大连海洋大学公文处理办法.docx
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大连海洋大学公文处理办法
大连海洋大学公文处理办法
第一章总则
第一条为了适应大连海洋大学党政工作需要，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和辽宁省、大连市有关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于学校和各单位（部门）公文、上级来文的处理工作。
第三条学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条学校办公室主管学校的公文处理工作，并对各单位（部门）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第七条各单位（部门）应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，配备专（兼）职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类
第八条我校公文种类主要有：
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位（部门）和人员。
（三）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（四）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。
适用于发布、传达要求下级机构执行或周知的事项，批转、转发公文。
（六）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。
适用于答复下级机构请示事项。
（十）函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志、发文字号及适用范围。
发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办机关的发文字号。
我校公文发文机关标志、适用范围及发文字号为：
1.“中共大连海洋大学委员会文件”，用于传达贯彻上级党组织的方针、政策，转发上级机关的文件，党委向上级机关请示和报告工作，党委的重要部署，通报和答复工作，干部任免、奖惩等重大事项，颁布重要规章制度，通知重要事项，党委批转职能部门、单位的报告和请示等。
发文字号为“大海大党”（上行文）、“大海大党发”（下行文）。
2.“大连海洋大学文件”，主要用于转发上级机关的文件，学校向上级机关报告、请示工作，发布学校有关行政事务的重要决定、重要工作部署，颁布重要规章制度，通知重要事项，批转职能部门和单位的报告、请示等。
发文字号为“大海大校”（上行文）、“大海大校发”（下行文）。
3.“大连海洋大学办公室文件”，用于根据学校党委或行政授权，转发上级机关文件，向上级机关报告、请示工作，传达学校党委或行政的决议、决定，布置相关工作，发布相关事项等。
发文字号为“大海大办”（上行文）、“大海大办发”（下行文）。
4.“中共大连海洋大学委员会”，用于学校党委以函的形式向无隶属关系的机关、单位商洽工作、询问和答复问题，向有关业务主管部门请示、报告工作，以及印制其他不宜以中共大连海洋大学委员会文件形式印发的公文，如呈送经验材料、资料等。
发文字号为“大海大党函”。
5.“大连海洋大学”，用于学校行政以函的形式向无隶属关系的单位商洽工作、询问和答复问题，向有关业务主管部门请示、报告工作，以及印制其他不宜以大连海洋大学文件形式印发的公文，如呈送经验材料、资料等。
发文字号为“大海大校函”。
6.以学校纪委名义发文使用“中共大连海洋大学纪律检查委员会文件”；以学校工会或团委名义发文分别使用“大连海洋大学工会委员会文件”“共青团大连海洋大学委员会文件”。
以学校纪委、工会或团委名义对内发文代字分别为“大海大纪发”“大海大工发”“大海大团发”，对外发文代字分别为“大海大纪”“大海大工”“大海大团”。
（五）签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
（六）标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
对内发文标题中可省略发文机关名称。
（七）主送机关。
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（八）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
（九）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
（十）发文机关署名。
署发文机关全称或规范化简称。
（十一）成文日期。
署会议通过或发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十二）印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十三）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
“请示”类公文应当在附注中标明联系人的姓名和电话。
（十四）附件。
公文正文的说明、补充或参考资料。
（十五）抄送机关。
除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（十六）印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
（十七）页码。
公文页数序号。
第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准执行，具体印制格式标准见附件。
第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机构。
（二）下级机构的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（三）请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第十六条向下级机构行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位（部门），根据需要抄送相关单位（部门）。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）学校办公室根据学校党委或行政授权，可以向各基层党总支（直属党支部、分党委）和各单位（部门）行文；其他单位（部门）不得向各基层党总支（直属党支部、分党委）和各单位（部门）发布指令性公文，或在公文中向各基层党总支（直属党支部、分党委）和各单位（部门）提出指令性要求。
如有关工作需由基层党总支（直属党支部、分党委）或相关单位（部门）执行，经学校党委或行政同意后，可以由学校办公室转发。
（三）各部门在各自职权范围内可以向校内其他单位（部门）的相关机构行文。
（四）涉及多个部门职权范围内的事务，各相关部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校办公室应当责令其纠正或撤销。
第十七条各部门必要时可以联合行文。
属于本部门职权范围内的工作，不得联合行文。
除学校办公室外，各单位（部门）不得对校外正式行文。
第五章公文办理
第十八条公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。
第十九条发文办理主要程序是：
（一）起草。
公文起草应当做到：
1．符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2．一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3．内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
4．文种正确，格式规范。
