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公文写作内部培训资料

南京农业大学学生会

公文写作

内部培训资料

南京农业大学学生会办公室

二〇一五年八月

一、公文写作

定义：

现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。

也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。

（一）公文种类

法定文种（15种）：

1.决议用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.命令（令）用于依照法律规定公布行政法规和章程，宣布施行重大强制性行政措施以及嘉奖有关单位和人员。

4.公报用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

7.意见用于上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法。

8.通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员。

9.通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

10.报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

11.请示用于向上级机关请求指示、批准。

12.批复用于答复下级机关的请示事项。

13.议案用于根据法定程序，有关机构向人大及其常委会提请审议的事项。

14.函用于机关单位之间或与校外一般单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

15.纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。

非法定文种（9类14种）：

计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。

（二）公文标准格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1.公文用纸幅面尺寸

采用国际标准A4型纸,公文页边与版心尺寸为：

公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，上下行文格式一致。

2．字体字号

发文机关标识使用2号方正小标宋体字，红色标识；份号用6位3号阿拉伯数字，密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、“签发人”、主送机关、正文、附注用3号仿宋GB2312体字；签发人姓名用3号楷体字；标题用2号小标宋体字，正文一般每面排22行，每行排28字。

数字及字母用TimesNewRoman字体，段落行距为固定值29.5磅。

3．结构层次

正文中有小标题，结构层次依次为“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层、第四层用3号仿宋体字。

4．页码

用４号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条４号一字线，样式为“—1—”，一字线距版心下边缘７mm。

单页码居右空１字，双页码居左空１字。

版记页前有空白页的，空白页与版记页均不标页码。

表格横排时，页码位置与其他页码保持一致。

5．眉首

置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。

眉首包括：

公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（1）份号：

公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。

涉密公文应当标注份号。

置于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。

（2）密级和保密期限：

置于版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯数字。

（3）紧急程度：

置于版心左上角，公文同时标识份号、密级和保密期限、紧急程度，则按份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下排列。

（4）发文机关标识：

通常称“文头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

（5）发文字号：

发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。

由发文机关代字、年份和序号组成。

置于发文机关标识下空两行，居中排布。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔　〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。

联合行文使用主办机关的发文字号。

发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人：

签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。

只用于上行文。

平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；“签发人”三字用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。

6．主体部分

置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。

（1）公文标题：

由发文机关名称、事由和文种组成。

位于红色反线下空两行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关：

标识在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字标识，回行时仍顶格。

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（3）公文正文：

公文正文表述公文的具体内容。

在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格。

正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。

如有小标题，第一层用3号黑体，第二层用3号楷体，第三、四层用3号仿宋体字。

（4）附件：

公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

如有多个附件，附件顺序号用阿拉伯数字（如“附件：

１.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

（5）发文机关署名：

单一机关行文时，以成文日期为准居中排列，联合行文时，最后一个发言机关以成文日期为准居中排列。

（6）成文日期：

指公文生效的时间。

标识在正文之下右空4字。

用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（7）印章：

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章不得超过版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。

在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（8）附件：

公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应与公文正文一起装订，另面编排，内容格式同正文。

并在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（9）附注：

如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文日期下一行。

（三）红头文件的简明要求

红头文件一般由标题、正文、附件、成文日期、印章等部分组成。

1.标题应当由发文单位、事由和文种三部分组成，要准确简要的概括公文主要内容。

公文有文头可以省去发文单位。

2.凡所发的“决定”、“通报”等必须在标题中标明发文单位，正文结尾不再署名。

3.标题中一般不加标点符号，除引用的讲话、书目、文件、授予的荣誉称号等需加书名号或引号外。

4.文内使用非规范化简称，首次应当用全称并注明简称。

5.人名、地名、数字、引文要准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号。

6.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

同一公文中，数字和计量单位的使用应当前后一致。

7.公文应当使用部门的全称或规范化简称。

8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

9.落款位置一般在正文结尾的右下方。

有附件说明的，在附件说明的右下方。

10.“请示”应当一文一事，并在文下方注明联系人的姓名和电话。

11.核稿时要注意涉及其他部门的事项是否已协商一致；文稿内容要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定，并应做到观点明确、条理清楚、标点准确、篇幅力求简短。

