办公室业务培训讲稿.docx

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办公室业务培训讲稿

办公室业务培训讲义

办公室是单位的综合管理机构具有多功能的性质，主要,

地有。

明显关系搞好服务是参与政务管理事务协调职责”“,,,

别于其他各类股室，具有其自身的特殊性。

一、办公室的涵义

办公室这个词的概念，有两种涵义一为办公的屋子、场:

所二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设;

的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工

作的辅助性机构大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。

作,

为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。

二、办公室的地位和作用

在各级组织中，办公室处于中枢和要害部位，其地位和作

用具体来说，主要有以下三点。

（一）中心的地位和作用

尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系，

与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调，是一种平级

间的协调，不存在谁领导谁的问题。

但是，当办公室参与或（

牵头协调时，就或多或少地代表着领导的意图和要求，或者）

是对领导班子总的指导思想的贯彻具有一定的权威性。

办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交

汇点和集散地。

党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指

令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事

件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个单位贯彻

实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，

上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合。

办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。

办

公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络，与上下、左右、内

外各种渠道发生相应的联系。

整个办公室在多向性、多渠道

的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。

因此，办公室不

同于具体的业务股室。

业务股室是部门的执行机构。

而办公

室则一般不直接参与各项具体业务工作，它是综合管理机构，

看上去游离于管理之外，实际上又存在于各种管理之中。

（2）枢纽的地位和作用

办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，

保证机关工作正常运转的枢纽。

如果把一单位比作一个人的

话，那么，领导层、决策机构是大脑业务股室、执行机构是四;

肢办公室则是中枢神经系统。

是办公室把大脑的指令传递给;

四肢，又把四肢的信息反映给大脑，以便让大脑及时调整决

策，推动整个肌体的正常运行。

办公室实际上就象铁道系统

中的枢纽站，水陆联运的交会点。

（3）窗口的地位和作用

办公室是一个单位的总进出口，处于联络站的地位，是联

络上下左右、沟通四面八方的窗口。

办公室负责接收处理”“

上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和

兄弟单位的参观学习，处理各种公务往来，接待人民群众来

一对公室，外界经过办系，都首先要访等等。

一般与外界的联．

个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、

管理水平与工作效率等。

本单位领导得到外界的各种信息，

一般也是靠办公室这个窗口。

”“

总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是

传递信息的中枢，又是协助领导决策的外脑和处理日常事”“

务的手足。

因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国家

的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实直接关系到本单,

位的形象和声誉。

三、办公室工作的性质和特点

（一）性质

办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性

和服务性:

综合性。

办公室的综合性主要是由以下四个方面组合

（1）

形成:

首先是多方面基础工作的组合。

办公室的业务范围很广，

诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、

上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的

基础工作，都在办公室综合承办。

其次是多方面信息的组合。

办公室作为一个单位的信息

网络中心四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与综,

合，并且发挥出信息的综合效应。

第三是多知识、多技能结构人员的组合。

由于办公室的工

作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构也

必须多种多样，形成一个通才与专才结合的有机整体。

相”“”“

例如办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的:

政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比较敏捷地领

会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和群众

的智慧从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和较高;

的政策水平，吃透上情下情熟悉业务，视野开阔，视觉敏锐，,

善于思考从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，;

任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到其他方面的工作人员，也要;

有相应的专业知识与技能。

第四是多学科组成的综合体。

办公室管理的基础理论就

是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成

的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合交叉

形成的一个整体。

服务性。

办公室除了具有综合性外，还具有服务性。

不

（2）

论是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务为领导工;

作服务，为同级、上下级单位服务。

服务是做好办公室一切工

作的指导思想。

（二）特点

任何事物都有它的特点和规律。

从上述办公室的性质中，

可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:

工作政策性强。

办公室的重要任务是处理公文，传递信

（1）

息，办理公务，答复问题。

这些都是政策性很强的工作。

特别

是对于重要公文，重要电话，重要信件，一字之差，就会造成

重大差错说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至;

动。

全局的被

头绪多，综合性强。

所谓头绪多，一是接触面广，既要

（2）

承上启下，又要横向联系二是工作范围广，既要参与政务，;