5．深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6．公文涉及其他部门职权范围内的事项，拟办部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（二）审核。
学校公文文稿签发前，应当由拟办部门和学校办公室进行审核。
各单位（部门）公文签发前也应当进行审核。
审核的重点是：
1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2．内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3．涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4．文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5．其他内容是否符合公文起草的有关要求。
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟办部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟办部门修改后重新报送。
（三）签发。
审核后的学校公文文稿经学校分管领导同意后，报学校主要领导签发。
学校党委文件由校党委书记签发，学校行政文件由校长签发。
各单位（部门）公文由本单位（部门）主要负责人签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
联合发文由所有联署部门负责人会签。
（四）复核。
已经学校主要领导签批的公文，印发前应当由学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（五）登记。
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（六）印制。
公文印制必须确保质量和时效。
涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（七）核发。
公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
校内“请示”或“报告”类公文由单位（部门）主要负责人签发并加盖公章，报送学校办公室一式两份。
第二十条收文办理主要程序是：
（一）签收。
对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。
（二）登记。
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。
对收到的公文应当进行初审。
初审的重点是：
是否符合职权范围，是否符合行文规则，是否符合文种、格式要求，是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）拟办。
学校收文由学校办公室主任负责提出拟办意见。
（五）批办。
学校领导对公文提出批办意见。
需要两个以上单位（部门）办理的公文应该明确主办单位（部门），紧急公文应该明确办理时限。
（六）送传。
学校办公室负责文件的分送传阅，其他单位（部门）不允许自行传阅文件。
其他单位（部门）收到上级文件要及时送学校办公室登记。
（七）承办。
承办单位（部门）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
确有困难不能按期办理的，应当及时予以说明。
对不属于本单位（部门）职权范围的，应当及时退回并说明理由。
（八）办结。
公文办理完毕后，承办单位（部门）要在文件上注明处理结果，连同上报材料及时返还学校办公室，并向批示人汇报。
（九）催办。
学校办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位（部门）按期办结。
紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。
第二十一条需要归档的公文及有关材料，应当根据《大连海洋大学档案管理办法》等有关规定，及时收集齐全、整理归档。
第六章公文管理
第二十二条各单位（部门）应当建立健全本单位（部门）公文管理制度，确保管理严格规范，公文由办公室或专人统一管理，充分发挥公文效用。
学校办公室应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十三条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十四条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第二十五条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密委员会批准。
绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。
翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。
汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十六条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。
公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十七条涉密公文的清退、销毁由学校办公室负责。
应当按照发文机关的要求和有关规定进行，严格履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。
第二十八条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。
第二十九条单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理；单位（部门）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定归档。
工作人员离岗离职时，所在单位（部门）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十条新设立的单位（部门）应当向学校办公室提出发文立户申请。
经审查符合条件的，列为发文单位。
第七章附则
第三十一条党政公文含电子公文。
电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第三十二条本办法自2013年1月1日起施行。
学校原公文处理相关办法停止执行。
本办法由学校办公室负责解释。
附件：
大连海洋大学公文印制格式标准和样式
附件：
大连海洋大学公文印制格式标准和样式
为确保学校公文印制格式统一规范，特制定本标准，并将公文样式附后。
一、总体要求
1．用纸：
一般使用纸张定量为60g/m2～80gm2胶版纸或复印纸，纸张白度80%～90%。
2．幅面：
使用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm。
3．版心：
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
每页22行，每行28个字，行间距为28磅。
为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。
增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。
4．字体、字号和颜色：
如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体，颜色均为黑色。
5．页码：
用4号半角阿拉伯数字，编排于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号“—”字线，距版心下边缘7mm。
单页码居右，双页码居左。
公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
6．装订：
左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm±4mm。
