外贸跟单实务知识汇总.docx
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外贸跟单实务知识汇总
导论外贸跟单的素质要求与工作内容
一、外贸跟单员概述
外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下，经营管理人才的重新分工踌口调整，也是外贸经营管理模式的创新和完善，它适应了外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势，具有客观的必然性和可观的发展前景。
（一）外贸跟单员的概念
1.外贸跟单员的概念
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。
“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单。
而外贸跟单中的“单”，则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。
2.外贸跟单员的定位
外贸跟单员是协助外贸业务（经理）员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。
他是连接外贸公司内各部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户的桥梁。
（二）外贸跟单的类型
1.外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。
前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为
2.外贸跟单按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。
3.外贸跟单按业务性质可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。
4.根据货物的流向分，外贸跟单还可以分为出口跟单和进口跟单。
（三）外贸跟单员的工作范围
1.企业（外贸公司和生产企业）生产过程和产品质量控制；
2.与其他外贸业务相关部门（如海关、检验检疫机构、货物运输公司等）的业务处理；
3.协助外贸业务员进行磋商谈判（报价、打样）、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。
（四）外贸跟单员的工作特点
1.较高的责任心
外贸跟单员的工作是建立在订单与客户基础上的。
订单是企业的生命，没有订单企业无法生存，客户是企业的上帝，失去了客户，企业就不能持续发展。
而订单项下的产品质量，是决定能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。
执行好订单、把握产品质量需要跟单员的敬业精神和认真负责的态度。
2.协调与沟通
在跟单员的跟单工作过程中，对内需要与多个部门（如生产、计划、检验等部门）打交道，对外要与商检、海关、银行、物流等单位打交道，协调处理在跟单工作过程中遇到的问题，因而跟单员的协调与沟通的能力直接影响工作效率。
3.节奏快、变化多
跟单员的工作方式、工作节奏必须适应客户的要求。
由于客户是来自世界各地，他们有不同的生活方式和工作习惯，因此，跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致，具有高效率和务实性，能吃苦耐劳。
另外，不同的客户需求也不同，而且这种需求又随着产品不同而有区别，这些都需要跟单员有快速应变能力。
4.工作的综合复杂性
跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性、复杂性。
对外执行的是销售人员的职责，对内执行的是生产管理协调。
所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程，熟悉和掌握商品知识和生产管理全过程。
5.涉外性和保密性
在跟单员的跟单过程中，涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料，对企业来说，这是企业商业机密，对外必须绝对保密。
跟单员必须忠诚于企业，遵守保密原则。
（五）外贸跟单员与其他外贸岗位的关系
在工作重点方面，外销员主要负责业务操作全过程；跟单员主要负责外销员（经理）交办的涉及业务操作全过程的相关事务，侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作，跟单员在不同的企业及其工作熟练程度不同，其所涉及的工作内容是不同的；单证员主要负责商检、运输、保险、报关、结汇等环节的单证事务；报关员主要是负责货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海关事务；报检员主要是负责办理货物、运输工具、物品进出境时的商检事务；货运代理员主要是负责办理货物进出境运输事务。
（六）生产企业跟单员与外贸公司跟单员的区别
“生产企业跟单”和“外贸公司跟单”相同之处主要有以下几个方面：
1.从跟单目标而言，都是以外贸订单为中心，进行生产进度、产品的质量和数量的跟踪，以保证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方；
2.从跟单人员的知识构成而言，不仅需要外贸知识、海关知识、商检知识、运输知识、保险知识、商品知识及外语和语言沟通能力，还需要具备使用计算机应用软件（如WORD,EXCEL等）的能力；
3.从跟单范围而言，涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单；
4.从跟单的要领而言，一名合格的跟单员要具备某项商品的专业知识，精通该商品的生产操作要领，能分析和解珠生产过程中出现的问题，协调各方（部门）的利益，妥善处理商品的质量问题，满足和达到工艺单和客户的要求。
不同之处主要是：
1．所处企业不同。
外贸公司跟单员所涉及的产品品种、结算方式等比生产企业跟单员要相对多些，接触的企业面比生产企业跟单员相对大，跟单的主要内容与生产企业跟单有一定的差异。
2．跟单工作侧重不同。
生产企业跟单员的跟单工作大部分侧重于以生产跟单为主，即以生产过程的商品质量和数量的跟踪为主。
因此对生产企业跟单员的素质要求，偏重于产品知识，工艺质量、一般的外语沟通能力以及计算机应用软件等方面。
由于生产企业从从事外贸活动的能力不及专业的外贸公司，往往跟单员要从事几个岗位的工作，因此对跟单员的要求是能够胜任全程跟单的工作。
二、外贸跟单员的基本素质
（一）职业素质
外贸跟单员职业素质主要包括以下方面：
