档案管理实施细则.docx

档案管理实施细则.docx

《档案管理实施细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理实施细则.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案管理实施细则

关于印发《档案管理实施细则》的通知

各部门、各子公司：

集团公司办公室根据《档案管理实施意见》的要求，针对起草的《档案管理实施细则》与各相关部门和人员进行了反复的沟通、协调，现将修订后的集团公司《档案管理实施细则》印发给你们，请各部门、各相关人员认真学习，严格按照《档案管理实施细则》的要求和标准加强档案管理工作，使我公司的档案管理工作走向规范化轨道。

此通知

附：

《档案管理实施细则》

集团公司办公室

档案管理实施细则

为加强集团公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益，使档案管理规范化，特制定本细则如下：

一、集团公司资料归档范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件资料均属归档范围。

（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料。

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、职能部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料。

（二）公司文件资料

1、公司内部管理文件。

包括公司发行的各种标准、规章制度、通知、规定、员工奖励、处罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。

2、企业的重大决定文件。

包括集团公司董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等。

3、请示性文件。

包括公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其他政府部门发出的请示、申请报告、说明、汇报、承诺等。

4、凭证性文件。

包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

5、证件性文书文件。

包括公司证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等；房产五证，如建筑工程施工许可证、工程规划许可证、土地使用权证、用地规划许可证、商品房预售许可证；企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。

6、报告性文件。

包括公司开发项目的可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、试验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。

7、人力资源资料。

包括企业各部门的员工档案，人事任免资料，绩效考核资料，员工培训、学习档案，流程管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其他具有保存价值的资料。

8、土地资料。

包括建设用地批准，地籍调查表，土地他项权证明书，建设用地地籍测绘成果，移民拆迁、安置补偿批准文件协议等。

9、工程类文件。

包括工程前期的项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文件、总（分）竣工资料、备案资料等工程建设资料。

10、营销管理文件。

包括营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。

11、财务文件。

包括贷款申请、贷款抵押证明、与各银行的业务往来和签订的借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等相关财务性文件。

12、招标采购文件。

采购计划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、合同书、供应商资料库。

13、光盘资料。

包括声像制品资料，即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料的刻录。

14、题赠性资料。

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

15、设备资料。

包括公司固定资产如空调、电脑、汽车等的使用说明书、维修卡、保修卡、购买发票等。

16、其他对企业工作的开展和发展具有保存价值的文件。

（三）非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司相互联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

二、文档管理规范

规范文档移交档案室之前的文档管理。

（一）部门收文

1、部门文员对接收的文档、图纸资料必须立即进行纸质或电子签收登记，以便完整记录并跟踪资料的传阅过程。

2、部门文员对接收的文档、图纸登记完成后，按不同类别附上部门的文档处理（传阅）单，组织部门内的传阅，并对资料的处理过程进行跟踪，要求除大量接收的施工图外，其余文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料的传阅、会签、审批流程，并进行归档。

如涉及到公司其他部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）处理的资料，应在3个工作日内完成传阅、会签、审批流程。

3、文档资料处理完成后，部门文员应根据部门经理的处理意见，当天将文档资料发送或返回相关单位、部门。

在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。

（二）部门发文

1、部门文员必须建立部门对外发文签收登记表，对所有对外发文进行签收登记，以便完整记录并跟踪资料的流向。

2、部门文员对本部门的对外发文，必须在收到文件当天发送到相关部门。

（三）文档查阅

1、部门文员应组织对本部门的文档管理体系进行讨论和讲解，建立本部门的文档电子查阅检索目录，适时修订。

并告知大家文档的查阅方法，以便在部门文员不在时，其他人能正常查阅文档。

2、部门文员对部门人员的文档查阅需求应及时、准确反馈。

3、部门文员应对本部门已归档文档负责，保证已归档文档的完整性。

对部门人员提出的文档借阅，需进行跟踪，并尽量确保在2个工作日内归还。

（四）文档版本控制

1、部门收文版本发生变更，部门文员应及时收回正在流转、处理的作废版本，发送新版本，并通知负责该文档处理的部门相关人员。

2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面通知相关部门或单位，用旧版本换新版本。

三、档案管理分类编号办法

根据集团公司的实际情况将公司档案按照部门功能分为十五大类（具体分类办法见附件企业档案分类办法方案），以后根据公司业务部门的不断增加进行修改。

（一）行政管理类（XZ）：

01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司对外公函、07内部管理文件、08企业对外宣传资料、09公司资产台帐、10其他；

（二）人力资源管理类（HR）:

01在职员工档案、02人事任免资料、03绩效考核资料、04员工培训学习档案、05流程管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09企业文化建设资料、10其他；

（三）财务管理类（CW）：

01财务管理制度、02财务管理计划、03财务部文件、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理报告、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及合同、11财务管理有关合同、12财务分析报告、13财务预算书、14、年度资产清查报表及报告、15其他；