二、版头部分
7．发文机关标志：
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，下加一条分隔线，位于发文字号下7mm，颜色为金光红色。
套印时，上下、左右位置要准确。
（1）“大海大党发”“大海大党”公文。
发文机关标志“中共大连海洋大学委员会文件”用专用字，分隔线为横线，粗细为2.5磅，两边线长分别为71mm，中间为实心五角星。
（2）“大海大校发”“大海大校”公文。
发文机关标志“大连海洋大学文件”用专用字，分隔线为横线，粗细为2.5磅，长度为156mm。
（3）“大海大党函”公文。
发文机关标志“中共大连海洋大学委员会”用专用字，分隔线为文武线，粗细为4.5磅，长度为156mm。
（4）“大海大校函”公文。
发文机关标志“大连海洋大学”用专用字，分隔线为文武线，粗细为4.5磅，长度为156mm。
（5）“大海大办发”“大海大办”。
发文机关标志“大连海洋大学学校办公室文件”用专用字，分隔线为横线，粗细为1.5磅，长度为156毫米。
（6）《××××会议纪要》。
发文机关标志“大连海洋大学××××会议纪要”，分上下两行，上行为“大连海洋大学”，下行为“××××会议纪要”用专用字，分隔线为横线，粗细为1.5磅，长度为156毫米。
8．发文字号：
编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标注全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空1个字编排，与签发人姓名处在同一行。
9．签发人：
由“签发人”三个字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。
签发人姓名用3号楷体字。
三、主体部分
10．标题：
用2号小标宋体字，编排在分隔线下空2行位置，一行或多行居中排布。
多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整，长度适宜，字距恰当。
多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。
副标题用3号楷体字。
副标题中的人名，两个字的中间加开两个字，3个字的中间各加开1个字。
日期用3号楷体字。
11．主送机关：
编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
12．正文：
公文首页必须显示正文。
编排在主送机关名称下1行，每个自然段左空2个字，回行顶格。
一般用3号仿宋体字。
如是转发通知类的公文，通知用3号楷体字，转发公文正文用仿宋体字，转发公文另起一页，标题上空2行。
标点符号要符合排版规则，数字、年份不能折行。
文中结构层次序数依次用“一、”“
（一）”“1.”“
（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
13．附件说明：
如有附件，在正文下空1行左空2个字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：
1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
14．发文机关署名、成文日期和印章：
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，右空4个字编排，印章用红色。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合发文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的方式解决。
15．附注：
如有附注，居左空2个字加圆括号编排在成文日期下一行。
如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。
16．附件：
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应与附件说明表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当于附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
四、版记部分
17．版记中的分隔线：
分隔线为横线，与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线粗细为1磅，中间的分隔线粗细为0.5磅。
首条分隔线位于版记中第一要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
18．抄送机关：
用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1个字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
19．印发机关和印发日期：
用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1个字，印发日期右空1个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
五、有关说明
20．本标准自发布之日起实行，此前有关学校党政文件印制要求的规定与本标准不符的，以本标准为准。
样式一
大海大党发〔2013〕10号
关于印发《大连海洋大学2013年
工作要点》的通知
各党总支、直属党支部、职业技术学院党委，各院（部、中心）、处（办）、馆：
现将《大连海洋大学2013年工作要点》印发给你们，望认真贯彻落实。
中共大连海洋大学委员会大连海洋大学
2013年1月15日
（以下略）
大连海洋大学学校办公室2013年1月15日印发
样式二
大海大党〔2013〕5号签发人：
董亲学
中共大连海洋大学委员会关于学习贯彻
党的十八大精神情况的报告
中共辽宁省委高校工委：
学习宣传和贯彻落实好党的十八大精神，是我校当前和今后一个时期的头等大事和首要政治任务。
按照省委高校工委的统一部署，现就我校深入学习宣传和贯彻落实党的十八大精神的有关情况报告如下：
（以下略）
中共大连海洋大学委员会
2013年5月5日
大连海洋大学学校办公室2013年5月5日印发
样式三
大海大校发〔2013〕6号
关于实施创新能力提升计划的意见
各院（部、中心）、处（办）、馆：
为贯彻落实国家和省高等学校创新能力提升计划有关文件精神，积极推动协同创新，促进学校教育与科技、经济、文化的有机结合，大力提升学校的创新能力，支撑国家和区域经济建设，学校决定实施“创新能力提升计划”，并对计划实施提出以下意见：
一、实施意义
（一）实施“创新能力提升计划”，是落实全面提高学校教育质量是总书记讲话的主线，创新能力是提高质量的灵魂。
（以下略）
大连海洋大学
2013年1月15日
大连海洋大学学校办公室2013年1月15日印发
样式四
大海大校〔2013〕302号签发人：
姚杰
大连海洋大学关于2013年工作总结
和2014年工作计划的报告
辽宁省教育厅：
根据省教育厅有关文件要求，现将我校2013年工作总结和2014年工作计划报告如下：
（以下略）
大连海洋大学
2013年12月7日
大连海洋大学学校办公室2013年12月7日印发
样式五
大海大党函〔2013〕12号
关于协助开展党建研究工作的函
中共大连市沙河口区委员会：
为进一步加强我校党建研究工作，现特商请贵委协助开展相关工作。
（以下略）
中共大连海洋大学委员会
2013年3月15日
样式六
大海大校函〔2013〕19号
关于商请办理新校区建设相关手续的函
大连普湾新区管委会：
为确保我校新校区建设顺利开展，现特向贵委商请办理相关手续，望予以支持。
（以下略）
大连海洋大学
2013年3月15日
样式七
大海大办发〔2013〕20号
关于做好2013-2014学年第一学期
学校值班工作的通知
各单位、各部门：
为进一步加强学校管理工作，经学校研究，现对我校2013-2014学年第一学期值班工作做出如下安排：
（以下略）
大连海洋大学学校办公室
2013年8月24日
大连海洋大学学校办公室2013年8月24日印发
样式
升级会员 