可在线浏览，也可通过RSS定制，后者是前者的积累，并将档案按主题分为21类，如家庭个人档案、政府档案、宗教信仰档案等。美国档案与文件署网站将公开信息以文本、照片或多媒

18、体的形式向公众公开，如“美国历史档案”栏目，将所有公开的档案分成20类，如“美国独立”、“选举法”等，并在其页面显要位置展示有特色或经常被利用的档案。该网站还设有“历史上的今天”栏目，用户可在线浏览，也可通过RSS定制。国内也很重视通过档案网站向用户提供开放利用服务，具体大多为“档案局(馆)工作动态公开”、“政府信息公开”等。上海档案信息网以政府部门的职能分工为基础，以市民经常查询的信息为切入点，构建了“政府公开信息查询实用类目分类体系”，包括分类检索和单位检索两部分，前者共设综合管理、公共服务、社会事业、城市管理、经济管理五类。后者分为市级机关公开信息查询及区县级机关公开信息查询。3 完善我

19、国档案网站信息服务功能的启示3.1 调整定位。定位是网站建设的基调，国内外网站定位不同，决定了信息服务的方式、内容、效果的不同。我国档案网站的定位大多为“宣传型”、“展示型”，而国外档案网站的定位大多为服务型。为充分发挥档案的价值，把档案信息融入社会信息流中，推送到公众面前，必须不断强化档案网站的服务功能。视用户需求为网站建设的第一要件，使档案网站为用户所接受，档案价值的充分发挥才成为可能。3.2 强调整体规划和资源整合。资源是网站建设的基础，服务的前提是拥有合适的、充分的资源。然而，这仅靠任何一个档案馆的自身力量很难实现。“档案资源的共建共享”在美国、加拿大、英国、澳大利亚、欧盟等国家和地区

20、已在一定程度上实现，8如，美国档案与文件署网站的ARC，就可实现全国档案资源的网上查询。我国档案网站建设大多各自为政，各网站建设从内容到形式差别很大，没有国家对档案网站建设的宏观指导和整体规划，档案资源割据局面越来越严重，导致网站信息服务的整体效果差。亟待国家对档案网站及资源建设进行整体规划，以形成统一、规范的全国档案网站体系，提高档案信息服务效果。3.3 重视现代技术的植入。国外档案网站的数字化水平较高，提供档案全文已成为一种普遍现象，声像、照片、胶片等形式的档案在美国、加拿大等国家的档案网站中已能提供利用。Web 2.0技术增强了网站的互动性，优化了网站性能，如RSS在国外档案网站中已盛行

21、。而国内档案网站现代技术植入的水平亟待提高。RSS技术在国内档案网站中尚未使用。大多数网站只提供目录级档案信息查询，大量有价值的档案不能及时纳入信息资源体系中，多媒体信息得不到适当的开发和利用。国内档案网站迫切需要现代技术的不断植入，用以优化网站的性能，提高信息服务水平。3.4 提高信息服务的个性化水平。在国外，档案网站能根据用户的背景、习惯、偏好和要求，从多层次、多角度提供满足其信息需求的个性化服务，减少用户成本、提高利用效率。如，在美国、加拿大等国家档案网站，可根据用户的个性化信息(如职业、查询目的等)，向用户提供不同的信息服务。有些档案网站，通过Cookie技术的嵌入，对一些经常来访的用

22、户记住并识别，当该用户再访时，根据系统掌握的其个人信息及历次查询经历，提供智能化服务。而国内档案网站仍然是“千人一面，千次一面”，各检索系统提供的检索途径相似，大多为档号、题名等。用户会因网站单调、易用性差而不愿访问。提高档案网站的个性化服务水平，“时刻把用户记心头”，是切实实现以用户为出发点和落脚点的网站建设宗旨。【参考文献】 1张宁.我国市级档案网站综合测评及分析J.档案学研究，2010(2)：4954.2北京市档案信息网2011-02-06.3加拿大国家图书馆与档案馆网站2011-02-06.http:/www.collectionscanada.gc.ca/index-e.html.4美国档案与文件署网站2011-02-06.http:/www.archives.gov/index.html.5上海档案信息网2011-02-06.6浙江档案网2011-02-05.7英国国家档案馆网站2011-02-06.http:/www.nationalarchives.gov.uk/.8澳大利亚国家档案馆网站2011-02-08.http:/www.naa.gov.au/.