12.公文用印要端正、清晰，用印位置要在成文日期之上，上不压正文，下要骑年盖月，加盖印章的当页应有正文，不得空页。

（四）通知的写作方法

1．通知的格式

（1）标题：

写在第一行正中。

可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

（2）称呼：

写被通知者的姓名或职称或单位名称。

在第二行顶格写（有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。

）。

（3）正文：

另起一行，空两格写正文。

正文因内容而异。

开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。

布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

（4）落款：

分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

2．通知的分类

根据适用范围的不同，可以分为六大类：

（1）发布性通知：

用于发布行政规章制度及党内规章制度。

（2）批转性通知：

用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。

　（3）转发性通知：

用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。

（4）指示性通知：

用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

（5）任免性通知：

用于任免和聘用干部。

（6）事务性通知：

用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

3．通知的基本内容

（1）通知标题和主送机关

（2）通知的正文

　　①通知缘由

发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

　　②通知事项

　　这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。

内容复杂的需要分条列款。

　　（3）执行要求

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。

如无必要，可以没有这一部分。

（五）会议记录与会议纪要

1．会议记录的性质和作用

会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。

会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。

会议记录的作用主要有三：

其一，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，上传下达会议精神，或撰写会议简报和会议新闻；

其二，领导据此督促会议各项决议事项的执行情况；

其三，立卷归档，以供参考、研究或编写材料。

2．会议记录的特点

真实性，会议记录一定要按照会议的真实情况如实地记录下来，决不能随意增减或改变；

完整性，记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议内容的要点不能漏记或少记；

快速性，无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效地保持会议记录的真实性和完整性。

3．如何做会议记录

（1）记录会议的组织情况，应写明：

会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名。

备注：

有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。

（2）记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。

要写明发言人的姓名、发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议等。

记录还要记下会议的有关动态。

如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”四个字。

重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

（3）会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。

这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。

会议记录的写作要求会议记录的基本要求是迅速、准确。

4．会议记录的写作技巧

一般说来，有四条：

一快、二要、三省、四代。

一快，即记得快。

字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。

要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。

就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。

就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。

要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。

如使用简称、简化词语和统称。

省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇等等。

但在整理和印发会议记录时，均应按规范要要求办理。

5．注意事项

注意衣着，带领带袖，干净整洁，精神状态良好，懂礼貌，大方得体。

会议之前把会议时间地点部门准确把握，与与会人员保持密切联系，要有时间观念，做好会前的个人准备工作。

会议记录上的签名必修由本人填写，不可代签。

会议记录期间，记录人不能发表任何个人意见，更不能打断会议的进行，要如实客观的反映会议内容。

会议完毕后，将会议记录交与会议负责人审核，看是否进行修改与添加。

会议记录内容可与开会时的氛围作相应调整。

会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。

会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

6．会议纪要

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议主要精神和决定事项的纪实性公文。

有需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

综合性，会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点；

指导性，会议纪要一经下发将对有关单位和人员产生约束力，起到类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用，还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据；

备考性，一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

（六）工作规划、工作要点、工作计划的区别

常用的计划类公文包括：

规划、设想、计划、要点、方案、安排等。

从时间跨度看，工作规划、工作要点、工作计划之间是依次缩小的关系。

工作规划一般为三年以上，工作要点一般为一年，工作计划多则一年一月少则一周一事。

从详略程度看，工作规划、工作要点、工作计划之间是依次细化的关系。

工作规划的内容最为概括。

工作要点则主要就干什么事情、达到什么目标、作怎样的时间安排加以部署，相对规划要具体一些。

工作计划则十分具体细致。

比如同样是对会议的安排，在“要点”中只要说明什么时候召开什么会议、达到什么目的即可，会议计划则要拟定会议的名称、内容、地点、日程、议程、人员、住宿、交通、座次、材料准备和经费开支等许多具体内容与细节。

从衔接关系看，工作规划、工作要点、工作计划之间是依次承接的关系。

“规划”的层次最高，涉及的多是战略方针、战略任务、战略布局、战略措施和重大政策等宏观问题。

“要点”的层次次之，涉及的多是工作的总体思路与各项主要工作、重要活动的大致安排等中观问题。

“计划”的层次最低，涉及的多是具体工作的内容、步骤、程序、要求等微观问题。

“规划”依赖“要点”去部署，“要点”依赖“计划”去细化并落实。

比如一个单位的五年规划，就应该是该单位制订五年内各个年度工作部署与安排即工作要点的指南，工作要点制订之后还要制订许许多多的具体工作的计划。

从可操作性看，工作规划、工作要点、工作计划之间是依次增强的关系。

“规划”是对未来工作的目标性安排，是将来要实现的蓝图，缺乏可操作性。

“要点”是对年度主要工作的安排，即对将要进行的工作的安排，略具可操作性。

“计划”是对当前工作与活动的安排，是立即要付诸行动的，最具可操作性。

（七）工作总结

1．总结的内容与格式

总结一般是由标题、正文、署名和日期几个部分构成的。

（1）标题即总结的名称。

标明总结的单位,期限和性质。

（2）正文一般分为三个部分:

开头、主体和结尾。

开头主要用来概述基本情况。

包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。

作为开头部分，要注重简明扼要，文字不可过多。

主体是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。

这部分篇幅大、内容多，要特殊注重层次分明、条理清晰。

成绩和缺点。

这是总结的中心。

总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。

成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚

经验和教训。

做过一件事，总会有经验和教训。

为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，。

定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。

使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益

今后的打算。

根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等.