又要管理事务。

所谓综合性强，首先办公室作为综合管理机

构上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。

其次，办公室,

本身就是多功能、多向性的综合体。

另外目标管理、工作总,

结等也往往先由各股室提出，再由办公室综合。

要求高，时间性强。

办公室要充分发挥助手作用，必须（3）

从偏重办文办事转变为既要办文办事，又出谋划策，从收发

传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行

科学化管理，从被动服务转变为主动服务。

办公室各项工作

如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的

服务是不会受到欢迎的。

同时办公室人员应有很强的时间观

念。

没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，

内容杂，服务面宽。

办公室是具体办事机构，上下左右、（4）

大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。

但

这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务，为实

现单位总体计划，管理目标而服务必须认真落实。

联系广，协调任务重。

办公室处于枢纽中心地位，工作（5）

头绪多，涉及面广，来往人员复杂，很多问题都需要办公室来

协调或牵头解决。

机要保密性强。

办公室保密范围很广，诸如文件保密、:

（6）

会议保密、传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要

特点。

另外，办公室人员在领导身边工作接触机密的机会多，;

公室每一位办公室的保密工作与办知道机密的时间早，所以

觉观念，自成员有直接的关系，办公室人员要有很强的保密

遵守保密制度。

助地位决定了它的工作的辅工作被动性强。

办公室的（7）

第一，作被动性。

办公室工作的被动性主要表现在两个方面:

领导时按照公室必须随处为领导的辅助层，于从属地位，办

位的单的指示和意图办事，不能自行其是。

第二，办公室又是

到的事件，处理一些事先不可能都估计枢纽，每天要面对与

动性的另一方面。

这是被

四、办公室的职责和任务

涉及的范职责办公室的工作性质和地位作用，决定了其

会围很广，头绪繁多。

其主要职贡和任务是办文、办事、办:

办文

（一）

：

发处理流程及注意的事项文件收

公文处理是辅助决策的重要工作，是改进工作手段、提

高工作效率、实现规范办公的根本要求，不仅体现出一个单

位的工作水平，更重要的是直接影响到工作开展是否畅通、

，工作能否及时有效开展。

各学校一定要高度重视，加强领导

进一步明确做好综合信息平台管理工作。

（一）严格制度，规范办理

所有收、发文管理工作均由学校安排专人统一负责，所

有学校应指定专人负责公文的收文和发文工作，以便在开展

工作时的资料查找。

收发人员必须根据有关文件资料，如实

填写好收文登记册和发文登记册，以便查找文件的去向，更

好地做好各级各类管理工作。

收文途径：

上级来文、平

（二）高度重视，严格管理（

）级学校来函

及时签收。

收到上级部门下发的文件时要及时签收，1.

公文管群进行讲解）（主要是教育和科技局来文，结合qq

理员签收文件后，需要发送的文件，承办学校要安排专人及

时送达，需要签收的按要求及时签收打印、登记，再次校核

无误后，统一存放文件夹送学校主要领导阅批，按领导批示

意见送相关责任人阅办，办理人员要急时，不得延误和积压，

（结合教育和科技局的收此时收文员要作好文件去向登记。

各学校要指定一名校级领导负责此项工文处理签进行讲解）

作，并确定一名公文接收员具体落实。

在每个工作日至少保

“平坝区教育系统办公群”，切实证上午、下午各登陆一次

做好信息关注工作，以免延误工作的上报。

一般情况下，三

天内传件完毕，承办学校和承办人员必须严肃认真，讲求实

效，办公室传送文件的管理员必须高度重视，认真履行职责，

需要马上报送材料的文件如果找传送无误，适时催办督办，

不到领导，可以通过电话进行沟通，讲出来意见汇报后发到

因传送文相关股室，并在处理签上注明为电话请示：

同拟。

件失误，导致文件办理不当影响工作的，要追究相关责任人

的责任。

．

按时办结。

学校主要领导认真阅批后，根据文件内容，2.

在《传阅文件处理签》上签署办理意见；但未经许可，不得

随便代理收发工作，以免造成混乱；各承办人员按照规定程

序和文件要求及时办理，并由负责此项工作的同志及时督促

办理，确保落实，不得耽误，责任人办理完毕后，及时将文

件底稿、领导批示和正式文件三份合一交文件管理员进行整

理归档，确保文档完整。

凡收存文件的文件柜要认真保管，

借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。

立卷归档。

各学校要进一步加强公文的管理及归档工3.

作。

各学校文件按要求办结后，由公文管理人员及时将文件

进行分类、整理归档，装档文件要以件为单位进行归档，凡

没有归档和存查价值的公文，经鉴别后可以进行销毁，销毁

前务必做好销毁文件登记。

（档案管理在国庆节后在抽时间

进行培训讲解）

办公室办文概念除了除了公文外还包括拟写公文。

根据《国家行政机关公文处理办法》公文的种类共种，13

、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、包括命令（令）

请示、批