（四）营销管理类（YX）：

01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、05工作联系单、06其他;

（五）招标采购类（ZB）:

01年（季、月）度招标计划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文件、04供应商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其他；

（六）运营管理部（YY）：

01项目运营目标书、02项目开发指导书、03项目里程碑计划、04运营计划内部管理文件、05考核节点计划、06各部门月度工作计划、总结、07会议纪要、08其他；

（七）工程技术类（JS）:

01设计单位选择、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底记录、07工程质量检查报告、08勘察测绘资料、09其他；

（八）成本管理类（CB）：

01成本管理、02预算书、03结算报告、04工程变更资料、05工作联系单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类合同、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款通知单、12其他；

（九）项目部（XM）：

01监理资料、02施工文件、03项目管理文件、04工作联系单、05其他；

（十）公共事务部（GS）：

01征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安置补偿批准文件协议书、03设计前原始地形、地貌、状况图、照片、04发放拆迁补偿款、05房产及附属设施评估报告、06其他；

（十一）法务部（FW）:

01公司各部门签订的合同原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其他；

（十二）审计监察部（JC）:

01财务审计资料、02工程审计资料、03专项审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其他；

（十三）工程事务部（SW）：

01前期政府批复文件、02勘察测绘文件、03设计文本、04施工图、05检测报告、06工作联系单、07放线图、红线图、08招标备案资料、09中标通知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其他；

（十四）商业管理公司（SG）：

01基础调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05合同补充协议、06客服管理（相关部门）往来函、07客户往来函、08职能部门往来文件、09客户档案（综合）、10上报文件、11其他；

（十五）装饰工程部（ZS）：

01设计单位选择、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收报告、08材料检验报告、09材料设备移交会签单、10工作联系单、11其他；

四、文件材料的归档

集团公司办公室为档案管理主导部门，设立一名专职档案管理员；各部门、各子公司为档案管理辅助部门，文员承担档案管理员的职责。

每年一月份集团公司办公室发出归档通知，各部门、各子公司的文员负责收集整理上一年度办理完毕的文件（请示、报告、批复、批示、合同等）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗），及时填写卷内目录、卷内备考表、移交清单于每年四月三十日之前移交集团公司办公室档案室。

（一）归档材料的质量要求

1、归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录象带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

2、归档的文件材料必须是原件（定稿），特别重要的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。

3、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。

4、归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。

总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求。

5、电子文件的归档应遵守两个原则：

第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。

第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。

（二）文件的立卷

立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用。

1、案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

2、卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分组组卷。

3、文件材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

4、既有文字材料又有图纸的案卷，文字在前、图纸在后。

5、卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从1开始。

页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

6、填写卷内目录和卷内备考表。

卷内目录的编制应符合下列规定：

1）卷内目录式样宜符合本规范附录的要求。

2）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5）文件题名：

填写文件标题的全称。

6）日期：

填写文件形成的日期。

7）页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（三）档案室负责填写案卷封皮和案卷的装订

1、案卷封皮的填写应符合以下要求：

1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

2）案卷封面的内容应包括：

档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。

4）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

5）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

保管期限一般以企业管理的客观利用需求为依据来确定，既要考虑文件的现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。

保管期限有永久、长期和短期三种，长期为16年至50年左右，短期为15年以下。

（1）凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（2）凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

（3）凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

设备档案的保管期限也可以根据该设备的使用年限划定具体年度。

会计档案的保管期限有永久、定期两类，其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五类（具体参见1998年8月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》）。

8）密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

2案 卷 装 订

1） 案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2）装订时必须剔除金属物。

五、档案室的建设

（一）档案室建设原则：

安全、实用、方便。

（二）档案室位置：

档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。

档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

（三）档案室库房承重：

楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/㎡；采用密集架式，不应小于12KN/㎡。

（四）档案室库房橱俱布置：

档案室使用铁质档案橱（架）。

档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

主通道净宽不小于1m。

两行装具间净宽不小于，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。

装具背面与墙的间隔不小于，装具顶端与天棚间隔不小于。

（五）档案室的防护设施

档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

1、防火

档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。

1）档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。

2）线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材。

开关、插座必须符合安全要求。

3）照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。

4）灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。

5）档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

2、防潮（水）、防高温

档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。

1）档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

2）档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。

3）档案库房不宜安装水（气）暖。

上下水管道禁止通过档案库房。

4）有条件的档案库房应安装空调。

3、防盗

档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。

档案室应安装防盗报警装置。

4、防虫、防鼠

1）档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。

2）档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

5、防有害气体

档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

6、防光

1）档案橱俱摆放应与窗户垂直。

2）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

7、防紫外线

档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。

8、防磁辐射

对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。

（六）档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

（七）使用计算机管理档案的部门，计算机应放在档案工作人员办公室。

附件1：

企业各部门文件归档范围及分类明细

附件2：

档案管理规章制度

附件3：

档案借阅登记表

附件4：

卷内备考表

附件5：

卷内目录