结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。

这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。

有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。

（3）署名和日期

如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明总结者，最后还要在署名的下面写明日期。

2．写作过程中注意问题

（1）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

这是分析、得出教训的基础。

工作总结中，常常出现两种倾向：

一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。

这两种都不是实事求是的态度。

总结要在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。

（2）条理要清楚。

总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

工作成绩的大小以及工作的先进，落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出

（3）要剪裁得体，详略适宜。

材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。

总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

（4）总结要用第一人称。

即要从本单位、本部门的角度来撰写。

表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。

总结最重要的就是把问题突出出来。

既要对上个学期工作进行总结，也要对工作中的问题进行反思和总结。

（八）工作简报

简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，通过简报，可以反映工作进展情况及工作中出现的问题和经验，使各单位人员互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作，也有利于领导机关对工作的指导和推动。

1．简报的格式结构

简报一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。

（1）简报名称，印在简报第一页上方正中处，尽可能用套红印刷。

（2）期号，位置在简报名称正下方，一般按年度依次排列期号。

（3）编发单位，应标明全称，位置在期号左下方。

（4）发行日期。

应标明具体年、月、日，位置在期号右下方。

（5）报尾部分应包括简报的报、送、发单位。

2．简报的写作要求

第一，抓准问题，有的放矢，围绕实际，反应最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。

第二，要强调真实性，不歪曲写作角度，必须忠实于事实。

第三，简明扼要，一目了然，注意主题集中、精选材料，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。

第四，讲究时效，反应迅速。

第五，内容实在，不空洞，用现实生活中的生活事实来宣传单位的路线、方针、政策。

二、专业文献写作

1．标准格式

（1）页边距：

上方和左侧（订口）分别留边25mm，下方和右侧分别留边20mm，页眉和页脚为0。

（2）页码：

根据喜好插哪儿、什么格式都行

（3）字体字号：

题目使用黑体三号字，作者使用楷体小四号字，小标题使用黑体小四号字，正文使用宋体小四号字。

（4）摘要、关键词

（5）正文：

首行缩进2个字符，行距为单倍行距，段前段后为0.5行，字符间距为标准。

（6）参考文献：

标题黑体小四号字，内容宋体五号字。

2．参考文献标准格式

参考文献类型：

专著［M］，论文集［C］，报纸文章［N］，期刊文章［J］，学位论文［D］，报告［R］，标准［S］，专利［P］，论文集中的析出文献［A］

电子文献类型：

数据库［DB］，计算机［CP］，电子公告［EB］

电子文献的载体类型：

互联网［OL］，光盘［CD］，磁带［MT］，磁盘［DK］

A：

专著、论文集、学位论文、报告

［序号］主要责任者.文献题名［文献类型标识］.出版地：

出版者，出版年.起止页码

［1］刘国钧，陈绍业.图书馆目录［M］.北京：

高等教育出版社，1957.15-18.

B:

期刊文章

［序号］主要责任者.文献题名［J］.刊名，年，卷（期）：

起止页码

［1］何龄修.读南明史［J］.中国史研究，1998,（3）:

167-173.

［2］OUJP，SOONGTT，etal.Recentadvanceinresearchonapplicationsofpassiveenergydissipationsystems［J］.EarthquickEng,1997,38（3）:

358-361.

C:

论文集中的析出文献

［序号］析出文献主要责任者.析出文献题名［A］.原文献主要责任者（可选）.原文献题名［C］.出版地：

出版者，出版年.起止页码

［7］钟文发.非线性规划在可燃毒物配置中的应用［A］.赵炜.运筹学的理论与应用——中国运筹学会第五届大会论文集［C］.西安：

西安电子科技大学出版社，1996.468.

D：

报纸文章

［序号］主要责任者.文献题名［N］.报纸名，出版日期（版次）

［8］谢希德.创造学习的新思路［N］.人民日报，1998-12-25（10）.

E：

电子文献

[文献类型/载体类型标识]：

[J/OL]网上期刊、[EB/OL]网上电子公告、

[M/CD]光盘图书、[DB/OL]网上数据库、[DB/MT]磁带数据库

［序号］主要责任者.电子文献题名［电子文献及载体类型标识］.电子文献的出版或获得地址，发表更新日期/引用日期

[12]王明亮.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展［EB/OL］.

[8]万