1．热爱社会主义祖国，自觉维护国家和企业的利益，关注国内外的政治经济形势，能正确处理好国家、集体和个人之间的利益关系，为对外经济贸易事业勤奋工作；
2．遵纪守法、廉洁自律，不行贿、索贿、受贿，在对外经济交往中珍视国格和峥；
3.严守国家机密和维护商业机密，自觉遵守外事纪律，遵守企业的各项规章制度；
4.对本职工作认真负责，忠于职守；努力学习，勇于实践；积极开拓，锐意进取。
（二）能力素质
1．综合业务能力；
2.市场调研和预测能力；
3.推销能力；
4.语言文字能力和口头表达能力；
5．社交协调能力。
（三）知识素质
知识素质是指外贸跟单员做好本职工作所必须具备的基础知识与专业知识。
1.外贸跟单员的基础知识主要有：
（1）了解我国对外贸易的方针、政策、法律和法规以及有关国别（地区，贸易呼策：
（2）了解管辖商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平；
（3）具备一定的文化基础知识，一般要求具有高中（包括中专、技校、职校’以上学历，具有一定的英语基础，会使用计算机常用软件；
（4）具有一定的法律知识。
了解合同法、票据法、经济法、外贸法等，以及与外贸跟单员相关法律知识，做到知法、懂法和用法。
2．外贸跟单员的专业知识，
1）懂得商品学的基本理论，熟悉所跟单的产品的性能、品质、规格、标准（生产标准和国外标准）、包装、用途、生产工艺和所有原材料等知识；
2）了解管辖商品在国际市场上的市场行情，以及该项商品主要生产国和进出口国家或地区的贸易差异，及时反馈信息给国内厂商，指导其生产；
3）熟练掌握国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检报关、运输、保险等方面的有关业务流程。
（四）管理素质
管理出生产力，管理出效益。
良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。
外贸跟单员既是跟进订单的专职人员，也是业务员或经理或企业负责人的助手，因此，外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力。
三、外贸跟单员的知识构成
（一）外贸跟单员的外贸基础知识
1.国际商务基础理论。
2.运输与保险。
3.商检与报关。
4.国际贸易的规则、政策。
5.金融外汇与银行结算。
（二）外贸跟单员的工厂生产与管理知识
为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。
（三）外贸跟单员的商品知识
外贸跟单员的跟单工作内容之一是控制商品的质量，因此，外贸跟单员除了掌握国际贸易知识外，还应该具备相应的商品知识，只有把握商品的特性，才能更好地推行生产工艺和生产技术，达到客户对质量的要求，完成跟单业务工作。
具体而言，外贸跟单员在跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外贸跟单任务。
四、跟单员跟单工作流程
（一）外贸公司跟单工作流程
外贸公司跟单工作包括选择生产企业、签订收购合同、筹备货物、进程跟踪、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。
（二）生产企业跟单工作流程
具备对外进出口经营权的生产企业是我国外贸进出口的主体之一，随着我国加人WTO和外贸法的实施，具有外贸经营权的生产企业越来越多，许多国际买家也热衷于直接从这些生产企业采购商品。
“工厂跟单”，实质上属于生产型企业的内部跟单。
其一般流程包括：
推销公司产品、签订外销合同、筹备货物、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。
五、出口贸易一般流程
（一）选择供应商或生产企业
在选择供应商或生产企业时，需注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。
（二）生产企业推销本企业产品出口
这一过程中，跟单员的主要工作内容有：
1.了解目标市场的需求特点和客户采购偏好；
2.了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等；
3.了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法；
4.了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量；
5.掌握公司产品的价格和相关原材料价格；
6.了解近期本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。
（三）建立对外业务关系，确定出口贸易对象
建立业务关系可以通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。
（四）洽谈业务
洽谈业务是指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。
洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用与客户见面洽谈的方式。
在洽谈业务前必须事前作好充分准备。
（五）签订对外合同
跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：
1.整理双方达成的事项内容；
2.将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单；
3.落实生产企业（车间），并完成确认样；
4.检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息；
5.根据客户的确认意见，改进确认样，直至客户确认样品；
6.做好合同项下订单生产前的一切准备工作等。
（六）买方开立信用证
外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将“开证资料”（内容主要有出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方（进口方），买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。
卖方在收到买方开立信用证后，首先要根据合同审核信用证。
在确认信用证中没有不可接受的条款后，开始投料生产；另外，卖方也可以在收到客户支付部分货款（通常是合同金额的20％^-30％）订金后，投料生产。
（七）签订内贸收购合同
在确定生产企业后，需要对某个商品的生产规格、价格、数量、质量、交货期、付款时间等作出具体的约定，并以书面形式记载，由生产企业（供货方）和收购方的法人或法人授权代表在合同上签字盖公章，以示合同生效。
（八）履行合同
这一期间跟单员需要做的主要工作有：
测算企业实际生产能力、原材料采购、生产进度跟踪、产品包装、生产质量检验等。
（九）商检（客检）与报关
当货物生产完成时，对于法定商检的货物，在备妥货物后，跟单员应在报关前提前向产地商检局预约安排商检，只有经商检局签发的检验合格证书（一般是纸质的“出境货物通关单”和通过商检网络传输的“出境货物换证凭条，’），海关才放行，凡检验不合格的货物，经返修后仍不合格，则不得出口。
除了国家商检外，还有客户到生产企业进行检验（简称客检）。
对于合同约定由买方（客户）检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。
一般而言，经“客检”合格的商品，买方会出具“客检证”。
不论是国家商检，还是“客检”，都是在生产完成并包装入箱后进行的。
（十）安排运输与保险
跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：
1.物流运输的跟踪。
在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运。
由于货物运输多数是依*集装箱运输的，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。
2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜；
3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。
在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。
（十一）制单结汇
在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证；有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。
（十二）外汇核销与出口退税
按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续；而出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。
出口退税的单证的主要单证有：
出口报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单、增值税发票、出口销售发票。
各种单证的内容（如商品品名、数量、计量单位等）要相互一致，不矛盾，并在规定的时间内向税务机关（国税）办理退税手续。
签订加工合同
选择生产工厂
建立业务关系
贸易磋商
签订贸易合同
办理结汇
办理运输
包装跟单
原料采购跟单
货物装运
发装运通知
货物进仓
生产进度跟单
货物检验/客检
负责对订单项目的执行进行跟踪和操作
负责贸易合同的洽谈、签订、履行和结汇等业务的操作
负责运输、商检、保险、报关和结汇等业务环节中的制单和审单等工作
负责向海关办理进出口货物报关及纳税等海关事务
负责办理出入境货物的报检业务
核销退税
办理货运保险
出口货物报关
前
程跟
跟单外
中单员销
全程员
程跟
跟单
单
报检员
----单证员
----单证员
报关员
----单证员
出口跟单工作流程
学习情境1生产企业跟单实务
产能评估
合同分解
生产制样
原料配件采购
货物交割
质量与进度控制
检验与包装
跟单质量评估
一、合同分解
总体要求：
必须培养良好人际关系与协调能力，以期获得有关部门之合作，而圆满达成任务。
（一）商务部门内关系协调
商务部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料。
商务部门研订产品之价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。
必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。
获得的有关竞争同业的用料需求资讯，以及其产品的销售数量、品质、价格等资讯，以协助做好竞争策略之拟订工作。
（二）与管理部门协调关系
在与管理部门的协调上，商务部门应将与供应商接触所获得的市场资讯，提供给管理部门做为经营上的依据。
而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。
（三）与生产部门协调关系
为了确保原料供应的稳定性，商务部门和生产管制部门需要经常交换资讯。
商务部门亦必须通知生产管制部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。
若生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。
（四）与质管部门协调关系
跟单人员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。
跟单人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。
而质管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。
质管知识
品质标准。
物料验收。
开发厂商。
（五）与制造部门协调关系
制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；
而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。
（六）与技术部门之协调关系
技术部门于设计物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。
为了建立标准化，以收大量采购效益，技术部门应于设计前多征询采购部门之意见。
两者应密切协调，产生良好的互动关系。
在新产品设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。
对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使规格设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或产品之机会。
（七）与仓储部门协调关系
大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。
因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。
采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。
对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。
（八）与财务部门之协调关系
采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。
采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式。
二、产能评估
跟单员应学会分析计算企业的生产能力，检查企业生产能否按期保质保量交货。
（一）理想产能计算
假定所有的机器设备完好，每周工作7天，每天工作3班，每班工作8小时，期间没有任何停机时间，这是生产设备最理想的生产能力。
（二）计划产能计算
计算根据企业每周实际工作天数、排定的班次及每班次员工工作时间来确定。
（三）有效产能计算
有效产能是以计划产能为基础，减去因停机和产品不合格率所造成标准工时损失。
产品不合格的损失，包括可避免和不可避免的报废品的直接工时。
（四）对企业生产能力不足的对策
当发现企业生产能力不足，不能保证订单按时交货，为了保证交货期，跟单员须要求企业或生产部门采取以下措施：
1.延长工作时间，由一班制改为两班制、三班制，或延长员工工作时间；
2.增加机器设备台数，延长开机时间；
3.增加其他车间生产支持，或将部分生产任务拨给其他车间承担；
4.调整生产计划，将部分生产向后推；
5.部分产品进行外包生产；
6.增加临时用工；
7.产能长期不足时，应增加人员和机器设备。
三、生产制样
样品的重要性
1.样品是一个企业的形象代表。
2.样品是产品品质的代表。
3.样品是价格的代表。
4.样品是生产的代表。
5.样品是验货和索赔的依据
（一）宣传推广样
宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。
一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品实物形态向工众反映处商品品质全貌。
（二）参考样
参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。
参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。
样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。
（三）测试样
测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。
如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。
（四）修改样
修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。
（五）确认样
确认样（ApprovalSample）是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。
在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送结客户。
评估重点是以下方面：
1．所选的材料是否与客户要求完全一致；
2.样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；
3.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；
4.样品的数量是否与客户的要求完全一致；
5.本企业是否有留样。
（六）成交样
成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的买卖。
（七）产前样
产前样（Pre-productionSample）是指生产之前需寄客户确认的样品。
一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。
（八）生产样
生产样是大货生产中的样品。
是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。
四、原材料采购
（一）原材料采购跟单要求
原材料采购跟单的基本要求是：
适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。
1.适当的交货时间
适当的交货时间是跟单员进行原材料采购跟单的中心任务。
原材料交货时间过早或过晚都不利于采购企业的经营运作，跟单员的任务就是使所采购的原材料在规定的时间获得有效的供应。
2.适当的交货质量
适当的交货质量，是指供应商所交的原材料可以满足企业使用要求。
过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。
3.适当的交货地点
为了减少企业的运输与装卸费用，跟单员在进行原材料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，因此跟单员应重点选择那些离企业近、交通方便的供应商。
因交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本。
4.适当的交货数量
适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用，不产生更多的库存。
5.适当的交货价格
一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：
（1）多渠道获得商品报价。
（2）比价。
（3）议价。
（4）定价。
跟单员一般对每个产品的采购，需保留三个以上供应商的报价，有时这些供应商的价格可能相同，也可能不同。
但让这些供应商知道你有多个供应商可选择，他只是一个竞争者，他们会努力改善合作关系，这样企业才可能获得最好的报价和服务。
（二）原材料采购跟单的流程
原材料采购跟单的流程为：
制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。
（一）制作《采购原材料辅料申请单》
跟单员在制作采购单时应注意以下要点：
1.审查《采购原材料辅料申请单》。
（1）适当的采购人。
采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。
（2）以书面方式提出原材料的采购。
（3）确定原材料要求的内容。
包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。
（4）以型号规格表明采购的标准。
2.熟悉采购的原材料。
3.价格确认。
4.确认质量标准。
5.确认原材料采购量。
6.制定采
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